-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bình Dương Văn thư
Published date: 2026/07/02
- Location: Bình Dương, vietnam
JOB DESCRIPTION: NHÂN VIÊN VĂN THƯ LƯU TRỮ (CHUYÊN GIA ĐIỀU PHỐI VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối và giữ lửa thông tin" – vị trí Nhân viên Văn thư Lưu trữ. Bạn chính là "mắt xích" tối quan trọng, người nắm giữ chìa khóa vận hành luồng thông tin thông suốt, khoa học và bảo mật trong toàn doanh nghiệp. Trọng trách của bạn không chỉ đơn thuần là phân loại giấy tờ, mà là thiết lập một hệ thống "trí nhớ tổ chức" hoàn hảo, giúp mọi phòng ban dễ dàng tiếp cận dữ liệu khi cần thiết, đồng thời bảo vệ nghiêm ngặt tài sản trí tuệ và bí mật kinh doanh của công ty.
Sự tỉ mỉ đến từng chi tiết trong việc chuẩn hóa thể thức văn bản, tư duy logic, khoa học khi xây dựng hệ thống lưu trữ số hóa, cùng sự nhạy bén, bảo mật tuyệt đối trong việc quản lý con dấu chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, có tinh thần trách nhiệm cao, sở hữu tư duy hệ thống hiện đại và mong muốn khẳng định bản thân trong một môi trường chuyên nghiệp, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý và xử lý quy trình công văn đi và đến (Incoming & Outgoing Correspondence)
* Tiếp nhận và Phân loại: Tiếp nhận toàn bộ công văn, giấy tờ, thư từ, bưu phẩm từ các cơ quan, đối tác gửi đến công ty (bao gồm cả văn bản giấy và văn bản điện tử). Thực hiện phân loại sơ bộ theo mức độ khẩn cấp, độ mật và gửi đến đúng bộ phận/cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
* Đăng ký và Sổ sách: Thực hiện đăng ký đầy đủ thông tin văn bản đến vào sổ công văn đến hoặc cập nhật trực tiếp lên phần mềm quản lý văn bản tập trung (E-Office/DMS). Cấp số công văn đến theo đúng quy tắc định danh của công ty.
* Xử lý Công văn đi: Tiếp nhận các văn bản, quyết định, thông báo, tờ trình đã được phê duyệt từ các phòng ban. Thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng về thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký trước khi phát hành. Cấp số, đóng dấu (hoặc ký số) và đăng ký vào sổ công văn đi.
* Chuyển giao và Theo dõi: Thực hiện chuyển phát văn bản đi tới các địa chỉ nhận bằng các phương thức phù hợp (bưu điện, chuyển phát nhanh, email, fax). Theo dõi sát sao quá trình chuyển phát, xác nhận tình trạng người nhận đã nhận được văn bản để kịp thời xử lý các trường hợp thất lạc hoặc chậm trễ.
2. Quản lý, lưu trữ và khai thác hệ thống hồ sơ, tài liệu (Physical & Digital Archiving)
* Xây dựng Danh mục hồ sơ: Chủ trì nghiên cứu và xây dựng "Danh mục hồ sơ hiện hành" của công ty hàng năm, quy định rõ thời hạn bảo quản đối với từng loại hồ sơ, tài liệu cụ thể dựa trên quy định của pháp luật và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
* Thu thập và Chỉnh lý: Định kỳ thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ các phòng ban về kho lưu trữ tập trung của công ty. Thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu bao gồm: phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hóa, làm bìa, viết chứng từ kết thúc và lập mục lục hồ sơ chi tiết.
* Quản lý Kho lưu trữ vật lý: Sắp xếp, bố trí hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ một cách khoa học (theo tủ, kệ, hộp, cặp có dán nhãn rõ ràng), dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật về an toàn kho tàng (phòng chống mối mọt, ẩm ướt, nấm mốc, đặc biệt là công tác phòng cháy chữa cháy - PCCC).
* Quản lý Hệ thống số hóa (E-Archiving): Chủ động thực hiện việc scan, chuyển đổi các tài liệu giấy quan trọng sang định dạng file số (PDF, ảnh chất lượng cao) và upload lên hệ thống lưu trữ đám mây hoặc phần mềm quản lý tài liệu của công ty. Đặt tên file và phân loại thư mục theo cấu trúc logic để thuận tiện cho việc tra cứu online.
* Phục vụ Khai thác dữ liệu: Tiếp nhận, phê duyệt (theo phân cấp thẩm quyền) và thực hiện các yêu cầu mượn, sao chụp (photocopy, scan) tài liệu, hồ sơ từ các phòng ban hoặc đối tác bên ngoài. Ghi chép đầy đủ vào sổ theo dõi mượn/trả tài liệu, đảm bảo thu hồi đầy đủ và nguyên vẹn tài liệu sau khi sử dụng.
3. Quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp (Seal Management)
* Bảo quản nghiêm ngặt: Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản an toàn tuyệt đối con dấu pháp nhân (dấu tròn công ty), con dấu chức danh, dấu chữ ký và các loại dấu chuyên dùng khác theo đúng quy định của pháp luật và quy chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Cất giữ con dấu trong két sắt an toàn tại phòng làm việc, không tự ý mang con dấu ra khỏi cơ quan khi chưa có sự phê duyệt của Ban Giám đốc.
* Đóng dấu đúng quy định: Trực tiếp đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ, hợp đồng đã có chữ ký hợp pháp của người có thẩm quyền (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp). Đảm bảo vết đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng vị trí (đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái) và đúng màu mực quy định.
* Quản lý Sổ đóng dấu: Ghi chép đầy đủ, chi tiết từng lượt sử dụng con dấu vào "Sổ theo dõi sử dụng con dấu", bao gồm các thông tin: ngày đóng dấu, nội dung văn bản, người ký, số lượng bản đóng dấu, người yêu cầu.
* Quản lý Chữ ký số (Token/CA): Hỗ trợ quản lý và thực hiện ký số trên các văn bản điện tử, tờ khai thuế, bảo hiểm xã hội, cổng thông tin dịch vụ công theo sự phân công và ủy quyền của cấp trên.
4. Kiểm soát thể thức và hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính
* Kiểm soát chất lượng (QA): Làm vai trò "gác cổng" cho mọi văn bản ban hành ra ngoài doanh nghiệp. Kiểm tra, soát lỗi chính tả, ngữ pháp, câu từ và đặc biệt là kiểm tra tính chuẩn xác về mặt thể thức văn bản hành chính (căn lề, phông chữ, cỡ chữ, khoảng cách dòng, vị trí các thành phần thể thức) theo quy định hiện hành của Nhà nước (áp dụng Nghị định 30/2020/NĐ-CP) và bộ nhận diện thương hiệu của công ty.
* Soạn thảo mẫu biểu: Trực tiếp soạn thảo các văn bản hành chính thông thường dưới sự chỉ đạo của Trưởng bộ phận (như: quyết định, thông báo, tờ trình, biên bản họp, thư mời, giấy ủy quyền, công văn gửi các cơ quan chức năng).
* Chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu: Tham gia xây dựng, chuẩn hóa và cập nhật thường xuyên hệ thống các biểu mẫu hành chính dùng chung trong toàn công ty nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp và đồng bộ.
5. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị và báo cáo định kỳ
* Lọc tài liệu hết hạn: Định kỳ hàng năm tiến hành rà soát, lập danh mục các tài liệu, hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản theo quy định.
* Thành lập Hội đồng tiêu hủy: Trình phương án và tham mưu thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu hết giá trị của công ty. Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục tiêu hủy theo đúng quy trình pháp lý và quy chế nội bộ.
* Thực hiện tiêu hủy an toàn: Phối hợp tiến hành tiêu hủy tài liệu (cắt nhỏ, nghiền bột hoặc các phương thức bảo mật khác) dưới sự giám sát của Hội đồng, đảm bảo thông tin trên tài liệu tiêu hủy không thể bị khôi phục hoặc rò rỉ ra ngoài. Lập biên bản tiêu hủy đầy đủ.
* Báo cáo công việc: Thực hiện báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý/năm) hoặc đột xuất cho Trưởng phòng Hành chính về tình hình tiếp nhận công văn, trạng thái lưu trữ hồ sơ, công tác quản lý con dấu và các công việc phát sinh khác.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm làm việc (Education & Experience)
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Hành chính học, Luật hoặc các chuyên ngành liên quan gần.
* Kinh nghiệm thực tế:
* Có tối thiểu 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Văn thư, Nhân viên Hành chính Văn thư, Document Control hoặc Thư ký nghiệp vụ tại các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô từ 50 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc trong môi trường hành chính công, các công ty đại chúng, tập đoàn đa quốc gia hoặc các doanh nghiệp có hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO (đặc biệt là ISO 9001:2015).
* Hiểu rõ và có kinh nghiệm áp dụng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định pháp luật liên quan đến quản lý con dấu doanh nghiệp.
2. Kỹ năng chuyên môn (Technical & Professional Skills)
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc:
* Sử dụng thành thạo và chuyên sâu bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Khả năng gõ bàn phím nhanh (tốc độ tối thiểu 50-60 từ/phút), chuẩn xác mười ngón mà không cần nhìn bàn phím.
* Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại: máy photocopy đa chức năng, máy scan tốc độ cao, máy hủy tài liệu, máy đóng gáy sách.
* Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (e-Office, Microsoft SharePoint, Google Workspace, các hệ thống ERP hoặc phần mềm DMS chuyên dụng).
* Kỹ năng tổ chức và phân loại khoa học:
* Có tư duy logic cao trong việc thiết lập cây thư mục lưu trữ (folder structure) cả bản cứng lẫn bản mềm.
* Sở hữu kiến thức vững chắc về các phương pháp phân loại tài liệu (theo chủ đề, theo thời gian, theo phòng ban, theo mức độ mật).
* Kỹ năng Soạn thảo và Biên tập Văn bản:
* Khả năng diễn đạt ngôn từ hành chính rõ ràng, súc tích, mạch lạc, không bị ảnh hưởng bởi khẩu ngữ hay văn phong địa phương.
* Kỹ năng phát hiện lỗi chính tả, lỗi định dạng và lỗi logic cực kỳ nhạy bén (mắt "lá dứa").
* Khả năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản và có khả năng đọc hiểu, dịch thuật các thuật ngữ hành chính, tiêu đề tài liệu bằng tiếng Anh là một lợi thế lớn.
3. Phẩm chất cá nhân & Kỹ năng mềm (Personal Attributes & Soft Skills)
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chu đáo: Đây là phẩm chất tiên quyết. Bạn cần là người làm việc ngăn nắp, chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất (một dấu chấm, dấu phẩy đặt sai chỗ, một trang tài liệu bị kẹp lệch cũng cần được phát hiện và chỉnh sửa).
* Tính trung thực và Đạo đức nghề nghiệp cao: Tuyệt đối chấp hành các nguyên tắc về bảo mật thông tin tài liệu. Không tò mò, không phát tán thông tin mật của công ty hay thông tin cá nhân của nhân sự ra bên ngoài dưới bất kỳ hình thức nào.
* Kỹ năng giao tiếp và Phối hợp hiệu quả: Do đặc thù công việc phải tiếp xúc và làm việc với tất cả các phòng ban trong công ty cũng như khách hàng, đối tác bên ngoài, bạn cần có thái độ lịch sự, nhã nhặn, giao tiếp tự tin, biết lắng nghe và hỗ trợ người khác với tinh thần dịch vụ nội bộ cao (Service Mindset).
