-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Records Management Specialist
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
Job Description: Records Management Specialist (Chuyên viên Quản lý Hồ sơ & Tài liệu)
Role Overview
Trong kỷ nguyên số hóa và bùng nổ thông tin hiện nay, dữ liệu được ví như "vàng đen" của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nguồn tài nguyên này chỉ thực sự phát huy giá trị khi nó được tổ chức, lưu trữ, truy xuất và bảo mật một cách khoa học. Chúng tôi đang tìm kiếm một Chuyên viên Quản lý Hồ sơ & Tài liệu (Records Management Specialist) – vị trí được mệnh danh là "kiến trúc sư thông tin" và "người gác cổng tri thức" của tổ chức.
Bạn không đơn thuần là một người lưu trữ giấy tờ, mà là nhân tố chiến lược đảm bảo toàn bộ tài sản trí tuệ, hồ sơ pháp lý, tài liệu vận hành và dữ liệu số của doanh nghiệp được quản lý một cách hệ thống trong suốt vòng đời của chúng. Sự tỉ mỉ, tư duy logic trong việc xây dựng cấu trúc danh mục (taxonomy), sự nhạy bén với công nghệ số hóa và cam kết tuyệt đối về tính bảo mật chính là những giá trị cốt lõi bạn sẽ mang lại cho tổ chức.
Nếu bạn là một chuyên gia đam mê công tác quản trị thông tin, có khả năng kết nối giữa phương thức lưu trữ truyền thống và các hệ thống quản lý tài liệu điện tử hiện đại (EDMS), mong muốn làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp đòi hỏi sự chính xác, chuẩn mực cao, chúng tôi rất mong đợi được đồng hành cùng bạn.
---
Key Responsibilities
Để đảm bảo hệ thống thông tin của doanh nghiệp luôn vận hành trơn tru, tuân thủ pháp luật và sẵn sàng cho các quyết định chiến lược, Chuyên viên Quản lý Hồ sơ & Tài liệu sẽ đảm nhận các nhóm nhiệm vụ trọng yếu sau:
1. Xây dựng, Chuẩn hóa và Quy hoạch Hệ thống Lưu trữ (Taxonomy & Archiving System)
* Thiết lập cấu trúc lưu trữ: Nghiên cứu cấu trúc tổ chức và luồng vận hành của các phòng ban để thiết lập hệ thống phân loại tài liệu (File Plan/Taxonomy) logic, nhất quán cho cả tài liệu vật lý và tài liệu số.
* Định nghĩa siêu dữ liệu (Metadata): Xây dựng và chuẩn hóa các quy tắc đặt tên file (Naming Convention), gán nhãn dữ liệu (Tagging) và định nghĩa các trường siêu dữ liệu nhằm tối ưu hóa khả năng tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng.
* Xây dựng quy trình chuẩn (SOPs): Soạn thảo, cập nhật và ban hành các quy chế, hướng dẫn, quy trình liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, giao nhận và tiêu hủy tài liệu trong toàn công ty.
2. Vận hành và Quản trị Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS)
* Quản trị hệ thống DMS/SharePoint: Trực tiếp vận hành, phân quyền truy cập và giám sát hoạt động của Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) hoặc các nền tảng lưu trữ đám mây của doanh nghiệp (SharePoint, Google Drive Enterprise, Alfresco, OpenText...).
* Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm: Cấu hình và bảo trì các bộ lọc tìm kiếm nâng cao, đảm bảo cán bộ nhân viên có thẩm quyền có thể truy cập tài liệu cần thiết chỉ trong vòng vài giây.
* Khắc phục sự cố hệ thống: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận IT để xử lý các lỗi kỹ thuật phát sinh trên hệ thống phần mềm lưu trữ, đảm bảo tính sẵn sàng cao của dữ liệu.
3. Số hóa và Chuyển đổi số Tài liệu (Digitization & Digital Transformation)
* Lập kế hoạch số hóa: Xây dựng lộ trình và trực tiếp triển khai dự án số hóa (Scan, OCR - Nhận dạng ký tự quang học) kho tài liệu giấy hiện hữu sang định dạng PDF/A hoặc các định dạng số hóa chuẩn mực khác.
* Kiểm soát chất lượng số hóa: Kiểm tra độ phân giải, tính toàn vẹn, tính dễ đọc của các bản quét so với tài liệu gốc trước khi đưa lên hệ thống điện tử.
* Tích hợp công nghệ mới: Đề xuất và ứng dụng các công nghệ tự động hóa trích xuất dữ liệu (AI/Machine Learning, Barcode/QR Code) vào quy trình xử lý hồ sơ để giảm thiểu thao tác thủ công.
4. Quản lý Kho Lưu trữ Vật lý (Physical Archive Management)
* Tổ chức kho bãi: Quy hoạch, sắp xếp và phân loại hồ sơ vật lý tại kho lưu trữ theo các tiêu chuẩn khoa học (hệ thống kệ, thùng hồ sơ có mã vạch/mã định danh).
* Bảo quản an toàn vật lý: Giám sát và duy trì các điều kiện môi trường tiêu chuẩn trong kho (nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống mối mọt, hệ thống phòng cháy chữa cháy PCCC chuyên dụng cho kho hồ sơ).
* Quản lý mượn/trả: Vận hành quy trình bàn giao, tiếp nhận, cho mượn và thu hồi hồ sơ gốc một cách chặt chẽ, có ký nhận và cập nhật trạng thái thời gian thực trên sổ theo dõi/phần mềm.
5. Kiểm soát Bảo mật, Tuân thủ và Quản lý Vòng đời Tài liệu (Retention & Disposition)
* Áp dụng vòng đời tài liệu: Thiết lập và thực thi Bảng thời hạn bảo quản tài liệu (Retention Schedule) dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành (Luật Lưu trữ, Luật Kế toán, các luật chuyên ngành) và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
* Tiêu hủy an toàn: Chủ trì hội đồng tiêu hủy tài liệu hết hạn định kỳ; lập biên bản tiêu hủy và thực hiện quy trình hủy tài liệu bảo mật tuyệt đối (nghiền nhỏ, đốt cháy hoặc xóa dữ liệu vĩnh viễn trên môi trường số) tránh rò rỉ thông tin.
* Tuân thủ bảo mật thông tin: Đảm bảo toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an toàn thông tin (như ISO 27001) và các luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân (Nghị định 13/2023/NĐ-CP).
6. Hỗ trợ Tra cứu, Thanh tra và Đào tạo Nội bộ
* Hỗ trợ kiểm toán/thanh tra: Chuẩn bị đầy đủ, chính xác và nhanh chóng các hồ sơ pháp lý, báo cáo tài chính, chứng từ khi có yêu cầu thanh tra từ cơ quan nhà nước hoặc các đợt kiểm toán nội bộ/độc lập.
* Đào tạo nhân viên: Tổ chức các buổi hướng dẫn, đào tạo cho nhân sự mới và các phòng ban về cách thức lưu trữ tài liệu chuẩn, cách sử dụng phần mềm EDMS và nâng cao nhận thức về an toàn bảo mật thông tin.
* Báo cáo định kỳ: Thực hiện các báo cáo thống kê định kỳ về tình trạng kho tài liệu, tỷ lệ số hóa, tần suất truy cập và các rủi ro thông tin tiềm ẩn gửi lên Ban Giám đốc.
---
Requirements & Qualifications
Để đảm nhận thành công vai trò Chuyên viên Quản lý Hồ sơ & Tài liệu, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về mặt học vấn, kỹ năng chuyên môn cũng như các phẩm chất cá nhân đặc thù:
1. Học vấn & Kinh nghiệm làm việc
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Thông tin - Thư viện, Quản trị thông tin (Information Management), Công nghệ thông tin hoặc các chuyên ngành Luật, Tài chính - Kế toán có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 2 - 3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Records Specialist, Document Controller, Thủ kho tài liệu, Nhân viên lưu trữ chuyên nghiệp) tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, các tập đoàn đa quốc gia hoặc các tổ chức tài chính/ngân hàng.
* Ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm trực tiếp tham gia vào các dự án chuyển đổi số, triển khai hệ thống EDMS từ giai đoạn sơ khai hoặc di trú dữ liệu (data migration).
2. Kỹ năng chuyên môn & Kỹ thuật
* Hiểu biết về quy chuẩn lưu trữ: Nắm vững các quy định pháp luật Việt Nam về công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu, thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán, nhân sự, dự án xây dựng và pháp lý doanh nghiệp. Am hiểu tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 (Information and documentation — Records management) là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Kỹ năng sử dụng phần mềm:
* Sử dụng thành thạo các hệ thống DMS/EDMS chuyên nghiệp (như SharePoint, OpenText, Documentum, Alfresco hoặc các hệ thống ERP như SAP, Oracle ở phân hệ quản lý tài liệu).
* Kỹ năng xử lý dữ liệu tốt trên MS Excel (Vlookup, Pivot Table, các hàm xử lý chuỗi văn bản để làm sạch dữ liệu).
* Sử dụng tốt các phần mềm hỗ trợ số hóa, OCR, Adobe Acrobat Pro để xử lý và tối ưu dung lượng file số hóa.
* Tư duy cấu trúc thông tin (Information Architecture): Khả năng phân tích hệ thống danh mục, xây dựng siêu dữ liệu (metadata mapping) logic và trực quan.
3. Kỹ năng mềm
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng quản lý hàng triệu đầu tài liệu khác nhau mà không bị nhầm lẫn; biết cách ưu tiên các công việc khẩn cấp khi có yêu cầu tra cứu từ Ban lãnh đạo.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt: Giao tiếp rõ ràng, khéo léo nhưng nguyên tắc khi làm việc với các phòng ban để yêu cầu nộp hồ sơ lưu trữ đúng hạn và đúng chuẩn.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng phát hiện nhanh các lỗ hổng trong quy trình lưu trữ, các nguy cơ mất mát dữ liệu vật lý/số và đề xuất giải pháp khắc phục kịp thời.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Đọc hiểu tốt các tài liệu kỹ thuật, quy chuẩn lưu trữ bằng tiếng Anh. Khả năng biên dịch/soạn thảo các quy trình hướng dẫn bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh là một lợi thế lớn.
