-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Biên Hoà TP Đồng Nai HR Records Clerk
Published date: 2026/07/02
- Location: Đồng Nai, vietnam
Job Description:
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng thông tin" – vị trí Nhân viên Lưu trữ Hồ sơ Nhân sự (HR Records Clerk). Bạn là mắt xích thầm lặng nhưng cực kỳ quan trọng, đảm bảo toàn bộ hệ thống dữ liệu, hồ sơ của đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp luôn được sắp xếp khoa học, bảo mật tuyệt đối và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Trong một kỷ nguyên số hóa mạnh mẽ, vai trò của bạn không chỉ dừng lại ở việc quản lý những tệp hồ sơ giấy truyền thống, mà còn là người tiên phong trong việc số hóa dữ liệu hành chính, tối ưu hóa hệ thống HRIS (Hệ thống Thông tin Nhân sự) và hỗ trợ đắc lực cho các quyết định chiến lược của phòng Nhân sự.
Sự tỉ mỉ đến từng chi tiết, tư duy logic trong việc phân loại tài liệu, sự am hiểu sâu sắc về bảo mật thông tin và tinh thần trách nhiệm cao chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại cho tổ chức. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, có khả năng làm việc độc lập dưới áp lực cao về tính chính xác và mong muốn đóng góp vào sự vận hành trơn tru của một doanh nghiệp quy mô lớn, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý, Cập nhật và Hệ thống hóa Hồ sơ Nhân sự (Hồ sơ Giấy & Hồ sơ Điện tử)
* Thiết lập quy trình lưu trữ chuẩn mực: Xây dựng, tối ưu hóa và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ nhân viên (cả bản cứng tại kho lưu trữ và bản mềm trên hệ thống dữ liệu đám mây/HRIS) theo các tiêu chuẩn khoa học: phân loại theo bảng chữ cái, phòng ban, mã số nhân viên, hoặc niên độ lao động.
* Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ đầu vào: Chịu trách nhiệm thu thập toàn bộ hồ sơ của nhân sự mới trong quá trình Onboarding (bao gồm: sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, căn cước công dân, giấy khám sức khỏe, cam kết bảo mật, v.v.). Đảm bảo tính hợp pháp, đầy đủ và tính chính xác của từng loại giấy tờ trước khi đưa vào lưu trữ chính thức.
* Cập nhật biến động nhân sự liên tục: Theo dõi sát sao và cập nhật kịp thời mọi thay đổi trong quá trình làm việc của nhân viên lên hệ thống dữ liệu chung, bao gồm: ký kết hợp đồng lao động mới, gia hạn hợp đồng, quyết định thăng chức, thuyên chuyển công tác, tăng lương, kỷ luật, khen thưởng, thay đổi thông tin liên lạc cá nhân, hoặc thông tin người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh.
* Quản lý quy trình thôi việc (Offboarding): Thu hồi, phân loại và lưu giữ các tài liệu liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động (đơn xin nghỉ việc, biên bản bàn giao công việc, quyết định thôi việc, biên bản thanh lý hợp đồng). Đảm bảo các hồ sơ này được chuyển sang trạng thái "Lưu trữ dài hạn" (Archived) theo đúng quy định của Luật Lao động và chính sách công ty.
2. Số hóa Tài liệu và Quản trị Hệ thống HRIS
* Thực thi chiến lược văn phòng không giấy (Paperless Office): Chịu trách nhiệm quét (scan), phân loại, gắn thẻ tag và tải lên hệ thống lưu trữ điện tử toàn bộ các chứng từ, hồ sơ nhân sự bằng giấy. Đảm bảo chất lượng hình ảnh số hóa rõ nét và dễ dàng tra cứu.
* Quản lý cơ sở dữ liệu trên phần mềm: Nhập liệu chính xác các trường thông tin nhân sự vào phần mềm quản lý (như Workday, BambooHR, SuccessFactors, hoặc các phần mềm quản trị doanh nghiệp nội bộ). Định kỳ kiểm tra chéo (Data Audit) để phát hiện và sửa chữa các lỗi sai lệch dữ liệu, trùng lặp thông tin hoặc thiếu sót thông tin giữa hồ sơ giấy và hệ thống điện tử.
* Quản lý quyền truy cập: Thiết lập và kiểm soát quyền truy cập của các bộ phận khác nhau đối với hồ sơ nhân sự điện tử, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được phép xem hoặc chỉnh sửa thông tin nhạy cảm của nhân viên.
3. Đảm bảo Tính Tuân thủ Pháp lý và Bảo mật Thông tin (Compliance & Data Security)
* Tuân thủ Luật Lao động và Quy định Nhà nước: Đảm bảo toàn bộ quy trình lưu giữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành về lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân (như Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân).
* Quản lý vòng đời tài liệu (Document Lifecycle): Thiết lập lịch trình lưu giữ tài liệu cụ thể cho từng nhóm hồ sơ (ví dụ: hồ sơ thuế lưu giữ 10 năm, hồ sơ tai nạn lao động lưu giữ trọn đời...). Thực hiện quy trình tiêu hủy bảo mật đối với các tài liệu hết hạn lưu trữ (sử dụng máy hủy tài liệu chuyên dụng hoặc dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp) nhằm tránh rò rỉ thông tin ra bên ngoài.
* Chuẩn bị cho công tác kiểm toán (Audit Preparation): Chuẩn bị đầy đủ, chính xác và nhanh chóng các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho các đợt thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của Cơ quan Thuế, Cơ quan Bảo hiểm Xã hội, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc các đơn vị kiểm toán độc lập (Internal & External Audits).
4. Hỗ trợ Hành chính, Báo cáo và Phục vụ Tra cứu Dữ liệu
* Xử lý yêu cầu truy xuất thông tin: Tiếp nhận và xử lý nhanh chóng các yêu cầu trích xuất hồ sơ, xác nhận thông tin nhân sự từ phía Ban giám đốc, Trưởng bộ phận hoặc từ chính nhân viên (phục vụ mục đích làm visa, vay vốn ngân hàng, chứng minh thu nhập...).
* Thực hiện báo cáo nhân sự định kỳ: Tổng hợp dữ liệu để lập các báo cáo thống kê định kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý) về tình hình biến động nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc (attrition rate), cơ cấu độ tuổi, thâm niên làm việc, trình độ học vấn... hỗ trợ Bộ phận Tuyển dụng và Quản lý Nhân sự đưa ra các chính sách đãi ngộ, đào tạo phù hợp.
* Cấp phát và Quản lý Thẻ nhân viên/Mã số nhân viên: Cấp mới, thu hồi hoặc làm lại mã số nhân viên, thẻ nhân viên và quản lý việc phân quyền ra vào văn phòng thông qua hệ thống lưu trữ dữ liệu nhân sự.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn và Kinh nghiệm làm việc
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Văn thư lưu trữ, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khoa học xã hội liên quan.
* Kinh nghiệm thực tế:
* Tối thiểu từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Lưu trữ hồ sơ nhân sự (HR Records Clerk), Trợ lý Hành chính Nhân sự (HR Assistant), Nhân viên Văn thư, hoặc các vị trí quản lý hành chính dữ liệu tương đương.
* Ưu tiên những ứng viên từng có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (từ 500 nhân sự trở lên), các nhà máy sản xuất hoặc các tập đoàn đa quốc gia - nơi có hệ thống hồ sơ phức tạp và yêu cầu tính chuẩn hóa cao.
* Có kinh nghiệm vận hành và sử dụng thành thạo ít nhất một phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) phổ biến trên thị trường.
2. Kỹ năng Chuyên môn & Công nghệ
* Kỹ năng Tổ chức & Sắp xếp (Organizational Skills): Đây là kỹ năng sống còn. Ứng viên phải có tư duy hệ thống cực tốt, khả năng phân loại tài liệu khoa học, có phương pháp quản lý thời gian hiệu quả để xử lý khối lượng lớn hồ sơ mà không bị nhầm lẫn hay thất lạc.
* Năng lực Tin học văn phòng xuất sắc:
* Thành thạo bộ công cụ Microsoft Office, đặc biệt là Excel ở trình độ nâng cao (sử dụng trôi chảy các hàm tìm kiếm Vlookup, Index/Match, hàm điều kiện, Pivot Table để xử lý, đối chiếu dữ liệu nhân sự và vẽ biểu đồ báo cáo).
* Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại: máy scan công suất lớn, máy in đa năng, máy hủy tài liệu chuyên dụng và các phần mềm hỗ trợ chuyển đổi file PDF, OCR (nhận diện ký tự quang học).
* Hiểu biết Pháp luật Lao động: Nắm vững các quy định cơ bản của Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành liên quan đến Hợp đồng lao động, thử việc, chấm dứt hợp đồng, bảo hiểm xã hội và bảo mật thông tin cá nhân của người lao động.
* Ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu và giao tiếp tiếng Anh cơ bản (TOEIC 550 hoặc tương đương trở lên) là một lợi thế lớn, giúp dễ dàng xử lý các hồ sơ của nhân sự nước ngoài (Expat) hoặc vận hành các hệ thống phần mềm HRIS sử dụng giao diện tiếng Anh.
3. Phẩm chất Cá nhân & Kỹ năng Mềm (Soft Skills)
* Tính Bảo mật & Đạo đức nghề nghiệp tuyệt đối (Confidentiality & Integrity): Đây là yêu cầu tiên quyết đối với nhân sự ngành HR. Bạn sẽ là người tiếp cận với những thông tin vô cùng nhạy cảm như mức lương, lý lịch cá nhân, đánh giá hiệu suất, hồ sơ kỷ luật. Do đó, bạn phải cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối, không chia sẻ dữ liệu nhân sự dưới bất kỳ hình thức nào khi chưa được phép của người có thẩm quyền.
* Sự Tỉ mỉ và Chi tiết (Attention to Detail): Khả năng phát hiện những lỗi sai nhỏ nhất trong các văn bản pháp lý (sai một chữ số trong số CCCD, lệch một ngày trong hợp đồng lao động, thiếu chữ ký nháy...) nhằm hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
* Kỹ năng Giao tiếp và Chăm sóc Khách hàng Nội bộ (Communication Skills): Giao tiếp rõ ràng, lịch sự, nhã nhặn và có thái độ hỗ trợ nhiệt tình khi giải quyết các thắc mắc của nhân viên liên quan đến hồ sơ cá nhân hoặc khi phối hợp với các phòng ban khác để thu thập giấy tờ.
* Tinh thần Trách nhiệm và Chịu áp lực tốt: Khả năng làm việc tập trung cao độ trong môi trường văn phòng bận rộn, xử lý các công việc mang tính chất lặp đi lặp lại hàng ngày nhưng vẫn duy trì được độ chính xác tuyệt đối.
---
Quyền lợi
* Mức lương & Thu nhập cạnh tranh: Mức lương khởi điểm hấp dẫn từ 10.000.000 VNĐ - 15.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc). Lương tháng 13 đảm bảo cùng các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Chính sách Phúc lợi toàn diện:
* Đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng mức lương thực tế trên hợp đồng lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc nội trú/ngoại trú tại các bệnh viện tư nhân quốc tế) dành riêng cho nhân viên chính thức có thâm niên.
* Chế độ 12 ngày phép năm hưởng nguyên lương, tăng dần theo thâm niên làm việc. Nghỉ các ngày Lễ, Tết theo quy định của Luật Lao động và nhận quà/tiền thưởng vào các dịp Lễ lớn (30/4 - 1/5, Quốc khánh 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán, Ngày Quốc tế Phụ nữ, Ngày Phụ nữ Việt Nam...).
