-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Văn phòng trưởng
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
JOB DESCRIPTION: VĂN PHÒNG TRƯỞNG (CHIEF OF OFFICE / OFFICE MANAGER)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "nhạc trưởng hành chính" – vị trí Văn phòng trưởng tài năng và giàu nhiệt huyết. Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý các công việc sự vụ văn phòng, mà chính là "mắt xích chiến lược" kết nối tất cả các phòng ban, đảm bảo bộ máy vận hành của doanh nghiệp luôn hoạt động trơn tru, hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp nhất.
Với vai trò là người đứng đầu bộ phận hành chính và hậu cần, sự nhạy bén trong quản lý chi phí, tư duy logic trong việc xây dựng quy trình làm việc, khả năng lãnh đạo đội ngũ và sự khéo léo trong giao tiếp đối nội, đối ngoại chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại cho tổ chức. Nếu bạn là một nhà quản lý hành chính có tầm nhìn, sở hữu tinh thần trách nhiệm cao độ, khả năng ứng biến linh hoạt trước mọi tình huống và mong muốn kiến tạo một môi trường làm việc hạnh phúc, đầy cảm hứng, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn đồng hành cùng sự phát triển bền vững của công ty.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý Tổng thể Hoạt động Hành chính và Vận hành Văn phòng
* Quản lý cơ sở vật chất và tài sản: Chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa và mua sắm trang thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, máy photocopy, hệ thống mạng, điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy). Đảm bảo toàn bộ tài sản của công ty được kiểm kê định kỳ, dán nhãn quản lý và sử dụng đúng mục đích, tránh thất thoát, lãng phí.
* Thiết lập và kiểm soát quy trình vận hành: Xây dựng, ban hành và giám sát việc thực hiện các quy chế, quy định nội quy lao động, quy trình làm việc liên quan đến công tác hành chính văn phòng (như quy trình tạm ứng/thanh toán, quy trình mua sắm văn phòng phẩm, quy trình sử dụng phòng họp, quản lý xe công tác, quản lý con dấu).
* Quản lý văn thư lưu trữ: Tổ chức, phân loại, lưu trữ và bảo mật toàn bộ hệ thống công văn đi/đến, hồ sơ pháp lý của công ty, các hợp đồng dịch vụ hành chính một cách khoa học, dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Đảm bảo việc chuyển phát thư từ, tài liệu luôn được thực hiện nhanh chóng, chính xác.
* Kiểm soát mỹ quan và vệ sinh môi trường làm việc: Giám sát công tác vệ sinh, an ninh, trật tự tại văn phòng. Đảm bảo không gian làm việc luôn xanh - sạch - đẹp, tạo nguồn năng lượng tích cực cho toàn thể cán bộ nhân viên mỗi ngày.
2. Quản lý Ngân sách và Tối ưu hóa Chi phí Hành chính
* Lập kế hoạch và phân bổ ngân sách: Chủ trì xây dựng kế hoạch ngân sách hành chính hàng quý/hàng năm của doanh nghiệp (bao gồm chi phí thuê mặt bằng, điện, nước, internet, văn phòng phẩm, chi phí tiếp khách, xe cộ, khánh tiết, v.v.).
* Tối ưu hóa chi phí vận hành: Liên tục nghiên cứu, rà soát và đề xuất các giải pháp cắt giảm chi phí bất hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ văn phòng cao nhất. Đàm phán trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ (văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, đối tác cung cấp thiết bị) để có được mức giá và điều khoản thanh toán tối ưu nhất.
* Giám sát và phê duyệt thanh toán: Kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt các hồ sơ đề xuất thanh toán định kỳ liên quan đến chi phí hành chính, đảm bảo tính chính xác, đúng quy trình tài chính và không vượt quá định mức ngân sách đã phê duyệt.
3. Lãnh đạo, Đào tạo và Phát triển Đội ngũ Nhân sự Hành chính
* Quản lý nhân sự trực thuộc: Trực tiếp phân công công việc, điều phối và giám sát hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên thuộc bộ phận Văn phòng (bao gồm: Chuyên viên hành chính, Lễ tân, Nhân viên IT văn phòng, Lái xe, Nhân viên tạp vụ, Bảo vệ).
* Đào tạo và kèm cặp: Tổ chức các chương trình đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết tình huống cho nhân viên cấp dưới nhằm chuẩn hóa tác phong phục vụ chuyên nghiệp.
* Đánh giá hiệu suất: Thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) rõ ràng cho từng vị trí thuộc bộ phận. Tiến hành đánh giá định kỳ hàng tháng/hàng quý, kịp thời động viên, khen thưởng hoặc đưa ra giải pháp cải thiện năng lực đối với nhân sự chưa đạt yêu cầu.
