-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Hà Nội Nhân viên hỗ trợ khách hàng văn phòng (Back Office)
Published date: 2026/07/02
- Location: Hà Nội, vietnam
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG VĂN PHÒNG (BACK OFFICE CUSTOMER SUPPORT)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "ngôi sao vận hành" – vị trí Nhân viên Hỗ trợ Khách hàng Văn phòng (Back Office Support). Bạn chính là "trái tim" phía sau mọi giao dịch thành công, là mắt xích quan trọng đảm bảo toàn bộ quy trình hậu cần chăm sóc khách hàng được vận hành trơn tru, chính xác và tối ưu nhất. Không trực tiếp đứng ở tuyến đầu đối thoại trực tiếp liên tục với khách hàng như Front Office, nhưng vai trò của bạn mang tính quyết định đến sự hài lòng của họ thông qua việc xử lý dữ liệu, giải quyết khiếu nại chuyên sâu, điều phối đơn hàng và kết nối liên phòng ban.
Sự tỉ mỉ trong quản lý hồ sơ, tư duy logic nhạy bén khi phân tích dữ liệu trên hệ thống CRM/ERP, cùng khả năng giải quyết vấn đề độc lập chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là một người yêu thích công việc văn phòng chuyên nghiệp, có kỹ năng tổ chức tuyệt vời và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường đòi hỏi sự chuẩn xác, hiệu quả cao, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý, Xử lý và Hoàn thiện Đơn hàng (Order Processing & Fulfilment)
* Tiếp nhận và xác thực: Chịu trách nhiệm tiếp nhận toàn bộ thông tin yêu cầu dịch vụ, đơn đặt hàng từ bộ phận Front Office (Telesales, CSKH trực tuyến, Sales Admin) hoặc trực tiếp từ hệ thống cổng thông tin khách hàng. Tiến hành đối chiếu, kiểm tra tính xác thực và đầy đủ của thông tin trước khi đẩy vào hệ thống xử lý.
* Cập nhật hệ thống: Nhập liệu, cập nhật và theo dõi sát sao trạng thái đơn hàng/yêu cầu dịch vụ trên các hệ thống quản trị nội bộ (CRM, ERP, SAP, Salesforce). Đảm bảo mọi dữ liệu liên quan đến khách hàng luôn được chuẩn hóa theo thời gian thực (real-time).
* Phối hợp vận chuyển: Kết nối chặt chẽ với bộ phận Kho vận (Logistics), Đóng gói và Giao nhận để đảm bảo hàng hóa/dịch vụ được chuyển đi đúng thời hạn, đúng địa chỉ và đúng yêu cầu đặc biệt của khách hàng.
* Xử lý sự cố phát sinh: Chủ động can thiệp và xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển hoặc cung ứng dịch vụ như: hoàn hàng, thất lạc đơn hàng, chậm tiến độ giao hàng, hoặc sai lệch thông tin sản phẩm.
2. Giải quyết Khiếu nại Chuyên sâu & Hỗ trợ Kỹ thuật Cấp 2 (Escalated Complaint Resolution)
* Tiếp nhận ca khó: Tiếp nhận các hồ sơ khiếu nại phức tạp, các tranh chấp hợp đồng hoặc các khiếu nại về chất lượng sản phẩm/dịch vụ từ bộ phận Front Office chuyển lên (L2 Support).
* Thẩm định và xác minh: Tiến hành rà soát lịch sử giao dịch, kiểm tra ghi âm cuộc gọi (nếu có), đối chiếu với các quy định pháp lý, chính sách công ty để xác định nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis) của vấn đề phát sinh.
* Đề xuất giải pháp đền bù: Soạn thảo phương án giải quyết tối ưu (hoàn tiền, đổi trả, tặng voucher, miễn phí dịch vụ nâng cấp) trình Cấp quản lý phê duyệt, đảm bảo cân bằng giữa lợi ích của khách hàng và chi phí của doanh nghiệp.
* Phản hồi chính thức: Trực tiếp soạn thảo các văn bản phản hồi, email giải trình chính thức gửi tới khách hàng đối với các trường hợp khiếu nại nghiêm trọng đòi hỏi tính pháp lý và tính chuyên nghiệp cao.