4. Phẩm chất cá nhân
* Sự tỉ mỉ và cẩn trọng cực cao (High Attention to Detail): Đây là phẩm chất quyết định thành bại của vị trí này. Một sai sót nhỏ trong việc đặt tên file, dán nhãn hoặc lưu sai kệ có thể dẫn đến việc thất lạc tài liệu vĩnh viễn.
* Tính trung thực và bảo mật tuyệt đối: Cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin, bí mật kinh doanh, hồ sơ nhân sự, tài chính của doanh nghiệp mà mình tiếp cận trong quá trình làm việc.
* Tính kỷ luật và tinh thần trách nhiệm: Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn thông tin, không tự ý thay đổi cấu trúc dữ liệu hoặc cung cấp tài liệu cho người không có thẩm quyền khi chưa được phê duyệt.
* Kiên nhẫn và chịu được áp lực: Sẵn sàng làm việc với khối lượng hồ sơ giấy lớn trong môi trường kho bãi (khi cần kiểm kê) và có tinh thần tự học hỏi để thích ứng với các công nghệ quản lý dữ liệu mới.
---
Quyền lợi & Chế độ Đãi ngộ
Chúng tôi hiểu rằng sự tận tụy của bạn xứng đáng nhận được những đãi ngộ tương xứng. Khi gia nhập đội ngũ của chúng tôi, bạn sẽ được hưởng:
* Mức lương & Thưởng hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh theo năng lực (trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn), lương tháng 13 cùng các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) định kỳ năm.
* Chăm sóc sức khỏe toàn diện: Đóng bảo hiểm đầy đủ theo quy định của Luật Lao động (BHXH, BHYT, BHTN); được tham gia gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) hàng năm và khám sức khỏe định kỳ.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, trang thiết bị công nghệ tiên tiến (máy tính cấu hình cao, máy quét chuyên dụng tốc độ cao), đồng nghiệp thân thiện, tôn trọng sự khác biệt.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tài trợ tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị thông tin, Chuyển đổi số, Bảo mật dữ liệu hoặc thi các chứng chỉ quốc tế uy tín (như CIP - Certified Information Professional của AIIM, hoặc CRM - Certified Records Manager).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng từ Chuyên viên -> Trưởng nhóm Quản lý Hồ sơ -> Trưởng phòng Quản trị Thông tin & Dữ liệu (Head of Information Governance) / Giám đốc Quản lý Tri thức (Chief Knowledge Officer).
* Chế độ phúc lợi phong phú: Du lịch công ty hàng năm (Teambuilding), quà tặng các dịp lễ, tết, sinh nhật, hiếu hỷ, và các hoạt động câu lạc bộ thể thao/văn nghệ sôi nổi.
* Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Sáu (nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật), hỗ trợ chế độ làm việc linh hoạt (Hybrid Working) khi hệ thống quản lý tài liệu số đã đi vào vận hành ổn định.
---
Tags
*Nhân viên quản lý hồ sơ, Chuyên viên quản lý tài liệu, Records Management Specialist, Document Controller, Quản trị văn phòng, Chuyển đổi số hồ sơ, Lưu trữ học, Quản lý dữ liệu doanh nghiệp, Thiết lập EDMS, Hệ thống quản lý tài liệu, Bảo mật thông tin dữ liệu, Việc làm lưu trữ tài liệu, Quản trị thông tin.*
---
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng Chuyên viên Quản lý Hồ sơ, Việc làm Document Controller, Tuyển dụng Quản lý Tài liệu dự án, Chuyên viên lưu trữ số hóa, Records Management Officer tuyển dụng, Quản lý tài liệu EDMS, Chuyên viên văn thư lưu trữ doanh nghiệp, Nhân viên kiểm soát tài liệu, Chuyên viên quản trị thông tin dữ liệu, Việc làm Lưu trữ học Hà Nội, Việc làm Quản lý hồ sơ TP.HCM.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh Mailroom ClerkTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Mailroom Clerk (Nhân viên Quản lý & Vận hành Phòng Thư tín) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "mạch máu kết nối thông tin" – vị trí Nhân viên Quản lý & Vận hành Phòng Thư tín (Mailroom Clerk). Bạn chính là người gác cổng đáng...
-
Việc làm Bắc Ninh Filing ClerkTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Filing Clerk (Nhân viên Lưu trữ và Quản lý Hồ sơ) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư thông tin ngầm" – vị trí Nhân viên Lưu trữ và Quản lý Hồ sơ (Filing Clerk). Bạn không chỉ đơn thuần là người sắp xếp giấy tờ, m...
-
Việc làm Bắc Ninh General ClerkTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: General Clerk (Nhân viên Hành chính Tổng hợp) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Nhân viên Hành chính Tổng hợp (General Clerk). Bạn chính là trái tim của văn phòng, mắt xích trung tâm kết nối các phò...