-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bình Dương Nhân viên thư ký dự án
Published date: 2026/07/02
- Location: Bình Dương, vietnam
Job Description:
NHÂN VIÊN THƯ KÝ DỰ ÁN (PROJECT SECRETARY)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "quản gia dự án" và "chuyên gia điều phối thông tin" – vị trí Nhân viên Thư ký Dự án. Bạn chính là mắt xích trung tâm, sợi dây liên kết bền chặt giữa Ban Giám đốc, Quản trị viên dự án (Project Manager), đội ngũ kỹ thuật, các nhà thầu phụ và khách hàng. Trong một guồng quay dự án hối hả, sự hiện diện của bạn đảm bảo rằng mọi luồng thông tin đều thông suốt, mọi hồ sơ pháp lý và tài liệu kỹ thuật đều được sắp xếp khoa học, và mọi mốc tiến độ (milestones) đều được giám sát chặt chẽ.
Sự tỉ mỉ trong việc quản lý tài liệu, tư duy logic khi điều phối lịch trình, khả năng đa nhiệm xuất sắc cùng sự khéo léo trong giao tiếp chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại cho sự thành công của dự án. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, đam mê môi trường quản lý dự án năng động và mong muốn khẳng định bản thân trong các dự án quy mô lớn, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn đồng hành.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý, Lưu trữ và Kiểm soát Tài liệu Dự án (Document Control)
* Thiết lập hệ thống lưu trữ: Xây dựng, phân loại và quản trị hệ thống thư viện tài liệu dự án (cả bản cứng và bản mềm trên các nền tảng đám mây như Google Drive, OneDrive, SharePoint) theo quy chuẩn khoa học, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Kiểm soát luồng văn bản: Tiếp nhận, phân loại, đăng ký và phân phối toàn bộ công văn đi/đến, tờ trình, bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ thiết kế, hợp đồng và các tài liệu liên quan đến các bên liên quan trong dự án.
* Quản lý phiên bản: Kiểm soát chặt chẽ các phiên bản hiệu chỉnh của tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thi công, tránh tình trạng đội ngũ dự án sử dụng nhầm các tài liệu lỗi thời.
* Soạn thảo văn bản: Trực tiếp soạn thảo các văn bản hành chính, thông báo, thư tín thương mại, công văn gửi chủ đầu tư, nhà thầu phụ hoặc các cơ quan chức năng theo chỉ đạo của Giám đốc dự án.
2. Điều phối, Tổ chức và Ghi nhận các Cuộc họp Dự án
* Lên lịch và chuẩn bị họp: Trực tiếp sắp xếp lịch họp, gửi thư mời, chuẩn bị phòng họp (hoặc phòng họp trực tuyến), trang thiết bị chiếu phát và tài liệu cần thiết cho tất cả các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất của dự án.
* Ghi biên bản họp chuyên nghiệp (Meeting Minutes): Tham gia đầy đủ các cuộc họp nội bộ và họp với đối tác/khách hàng. Chịu trách nhiệm ghi chép biên bản họp một cách trung thực, đầy đủ, rõ ràng và mạch lạc, đặc biệt là các kết luận, phân công công việc và thời hạn hoàn thành (deadlines).
* Theo dõi hành động sau họp: Gửi biên bản họp cho các bên liên quan phê duyệt ngay sau cuộc họp; thường xuyên đôn đốc, theo dõi tiến độ thực hiện các đầu việc đã được thống nhất trong biên bản họp của từng thành viên.
3. Giám sát Tiến độ và Hỗ trợ Báo cáo Dự án
* Cập nhật tiến độ: Phối hợp chặt chẽ với các Trưởng bộ phận kỹ thuật, kỹ sư công trình để thu thập dữ liệu, cập nhật bảng tiến độ thực tế so với kế hoạch cơ sở (Baseline Schedule).
* Tổng hợp báo cáo: Hỗ trợ Giám đốc Dự án lập các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý) hoặc báo cáo đột xuất về tình hình thực hiện dự án để gửi lên Ban Tổng Giám đốc và Chủ đầu tư.
* Cảnh báo rủi ro tiến độ: Chủ động phát hiện các rác thải quy trình, các nút thắt cổ chai hoặc nguy cơ chậm trễ của các đầu việc để kịp thời cảnh báo cho Giám đốc Dự án đưa ra phương án xử lý.
4. Hỗ trợ Công tác Tài chính, Thanh Quyết toán Dự án
* Theo dõi chi phí hành chính: Quản lý quỹ nội bộ (quỹ lẻ) của ban dự án, lập kế hoạch chi tiêu hành chính và thực hiện thanh quyết toán các khoản chi phí hoạt động của văn phòng dự án.
* Hỗ trợ hồ sơ thanh toán: Phối hợp với bộ phận Kế toán và Kỹ sư định giá (QS) để thu thập, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, hóa đơn, biên bản nghiệm thu khối lượng từ nhà thầu phụ nhằm phục vụ công tác tạm ứng, thanh toán và quyết toán dự án.
* Theo dõi công nợ: Hỗ trợ theo dõi tiến độ giải ngân của Chủ đầu tư cũng như tiến độ thanh toán cho các nhà thầu phụ/nhà cung cấp theo các điều khoản hợp đồng.
5. Công tác Hành chính và Đối ngoại tại Văn phòng Dự án
* Quản lý hậu cần văn phòng: Đảm bảo các điều kiện làm việc tốt nhất cho Ban quản lý dự án (văn phòng phẩm, nước uống, trang thiết bị bảo hộ lao động, phương tiện di chuyển, liên lạc).
* Hỗ trợ nhân sự dự án: Thực hiện các thủ tục chấm công, tiếp nhận nhân sự mới của dự án, điều phối việc lưu trú và đi lại (đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón) cho các chuyên gia, cán bộ dự án đi công tác.
* Đón tiếp khách hàng: Làm đầu mối tiếp đón đối tác, khách hàng, các đoàn thanh tra/kiểm tra đến làm việc tại văn phòng dự án với thái độ chuyên nghiệp và hiếu khách.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Luật, Hành chính văn phòng, Kinh tế xây dựng, Công nghệ thông tin hoặc các chuyên ngành kỹ thuật liên quan đến lĩnh vực hoạt động của dự án (Xây dựng, Cơ điện, IT, Viễn thông).
* Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thư ký dự án, Trợ lý dự án, Quản trị viên văn phòng dự án (Project PMO/Admin) hoặc các vị trí hành chính - trợ lý cấp cao tương đương. Ưu tiên ứng viên đã từng tham gia các dự án có yếu tố nước ngoài hoặc dự án quy mô lớn.
Kỹ năng chuyên môn
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Biết sử dụng các phần mềm quản lý dự án như MS Project, Trello, Jira, Asana, hoặc các hệ thống ERP là một lợi thế cạnh tranh lớn.
* Khả năng ngoại ngữ: Sử dụng thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) để làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài, dịch thuật tài liệu kỹ thuật và soạn thảo hợp đồng/thư tín thương mại (yêu cầu tương đương IELTS 6.0 trở lên hoặc TOEIC 750 trở lên).
* Kỹ năng biên soạn tài liệu: Khả năng hành văn tốt, diễn đạt gãy gọn, khúc chiết; nắm vững các quy tắc trình bày văn bản hành chính theo quy chuẩn pháp luật và doanh nghiệp.
Kỹ năng mềm
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian cực tốt: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết phân loại thứ tự ưu tiên (Eisenhower Matrix) để xử lý hiệu quả nhiều đầu việc cùng lúc trong môi trường áp lực cao.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khéo léo trong việc truyền đạt thông tin, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan, có khả năng giải quyết xung đột nhẹ nhàng nhưng hiệu quả.
* Kỹ năng lắng nghe và tổng hợp thông tin: Khả năng nắm bắt nhanh các nội dung cốt lõi của cuộc họp kỹ thuật phức tạp để chuyển hóa thành biên bản họp ngắn gọn, súc tích.