* Cơ hội Đào tạo & Phát triển chuyên môn sâu rộng:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Nhân sự chuyên nghiệp, Luật Lao động cập nhật, Kỹ năng số hóa dữ liệu, Kỹ năng quản trị hệ thống HRIS hiện đại do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Được dẫn dắt và hướng dẫn trực tiếp bởi Trưởng phòng Nhân sự giàu kinh nghiệm, giúp nâng cao tư duy quản trị nguồn nhân lực một cách toàn diện.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ *Nhân viên Lưu trữ Hồ sơ Nhân sự (HR Records Clerk)* -> *Chuyên viên Hành chính Nhân sự (HR Generalist)* -> *Giám sát Hành chính Nhân sự (HR Administrative Supervisor)* hoặc chuyển hướng sang *Chuyên viên phân tích dữ liệu nhân sự (HR Data Analyst)*.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc tại văn phòng hạng A hiện đại, trang bị đầy đủ các thiết bị công nghệ tiên tiến, hỗ trợ tối đa cho công việc lưu trữ và số hóa.
* Văn hóa doanh nghiệp coi trọng sự minh bạch, tôn trọng sự khác biệt, đề cao tính kỷ luật nhưng không thiếu sự gắn kết thông qua các hoạt động Teambuilding, dã ngoại hàng năm, sinh nhật tháng, tiệc Tất niên (Year End Party)...
* Thời gian làm việc hành chính cực kỳ khoa học và cân bằng: Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật), giúp bạn có thời gian dành cho gia đình và phát triển bản thân.
---
Tags
Nhân viên lưu trữ hồ sơ nhân sự, HR Records Clerk, Văn thư lưu trữ nhân sự, Quản lý hồ sơ nhân sự, Số hóa hồ sơ nhân viên, Việc làm Hành chính Nhân sự, Tuyển dụng nhân viên lưu trữ, Nhân viên dữ liệu nhân sự, HRIS Admin, Lưu trữ tài liệu văn phòng, Quản lý dữ liệu nhân sự, Chuyên viên dữ liệu nhân sự, Bảo mật thông tin nhân sự, Việc làm nhân sự hành chính, Kiểm toán hồ sơ nhân sự.
---
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng HR Records Clerk, Việc làm Nhân viên lưu trữ hồ sơ nhân sự, Tìm việc văn thư lưu trữ tại Hà Nội, Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự TP.HCM, Cách quản lý hồ sơ nhân viên khoa học, Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tốt nhất, Công việc của HR Records Clerk là gì, Mẫu mô tả công việc nhân viên lưu trữ hồ sơ, Kỹ năng quản lý dữ liệu nhân sự, Lương nhân viên lưu trữ hồ sơ, Tuyển dụng nhân sự số hóa dữ liệu văn phòng, Việc làm nhân sự bảo mật thông tin, HR Records Clerk job description, Kỹ năng Excel cho nhân sự hành chính.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Biên Hoà TP Đồng Nai Nhân viên hồ sơ nhân sựTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerMÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỒ SƠ NHÂN SỰ (HR RECORDS SPECIALIST) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng thông tin" – vị trí Nhân viên Hồ sơ Nhân sự (HR Records Specialist). Bạn chính là mắt xích cốt lõi đảm bảo toàn bộ hệ thống dữ ...
-
Việc làm Biên Hoà TP Đồng Nai Performance Management SpecialistTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Performance Management Specialist (Chuyên viên Quản trị Hiệu suất) Role Overview Trong nền kinh tế số biến động không ngừng, sự sống còn và bứt phá của doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào chiến lược vĩ mô mà còn nằm ở khả năng chuyể...
-
Việc làm Biên Hoà TP Đồng Nai Chuyên viên đánh giá hiệu suấtTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: TUYỂN DỤNG: CHUYÊN VIÊN ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT (PERFORMANCE MANAGEMENT SPECIALIST) Role Overview Tại tổ chức của chúng tôi, con người là tài sản quý giá nhất, nhưng chính "hiệu suất thực thi" mới là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công và...