-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Filing Clerk
- Location: Bắc Ninh, vietnam
Job Description: Filing Clerk (Nhân viên Lưu trữ và Quản lý Hồ sơ)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư thông tin ngầm" – vị trí Nhân viên Lưu trữ và Quản lý Hồ sơ (Filing Clerk). Bạn không chỉ đơn thuần là người sắp xếp giấy tờ, mà là mắt xích cốt lõi đảm bảo toàn bộ hệ thống tri thức, dữ liệu và tài sản trí tuệ của doanh nghiệp được tổ chức khoa học, bảo mật và luôn trong trạng thái sẵn sàng truy xuất. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, sự chuyển dịch giữa tài liệu vật lý và tài liệu số hóa đòi hỏi một tư duy hệ thống mạch lạc, sự tỉ mỉ tuyệt đối và khả năng ứng dụng công nghệ hiện đại. Sự chính xác trong việc phân loại, tư duy logic khi xây dựng danh mục lưu trữ và tính kỷ luật cao trong việc bảo mật thông tin chính là những giá trị vô giá bạn mang lại cho doanh nghiệp. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, tôn trọng các nguyên tắc bảo mật và mong muốn xây dựng một "thư viện tri thức" vận hành trơn tru cho một tổ chức quy mô lớn, chúng tôi rất mong đợi sự đồng hành của bạn.
Key Responsibilities
1. Phân loại, Sắp xếp và Hệ thống hóa Tài liệu Vật lý
- Thực hiện tiếp nhận, phân loại và dán nhãn toàn bộ các loại hồ sơ, hợp đồng, chứng từ kế toán, tài liệu kỹ thuật và bản vẽ thiết kế phát sinh từ các phòng ban theo đúng quy trình chuẩn.
- Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ vật lý khoa học (theo thứ tự bảng chữ cái, trình tự thời gian, mã số phòng ban, hoặc mã số dự án) giúp tối ưu hóa diện tích kho và rút ngắn thời gian tìm kiếm xuống mức tối thiểu.
- Thiết lập sơ đồ kho lưu trữ trực quan, cập nhật liên tục danh mục vị trí (File Index) để đảm bảo bất kỳ nhân sự có thẩm quyền nào cũng có thể định vị tài liệu khi cần thiết.
- Kiểm tra tính toàn vẹn của hồ sơ bàn giao, phát hiện và yêu cầu bổ sung kịp thời các tài liệu còn thiếu hoặc chưa đúng quy chuẩn pháp lý trước khi đưa vào kho lưu trữ.
2. Số hóa Tài liệu và Quản lý Cơ sở Dữ liệu Điện tử (EDMS)
- Chịu trách nhiệm vận hành hệ thống máy quét (scanner) chuyên dụng để chuyển đổi toàn bộ tài liệu giấy sang định dạng số (PDF, TIFF, JPEG) với chất lượng hiển thị sắc nét.
- Thực hiện kỹ thuật nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tối ưu hóa khả năng tìm kiếm nội dung bên trong tài liệu số.
- Nhập liệu chính xác các trường thông tin thuộc tính (Metadata) của tài liệu như: tên tài liệu, số hiệu, ngày ban hành, người ký, phòng ban sở hữu lên hệ thống phần mềm quản lý tài liệu nội bộ (DMS/EDMS).
- Tổ chức cây thư mục lưu trữ đám mây (Cloud Storage) một cách logic, phân quyền truy cập chi tiết đến từng thư mục con theo quy định bảo mật của công ty.
3. Kiểm soát Quy trình Tra cứu, Mượn trả và Truy xuất Thông tin
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu mượn/trích lục hồ sơ từ các phòng ban hoặc từ các cơ quan thanh kiểm tra bên ngoài.
- Thiết lập và vận hành nghiêm ngặt quy trình đăng ký mượn trả tài liệu (phiếu mượn giấy hoặc phê duyệt điện tử), đảm bảo ghi nhận chính xác thời gian, người mượn và mục đích sử dụng.
- Theo dõi, đôn đốc việc hoàn trả tài liệu đúng hạn; kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu sau khi được hoàn trả để đảm bảo không bị rách nát, mất trang hoặc tẩy xóa.
- Cung cấp dịch vụ tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụ cho các cuộc họp khẩn cấp, các dự án đấu thầu hoặc các đợt kiểm toán định kỳ của doanh nghiệp.
4. Bảo quản, Bảo trì và Đảm bảo An toàn Kho Lưu trữ
- Giám sát các chỉ số môi trường trong kho lưu trữ vật lý bao gồm: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng để ngăn ngừa tình trạng ẩm mốc, mối mọt, mục nát tài liệu giấy.
