-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bình Dương Chuyên viên văn thư lưu trữ
Published date: 2026/07/02
- Location: Bình Dương, vietnam
JOB DESCRIPTION: CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ LƯU TRỮ
*(Senior Archival and Document Control Specialist)*
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng thông tin" và "vệ binh di sản doanh nghiệp" – vị trí Chuyên viên Văn thư Lưu trữ. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số mạnh mẽ, bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý giấy tờ hành chính theo cách truyền thống, mà là mắt xích chiến lược đảm bảo toàn bộ "hệ thống ký ức và tri thức" của tổ chức được vận hành khoa học, bảo mật và thông suốt. Bạn sẽ là người thiết lập trật tự cho kho dữ liệu khổng lồ của doanh nghiệp, giúp chuyển hóa những tệp hồ sơ tĩnh thành nguồn tài nguyên động, có thể dễ dàng khai thác, tra cứu chỉ trong vài giây.
Sự cẩn trọng tuyệt đối trong bảo mật, tư duy phân loại logic, khả năng ứng dụng các công nghệ số hóa tài liệu hiện đại (EDMS, Cloud, OCR) và sự am hiểu tường tận về các quy định pháp lý chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại cho doanh nghiệp. Nếu bạn là một chuyên gia văn thư giàu tâm huyết, đam mê sự ngăn nắp, chính xác và mong muốn đồng hành cùng chúng tôi trên hành trình hiện đại hóa văn phòng xanh - văn phòng không giấy tờ (Paperless Office), chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý, tiếp nhận và xử lý dòng văn bản đi - đến (Inbound & Outbound Document Control)
* Tiếp nhận và phân loại: Làm đầu mối duy nhất tiếp nhận toàn bộ công văn, giấy tờ, bưu phẩm, tài liệu gửi đến doanh nghiệp từ các cơ quan ban ngành, đối tác và khách hàng. Phân loại chính xác mức độ khẩn cấp, độ bảo mật và phòng ban chịu trách nhiệm xử lý trực tiếp.
* Đăng ký và cập nhật sổ sách: Thực hiện việc đăng ký công văn đến vào sổ quản lý văn bản hoặc cập nhật trực tiếp lên phần mềm quản lý văn thư điện tử (E-Office/EDMS) theo đúng quy trình chuẩn của doanh nghiệp, đảm bảo thông tin ghi nhận đầy đủ (số công văn, ngày ban hành, nơi gửi, trích yếu nội dung, người nhận).
* Trình duyệt và phân phối: Chuyển giao văn bản đến Ban Giám đốc và các đầu mối phòng ban liên quan một cách nhanh chóng, kịp thời, không để xảy ra tình trạng chậm trễ gây ảnh hưởng đến tiến độ vận hành chung của công ty.
* Kiểm soát văn bản đi: Kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký và tính pháp lý của các văn bản trước khi trình ký hoặc ban hành ra ngoài. Thực hiện cấp số, đóng dấu (dấu pháp nhân, dấu chức danh, dấu mật, dấu khẩn...) và lưu trữ bản gốc văn bản đi theo đúng quy định.
* Gửi và theo dõi bưu phẩm: Thực hiện việc gửi chuyển phát nhanh, thư thường các tài liệu đi đối ngoại; quản lý chi phí chuyển phát văn thư định kỳ và đối soát với các đơn vị vận chuyển hàng tháng.
2. Công tác chỉnh lý, phân loại và quản lý kho lưu trữ vật lý (Physical Archiving Management)
* Thu thập hồ sơ định kỳ: Chủ động liên hệ, đôn đốc và tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn lưu trữ từ các phòng ban, dự án, chi nhánh về kho lưu trữ tập trung của Tổng công ty theo kế hoạch định kỳ hàng quý/hàng năm.
* Chỉnh lý tài liệu khoa học: Thực hiện phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, biên mục hồ sơ, đánh số phông và sắp xếp tài liệu vào các hộp, cặp lưu trữ chuyên dụng một cách khoa học theo phương pháp lưu trữ hiện đại.
* Xây dựng sơ đồ kho lưu trữ: Thiết lập và cập nhật liên tục sơ đồ vị trí lưu trữ hồ sơ trong kho. Sử dụng các hệ thống mã vạch (Barcode) hoặc mã số hóa để dễ dàng định vị vị trí vật lý của tài liệu khi cần tìm kiếm.
* Bảo quản vật lý an toàn: Giám sát chặt chẽ các điều kiện môi trường trong kho lưu trữ (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng) nhằm phòng chống ẩm mốc, mối mọt, côn trùng phá hoại tài liệu giấy.