* Kỹ năng Quản lý thời gian & Chịu áp lực tốt: Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc khi phải đối mặt với khối lượng hồ sơ lớn hoặc nhiều yêu cầu khẩn cấp cùng một lúc (multitasking) mà vẫn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
* Ý thức kỷ luật cao: Tuân thủ nghiêm ngặt giờ giấc làm việc, các nội quy, quy chế của công ty và quy trình nghiệp vụ chuyên môn.
---
Quyền lợi (Benefits)
* Mức lương hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng dao động từ 8,000,000đ - 12,000,000đ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), được review tăng lương định kỳ 1 lần/năm hoặc đột xuất theo hiệu quả công việc xuất sắc.
* Chế độ Thưởng phong phú: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán), quà sinh nhật, hiếu hỷ.
* Đảm bảo đầy đủ phúc lợi theo luật định: Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc theo đúng mức lương quy định của Nhà nước.
* Chăm sóc sức khỏe toàn diện: Được tham gia chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám quốc tế uy tín. Gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (PVI/Bảo Việt) dành cho nhân sự gắn bó dài lâu.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc trong văn phòng hạng A hiện đại, sang trọng, đầy đủ tiện nghi, thiết bị máy móc hỗ trợ tối đa cho công việc văn thư lưu trữ.
* Môi trường văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, tôn trọng sự khác biệt, đề cao sự chuyên nghiệp và tinh thần đồng đội.
* Không gian làm việc xanh, có khu vực pantry (trà, cafe, đồ ăn nhẹ miễn phí hàng ngày).
* Cơ hội học tập và Phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao chuyên môn về: Nghiệp vụ văn thư lưu trữ hiện đại, Số hóa tài liệu doanh nghiệp, Quản trị hệ thống thông tin, Kỹ năng mềm trong giao tiếp công sở do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Định hướng phát triển lên vị trí Trưởng nhóm Văn thư - Lưu trữ, Giám sát Hành chính, hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự tùy theo năng lực và mong muốn cống hiến.
* Các hoạt động tập thể sôi nổi: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng quý, du lịch nghỉ mát thường niên cùng công ty (1-2 lần/năm), các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) do công ty tài trợ kinh phí hoạt động.
---
Tags:
Nhân viên văn thư, Tuyển dụng văn thư lưu trữ, Việc làm hành chính văn phòng, Nhân viên lưu trữ hồ sơ, Quản lý công văn đi đến, Quản lý con dấu doanh nghiệp, Số hóa tài liệu, Chuyên viên văn thư bảo mật, Việc làm kiểm soát tài liệu, Document Control Officer, Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Tuyển dụng hành chính nhân sự.
---
Từ khóa tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên văn thư, tìm việc làm văn thư lưu trữ tại Hà Nội, tuyển văn thư lưu trữ TP.HCM, việc làm kiểm soát hồ sơ tài liệu, tuyển dụng văn thư lưu trữ hành chính, mức lương nhân viên văn thư lưu trữ, mô tả công việc nhân viên văn thư, việc làm hành chính văn phòng mới nhất, tìm việc làm văn thư không yêu cầu kinh nghiệm, kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, văn thư lưu trữ doanh nghiệp tư nhân, tuyển nhân viên lưu trữ hồ sơ số hóa.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bình Dương Nhân viên tổng hợp văn phòngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerMÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN TỔNG HỢP VĂN PHÒNG (ADMINISTRATIVE SPECIALIST) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối và điều phối" – vị trí Nhân viên Tổng hợp Văn phòng. Bạn chính là "trái tim" và là "mắt xích" vận hành quan trọng,...
-
Việc làm Bình Dương Nhân viên hành chínhTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Hành chính Văn phòng (Administrative Officer) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ hậu cần" – vị trí Nhân viên Hành chính Văn phòng toàn diện. Bạn là trái tim vận hành, người giữ nhịp đập cho mọi hoạt động hằng...
-
Việc làm Bình Dương Trợ lý hành chínhTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
JOB DESCRIPTION: TRỢ LÝ HÀNH CHÍNH (ADMINISTRATIVE ASSISTANT) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Trợ lý Hành chính (Administrative Assistant). Bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các công việc sự vụ văn phòng, mà ...