-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Hà Nội Administrative Specialist
Published date: 2026/07/02
- Location: Hà Nội, vietnam
Job Description: Administrative Specialist
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Nhạc trưởng Vận hành" – vị trí Chuyên viên Hành chính (Administrative Specialist). Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý giấy tờ, mà là "linh hồn" đứng sau sự vận hành trơn tru, chuyên nghiệp và hiệu quả của toàn bộ văn phòng. Tại doanh nghiệp chúng tôi, Chuyên viên Hành chính là mắt xích cốt lõi kết nối các phòng ban, là người kiến tạo không gian làm việc lý tưởng và nâng cao trải nghiệm của nhân viên mỗi ngày.
Sự nhạy bén trong quản lý chi phí, tư duy tổ chức logic trong việc sắp xếp quy trình, cùng khả năng ứng biến linh hoạt trước các sự cố phát sinh chính là những giá trị vô giá mà bạn sẽ mang lại. Nếu bạn là một người sở hữu tư duy dịch vụ xuất sắc, yêu thích sự gọn gàng, ngăn nắp và mong muốn phát triển sự nghiệp toàn diện trong lĩnh vực quản trị hành chính chuyên nghiệp, chúng tôi vô cùng chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Vận hành & Quản trị Không gian Làm việc (Workspace Operations & Administration)
* Quản lý cơ sở vật chất: Giám sát toàn bộ hiện trạng văn phòng bao gồm hệ thống điện, nước, điều hòa, ánh sáng, thiết bị phòng họp và khu vực chung (pantry, sảnh lễ tân). Đảm bảo không gian làm việc luôn xanh - sạch - đẹp, an toàn và đạt tiêu chuẩn thẩm mỹ cao nhất của doanh nghiệp.
* Kiểm soát dịch vụ văn phòng: Điều phối và đánh giá chất lượng công việc của các bên dịch vụ thứ ba như: đơn vị vệ sinh, đội ngũ bảo vệ, dịch vụ cây xanh văn phòng, diệt côn trùng định kỳ.
* Quản lý an ninh & an toàn: Giám sát hệ thống camera an ninh, kiểm soát thẻ ra vào của nhân viên và khách hàng. Chủ trì tổ chức các buổi diễn tập phòng cháy chữa cháy (PCCC) định kỳ, lập kế hoạch ứng phó khẩn cấp và bảo dưỡng định kỳ các thiết bị cứu hỏa theo đúng quy định pháp luật.
* Quy hoạch không gian: Tham mưu và phối hợp với bộ phận thiết kế/kỹ thuật để sắp xếp, tối ưu hóa sơ đồ chỗ ngồi của các phòng ban khi có sự thay đổi về quy mô nhân sự, đảm bảo tính kết nối và sự thoải mái cho nhân viên.
2. Mua sắm, Quản lý Tài sản & Nhà cung cấp (Procurement, Asset & Vendor Management)
* Mua sắm trang thiết bị & Văn phòng phẩm (VPP): Tiếp nhận nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm định kỳ hàng tháng/quý và đột xuất đối với VPP, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống), dụng cụ vệ sinh, công cụ dụng cụ văn phòng.
* Đàm phán & Quản lý nhà cung cấp (Vendor Management): Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp uy tín. Thực hiện quy trình đấu thầu hành chính đối với các hợp đồng giá trị lớn. Đàm phán về giá cả, thời hạn thanh toán và các điều khoản dịch vụ (SLA) để tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.
* Quản lý vòng đời tài sản (Asset Lifecycle Management): Thiết lập và cập nhật liên tục hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý tài sản cố định (máy tính, máy in, bàn ghế, tủ hồ sơ...) thông qua phần mềm hành chính. Tiến hành dán nhãn mã vạch (barcode), kiểm kê định kỳ 6 tháng/lần, đánh giá khấu hao và đề xuất thanh lý các tài sản hư hỏng, lạc hậu.
