-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Hà Nội Office Administrator
Published date: 2026/07/02
- Location: Hà Nội, vietnam
Job Description: Office Administrator (Chuyên Viên Quản Trị Văn Phòng)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia điều phối vận hành" – vị trí Office Administrator (Nhân viên Quản trị Văn phòng). Bạn chính là trái tim của văn phòng, người giữ cho guồng quay công việc hàng ngày của doanh nghiệp luôn vận hành một cách trơn tru, hiệu quả và tràn đầy năng lượng tích cực. Không đơn thuần là xử lý các công việc giấy tờ, bạn là đại sứ thương hiệu nội bộ, cầu nối gắn kết giữa ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên, đồng thời là người kiến tạo nên một không gian làm việc lý tưởng, chuyên nghiệp và tiện nghi.
Sự nhạy bén trong quản lý tài sản, tư duy logic khi tối ưu hóa quy trình hành chính, kỹ năng giao tiếp tinh tế cùng khả năng giải quyết vấn đề nhanh nhạy chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là một người năng động, tỉ mỉ, yêu thích sự đa dạng trong công việc và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tốc độ cao và coi trọng yếu tố con người, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý Vận hành & Thiết lập Không gian Làm việc (Office Operations & Facility Management)
* Quản lý cơ sở vật chất: Giám sát toàn bộ không gian làm việc của công ty (phòng làm việc, phòng họp, khu vực pantry, sảnh tiếp khách), đảm bảo tính thẩm mỹ, gọn gàng, vệ sinh và an toàn lao động (EHS) theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp.
* Kiểm kê & