-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Tuyển dụng việc làm Phó quản lý văn phòng TP.HCM
Published date: 2026/07/02
- Location: Tp Hồ Chí Minh, vietnam
JOB DESCRIPTION: PHÓ QUẢN LÝ VĂN PHÒNG (DEPUTY OFFICE MANAGER)
Role Overview
Trong một doanh nghiệp đang phát triển mạnh mẽ, văn phòng không đơn thuần là nơi làm việc vật lý, mà là một hệ sinh thái phức tạp cần được vận hành một cách trơn tru, khoa học và đầy cảm hứng. Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư vận hành & điều phối xuất sắc" cho vị trí Phó quản lý văn phòng (Deputy Office Manager).
Bạn sẽ đóng vai trò là "cánh tay phải" đắc lực của Trưởng phòng Hành chính/Quản lý Văn phòng, đồng thời là cầu nối chiến lược giữa Ban giám đốc và toàn thể đội ngũ nhân sự. Trọng trách của bạn không chỉ dừng lại ở việc duy trì các hoạt động hành chính thường nhật, mà là tối ưu hóa quy trình vận hành, quản lý ngân sách hiệu quả, giám sát cơ sở vật chất và kiến tạo một môi trường làm việc lý tưởng – nơi mỗi nhân viên đều cảm thấy được hỗ trợ tối đa để phát huy năng lực.
Nếu bạn sở hữu tư duy hệ thống sắc bén, kỹ năng quản trị nhân sự nhạy bén, khả năng giải quyết khủng hoảng quyết đoán cùng sự tỉ mỉ, chu đáo của một người quản lý dịch vụ nội bộ chuyên nghiệp, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn đồng hành trên chặng đường nâng tầm trải nghiệm công sở của doanh nghiệp.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý & Giám sát Vận hành Hành chính Hàng ngày
* Thiết lập và Chuẩn hóa Quy trình: Tham gia xây dựng, cải tiến và triển khai các quy định, quy trình hành chính (SOPs) của công ty như: quy chế quản lý tài sản, quy trình mua sắm, quản lý đội xe, tiếp đón khách hàng và an ninh văn phòng.
* Điều phối Hoạt động Tiền sảnh & Lễ tân: Giám sát trực tiếp hoạt động của bộ phận Lễ tân, đảm bảo khu vực sảnh đón tiếp luôn gọn gàng, chuyên nghiệp. Kiểm soát quy trình tiếp nhận thư tín, bưu phẩm, cuộc gọi đi/đến luôn chính xác, nhanh chóng và bảo mật thông tin.
* Quản lý Lưu trữ và Hồ sơ Pháp lý: Thiết lập hệ thống lưu trữ tài liệu, hợp đồng hành chính khoa học (cả bản cứng và dữ liệu số đám mây). Đảm bảo việc tìm kiếm dữ liệu diễn ra nhanh chóng, bảo mật và tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu nội bộ.
* *Chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI):* 100% tài liệu được phân loại đúng quy chuẩn; thời gian phản hồi yêu cầu hành chính nội bộ dưới 2 giờ làm việc.
2. Quản lý Cơ sở Vật chất, Tài sản & Không gian Làm việc (Facilities Management)
* Kiểm kê & Bảo dưỡng Định kỳ: Thiết lập danh mục và theo dõi vòng đời toàn bộ tài sản văn phòng (bàn ghế, máy tính, máy in, máy chiếu, hệ thống điều hòa, thiết bị mạng). Phối hợp với bộ phận kỹ thuật thực hiện bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để tối đa hóa hiệu suất sử dụng.
* Tối ưu hóa Không gian Làm việc: Quy hoạch, sắp xếp chỗ ngồi cho các phòng ban một cách khoa học khi có biến động nhân sự. Áp dụng các tiêu chuẩn 5S (Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng) vào môi trường công sở để tạo không gian làm việc xanh, sạch, hiện động và kích thích sáng tạo.
* Quản lý An ninh, An toàn & Phòng cháy Chữa cháy (PCCC): Giám sát hệ thống camera an ninh, kiểm soát ra vào (vân tay/thẻ từ). Tổ chức tập huấn định kỳ về an toàn lao động, vệ sinh môi trường văn phòng và diễn tập phương án PCCC phối hợp với ban quản lý tòa nhà.