4. Công tác Đối ngoại, Tiếp đón và Tổ chức Sự kiện
* Đại diện đối ngoại: Đại diện cho doanh nghiệp làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước (như Công an khu vực, chính quyền địa phương, Ban quản lý tòa nhà, Sở Kế hoạch và Đầu tư, v.v.) trong phạm vi thẩm quyền được giao để giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính, giấy phép, an ninh trật tự.
* Tổ chức khánh tiết và tiếp đón: Chỉ đạo công tác chuẩn bị hậu cần chu đáo, sang trọng để đón tiếp các đối tác lớn, khách hàng VIP, các phái đoàn thanh tra, kiểm tra đến làm việc tại văn phòng công ty.
* Phối hợp tổ chức sự kiện: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Nhân sự (HR) và Truyền thông (PR/Marketing) trong việc lên ý tưởng và trực tiếp triển khai tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như: Đại hội cổ đông, tiệc Tất niên (Year-end Party), Kỷ niệm thành lập công ty, hoạt động teambuilding, nghỉ mát hè cho cán bộ nhân viên.
5. Tham mưu, Trợ lý Ban Điều hành và Điều phối Liên Phòng Ban
* Hỗ trợ Ban giám đốc: Trực tiếp tiếp nhận chỉ thị từ Ban Giám đốc để truyền đạt và theo dõi việc thực hiện của các phòng ban liên quan. Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, báo cáo, bài phát biểu cho Ban Giám đốc trong các cuộc họp quan trọng.
* Cầu nối nội bộ: Lắng nghe ý kiến đóng góp, phản hồi từ nhân viên các phòng ban về môi trường làm việc, các chế độ hành chính, từ đó nghiên cứu đề xuất các cải tiến hợp lý lên Ban lãnh đạo nhằm xây dựng môi trường làm việc gắn kết, nhân văn.
* Xử lý khủng hoảng hành chính: Trực tiếp đứng ra giải quyết các sự cố đột xuất phát sinh trong quá trình vận hành doanh nghiệp (như mất điện/mất nước diện rộng, sự cố an ninh trật tự, tranh chấp với đơn vị vận hành tòa nhà, hỏa hoạn, tai nạn lao động tại văn phòng, các đợt thanh tra đột xuất).
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Luật, Hành chính công, Quản trị văn phòng, Ngoại ngữ hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 03 đến 05 năm kinh nghiệm ở vị trí Trưởng phòng Hành chính, Trưởng Văn phòng đại diện, Office Manager hoặc các vị trí quản lý tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên. Có kinh nghiệm làm việc trong các tập đoàn đa quốc gia hoặc các công ty lớn là một lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ.
Kỹ năng chuyên môn
* Am hiểu pháp luật: Nắm vững các quy định pháp luật liên quan đến Luật Doanh nghiệp, Luật Lao động, quy định về Phòng cháy chữa cháy, An toàn vệ sinh lao động và các thủ tục hành chính công cơ bản.
* Quản lý ngân sách và tài chính hành chính: Khả năng lập kế hoạch tài chính ngắn hạn và trung hạn, đọc hiểu các chứng từ kế toán hành chính, có tư duy sắc bén về quản trị chi phí và đàm phán hợp đồng thương mại.
* Quản trị quy trình: Kỹ năng phân tích hệ thống, thiết lập, tối ưu hóa và số hóa các quy trình hành chính (đặc biệt ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm ứng dụng các công nghệ quản lý văn phòng trực tuyến như E-office, Base, Microsoft Office 365, Google Workspace).
* Thành thạo ngoại ngữ: Khả năng giao tiếp và soạn thảo văn bản bằng Tiếng Anh (hoặc ngoại ngữ khác tùy đặc thù doanh nghiệp) lưu loát, phục vụ tốt cho công tác tiếp khách nước ngoài và dịch thuật tài liệu pháp lý cơ bản.
Kỹ năng mềm
* Lãnh đạo và quản lý đội ngũ (Leadership): Khả năng quy tụ nhân sự, truyền cảm hứng, phân công công việc khoa học và giám sát công tâm, giúp cấp dưới phát triển tối đa năng lực cá nhân.
* Giao tiếp và Đàm phán đỉnh cao: Có khả năng giao tiếp khéo léo, thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác bên ngoài và tạo dựng sự tin cậy tuyệt đối với các phòng ban nội bộ. Khả năng thuyết phục cao khi thương thảo với nhà cung cấp.
* Giải quyết vấn đề dưới áp lực cao (Problem Solving): Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt khi đối mặt với các khủng hoảng hành chính phát sinh, đưa ra các quyết định xử lý nhanh chóng, quyết đoán và giảm thiểu tối đa thiệt hại cho doanh nghiệp.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng làm việc đa nhiệm (multi-tasking), quản lý danh mục công việc khổng lồ một cách khoa học mà không bị bỏ sót các chi tiết nhỏ nhưng quan trọng.
Phẩm chất cá nhân
* Chính trực và Trung thực: Luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu, minh bạch tuyệt đối trong các công tác tài chính, mua sắm tài sản và quản trị bảo mật thông tin.
* Tỉ mỉ, Chu đáo và Tận tâm: Làm việc với sự cẩn trọng cao độ từ những chi tiết nhỏ nhất (bố cục văn bản, cách bài trí phòng họp, tác phong của lễ tân), luôn hướng tới dịch vụ hành chính chất lượng cao (Customer Service Mindset).
* Sẵn sàng cống hiến: Tinh thần trách nhiệm cao, sẵn sàng hỗ trợ xử lý công việc ngoài giờ hành chính hoặc trong các tình huống khẩn cấp của doanh nghiệp.
* Tư duy đổi mới: Không ngại thay đổi, luôn chủ động tìm kiếm các phương thức vận hành văn phòng tiên tiến, hiện đại để không ngừng nâng cao chất lượng môi trường làm việc.
---
Quyền lợi
* Thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng dao động từ 25.000.000 – 40.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và quy mô doanh nghiệp), kèm theo các khoản phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp điện thoại, xăng xe và ăn trưa xứng đáng.
* Chế độ đãi ngộ vượt trội:
* Lương tháng thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPI bonus) từ 2 - 4 tháng lương tùy theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Thưởng vào các dịp Lễ, Tết lớn trong năm (30/4, 1/5, Quốc khánh, Ngày thành lập doanh nghiệp).
* Chăm sóc sức khỏe toàn diện:
* Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động.
* Được công ty mua gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp hàng năm (như Bảo Việt, PVI, Liberty...) để khám chữa bệnh tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các trung tâm y tế uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trực tiếp cùng Ban Giám đốc và các Quản lý cấp cao trong một môi trường cởi mở, năng động, chuyên nghiệp và có tính chủ động rất cao. Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, đầy đủ tiện ích (khu vực pantry tự phục vụ cafe, trà, đồ ăn nhẹ miễn phí).
* Cơ hội phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị vận hành, Lãnh đạo cấp cao (Executive Leadership), Quản trị rủi ro doanh nghiệp do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Giám đốc Vận hành (COO), Giám đốc Hành chính - Nhân sự (HR&Admin Director).
* Hoạt động gắn kết phong phú: Được tham gia các chương trình du lịch nghỉ dưỡng chuẩn 5 sao định kỳ hàng năm, các hoạt động teambuilding hoành tráng, các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật do công đoàn công ty tổ chức và tài trợ.
---
Tags
Văn phòng trưởng, Trưởng phòng hành chính, Tuyển dụng trưởng phòng hành chính, Quản lý văn phòng, Office Manager, Việc làm hành chính quản trị, Giám đốc hành chính, Chuyên viên hành chính cao cấp, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, Trưởng ban hành chính hậu cần, Tuyển dụng Office Manager tại Hà Nội, Tuyển dụng Office Manager tại TP.HCM, Quản lý tài sản doanh nghiệp, Vận hành văn phòng chuyên nghiệp.
---
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng Văn phòng trưởng, tuyển trưởng phòng hành chính, tìm việc Office Manager, quản lý hành chính tổng hợp, Chief of Office recruitment, việc làm trưởng phòng hành chính nhân sự, mô tả công việc trưởng phòng hành chính, tuyển hành chính hậu cần, trưởng văn phòng đại diện, tuyển dụng hành chính tổng hợp lương cao, quản lý vận hành văn phòng, tối ưu hóa chi phí hành chính.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh Trợ lý ban giám đốcTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJOB DESCRIPTION: TRỢ LÝ BAN GIÁM ĐỐC (EXECUTIVE ASSISTANT TO THE BOARD OF DIRECTORS) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "cánh tay phải đắc lực" và là "nhà điều phối chiến lược" – vị trí Trợ lý Ban Giám đốc (Executive Assistant to the Board of ...
-
Việc làm Bắc Ninh Executive AssistantTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Executive Assistant (Trợ lý Điều hành Cấp cao) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành phía sau hậu trường" – vị trí Trợ lý Điều hành Cấp cao (Executive Assistant - EA). Bạn không chỉ là người hỗ trợ hành chí...
-
Việc làm Bắc Ninh Trợ lý giám đốcTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
JOB DESCRIPTION: TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC (EXECUTIVE ASSISTANT TO CEO/DIRECTOR) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "cánh tay phải đắc lực" – vị trí Trợ lý Giám đốc (Executive Assistant). Tại doanh nghiệp của chúng tôi, vai trò này không đơn thuần là mộ...