-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bà Rịa - Vũng Tàu Chuyên viên lưu trữ nhân sự
Published date: 2026/07/02
- Location: Bà Rịa - Vũng Tàu, vietnam
JOB DESCRIPTION: CHUYÊN VIÊN LƯU TRỮ NHÂN SỰ (HR RECORDS & ARCHIVING SPECIALIST)
Role Overview
Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị dữ liệu hiện đại, thông tin nhân sự không chỉ đơn thuần là những trang giấy tờ tĩnh lặng, mà chính là tài sản chiến lược, là nền tảng cốt lõi cho mọi quyết định nhân sự và là lá chắn pháp lý vững chắc của doanh nghiệp. Chúng tôi đang tìm kiếm một Chuyên viên Lưu trữ Nhân sự xuất sắc – người đóng vai trò là "Kiến trúc sư hệ thống thông tin nhân sự" và "Người gác cổng bảo mật dữ liệu".
Bạn không chỉ là người sắp xếp hồ sơ, mà là một chuyên gia quản trị vòng đời tài liệu (Document Lifecycle Management). Nhiệm vụ của bạn là thiết lập một hệ thống lưu trữ khoa học, kết hợp hài hòa giữa không gian vật lý truyền thống và nền tảng đám mây số hóa hiện đại. Bằng sự tỉ mỉ, tư duy logic vượt trội trong việc phân loại, dán nhãn, và sự am hiểu sâu sắc về Luật Lao động cũng như các quy định bảo mật dữ liệu cá nhân (như Nghị định 13/2023/NĐ-CP), bạn sẽ đảm bảo rằng mọi thông tin từ hợp đồng lao động, hồ sơ lương bổng, đến quá trình đào tạo của hàng ngàn nhân viên luôn được bảo mật tuyệt đối, dễ dàng truy xuất trong vòng "ba cú click chuột" và luôn sẵn sàng cho các đợt thanh tra, kiểm toán. Nếu bạn là người yêu thích sự ngăn nắp tuyệt đối, có tư duy số hóa mạnh mẽ và mong muốn khẳng định giá trị bản thân trong một môi trường chuyên nghiệp, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn.
---
Key Responsibilities
1. Thiết lập, Vận hành và Tối ưu hóa Hệ thống Lưu trữ Vật lý (Physical Archiving Management)
* Xây dựng sơ đồ lưu trữ khoa học: Thiết kế và duy trì hệ thống kho lưu trữ hồ sơ giấy của toàn bộ nhân viên công ty theo các tiêu chuẩn lưu trữ học chuyên nghiệp (áp dụng các phương pháp phân loại theo phòng ban, theo mã nhân viên, hoặc theo bảng chữ cái kết hợp mã màu).
* Phân loại và định danh tài liệu: Thực hiện việc tiếp nhận, phân loại, đánh chỉ mục (indexing), đóng tập và dán nhãn toàn bộ các loại giấy tờ nhân sự phát sinh hàng ngày bao gồm: Hồ sơ tuyển dụng, Hợp đồng lao động, Phụ lục hợp đồng, Hồ sơ bảo hiểm xã hội, Quyết định bổ nhiệm/điều chuyển/kỷ luật, Hồ sơ đánh giá hiệu suất, và Hồ sơ thôi việc.
* Bảo quản và kiểm soát môi trường kho: Giám sát các điều kiện vật lý của kho lưu trữ (nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống mối mọt, phòng cháy chữa cháy) nhằm đảm bảo tuổi thọ tối đa cho tài liệu giấy theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.
* Quản lý quy trình mượn/trả hồ sơ: Thiết lập quy trình nghiêm ngặt bằng văn bản và phần mềm đối với việc mượn, sao chép hoặc di chuyển hồ sơ gốc ra khỏi kho lưu trữ. Thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tháng để đảm bảo không xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu.
2. Số hóa và Quản trị Cơ sở Dữ liệu Điện tử (E-Archiving & Digitization)
* Thực thi chiến lược số hóa (Paperless Initiative): Chủ trì dự án quét (scan), nhận dạng ký tự quang học (OCR) và tải lên hệ thống toàn bộ hồ sơ nhân sự bản cứng. Chuyển hóa kho hồ sơ truyền thống thành kho dữ liệu số thông minh.
* Quản trị Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS/HRIS): Trực tiếp vận hành và cập nhật cơ sở dữ liệu nhân sự trên các phần mềm chuyên dụng (SAP, Oracle, Workday, hoặc các hệ thống DMS nội bộ). Đảm bảo mọi trường thông tin số hóa trùng khớp 100% so với hồ sơ giấy gốc.