- Định kỳ kiểm tra, vận hành hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) chuyên dụng trong kho lưu trữ, báo cáo ngay các nguy cơ mất an toàn cháy nổ hoặc rò rỉ nước.
- Thực hiện công tác vệ sinh kho lưu trữ, sắp xếp lại các hộp tài liệu (Archive Box) bị nghiêng đổ, thay thế các bìa còng, túi nhựa bảo quản bị hư hỏng theo thời gian.
- Phối hợp với bộ phận an ninh để kiểm soát chặt chẽ người ra vào kho lưu trữ, ngăn chặn tuyệt đối các hành vi tiếp cận tài liệu trái phép.
5. Tiêu hủy Tài liệu hết hạn và Tuân thủ Pháp lý
- Theo dõi thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ theo quy định của pháp luật hiện hành (Luật Lưu trữ, Luật Kế toán) và quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
- Lập danh mục các tài liệu đã hết hạn lưu trữ, trình hội đồng thanh lý tài liệu phê duyệt phương án tiêu hủy.
- Giám sát trực tiếp quá trình tiêu hủy tài liệu (cắt nhỏ, nghiền bột) đối với các tài liệu mật, tài liệu tài chính, đảm bảo thông tin không bị rò rỉ ra ngoài trong quá trình thanh lý.
- Thiết lập biên bản tiêu hủy hồ sơ có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan để phục vụ công tác đối chiếu về sau.
6. Báo cáo, Đánh giá và Cải tiến Quy trình
- Lập báo cáo thống kê định kỳ (tuần/tháng/quý) về tình hình tiếp nhận, số hóa, mượn trả và dung lượng lưu trữ còn trống của kho.
- Chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến phương pháp lưu trữ, ứng dụng các công nghệ mới (như mã vạch Barcode, công nghệ RFID) để nâng cao hiệu suất quản lý kho lưu trữ.
- Tham gia biên soạn, cập nhật tài liệu hướng dẫn quy trình lưu trữ nội bộ và đào tạo cho nhân viên mới thuộc các phòng ban khác về cách thức chuẩn bị hồ sơ bàn giao.
Requirements & Qualifications
Học vấn và Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng trở lên chuyên ngành Văn thư lưu trữ, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Thông tin thư viện, Công nghệ thông tin hoặc các ngành học liên quan.
- Có tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên lưu trữ, Nhân viên hành chính văn thư, Thủ kho hồ sơ hoặc các công việc liên quan đến quản lý dữ liệu tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các ngành đòi hỏi lượng hồ sơ đồ sộ như: Xây dựng (bản vẽ kỹ thuật), Y tế (bệnh án), Tài chính - Ngân hàng (hồ sơ tín dụng), Luật hoặc các cơ quan hành chính nhà nước.
Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu sâu sắc các nguyên lý lưu trữ khoa học, các phương pháp phân loại tài liệu (Decimal, Alphabetical, Chronological) và tiêu chuẩn ISO 15489 về quản lý tài liệu giấy/tài liệu số.
- Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng chuyên dụng: máy scan tốc độ cao, máy quét mã vạch, máy in nhãn, máy hủy tài liệu công nghiệp.
- Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là MS Excel ở mức độ nâng cao để quản lý bảng chỉ mục index) và có trải nghiệm thực tế với các hệ thống phần mềm quản lý tài liệu (DMS/EDMS) như SharePoint, Alfresco, OpenText hoặc các phần mềm lưu trữ chuyên dụng của Việt Nam.
- Kỹ năng đánh máy nhanh, chính xác (tối thiểu 50 từ/phút) để đảm bảo tiến độ nhập liệu metadata số hóa.
- Kỹ năng tổ chức công việc xuất sắc, khả năng tư duy hệ thống tốt để thiết lập các cấu trúc thư mục logic, dễ hiểu cho người dùng khác.
Phẩm chất cá nhân:
- Tính trung thực và ý thức bảo mật thông tin tuyệt đối: Đây là phẩm chất quan trọng nhất vì nhân viên lưu trữ thường xuyên tiếp cận với các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp (bí mật công nghệ, bảng lương, báo cáo tài chính, hồ sơ khách hàng).
- Sự tỉ mỉ, cẩn thận và kiên nhẫn: Sẵn sàng làm việc với số lượng tài liệu khổng lồ, chi tiết nhỏ nhặt mà không để xảy ra sai sót trong việc ghi chú, dán nhãn hay nhập liệu.