* *Chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI):* Tỷ lệ hỏng hóc thiết bị văn phòng phát sinh đột xuất < 5%/năm; 100% biên bản kiểm tra an toàn đạt chuẩn chất lượng.
3. Quản lý Mua sắm, Đấu thầu & Quan hệ với Nhà cung cấp
* Hoạch định Nhu cầu Mua sắm: Tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống), mực in, công cụ dụng cụ hàng tháng/hàng quý từ các phòng ban để lên kế hoạch mua sắm tập trung nhằm tối ưu chi phí.
* Đàm phán & Quản lý Hợp đồng Nhà cung cấp: Tìm kiếm, khảo sát và xây dựng mạng lưới các nhà cung cấp uy tín (đơn vị cho thuê văn phòng, dịch vụ vệ sinh, cây xanh, ăn uống, bảo vệ). Trực tiếp thương thảo điều khoản hợp đồng về giá, tiến độ giao hàng và cam kết chất lượng dịch vụ (SLA).
* Đánh giá Nhà cung cấp Định kỳ: Thực hiện đánh giá năng lực của các đối tác dịch vụ theo định kỳ (6 tháng/lần) để quyết định việc gia hạn hoặc thay đổi nhà cung cấp nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn nhận được dịch vụ tốt nhất tương xứng với ngân sách chi trả.
* *Chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI):* Tiết kiệm chi phí mua sắm thông qua đàm phán tối thiểu 7% - 10%/năm; Đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hụt công cụ dụng cụ làm gián đoạn công việc của nhân sự.
4. Quản lý Ngân sách, Chi phí Vận hành & Báo cáo Tài chính Hành chính
* Lập Dự toán Ngân sách: Phối hợp với Trưởng phòng Hành chính xây dựng dự toán ngân sách chi tiết cho các hoạt động hành chính (OPEX) hàng tháng, quý, năm.
* Kiểm soát và Tối ưu Chi phí: Giám sát chặt chẽ các khoản chi phí định kỳ (điện, nước, internet, chi phí chuyển phát nhanh, taxi phục vụ công tác). Phân tích các điểm bất thường trong báo cáo chi phí để đề xuất các giải pháp tiết kiệm năng lượng, tài nguyên hiệu quả.
* Thanh quyết toán & Đối chiếu Công nợ: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ hành chính, lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi bộ phận Kế toán đảm bảo đúng hạn, tránh phát sinh nợ xấu hoặc gián đoạn dịch vụ từ phía đối tác.
* *Chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI):* Chênh lệch thực chi so với dự toán ngân sách phê duyệt nằm trong phạm vi cho phép (+/- 3%); Hoàn thành hồ sơ thanh quyết toán đúng hạn 100%.
5. Quản lý, Đào tạo & Phát triển Đội ngũ Nhân sự Hành chính
* Phân công & Giám sát Công việc: Trực tiếp phân công ca trực, phân chia đầu việc cho đội ngũ nhân viên hành chính, lễ tân, nhân viên tạp vụ, lái xe công ty. Giám sát thái độ phục vụ và hiệu quả công việc hàng ngày của từng cá nhân.
* Đào tạo & Phát triển Năng lực: Xây dựng tài liệu hướng dẫn công việc, trực tiếp đào tạo kỹ năng nghiệp vụ (kỹ năng giao tiếp, giải quyết phàn nàn, quản lý thời gian) cho nhân viên cấp dưới. Động viên và tạo động lực để nhân sự phát triển lộ trình thăng tiến rõ ràng trong bộ phận.
* Đánh giá Hiệu suất (Performance Review): Thực hiện đánh giá hiệu quả làm việc định kỳ của nhân viên thuộc quyền quản lý, đưa ra các phản hồi mang tính xây dựng và đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật kịp thời lên Trưởng phòng.
* *Chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI):* Tỷ lệ hài lòng nội bộ về dịch vụ hành chính đạt trên 90%; Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên cấp dưới < 10%/năm.
6. Điều phối Sự kiện Nội bộ, Tiếp đón Đối tác & Quan hệ Đối ngoại
* Tổ chức Sự kiện Doanh nghiệp: Đồng phối hợp với phòng Nhân sự (HR), Công đoàn và Marketing tổ chức các sự kiện quy mô lớn và nhỏ của công ty: Ngày hội gia đình, Tiệc tất niên (Year End Party), Team building, Sinh nhật công ty, các ngày lễ đặc biệt (8/3, 20/10, Giáng sinh).
* Công tác Hậu cần cho Ban lãnh đạo & Khách VIP: Đảm nhận công tác hậu cần chu đáo cho các chuyến công tác của Ban giám đốc và đón tiếp các đoàn khách hàng, đối tác quan trọng (đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, chuẩn bị phòng họp, quà tặng đối ngoại).
* Làm việc với Cơ quan Chức năng: Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước cấp địa phương khi được ủy quyền (Công an phường/quận, Ban quản lý đô thị, cơ quan Thuế, Phòng cháy chữa cháy, Sở Y tế) để giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến vận hành văn phòng.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm làm việc
* Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân lực, Luật, Ngoại ngữ, Quản trị Khách sạn/Du lịch hoặc các ngành liên quan đến Quản lý Hành chính.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 3 - 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính Văn phòng (Administration), Dịch vụ Khách hàng chuyên nghiệp hoặc Quản lý Cơ sở Vật chất (Facilities Management) tại các doanh nghiệp có quy mô từ 150 nhân sự trở lên.
* Có ít nhất 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương như Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Lead), Giám sát Văn phòng (Office Supervisor) hoặc Trợ lý Quản lý Văn phòng.
2. Kỹ năng Chuyên môn & Công nghệ (Hard Skills)
* Quản trị Dự án và Cơ sở Vật chất: Khả năng hiểu biết cơ bản về sơ đồ mặt bằng văn phòng, kỹ thuật điện nước dân dụng cơ bản, an toàn lao động và các tiêu chuẩn vận hành tòa nhà thương mại.
* Quản lý Tài chính & Ngân sách: Kỹ năng phân tích số liệu chi phí, nhạy bén với các con số, lập bảng tính Excel quản lý ngân sách thông minh (sử dụng thành thạo các hàm tính phức tạp, pivot table, biểu đồ trực quan).
* Kỹ năng Soạn thảo & Thẩm định Văn bản: Thành thạo việc soạn thảo các văn bản hành chính đúng quy chuẩn pháp luật Việt Nam (Công văn, Quyết định, Tờ trình, Quy chế, Biên bản thỏa thuận, Hợp đồng kinh tế).
* Ứng dụng Công nghệ thông tin: Khả năng ứng dụng tốt các phần mềm quản lý văn phòng hiện đại (E-office, hệ thống ERP quản lý tài sản, các công cụ làm việc nhóm như Trello, Jira, Slack, Microsoft Teams, bộ công cụ Google Workspace).
* Ngoại ngữ: Sử dụng thành thạo Tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) là một lợi thế lớn để làm việc với các đối tác nước ngoài, nhà cung cấp quốc tế và ban lãnh đạo đa quốc gia.
3. Kỹ năng mềm & Phẩm chất Cá nhân (Soft Skills & Personality)
* Tư duy Dịch vụ Khách hàng (Customer-centric Mindset): Luôn coi cán bộ nhân viên trong công ty là khách hàng nội bộ cần được phục vụ tận tâm, chu đáo, lịch sự và nhanh chóng.
* Khả năng Giải quyết Vấn đề & Xử lý Khủng hoảng: Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt dưới áp lực cao khi xảy ra các sự cố bất ngờ tại văn phòng (mất điện toàn hệ thống, rò rỉ nước, tai nạn lao động, sự cố an ninh) và đưa ra phương án xử lý tối ưu ngay lập tức.
* Kỹ năng Đàm phán & Thương lượng: Khả năng thuyết phục và thương thảo xuất sắc để mang lại những điều kiện dịch vụ và mức giá có lợi nhất cho công ty từ các đối tác.
* Kỹ năng Tổ chức & Quản lý Thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking) tốt, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho hàng loạt đầu việc phát sinh trong ngày mà không bỏ sót chi tiết nào.
* Sự Trung thực, Bảo mật & Tỉ mỉ: Là người nắm giữ nhiều thông tin quan trọng và tài sản của doanh nghiệp, ứng viên bắt buộc phải có tính trung thực tuyệt đối, bảo mật thông tin nội bộ nghiêm ngặt và cẩn trọng trong từng chi tiết nhỏ.
---
Quyền lợi & Chế độ đãi ngộ
* Thu nhập Cạnh tranh: Mức lương khởi điểm hấp dẫn (dao động từ 18.000.000 VNĐ – 25.000.000 VNĐ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Lương tháng 13 + Thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPI bonus) dựa trên kết quả kinh doanh của công ty.
* Chế độ Phúc lợi Toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu) dành cho cấp Quản lý.
* Chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Phụ cấp Hỗ trợ Đa dạng: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại công việc, thẻ taxi/xăng xe đi lại phục vụ mục đích công tác ngoài văn phòng.
* Môi trường Làm việc Lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hạng A hiện đại, tiện nghi, tràn đầy cảm hứng sáng tạo với không gian pantry đầy đủ đồ uống, đồ ăn nhẹ miễn phí hàng ngày. Văn hóa doanh nghiệp đề cao sự cởi mở, tôn trọng, không khoảng cách thế hệ và khuyến khích đổi mới sáng tạo (Kaizen).
* Cơ hội Phát triển Sự nghiệp Vượt bậc:
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Quản lý Văn phòng (Office Manager) hoặc Giám đốc Hành chính Nhân sự (HR & Admin Director) trong vòng 2 - 3 năm.
* Được công ty tài trợ 100% học phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị vận hành, Kỹ năng Lãnh đạo (Leadership), Quản lý Dự án, Quản trị nhân sự hiện đại.
* Hoạt động Tập thể Phong phú: Tham gia các chuyến du lịch nghỉ mát thường niên (Company Trip) 5 sao trong và ngoài nước; các hoạt động dã ngoại cuối tuần, hoạt động thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) do công ty tài trợ kinh phí.
---
Tags
Phó quản lý văn phòng, Quản lý hành chính, Tuyển dụng Phó phòng Hành chính, Deputy Office Manager, Việc làm hành chính văn phòng, Giám sát vận hành văn phòng, Tuyển dụng Admin Manager, Quản trị cơ sở vật chất, Trợ lý hành chính cấp cao, Quản lý văn phòng chuyên nghiệp.
---
Từ khoá tìm kiếm:
* Phó phòng hành chính nhân sự
* Tuyển dụng Phó quản lý văn phòng tại Hà Nội
* Tuyển dụng Phó quản lý văn phòng tại TP.HCM
* Deputy Office Manager Job Description
* Việc làm hành chính văn phòng lương cao
* Trưởng nhóm hành chính văn phòng
* Admin Supervisor Recruitment
* Quản lý cơ sở vật chất văn phòng (Facilities Management)
* Tìm việc làm quản lý văn phòng
* Tuyển dụng Admin Team Lead ngoại ngữ tốt
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Tuyển dụng việc làm Nhân viên văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJOB DESCRIPTION: NHÂN VIÊN KỸ THUẬT VẬN HÀNH & SỬA CHỮA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI --- Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại. Bạn là mắt xích quan trọng đảm bảo hệ ...
-
Tuyển dụng việc làm Thư ký văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THƯ KÝ VĂN PHÒNG (OFFICE SECRETARY) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Nhân viên Thư ký Văn phòng chuyên nghiệp. Bạn chính là bộ mặt, là điểm chạm đầu tiên của khách hàng với doanh nghiệp, đồng ...
-
Tuyển dụng việc làm Trợ lý hành chính TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Trợ lý Hành chính (Administrative Assistant) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Trợ lý Hành chính chuyên nghiệp và tận tụy. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, Trợ lý Hành chính không chỉ đơn thuần là ng...