Nhân viên thủ kho là gì? Mô tả công việc thủ kho chi tiết từ A-Z
Nhân viên thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa trong kho, từ khi đặt hàng, nhập hàng, xuất hàng cho đến khi kiểm soát tồn kho và bảo quản hàng hóa. Công việc thủ kho đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận, nhanh nhẹn và có kỹ năng giao tiếp tốt. Dưới đây là mô tả chi tiết các công việc của nhân viên thủ kho từ A-Z:
– Tiến hành các thủ tục đặt hàng: Nhân viên thủ kho phải liên hệ với các nhà cung cấp để đặt hàng theo nhu cầu của công ty, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa trước khi nhận hàng, lập phiếu đặt hàng và phiếu nhập kho.
– Hoàn thành thủ tục nhập – xuất hàng hóa: Nhân viên thủ kho phải sắp xếp và phân loại hàng hóa theo mã số, loại hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng… và nhập vào hệ thống quản lý kho. Khi có yêu cầu xuất hàng, nhân viên thủ kho phải kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng hóa, lập phiếu xuất kho và giao hàng cho bộ phận liên quan.
– Theo dõi và kiểm soát tồn kho: Nhân viên thủ kho phải thường xuyên kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, đối chiếu với số liệu trên hệ thống, báo cáo về tình trạng tồn kho và đề xuất các giải pháp để tối ưu hóa việc quản lý kho.
– Sắp xếp và đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho: Nhân viên thủ kho phải sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc FIFO (First In First Out), tức là hàng nào vào trước thì xuất trước, để tránh tình trạng hết hạn sử dụng hoặc mất chất lượng. Ngoài ra, nhân viên thủ kho cũng phải đảm bảo các tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh và bảo quản của hàng hóa trong kho.
– Giữ an toàn phòng cháy chữa cháy cho kho: Nhân viên thủ kho phải tuân thủ các quy định về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong kho. Nhân viên thủ kho phải kiểm tra và bảo dưỡng các thiết bị phòng cháy chữa cháy, không để các vật dễ cháy gần nguồn lửa hoặc điện, không để các vật cản trở lối thoát hiểm hoặc cửa ra vào của kho.
Làm nhân viên thủ kho cần trau dồi những gì?
Để làm tốt công việc thủ kho, bạn cần trau dồi những kiến thức, kỹ năng và tố chất sau:
– Kiến thức về quản lý kho: Bạn cần nắm vững các quy trình, quy định và quy chuẩn liên quan đến việc quản lý hàng hóa trong kho. Bạn cũng cần biết cách sử dụng các thiết bị và phần mềm quản lý kho hiệu quả.
– Kỹ năng giao tiếp: Bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt để liên lạc với các bộ phận khác trong công ty, như bán hàng, kế toán, vận chuyển… Bạn cũng cần có kỹ năng đàm phán và thương lượng với các nhà cung cấp để đảm bảo được giá cả và chất lượng tốt nhất cho hàng hóa.
– Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Bạn cần có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian để hoàn thành các công việc theo đúng kế hoạch và thời hạn. Bạn cũng cần có khả năng ưu tiên và phân bổ công việc hợp lý cho bản thân và đồng nghiệp.
– Kỹ năng giải quyết vấn đề: Bạn cần có kỹ năng giải quyết vấn đề để xử lý các tình huống khó khăn hoặc bất ngờ trong công việc, như hàng hóa bị hư hỏng, thiếu sót, mất mát, trễ hẹn… Bạn cũng cần có khả năng đưa ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả để cải thiện công việc.
– Tố chất chịu áp lực cao: Bạn cần có tố chất chịu áp lực cao để đối mặt với các yêu cầu khắt khe và thay đổi liên tục trong công việc. Bạn cũng cần có tinh thần trách nhiệm và tự giác trong công việc.
KPI và yêu cầu cơ bản đối với thủ kho
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên thủ kho. Một số KPI thông dụng cho nhân viên thủ kho là:
– Tỉ lệ nhập – xuất hàng hóa chính xác: Đây là chỉ số đánh giá mức độ chính xác của việc nhập – xuất hàng hóa trong kho. Tỉ lệ này phải đạt 100% hoặc gần như 100% để tránh tình trạng sai sót, lãng phí hoặc mất mát hàng hóa.
– Tỉ lệ tồn kho an toàn: Đây là chỉ số đánh giá mức độ an toàn của hàng hóa trong kho. Tỉ lệ này phải được duy trì ở một mức hợp lý, không quá cao để gây ùn ứ hoặc không quá thấp để gây thiếu hàng. Tỉ lệ này phụ thuộc vào loại hàng hóa, ngành hàng và chiến lược kinh doanh của công ty.
– Tỉ lệ hàng hóa bị hư hỏng hoặc hết hạn: Đây là chỉ số đánh giá mức độ bảo quản của hàng hóa trong kho. Tỉ lệ này phải được giảm thiểu ở mức thấp nhất có thể để tránh gây thiệt hại cho công ty và khách hàng.
– Thời gian nhập – xuất hàng hóa: Đây là chỉ số đánh giá mức độ nhanh chóng của việc nhập – xuất hàng hóa trong kho. Thời gian này phải được rút ngắn ở mức tối ưu để tăng hiệu quả công việc và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Ngoài ra, một số yêu cầu cơ bản đối với nhân viên thủ kho là:
– Có bằng trung cấp hoặc cao đẳng chuyên ngành liên quan, như kế toán, quản trị kinh doanh, logistics…