* Phòng chống cháy nổ (PCCC): Đảm bảo kho lưu trữ luôn tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về an toàn phòng cháy chữa cháy, kiểm tra định kỳ các thiết bị cứu hỏa và hệ thống cảnh báo trong kho.
3. Số hóa tài liệu và quản trị hệ thống văn thư điện tử (Digital Archiving & EDMS)
* Thực thi dự án số hóa: Lập kế hoạch và trực tiếp triển khai việc quét (scanning), chụp ảnh tài liệu giấy sang định dạng số (PDF, TIFF, JPEG). Sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi tài liệu quét thành văn bản có thể tìm kiếm được nội dung.
* Quản trị hệ thống EDMS: Chịu trách nhiệm nhập liệu, phân loại danh mục (indexing) và tải các file tài liệu đã số hóa lên hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) hoặc hệ thống lưu trữ đám mây (Cloud Storage) của công ty.
* Phân quyền truy cập: Thiết lập và quản lý quyền truy cập (Access Control) vào kho tài liệu số cho từng cấp bậc, phòng ban và cá nhân cụ thể, đảm bảo nguyên tắc đúng người - đúng việc và bảo mật thông tin tối đa.
* Hỗ trợ tối ưu hóa hệ thống: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận IT (Công nghệ thông tin) để nâng cấp, tối ưu hóa giao diện, tính năng tìm kiếm của phần mềm quản lý văn thư, đảm bảo hệ thống vận hành mượt mà, không bị gián đoạn.
4. Phục vụ khai thác, tra cứu và bảo mật thông tin (Information Retrieval & Confidentiality)
* Giải quyết yêu cầu tra cứu: Tiếp nhận và xử lý nhanh chóng các yêu cầu mượn, sao chụp (photocopy/scan) hoặc tra cứu tài liệu của các phòng ban nội bộ và các cơ quan chức năng bên ngoài khi có thẩm quyền phê duyệt. Đảm bảo tuân thủ đúng thời gian cam kết dịch vụ (SLA) nội bộ.
* Quản lý lịch sử mượn trả: Thiết lập và vận hành nghiêm ngặt sổ theo dõi mượn - trả tài liệu (cả bản cứng lẫn bản mềm). Đôn đốc thu hồi tài liệu mượn quá hạn để tránh thất thoát thông tin.
* Bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt: Tuân thủ tuyệt đối các quy định về bảo mật thông tin của doanh nghiệp và quy định của pháp luật. Nhận diện các tài liệu thuộc danh mục mật, tối mật, tuyệt mật để áp dụng các biện pháp lưu trữ và tiếp cận đặc biệt.
* Phát hiện và báo cáo rủi ro: Kịp thời phát hiện và báo cáo lên cấp quản lý các sự cố liên quan đến việc rò rỉ thông tin, mất mát tài liệu, truy cập trái phép hoặc hư hỏng hồ sơ để có biện pháp khắc phục ngay lập tức.
5. Thu thập, đánh giá giá trị và tiêu hủy tài liệu (Appraisal & Disposal)
* Đánh giá giá trị tài liệu: Tham mưu cho Ban lãnh đạo thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của doanh nghiệp. Tiến hành rà soát, đánh giá toàn bộ hồ sơ để phân loại tài liệu cần lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ có thời hạn.
* Lập danh mục tiêu hủy: Lập danh mục các hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản theo quy định của Nhà nước và quy chế của công ty cần được tiêu hủy.
* Thực hiện quy trình tiêu hủy an toàn: Tổ chức thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị một cách an toàn, bảo mật tuyệt đối (thông qua máy hủy giấy chuyên dụng hoặc liên kết với các đơn vị xử lý rác thải công nghiệp có cam kết bảo mật).
* Lập biên bản pháp lý: Hoàn thiện đầy đủ hồ sơ, biên bản tiêu hủy tài liệu theo đúng trình tự pháp luật quy định để lưu trữ làm bằng chứng pháp lý sau này.
6. Quản lý con dấu hành chính (Seal Management)
* Bảo quản con dấu an toàn: Trực tiếp quản lý và bảo quản con dấu pháp nhân của công ty, con dấu chức danh và các con dấu chuyên môn khác theo đúng Quy chế quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp và quy định của pháp luật.
* Đóng dấu đúng quy định: Thực hiện việc đóng dấu vào các văn bản, hợp đồng, tài liệu đã được người có thẩm quyền ký duyệt theo đúng thể thức kỹ thuật. Tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ, đóng dấu vào giấy trắng không có nội dung.