3. Phối hợp Liên phòng ban (Cross-departmental Coordination)
* Kết nối Tài chính - Kế toán: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán để đối chiếu công nợ khách hàng, xử lý các thủ tục hoàn tiền (Refund), xuất hóa đơn GTGT điện tử, xử lý sai sót hóa đơn và theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng doanh nghiệp (B2B).
* Hỗ trợ bộ phận Phát triển Sản phẩm/Kỹ thuật: Tổng hợp các phản hồi, lỗi hệ thống (bugs), hoặc các đề xuất cải tiến từ khách hàng để chuyển giao cho bộ phận R&D hoặc IT, giúp nâng cấp chất lượng sản phẩm dịch vụ liên tục.
* Hỗ trợ bộ phận Pháp chế (Legal): Cung cấp hồ sơ, chứng từ, lịch sử giao dịch đầy đủ trong các trường hợp xảy ra tranh chấp pháp lý hoặc vi phạm hợp đồng từ phía khách hàng.
4. Quản trị Cơ sở Dữ liệu & Bảo mật Thông tin (Database Management & Security)
* Lưu trữ hồ sơ: Tổ chức lưu trữ khoa học hệ thống hồ sơ khách hàng, hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, hóa đơn chứng từ liên quan (cả bản cứng và bản mềm trên Cloud) theo tiêu chuẩn bảo mật của công ty.
* Lọc và làm sạch dữ liệu: Định kỳ kiểm tra, lọc trùng lặp, xóa bỏ thông tin rác và cập nhật các thông tin mới nhất về hành vi, thông tin liên hệ của khách hàng trên hệ thống CRM.
* Đảm bảo an toàn thông tin: Tuân thủ tuyệt đối các quy định về bảo mật dữ liệu khách hàng (GDPR hoặc Luật An toàn thông tin mạng tại Việt Nam), không để rò rỉ thông tin khách hàng ra bên ngoài.
5. Báo cáo, Đánh giá Hiệu suất & Cải tiến Quy trình (Reporting & Process Improvement)
* Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo ngày/tuần/tháng/quý về hiệu suất xử lý đơn hàng, tỷ lệ giải quyết khiếu nại đúng hạn (SLA - Service Level Agreement), tỷ lệ hoàn hàng và các chỉ số hài lòng của khách hàng (CSAT/NPS) gián tiếp.
* Phân tích xu hướng: Nhận diện các xu hướng khiếu nại lặp đi lặp lại hoặc các nút thắt cổ chai (bottlenecks) trong quy trình vận hành hiện tại để cảnh báo cho Ban Giám đốc.
* Đóng góp cải tiến: Tham gia xây dựng, tối ưu hóa quy trình làm việc (SOP - Standard Operating Procedure) của bộ phận Back Office nhằm giảm thiểu thời gian xử lý hồ sơ và nâng cao năng suất lao động.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm (Education & Experience)
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Ngoại thương, Tài chính - Kế toán, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Ngôn ngữ Anh hoặc các ngành liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm tại vị trí Back Office Support, Customer Service Admin, Sales Admin, Quản trị đơn hàng (Order Management) hoặc các vị trí vận hành văn phòng tương đương.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các ngành có tốc độ vận hành nhanh và khối lượng dữ liệu lớn như: Thương mại điện tử (E-commerce), Logistics/Chuyển phát nhanh, Fintech, Ngân hàng, Bảo hiểm, Viễn thông, hoặc các công ty Công nghệ (SaaS).
2. Kỹ năng Chuyên môn (Professional Skills)
* Sử dụng phần mềm quản trị:
* Sử dụng thành thạo các hệ thống CRM thông dụng (Salesforce, Hubspot, Zendesk, Zoho CRM) và hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).
* Có khả năng thích ứng nhanh với các công cụ quản lý công việc nội bộ như Jira, Trello, Asana, Slack.