* Bảo trì định kỳ thiết bị văn phòng: Thiết lập lịch bảo dưỡng định kỳ cho các thiết bị văn phòng cốt lõi (máy photocopy, máy hủy tài liệu, máy chấm công, hệ thống mạng nội bộ) nhằm giảm thiểu tối đa thời gian gián đoạn công việc của nhân viên.
3. Công tác Hậu cần & Dịch vụ Nhân viên (Logistics & Employee Services)
* Quản lý công tác (Business Travel Support): Đầu mối thực hiện các thủ tục đặt vé máy bay, vé tàu xe, đặt phòng khách sạn, làm visa, hộ chiếu cho Ban giám đốc, nhân viên đi công tác trong và ngoài nước. Đảm bảo lịch trình di chuyển tối ưu và tuân thủ đúng chính sách công tác phí của công ty.
* Quản lý dịch vụ đưa đón: Điều phối xe ô tô công vụ của công ty hoặc liên hệ dịch vụ thuê xe ngoài phục vụ Ban giám đốc đi gặp đối tác, khách hàng hoặc các đoàn công tác ngoại tỉnh. Giám sát lịch trình, mức tiêu hao nhiên liệu và chi phí cầu đường liên quan.
* Hỗ trợ tiếp đón khách hàng & đối tác: Phối hợp cùng bộ phận Lễ tân để chuẩn bị chu đáo phòng họp, nước uống, tài liệu và điều kiện kỹ thuật (máy chiếu, micro, kết nối trực tuyến) cho các cuộc họp quan trọng của Ban giám đốc với đối tác chiến lược.
* Tổ chức sự kiện nội bộ: Đồng hành cùng bộ phận Nhân sự (HR) và Công đoàn lên ý tưởng, chuẩn bị công tác hậu cần và triển khai các sự kiện văn hóa doanh nghiệp như: Teambuilding, Year-end Party, Ngày hội gia đình, các ngày lễ đặc biệt (8/3, 20/10, Giáng sinh) và chúc mừng sinh nhật nhân viên định kỳ hàng tháng.
4. Quản lý Hồ sơ, Văn bản & Thủ tục Pháp lý (Documentation, Archives & Legal Procedures)
* Quản lý văn thư lưu trữ: Tiếp nhận, phân loại, ghi chép sổ theo dõi và chuyển giao chính xác, kịp thời công văn đi/đến, bưu phẩm, tài liệu chuyển phát nhanh. Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử (Cloud-based storage) khoa học, bảo mật và dễ dàng tra cứu.
* Quản lý con dấu doanh nghiệp: Đảm bảo việc đóng dấu các văn bản, hợp đồng, quyết định đúng quy trình kiểm duyệt, đúng thẩm quyền và tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật cũng như quy chế nội bộ của công ty.
* Hỗ trợ thủ tục pháp lý hành chính: Thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh thay đổi (nếu có), đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, chuẩn bị hồ sơ xin các loại giấy phép con phục vụ hoạt động vận hành của văn phòng.
* Xây dựng quy trình hành chính: Tham gia biên soạn, chuẩn hóa và cải tiến các quy chế, quy trình, hướng dẫn công việc liên quan đến hoạt động hành chính (Ví dụ: Quy chế sử dụng xe công, Quy trình mua sắm tài sản, Nội quy văn phòng, Quy trình quản lý phòng họp) nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp và tính kỷ luật tự giác trong tổ chức.
5. Lập Ngân sách, Kiểm soát Chi phí & Báo cáo (Budgeting, Cost Control & Reporting)
* Lập ngân sách hành chính hàng năm: Phối hợp với Trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự dự báo nhu cầu chi tiêu và xây dựng kế hoạch ngân sách hoạt động (OPEX) cho toàn bộ mảng hành chính của văn phòng theo từng tháng, quý, năm.
* Kiểm soát và tối ưu hóa chi phí: Theo dõi sát sao tình hình sử dụng ngân sách thực tế so với định mức phê duyệt. Phân tích các khoản chi phí đột biến (chi phí điện thoại, internet, giấy in, nước sinh hoạt, chuyển phát nhanh) và đưa ra các giải pháp tiết kiệm hiệu quả mà không làm giảm chất lượng dịch vụ.