Phẩm chất cá nhân
* Tỉ mỉ và cẩn trọng: Coi trọng sự chính xác đến từng chi tiết nhỏ (từ dấu câu trong văn bản đến con số trong báo cáo tài chính).
* Trung thực và bảo mật: Cam kết tuyệt đối bảo mật các thông tin kinh doanh, bí mật công nghệ, hồ sơ thầu và các tài liệu nội bộ nhạy cảm của dự án.
* Chủ động và linh hoạt: Tư duy dịch vụ cao, luôn chủ động tìm kiếm giải pháp hỗ trợ đội ngũ thay vì thụ động chờ chỉ thị; khả năng thích ứng nhanh với những thay đổi liên tục của tiến độ dự án.
* Tinh thần đồng đội: Sẵn sàng chia sẻ khó khăn, hỗ trợ đồng nghiệp ngoài phạm vi công việc chuyên môn khi dự án bước vào giai đoạn nước rút.
---
Quyền lợi
* Mức lương & Thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (dao động từ 15,000,000đ – 25,000,000đ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) kèm theo phụ cấp dự án, phụ cấp ăn trưa, điện thoại và đi lại.
* Thưởng dự án vượt trội: Nhận thưởng hiệu quả công việc theo các mốc tiến độ dự án và thưởng cuối dự án (Project Bonus) dựa trên mức độ hoàn thành và lợi nhuận của dự án.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Đóng bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) đầy đủ theo quy định của Luật lao động ngay sau khi kết thúc thử việc; gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế) dành cho nhân sự xuất sắc.
* Cơ hội thăng tiến rõ ràng: Được làm việc trực tiếp và học hỏi từ các Giám đốc Dự án giàu kinh nghiệm, các chuyên gia trong và ngoài nước. Lộ trình phát triển nghề nghiệp rộng mở lên các vị trí: Trưởng nhóm PMO (PMO Lead), Điều phối viên dự án (Project Coordinator), hoặc Quản trị viên Dự án (Project Manager).
* Môi trường làm việc năng động: Trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp, đa văn hóa, trang thiết bị hiện đại. Tham gia các hoạt động Teambuilding, dã ngoại, nghỉ mát hàng năm của Công ty và Ban quản lý dự án.
* Đào tạo & Phát triển: Được tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ quản trị dự án theo tiêu chuẩn quốc tế (PMP, PRINCE2, Agile/Scrum) và các kỹ năng mềm bổ trợ.
---
Tags: Thư ký dự án, Trợ lý dự án, Nhân viên PMO, Điều phối viên dự án, Quản trị văn phòng dự án, Project Secretary, Project Assistant, Project Coordinator, Tuyển dụng thư ký dự án, Việc làm quản lý dự án, Hành chính dự án, Quản lý tài liệu dự án, Document Controller.
Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng thư ký dự án tại Hà Nội, Việc làm thư ký dự án TP.HCM, Tuyển trợ lý dự án xây dựng, Thư ký dự án tiếng Anh, Project Secretary job description, Tìm việc làm PMO, Tuyển dụng Document Controller, Trợ lý Giám đốc dự án, Lương thư ký dự án.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bình Dương Switchboard Operator (Tổng đài viên)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerMÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN KỸ THUẬT VẬN HÀNH & SỬA CHỮA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI (SWITCHBOARD OPERATOR) --- Role Overview (Tổng quan vai trò) Trong kỷ nguyên số hóa và kết nối không giới hạn, hệ thống thông tin liên lạc nội bộ và đối ngoại luôn được ví nh...
-
Việc làm Bình Dương Receptionist (Lễ tân)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Lễ tân (Receptionist) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ thương hiệu" và "trạm kết nối thông tin" – vị trí Nhân viên Lễ tân (Receptionist). Bạn không chỉ đơn thuần là người ngồi tại quầy sảnh, mà chính là "đi...
-
Việc làm Bình Dương Nhân viên công nợ văn phòngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Công nợ Văn phòng Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng dòng tiền" – vị trí Nhân viên Công nợ Văn phòng (Accounts Receivable Specialist). Bạn là mắt xích vô cùng quan trọng đảm bảo sự sống còn và phát tr...