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt là Microsoft Excel (thành thạo các hàm dò tìm Vlookup, Index-Match, hàm điều kiện If/And/Or, hàm xử lý chuỗi, Pivot Table để trực quan hóa dữ liệu và lập báo cáo). Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính bằng Word đúng chuẩn mực, chuyên nghiệp.
* Kỹ năng xử lý số liệu & Phân tích: Có tư duy nhạy bén với các con số, khả năng phát hiện lỗi sai lệch dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên), có khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên ngành, soạn thảo email thương mại và trao đổi công việc với đối tác/khách hàng nước ngoài bằng văn bản một cách chuyên nghiệp.
3. Kỹ năng Mềm (Soft Skills)
* Kỹ năng Giải quyết Vấn đề (Problem-solving): Khả năng phân tích tình huống độc lập, tìm ra nguyên nhân gốc rễ và đưa ra giải pháp xử lý khủng hoảng một cách thấu tình đạt lý, nhanh chóng.
* Kỹ năng Giao tiếp & Phối hợp (Communication & Teamwork): Khả năng truyền đạt thông tin gãy gọn, rõ ràng bằng cả văn bản và lời nói. Khả năng kết nối tốt với các phòng ban có đặc thù công việc khác nhau (Kỹ thuật, Kế toán, Kho vận) để thúc đẩy tiến độ công việc.
* Kỹ năng Quản lý Thời gian & Sắp xếp Công việc (Time Management): Có khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách ưu tiên các đầu việc quan trọng và khẩn cấp để đảm bảo hoàn thành KPI công việc đúng cam kết (SLA).
4. Phẩm chất Cá nhân (Personal Attributes)
* Tỉ mỉ và Cẩn trọng: Đây là phẩm chất tiên quyết. Bạn cần có sự chú ý cao độ đến từng chi tiết nhỏ (số liệu, dấu câu, điều khoản hợp đồng) để tránh những sai sót gây tổn thất tài chính cho công ty.
* Chịu được áp lực công việc (Resilience): Có khả năng giữ bình tĩnh, kiên nhẫn khi xử lý các hồ sơ khiếu nại căng thẳng hoặc khối lượng công việc tăng đột biến trong các mùa cao điểm khuyến mãi/Lễ Tết.
* Chính trực và Bảo mật: Ý thức kỷ luật cao, tôn trọng các nguyên tắc bảo mật thông tin nội bộ và dữ liệu khách hàng. Có tinh thần trách nhiệm cao, không né tránh sai lầm mà chủ động tìm hướng khắc phục.
* Tự học hỏi và Thích ứng: Sẵn sàng tiếp thu kiến thức mới về sản phẩm/dịch vụ của công ty và thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi của quy trình hay công nghệ vận hành mới.
---
Quyền lợi
1. Thu nhập & Phúc lợi tài chính (Compensation & Benefits)
* Mức lương: Thu nhập cạnh tranh từ 10.000.000 - 15.000.000 VNĐ/tháng (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên khi phỏng vấn).
* Phụ cấp: Hỗ trợ phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang thiết bị làm việc (máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại hotline riêng), phụ cấp gửi xe.
* Thưởng hiệu quả công việc: Thưởng KPI hàng tháng/quý dựa trên hiệu suất xử lý đơn hàng, độ chính xác của dữ liệu và tỷ lệ giải quyết khiếu nại thành công.
* Thưởng định kỳ: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày Lễ, Tết (01/01, 30/04 - 01/05, 02/09), thưởng thâm niên và các khoản thưởng nóng khi có thành tích xuất sắc đóng góp cho sự phát triển của công ty.
2. Chế độ Bảo hiểm & Đãi ngộ (Insurance & Healthcare)
* Bảo hiểm xã hội: Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động Việt Nam ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) dành riêng cho nhân viên chính thức hoạt động từ 1 năm trở lên. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Nghỉ phép: Được hưởng 12 ngày phép năm có lương (tăng thêm theo thâm niên làm việc), cùng đầy đủ các ngày nghỉ Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
3. Môi trường Làm việc & Hoạt động Tập thể (Working Environment)
* Không gian làm việc: Văn phòng hạng A hiện đại, tiện nghi, không gian mở, đầy đủ khu pantry (trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí), khu vực nghỉ ngơi tái tạo năng lượng cho nhân viên.