* Chuẩn hóa quy trình đặt tên file và siêu dữ liệu (Metadata): Thiết lập và áp dụng nghiêm ngặt quy chuẩn đặt tên tệp tin (naming convention) và gán thẻ metadata khoa học để tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, giúp các bộ phận liên quan có thể truy xuất thông tin tức thời khi được cấp quyền.
* Sao lưu dữ liệu phòng ngừa thảm họa: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận IT để xây dựng và thực hiện quy trình sao lưu (backup) dữ liệu định kỳ, bảo đảm an toàn thông tin tuyệt đối trước các sự cố sập hệ thống hoặc tấn công mạng.
3. Kiểm soát Tuân thủ Pháp lý và Bảo mật Thông tin (Compliance & Data Privacy)
* Áp dụng luật bảo mật dữ liệu: Đảm bảo toàn bộ quy trình thu thập, lưu trữ, xử lý và chia sẻ hồ sơ nhân sự tuân thủ nghiêm ngặt Luật An ninh mạng và Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
* Quản lý phân quyền truy cập (Access Control): Thiết lập ma trận phân quyền truy cập chi tiết đối với từng loại hồ sơ nhân sự từ nhạy cảm (mức lương, đánh giá hiệu suất, hồ sơ y tế) đến thông tin cơ bản. Chỉ cho phép những nhân sự có thẩm quyền tiếp cận theo đúng chính sách của công ty.
* Giám sát thời hạn lưu trữ và Tiêu hủy tài liệu: Xây dựng danh mục thời hạn bảo quản tài liệu nhân sự dựa trên quy định của Luật Lưu trữ và Luật Lao động hiện hành. Tiến hành quy trình tiêu hủy bảo mật đối với các tài liệu hết hạn lưu trữ (sử dụng máy hủy tài liệu chuyên dụng hoặc dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp có chứng nhận) để tránh rò rỉ thông tin.
4. Hỗ trợ Công tác Kiểm toán, Thanh tra và Quan hệ Lao động (Audit & Employee Relations Support)
* Chuẩn bị hồ sơ kiểm toán: Là đầu mối chịu trách nhiệm cung cấp, giải trình hệ thống hồ sơ nhân sự phục vụ cho các đợt kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập (Big 4), thanh tra của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan Bảo hiểm xã hội, và cơ quan Thuế.
* Hỗ trợ giải quyết tranh chấp pháp lý: Cung cấp kịp thời, chính xác và đầy đủ các bằng chứng giấy tờ (Hợp đồng, bảng chấm công ký nhận, biên bản vi phạm kỷ luật...) phục vụ cho bộ phận Pháp chế và Quan hệ lao động trong các trường hợp xảy ra tranh chấp lao động hoặc khiếu nại.
* Cung cấp báo cáo thống kê: Định kỳ tổng hợp, phân tích số liệu từ kho lưu trữ để lập các báo cáo về biến động nhân sự, tỷ lệ hoàn thiện hồ sơ đầu vào, báo cáo thời hạn hợp đồng sắp hết hạn gửi lên Giám đốc Nhân sự (CHRO).
5. Cải tiến Liên tục và Hướng dẫn Nội bộ (Process Improvement & Training)
* Cải tiến quy trình lưu trữ: Chủ động nghiên cứu, đề xuất và áp dụng các công nghệ, công cụ mới (như ứng dụng mã vạch/QR code trong quản lý thùng hồ sơ, tự động hóa luồng phê duyệt tài liệu) nhằm nâng cao năng suất của phòng Nhân sự.
* Xây dựng tài liệu hướng dẫn (SOPs): Biên soạn và cập nhật liên tục các quy trình vận hành chuẩn (SOP), cẩm nang hướng dẫn lưu trữ dành cho toàn bộ nhân viên trong phòng Nhân sự.
* Đào tạo nhận thức nội bộ: Tổ chức các buổi chia sẻ, hướng dẫn cho nhân viên mới và các phòng ban về cách thức nộp, quản lý và bảo mật hồ sơ cá nhân theo đúng quy định của tập đoàn.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm (Education & Experience)
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Quản trị nguồn nhân lực, Luật (Luật Lao động/Luật Dân sự), Hệ thống thông tin quản lý (MIS) hoặc các ngành nghề liên quan có liên quan chặt chẽ đến quản lý dữ liệu.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc trực tiếp tại vị trí Chuyên viên Lưu trữ Nhân sự, Chuyên viên Quản lý Hồ sơ (Records Management Specialist), hoặc HR Admin tại các doanh nghiệp có quy mô từ 500 nhân sự trở lên.
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc triển khai các dự án số hóa hồ sơ từ dạng vật lý sang dạng số (ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các ngành thâm dụng lao động như Sản xuất, Bán lẻ, F&B, Tài chính - Ngân hàng).
* Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với các cơ quan chức năng (Thanh tra Lao động, Bảo hiểm xã hội) trong việc giải trình hồ sơ là một lợi thế lớn.
2. Kỹ năng Chuyên môn (Hard Skills)
* Am hiểu nghiệp vụ lưu trữ chuyên sâu: Nắm vững các nguyên tắc phân loại tài liệu, kỹ thuật lập hồ sơ hiện hành, phương pháp định mục lục và bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế.
* Kiến thức pháp luật vững vàng: Hiểu biết sâu sắc về Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Lưu trữ và đặc biệt là các quy định pháp lý về bảo mật dữ liệu cá nhân trên môi trường mạng.
* Thành thạo công nghệ và phần mềm:
* Sử dụng thành thạo các phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự trên các hệ thống ERP/HRIS lớn như SAP, Workday, Oracle, SuccessFactors hoặc các phần mềm quản trị doanh nghiệp nội địa (Base, Misa Amis, 1Office...).
* Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (đặc biệt là Excel ở trình độ nâng cao: Vlookup, Index-Match, Pivot Table, VBA cơ bản để xử lý dữ liệu lớn).
* Hiểu biết về các phần mềm quản lý tài liệu (DMS) và các thiết bị số hóa công nghiệp (máy quét chuyên dụng tốc độ cao, máy quét mã vạch).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (đọc hiểu thành thạo các tài liệu kỹ thuật, chính sách bảo mật quốc tế và giao tiếp cơ bản với quản lý người nước ngoài - tương đương TOEIC 650 trở lên hoặc IELTS 5.5 trở lên).
3. Kỹ năng Mềm (Soft Skills)
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian khoa học: Khả năng sắp xếp công việc hợp lý, quản lý hàng vạn đầu tài liệu khác nhau mà không bị chồng chéo, biết cách ưu tiên các đầu việc khẩn cấp và quan trọng.
* Kỹ năng phân tích và xử lý dữ liệu: Nhạy bén với số liệu, có khả năng phát hiện nhanh chóng các điểm bất thường, thiếu sót hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ nhân sự trước khi đưa vào lưu trữ chính thức.
* Kỹ năng giao tiếp và phối hợp: Có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo trong việc đôn đốc, nhắc nhở nhân viên và các cấp quản lý hoàn thiện hồ sơ cá nhân đúng thời hạn.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng xử lý nhanh nhạy các tình huống khẩn cấp như mất dữ liệu, hồ sơ bị hư hỏng vật lý hoặc cần tìm kiếm gấp một bộ hồ sơ từ nhiều năm trước phục vụ thanh tra.
4. Phẩm chất Cá nhân (Personal Attributes)
* Tỉ mỉ, cẩn trọng và ngăn nắp tuyệt đối: Đây là phẩm chất tiên quyết. Bạn phải là người không chấp nhận bất kỳ một sai sót nhỏ nào trong việc dán nhãn, lưu trữ hay nhập liệu. Một lỗi đánh máy nhỏ của bạn có thể dẫn đến việc thất lạc tài liệu quan trọng của cả doanh nghiệp.
* Chính trực và Đạo đức nghề nghiệp cao: Thường xuyên tiếp xúc với các thông tin cực kỳ nhạy cảm của nhân viên và ban lãnh đạo (mức lương, thông tin cá nhân, lịch sử kỷ luật), bạn phải có cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối. Nói không với việc chia sẻ thông tin ngoài thẩm quyền dưới mọi hình thức.
* Kiên nhẫn và chịu được áp lực công việc: Sẵn sàng làm việc với khối lượng giấy tờ khổng lồ, các tác vụ lặp đi lặp lại nhưng vẫn duy trì được độ chính xác 100% và tinh thần làm việc tích cực.
* Tư duy đổi mới (Growth Mindset): Không ngại thay đổi, luôn chủ động tìm tòi những phương thức làm việc mới hiệu quả hơn, sẵn sàng học hỏi các công nghệ và xu hướng quản trị nhân sự số hóa mới nhất trên thế giới.
---
Quyền lợi (Benefits & Compensation)
* Mức thu nhập cạnh tranh: Mức lương khởi điểm từ 12.000.000đ – 18.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), được xem xét điều chỉnh lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất (KPIs).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (từ 1 - 3 tháng lương tùy theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp).
* Phụ cấp ăn trưa tại căn tin công ty, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại và xăng xe đi lại.
* Quà tặng vào các dịp Lễ, Tết, Sinh nhật, Ngày thành lập công ty; hỗ trợ hiếu hỷ, ốm đau kịp thời.
* Chăm sóc sức khỏe toàn diện:
* Đóng đầy đủ các loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) trên mức lương thực tế ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe toàn diện của các đơn vị uy tín như Bảo Việt, PVI...) dành riêng cho nhân viên chính thức có thâm niên từ 1 năm trở lên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám đa khoa quốc tế chất lượng cao.
* Môi trường làm việc và Cơ sở vật chất đẳng cấp:
* Làm việc tại văn phòng hạng A hiện đại, trang bị đầy đủ máy móc thiết bị số hóa tiên tiến nhất (máy quét hai mặt tốc độ cao, hệ thống phần mềm DMS chuẩn quốc tế).
* Không gian kho lưu trữ được thiết kế khoa học, có hệ thống điều hòa kiểm soát nhiệt độ tự động, đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và chuyên nghiệp.
* Văn hóa doanh nghiệp tôn trọng sự khác biệt, đề cao tính minh bạch, chuyên nghiệp và phối hợp đồng đội hiệu quả.
* Cơ hội học tập và Phát triển sự nghiệp vượt trội:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Công nghệ thông tin trong nhân sự (HR Tech), các khóa học về Luật Lao động mới nhất, kỹ năng bảo mật thông tin (Data Security) và quản trị rủi ro thông tin do các chuyên gia đầu ngành giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Chuyên viên Lưu trữ Nhân sự -> Trưởng nhóm Quản trị Dữ liệu Nhân sự (HR Data Team Leader) -> Trưởng phòng Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager) -> Giám đốc Nhân sự (CHRO).
* Các hoạt động tập thể sôi nổi: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng tập đoàn, các câu lạc bộ thể thao (Bóng đá, Cầu lông, Yoga...) và các sự kiện nội bộ hoành tráng thường niên.
---
Tags
Chuyên viên lưu trữ nhân sự, Quản lý hồ sơ nhân sự, Số hóa hồ sơ nhân sự, Tuyển dụng nhân viên lưu trữ, Việc làm HR Admin, Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Bảo mật thông tin nhân sự, Quản lý dữ liệu nhân sự, Hệ thống DMS, Hồ sơ nhân sự vật lý, Hồ sơ điện tử HR, Tuân thủ luật lao động, Nghị định 13 bảo vệ dữ liệu cá nhân, Lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp.
---
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng chuyên viên lưu trữ nhân sự, việc làm quản trị hồ sơ nhân sự tphcm, nhân viên số hóa hồ sơ nhân sự hà nội, HR records specialist job description, chuyên viên quản trị dữ liệu nhân sự, tuyển dụng HR Admin lưu trữ, việc làm ngành lưu trữ học, quy trình số hóa hồ sơ nhân viên, quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel, tuyển dụng nhân sự vận hành dữ liệu, chuyên viên tuân thủ hồ sơ nhân sự, nhân viên kiểm soát tài liệu nhân sự (HR Document Controller).
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bà Rịa - Vũng Tàu HR Records ClerkTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng thông tin" – vị trí Nhân viên Lưu trữ Hồ sơ Nhân sự (HR Records Clerk). Bạn là mắt xích thầm lặng nhưng cực kỳ quan trọng, đảm bảo toàn bộ hệ thống dữ liệu, hồ sơ của đội ngũ ...
-
Việc làm Bà Rịa - Vũng Tàu Nhân viên hồ sơ nhân sựTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỒ SƠ NHÂN SỰ (HR RECORDS SPECIALIST) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng thông tin" – vị trí Nhân viên Hồ sơ Nhân sự (HR Records Specialist). Bạn chính là mắt xích cốt lõi đảm bảo toàn bộ hệ thống dữ ...
-
Việc làm Bà Rịa - Vũng Tàu Performance Management SpecialistTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Performance Management Specialist (Chuyên viên Quản trị Hiệu suất) Role Overview Trong nền kinh tế số biến động không ngừng, sự sống còn và bứt phá của doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào chiến lược vĩ mô mà còn nằm ở khả năng chuyể...