* Thanh quyết toán chi phí: Thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ từ các nhà cung cấp dịch vụ hành chính. Lập đề nghị thanh toán gửi bộ phận Kế toán kiểm duyệt, đảm bảo các nhà cung cấp được thanh toán đúng hạn để duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp.
* Báo cáo định kỳ: Thực hiện các báo cáo định kỳ tuần/tháng/quý về hiệu quả hoạt động hành chính, tình trạng sử dụng tài sản, chi phí vận hành văn phòng và đề xuất các phương án cải tiến lên Ban lãnh đạo.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm (Education & Experience)
* Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, Luật, Ngoại ngữ, Kinh tế hoặc các ngành liên quan đến Quản lý hành chính.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Chuyên viên Hành chính (Administrative Specialist), Chuyên viên Vận hành Văn phòng (Office Operation Specialist), Trợ lý Hành chính hoặc các vị trí tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Có kinh nghiệm làm việc trong các công ty đa quốc gia hoặc văn phòng đại diện nước ngoài là một lợi thế lớn.
* Hiểu biết sâu sắc về các quy trình mua sắm hành chính, quản lý tài sản cố định và các quy định pháp luật cơ bản về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, quản lý con dấu văn thư.
2. Kỹ năng chuyên môn (Professional Skills)
* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu chi phí, quản lý tài sản; PowerPoint để thiết kế các bài thuyết trình quy trình; Word để soạn thảo văn bản quy chuẩn). Khả năng tiếp cận nhanh và làm việc tốt trên các phần mềm quản lý ERP (SAP, Oracle, Base.vn, Microsoft 365, Trello, Asana).
* Kỹ năng đàm phán & Thương lượng: Khả năng giao tiếp thuyết phục, làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp để thương thảo hợp đồng, tối ưu hóa các điều khoản về giá cả, chất lượng và tiến độ giao hàng.
* Kỹ năng tổ chức & Quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiều đầu việc diễn ra đồng thời (multi-tasking), quản lý tiến độ hiệu quả dưới áp lực cao về mặt thời gian mà không bỏ sót các chi tiết nhỏ.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 700+ hoặc IELTS 6.0+), có khả năng soạn thảo văn bản, email thương mại và làm việc trực tiếp với các đối tác, nhà cung cấp, hoặc khách hàng nước ngoài.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Nắm vững thể thức văn bản hành chính theo quy định pháp luật Việt Nam, có khả năng viết báo cáo, tờ trình, thông báo nội bộ một cách mạch lạc, rõ ràng, chuẩn mực và chuyên nghiệp.
3. Phẩm chất cá nhân (Personal Attributes)
* Tỉ mỉ & Chu đáo: Luôn chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất trong việc sắp xếp văn phòng, kiểm tra hồ sơ, chứng từ thanh toán nhằm hạn chế tối đa sai sót.
* Tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer Service Mindset): Luôn thể hiện thái độ hòa nhã, cởi mở, nhiệt tình hỗ trợ và lắng nghe phản hồi từ các đồng nghiệp trong công ty để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính.
* Trung thực & Bảo mật thông tin: Có đạo đức nghề nghiệp tốt, trung thực trong việc quản lý ngân sách, mua sắm tài sản công. Tuyệt đối tuân thủ quy định bảo mật các thông tin nội bộ mang tính chiến lược của doanh nghiệp và hồ sơ nhân sự cấp cao.
* Khả năng giải quyết vấn đề nhạy bén (Problem-Solving Skills): Luôn chủ động, linh hoạt tìm ra giải pháp tối ưu trước các sự cố phát sinh bất ngờ tại văn phòng (mất điện, hỏng hóc thiết bị, sự cố cháy nổ, xung đột dịch vụ nhà cung cấp) thay vì chỉ chờ đợi chỉ đạo từ cấp trên.
* Khả năng chịu áp lực cao (Stress Tolerance): Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt và thái độ tích cực ngay cả khi phải xử lý dồn dập nhiều yêu cầu hỗ trợ hành chính từ các phòng ban khác nhau trong cùng một thời điểm.
---
Quyền lợi (Benefits)
* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng dao động từ 15,000,000 - 22,000,000 VND/tháng (tùy thuộc vào năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Chế độ thưởng hấp dẫn: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cá nhân định kỳ (KPIs) hàng quý/năm, thưởng các dịp Lễ, Tết (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán) và thưởng thâm niên cống hiến.
* Đảm bảo quyền lợi tối đa theo Luật lao động: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng mức lương ghi trong hợp đồng lao động.
* Gói chăm sóc sức khỏe toàn diện: Ngoài bảo hiểm bắt buộc, nhân viên được tham gia gói Bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) hàng năm, hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu. Được khám sức khỏe định kỳ 1 lần/năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, đầy đủ tiện ích (khu vực Pantry ngập tràn bánh kẹo, trà, cà phê miễn phí, khu vực giải trí, nghỉ ngơi giữa giờ). Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, thân thiện và giàu tinh thần hỗ trợ.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp rộng mở: Được tạo điều kiện tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị hành chính hiện đại, Quản trị nhân sự, Quản lý tài chính doanh nghiệp, Kỹ năng đàm phán cấp cao do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí quản lý như: Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), Trưởng phòng Hành chính (Administration Manager) hoặc Giám đốc Vận hành Văn phòng (Office Operation Director) sau 2 - 3 năm cống hiến xuất sắc.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding hoành tráng hàng năm (trong hoặc ngoài nước), du lịch nghỉ mát định kỳ, các giải thể thao nội bộ (bóng đá, cầu lông, yoga) và các buổi liên hoan, tiệc ngọt hàng tháng.
* Thời gian làm việc cân bằng: Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (8:00 - 17:30, nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật), hỗ trợ cân bằng tuyệt vời giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Có chính sách nghỉ phép năm hấp dẫn (12 - 14 ngày phép/năm, tăng dần theo thâm niên làm việc).
---
Tags:
Nhân viên hành chính tổng hợp, Chuyên viên hành chính văn phòng, Administrative Specialist, Tuyển dụng nhân sự hành chính, Việc làm hành chính văn phòng, Quản lý văn phòng, Quản trị cơ sở vật chất, Office Operations, Quản lý tài sản văn phòng, Chuyên viên hành chính nhân sự, Việc làm hành chính TP.HCM, Việc làm hành chính Hà Nội, Mua sắm trang thiết bị văn phòng, Chuyên viên quản lý văn thư.
---
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng Chuyên viên Hành chính, Administrative Specialist Job, Administrative Assistant, Chuyên viên Vận hành Văn phòng, Việc làm hành chính lương cao, Tuyển hành chính văn phòng gấp, Quản trị hành chính doanh nghiệp, Office Administrator, Chuyên viên mua sắm hành chính, Trưởng phòng Hành chính tuyển dụng.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Hà Nội Nhân viên thiết kế văn phòng (Graphic Support)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Nhân viên Thiết kế Văn phòng (Graphic Support) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "nghệ sĩ thị giác nội bộ" – vị trí Nhân viên Thiết kế Văn phòng (Graphic Support). Bạn sẽ là người thổi hồn vào các không gian làm việc, số hóa ...
-
Việc làm Hà Nội ProofreaderTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HIỆU ĐÍNH NỘI DUNG CHUYÊN NGHIỆP (PROFESSIONAL PROOFREADER) --- Role Overview Trong kỷ nguyên số hóa và bùng nổ thông tin hiện nay, ngôn từ không chỉ là phương tiện truyền tải thông điệp mà còn là bộ mặt, là đại diện cho uy...
-
Việc làm Hà Nội Nhân viên chỉnh sửa tài liệuTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN CHỈNH SỬA TÀI LIỆU (DOCUMENT SPECIALIST / TECHNICAL EDITOR) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia chuẩn hóa và tối ưu hóa ngôn từ" – vị trí Nhân viên Chỉnh sửa Tài liệu. Bạn là mắt xích vô cùng quan trọng, đ...