* Ghi chép sổ sử dụng dấu: Ghi chép đầy đủ, rõ ràng vào sổ theo dõi sử dụng con dấu hàng ngày, đảm bảo tính minh bạch, đối chiếu dễ dàng khi có yêu cầu kiểm tra.
7. Xây dựng quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ và đào tạo nội bộ (Policy Development & Training)
* Chuẩn hóa quy trình: Nghiên cứu các quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật hiện hành để tham mưu, soạn thảo, bổ sung và hoàn thiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu của riêng doanh nghiệp.
* Thiết kế biểu mẫu văn bản: Xây dựng, chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu hành chính, mẫu văn bản áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống tổ chức.
* Hướng dẫn và đào tạo: Tổ chức các buổi hướng dẫn, đào tạo hoặc giải đáp nghiệp vụ văn thư, lập hồ sơ công việc cho thư ký các phòng ban, đơn vị thành viên, đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu và thực hiện đúng quy trình nộp lưu hồ sơ.
* Thanh tra, kiểm tra: Định kỳ thực hiện việc kiểm tra công tác văn thư, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại các đơn vị trực thuộc để kịp thời chấn chỉnh các sai sót.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn và Kinh nghiệm (Education & Experience)
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Thông tin - Thư viện, Hành chính học, Luật hoặc các chuyên ngành liên quan trực tiếp.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, các tập đoàn đa quốc gia hoặc các cơ quan hành chính sự nghiệp có khối lượng hồ sơ lớn.
* Ưu tiên đặc biệt: Ứng viên đã từng tham gia trực tiếp vào các dự án chuyển đổi số văn phòng, dự án số hóa tài liệu quy mô lớn, hoặc có kinh nghiệm triển khai, vận hành hệ thống phần mềm quản lý tài liệu điện tử (EDMS) theo chuẩn ISO 30301.
2. Kiến thức & Kỹ năng chuyên môn (Technical Skills & Knowledge)
* Am hiểu pháp luật: Nắm vững các quy định của pháp luật Việt Nam về công tác văn thư, lưu trữ (Luật Lưu trữ, Nghị định về công tác văn thư, các thông tư hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính...).
* Nghiệp vụ lưu trữ chuyên sâu: Thành thạo các kỹ năng phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu, biên mục, bảo quản và tiêu hủy tài liệu theo đúng tiêu chuẩn khoa học.
* Kỹ năng công nghệ thông tin:
* Sử dụng thành thạo bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) phục vụ cho việc lập danh mục, báo cáo số liệu và thiết kế biểu mẫu.
* Có kinh nghiệm sử dụng các thiết bị văn phòng chuyên dụng phục vụ công tác số hóa: Máy scan tốc độ cao, máy quét phẳng (flatbed), máy hủy tài liệu, máy in nhãn mã vạch.
* Hiểu biết và thao tác tốt trên các phần mềm quản lý văn bản, hệ thống ERP, các phần mềm lưu trữ dùng chung như SharePoint, Google Workspace, OneDrive.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Khả năng soạn thảo các văn bản hành chính, quy chế, thông báo, tờ trình một cách mạch lạc, đúng thể thức, chuẩn ngữ pháp tiếng Việt và văn phong công sở chuyên nghiệp.
3. Kỹ năng mềm (Soft Skills)
* Tư duy logic và khoa học: Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc và không gian làm việc một cách hệ thống, khoa học. Tư duy phân loại logic tốt để thiết lập cây thư mục lưu trữ thông minh, dễ tìm, dễ thấy.
* Kỹ năng giao tiếp và phối hợp: Giao tiếp lịch sự, nhã nhặn, rõ ràng với các phòng ban và đối tác bên ngoài. Có khả năng thuyết phục và hướng dẫn người khác thực hiện đúng quy trình lưu trữ chung.
* Kỹ năng quản lý thời gian: Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các đầu việc cần xử lý trong ngày, xử lý nhanh các yêu cầu khẩn cấp mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ của các công việc thường nhật khác.
* Sự tỉ mỉ và chú ý đến chi tiết: Khả năng phát hiện các lỗi nhỏ nhất về thể thức văn bản, lỗi chính tả, sai lệch ngày tháng hoặc việc thiếu chữ ký, thiếu dấu trên các tài liệu pháp lý quan trọng.
4. Phẩm chất cá nhân (Personal Qualities)
* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Đây là yêu cầu tiên quyết. Chuyên viên lưu trữ tiếp xúc với rất nhiều tài liệu mật về tài chính, nhân sự, bí quyết kinh doanh của doanh nghiệp, do đó phải là người có đạo đức nghề nghiệp cực kỳ vững vàng, tuyệt đối không tiết lộ thông tin cho bên thứ ba dưới bất kỳ hình thức nào.