- Sức khỏe tốt và không dị ứng với bụi giấy: Công việc đòi hỏi việc di chuyển, bê vác các thùng hồ sơ nặng (lên đến 15-20kg) và tiếp xúc thường xuyên với môi trường kho lưu trữ giấy.
- Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng nội bộ tốt: Luôn giữ thái độ lịch sự, hỗ trợ nhiệt tình khi tiếp nhận các yêu cầu tra cứu khẩn cấp từ đồng nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công việc chung của công ty.
- Khả năng làm việc độc lập cao và chịu được áp lực công việc khi có các đợt thanh tra, kiểm toán dồn dập.
Quyền lợi
Chế độ đãi ngộ hấp dẫn:
- Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế (trao đổi chi tiết trong buổi phỏng vấn), cùng với lương tháng 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm.
- Được tham gia đầy đủ các chế độ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng quy định của Luật Lao động Việt Nam ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
- Chế độ bảo hiểm sức khỏe cao cấp (gói chăm sóc sức khỏe riêng biệt của công ty) hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh tại các bệnh viện uy tín.
Môi trường làm việc và Trang thiết bị:
- Làm việc trong môi trường văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại, năng động và tôn trọng sự phát triển của từng cá nhân.
- Kho lưu trữ được trang bị hệ thống máy lạnh, máy hút ẩm, hệ thống lưu trữ thông minh hiện đại, đảm bảo môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, bảo vệ sức khỏe cho nhân viên.
- Được cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc hiện đại: máy tính cấu hình cao, màn hình đôi tiện lợi cho việc nhập liệu, máy scan chuyên dụng thế hệ mới và các công cụ bảo hộ lao động đạt chuẩn.
Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
- Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng số hóa tài liệu, quản trị dữ liệu lớn (Big Data), ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý thông tin do công ty tài trợ.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng, rộng mở: Từ Nhân viên Lưu trữ (Filing Clerk) -> Chuyên viên Quản lý Tài liệu (Document Controller) -> Trưởng nhóm Lưu trữ -> Trưởng phòng Hành chính / Giám đốc Quản trị Thông tin (Chief Records Officer).
- Cơ hội được tiếp cận và học hỏi quy trình vận hành của nhiều phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp thông qua việc quản lý hệ thống hồ sơ đa dạng.
Các phúc lợi khác:
- Được tham gia các hoạt động teambuilding, du lịch nghỉ mát thường niên cùng công ty.
- Thưởng vào các dịp lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán) và các sự kiện cá nhân (sinh nhật, hiếu hỉ, thai sản).
- Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, phụ cấp độc hại (áp dụng cho thời gian làm việc trực tiếp tại kho giấy cũ) và hỗ trợ chi phí gửi xe.
- Nghỉ phép năm 12 ngày (được tăng thêm theo thâm niên làm việc) và các ngày nghỉ lễ theo quy định của Nhà nước.
Tags: Nhân viên lưu trữ, Quản lý hồ sơ, Hành chính văn thư, Nhân viên văn thư, Tuyển dụng lưu trữ hồ sơ, Document Controller, Filing Clerk, Quản lý tài liệu, Lưu trữ số hóa, Việc làm hành chính, Thư viện học, Văn thư lưu trữ chuyên nghiệp, Lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp, Quản trị văn phòng, Số hóa tài liệu.
Từ khoá tìm kiếm: tuyển dụng nhân viên lưu trữ hồ sơ, việc làm văn thư lưu trữ, tuyển document controller, tuyển nhân viên hành chính văn thư, tìm việc làm lưu trữ dữ liệu, nhân viên quản lý hồ sơ sổ sách, tuyển dụng nhân viên số hóa tài liệu, việc làm hành chính văn phòng, nhân viên thủ kho hồ sơ văn phòng.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh General ClerkTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: General Clerk (Nhân viên Hành chính Tổng hợp) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Nhân viên Hành chính Tổng hợp (General Clerk). Bạn chính là trái tim của văn phòng, mắt xích trung tâm kết nối các phò...
-
Việc làm Bắc Ninh Senior Office ClerkTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Senior Office Clerk Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư vận hành văn phòng" – vị trí Senior Office Clerk (Nhân viên Hành chính Văn phòng Cấp cao). Bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các thủ tục giấy tờ, mà chí...
-
Việc làm Bắc Ninh Office AdministratorTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Office Administrator (Chuyên Viên Quản Trị Văn Phòng) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia điều phối vận hành" – vị trí Office Administrator (Nhân viên Quản trị Văn phòng). Bạn chính là trái tim của văn phòng, người ...