Những điều cần lưu ý khi viết email trả lời thư mời phỏng vấn
Bạn đã gửi hồ sơ ứng tuyển cho một công ty mà bạn mong muốn làm việc, và bạn vui mừng khi nhận được thư mời phỏng vấn từ họ. Bây giờ, bạn cần viết email trả lời thư mời phỏng vấn để xác nhận sự tham gia của bạn, và chuẩn bị cho buổi phỏng vấn sắp tới. Đây là một bước quan trọng để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, và cho họ biết rằng bạn là một ứng viên nghiêm túc, chuyên nghiệp và có trách nhiệm. Vậy, bạn cần lưu ý những điều gì khi viết email trả lời thư mời phỏng vấn? Dưới đây là một số gợi ý cho bạn:
Dưới đây là một số mẹo trả lời thư mời phỏng vấn:
- Gửi thư trả lời trong vòng 24 giờ. Điều này sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng.
- Cảm ơn nhà tuyển dụng vì cơ hội phỏng vấn.
- Xác nhận thời gian và địa điểm phỏng vấn.
- Nếu bạn không thể tham gia phỏng vấn, hãy xin lỗi và đề nghị một thời gian khác.
- Kết thúc thư bằng lời chào thân thiện.
Dưới đây là một ví dụ về thư trả lời thư mời phỏng vấn:
Kính gửi [Tên người nhận],
Cảm ơn bạn đã gửi thư mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất quan tâm đến vị trí này và tôi rất vui được có cơ hội gặp gỡ với bạn để thảo luận thêm về vị trí này.
Tôi có thể tham gia phỏng vấn vào [Thời gian] vào ngày [Ngày]. Tôi rất mong được gặp bạn.
Một lần nữa, cảm ơn bạn đã dành thời gian cho tôi.
Trân trọng, [Tên của bạn]
Ngoài ra, bạn có thể thêm một số thông tin sau vào thư trả lời của mình:
- Trình bày lý do tại sao bạn quan tâm đến vị trí công việc.
- Nêu bật những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc.
- Hỏi thêm về công ty và vị trí công việc.
Việc thể hiện sự quan tâm và hiểu biết của bạn về công ty và vị trí công việc sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội được nhận vào công ty.
– Thời gian trả lời thư: Bạn nên trả lời thư mời phỏng vấn trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được thư, để cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn quan tâm đến vị trí công việc, và để họ có thể sắp xếp lịch phỏng vấn cho bạn kịp thời. Nếu bạn không thể trả lời ngay, bạn nên gửi một email ngắn gọn để báo cho họ biết rằng bạn đã nhận được thư, và sẽ trả lời chi tiết sau.
– Hình thức đầy đủ các phần, thông tin: Email trả lời thư mời phỏng vấn của bạn nên có đầy đủ các phần cơ bản của một email chính thức, bao gồm: tiêu đề, lời chào đầu thư, nội dung chính, lời cảm ơn và chữ ký cuối mail. Bạn cũng nên cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến buổi phỏng vấn, như: tên của bạn, vị trí ứng tuyển, ngày giờ và địa điểm phỏng vấn, số điện thoại liên lạc của bạn.
– Cách sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp: Bạn nên sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp và trang trọng khi viết email trả lời thư mời phỏng vấn. Bạn nên tránh sử dụng các từ ngữ quá thông tục, quá cảm xúc hoặc quá khách sáo. Bạn cũng nên kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp của email trước khi gửi đi, để tránh những sai sót đáng tiếc.
– Lời xác nhận: Bạn nên xác nhận rằng bạn đã nhận được thư mời phỏng vấn từ công ty, và rằng bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào ngày giờ và địa điểm đã được chỉ định. Bạn cũng nên bày tỏ sự hài lòng và mong đợi của bạn khi được có cơ hội gặp gỡ và trao đổi với nhà tuyển dụng.
– Những yêu cầu/câu hỏi thêm (nếu có): Nếu bạn có bất kỳ yêu cầu hoặc câu hỏi nào liên quan đến buổi phỏng vấn, bạn nên đưa ra trong email trả lời thư mời phỏng vấn. Ví dụ, bạn có thể hỏi về thời lượng của buổi phỏng vấn, số lượng người tham gia, hình thức phỏng vấn (trực tiếp, qua điện thoại, qua video call…), những tài liệu cần mang theo, những kỹ năng cần chuẩn bị… Bạn nên đặt câu hỏi một cách rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự, và yêu cầu nhà tuyển dụng trả lời cho bạn sớm nhất có thể.
– Lời cảm ơn: Bạn nên kết thúc email trả lời thư mời phỏng vấn bằng một lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã quan tâm đến hồ sơ của bạn, và đã mời bạn tham gia buổi phỏng vấn. Bạn cũng nên bày tỏ sự mong chờ được gặp gỡ và làm việc với họ trong tương lai.
– Chữ ký cuối mail: Bạn nên ký tên đầy đủ của bạn ở cuối email, và có thể thêm một số thông tin liên lạc khác, như số điện thoại, địa chỉ email, hoặc đường dẫn đến hồ sơ LinkedIn của bạn.
Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo
Dưới đây là một số mẫu trả lời thư mời phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo khi viết email của mình. Bạn có thể điều chỉnh các chi tiết cụ thể theo tình huống của bạn.
Mẫu trả lời thư xác nhận tham gia phỏng vấn
Kính gửi Anh/Chị (tên người gửi thư),
Tôi là (tên của bạn), ứng viên cho vị trí (vị trí ứng tuyển) tại công ty của Anh/Chị. Tôi đã nhận được email của Anh/Chị ngày (ngày gửi email) mời tôi tham gia buổi phỏng vấn vào (ngày giờ phỏng vấn) tại (địa điểm phỏng vấn).
Tôi xin xác nhận rằng tôi sẽ có mặt đúng giờ để tham gia buổi phỏng vấn. Tôi rất hài lòng và mong đợi được gặp gỡ và trao đổi với Anh/Chị và các thành viên trong ban tuyển dụng.
Tôi xin cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm đến hồ sơ của tôi, và đã cho tôi cơ hội này. Tôi hy vọng sẽ được làm việc cùng Anh/Chị trong tương lai.
Trân trọng,
(Tên của bạn)
(Số điện thoại)
(Email)
(LinkedIn)