* Văn hóa doanh nghiệp: Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, bình đẳng, khuyến khích sự đổi mới và đóng góp ý kiến cá nhân. Sếp tâm lý, đồng nghiệp thân thiện, luôn hỗ trợ lẫn nhau.
* Hoạt động gắn kết: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng quý, du lịch hè hàng năm (Company Trip) nghỉ dưỡng 4-5 sao, các sự kiện nội bộ lớn như Year End Party, sinh nhật công ty, sinh nhật cá nhân, Giáng sinh, Trung thu...
4. Đào tạo & Cơ hội Thăng tiến (Training & Career Development)
* Chương trình Onboarding chuyên nghiệp: Được tham gia khóa đào tạo bài bản từ 1 - 2 tuần đầu tiên về sản phẩm, dịch vụ, quy trình vận hành hệ thống CRM/ERP và các kỹ năng chuyên môn hỗ trợ khách hàng văn phòng.
* Đào tạo nâng cao nâng cao: Được tài trợ 100% chi phí tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng mềm (quản lý thời gian, tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc, kỹ năng thương lượng giải quyết xung đột) và kỹ năng cứng (phân tích dữ liệu Excel nâng cao, quản trị cơ sở dữ liệu).
* Lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng:
* Sau 1 - 2 năm: Cơ hội thăng tiến lên vị trí Senior Back Office Specialist (Chuyên viên Hỗ trợ Khách hàng Cao cấp).
* Sau 3 - 5 năm: Cơ hội phát triển lên các vị trí quản lý tầm trung như Back Office Team Leader (Trưởng nhóm Vận hành Hậu cần), Customer Service Supervisor (Giám sát Dịch vụ Khách hàng), hoặc luân chuyển sang các bộ phận như Quản trị Chuỗi cung ứng (Supply Chain), Phân tích Dữ liệu Kinh doanh (Business Analyst).
---
Tags
Nhân viên hỗ trợ khách hàng văn phòng, Back Office Customer Support, Nhân viên xử lý đơn hàng, Sales Administrator, Chăm sóc khách hàng không gọi điện, Quản trị dữ liệu khách hàng CRM, Nhân viên giải quyết khiếu nại, Vận hành dịch vụ khách hàng, Tuyển dụng Back Office, Việc làm hành chính văn phòng, Nhân viên hỗ trợ kinh doanh, Nhập liệu CRM, Hỗ trợ dịch vụ khách hàng B2B, Chuyên viên hậu cần CSKH.
---
Từ khoá tìm kiếm:
* Tuyển dụng nhân viên Back Office CSKH tphcm / hà nội
* Việc làm hỗ trợ khách hàng văn phòng lương cao
* Nhân viên xử lý đơn hàng Thương mại điện tử
* Sales Admin hỗ trợ khách hàng văn phòng
* Back Office Customer Service Specialist job description
* Tuyển dụng nhân viên nhập liệu CRM chăm sóc khách hàng
* Việc làm vận hành văn phòng không telesales
* Tìm việc làm Back Office Logistics CSKH
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Hà Nội Remote Office StaffTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJOB DESCRIPTION: REMOTE OFFICE STAFF VỊ TRÍ: NHÂN VIÊN KỸ THUẬT VẬN HÀNH & SỬA CHỮA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI (TELECOM & VoIP SPECIALIST) --- Role Overview (Tổng quan vai trò) Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Kỹ thuật Vận...
-
Việc làm Hà Nội Virtual AssistantTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION) Chức danh công việc: Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại Bộ phận làm việc: Phòng Kỹ thuật & Công nghệ Thông tin (IT & Telecommunication Department) Địa điểm làm việc: Trụ sở chính và các chi nh...
-
Việc làm Hà Nội Records Management SpecialistTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Records Management Specialist (Chuyên viên Quản lý Hồ sơ & Tài liệu) Role Overview Trong kỷ nguyên số hóa và bùng nổ thông tin hiện nay, dữ liệu được ví như "vàng đen" của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nguồn tài nguyên này chỉ thực sự...