* Tính trung thực và trách nhiệm: Có tinh thần trách nhiệm cao với tài sản thông tin của công ty. Trung thực trong việc ghi nhận, quản lý tài liệu và sử dụng con dấu.
* Kiên nhẫn và chịu khó: Công việc văn thư lưu trữ thường đòi hỏi phải xử lý khối lượng giấy tờ lớn, lặp đi lặp lại và đôi khi phải làm việc trực tiếp trong kho bãi bụi bặm. Sự kiên nhẫn, bền bỉ và tinh thần không ngại khó là những phẩm chất rất cần thiết.
* Sự ngăn nắp, chỉn chu: Luôn có ý thức giữ gìn không gian lưu trữ và làm việc sạch sẽ, gọn gàng, thể hiện tính chuyên nghiệp của một chuyên gia lưu trữ.
---
Quyền lợi (Benefits)
* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), được xem xét điều chỉnh tăng lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc (KPIs).
* Thưởng lễ tết & Lương tháng 13: Thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch), thưởng Tết Nguyên Đán hấp dẫn (từ 1 - 3 tháng lương tùy thuộc vào hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp).
* Chế độ bảo hiểm & Phúc lợi: Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thử việc theo đúng Luật Lao động. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Healthcare) dành riêng cho nhân sự có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc.
* Môi trường làm việc hiện đại: Cơ hội làm việc trong một văn phòng chuyên nghiệp, được trang bị đầy đủ các công cụ, thiết bị công nghệ hiện đại nhất phục vụ cho công việc số hóa và quản lý tài liệu. Không gian làm việc xanh, sạch, coi trọng yếu tố con người.
* Cơ hội thăng tiến rõ ràng: Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp minh bạch. Từ Chuyên viên Văn thư Lưu trữ có thể phát triển lên vị trí Trưởng nhóm Văn thư, Trưởng phòng Hành chính, hoặc Giám đốc Quản trị Thông tin & Lưu trữ của Tập đoàn.
* Đào tạo và phát triển: Được công ty tài trợ 100% học phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ số, quản trị dữ liệu thông tin, các chứng chỉ ISO hành chính hoặc kỹ năng quản lý văn phòng hiện đại do các chuyên gia đầu ngành giảng dạy.
* Chế độ chăm sóc sức khỏe & Đời sống: Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín. Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hè, Year End Party hoành tráng do công ty tổ chức hàng năm.
* Ngày nghỉ phép: Hưởng 12 ngày phép năm có hưởng lương (tăng dần theo thâm niên làm việc) và các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
---
Tags
Nhân viên văn thư, Chuyên viên lưu trữ, Việc làm văn thư lưu trữ, Quản lý hồ sơ tài liệu, Số hóa tài liệu doanh nghiệp, Tuyển dụng hành chính văn thư, Chuyên viên EDMS, Thư viện và lưu trữ, Lưu trữ hồ sơ vật lý, Bảo mật thông tin doanh nghiệp, Việc làm hành chính văn phòng, Quản lý con dấu, Sắp xếp hồ sơ khoa học, Chuyển đổi số văn phòng.
---
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng chuyên viên văn thư lưu trữ, Tìm việc làm văn thư lưu trữ tại Hà Nội / TP.HCM, Chuyên viên quản lý hồ sơ, Nhân viên số hóa tài liệu, Việc làm hành chính lưu trữ, JD chuyên viên văn thư lưu trữ chi tiết, Quản trị văn phòng và lưu trữ học.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bình Dương Nhân viên thống kê văn phòngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Nhân viên Thống kê Văn phòng Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư dữ liệu nội bộ" – vị trí Nhân viên Thống kê Văn phòng. Bạn là mắt xích quan trọng, người nắm giữ chìa khóa chuyển hóa các con số thô, rời rạc thành ...
-
Việc làm Bình Dương Nhân viên nhập liệuTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN NHẬP LIỆU VÀ QUẢN TRỊ DỮ LIỆU SỐ Role Overview Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị dựa trên dữ liệu (Data-Driven), dữ liệu chính là "nguồn dầu mỏ" quý giá nhất của mọi doanh nghiệp. Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gá...
-
Việc làm Bình Dương Data Entry SpecialistTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Data Entry Specialist (Nhân viên Nhập liệu Chuyên nghiệp) Role Overview Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị dựa trên dữ liệu (Data-Driven), thông tin chính là tài sản vô giá của doanh nghiệp. Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư ...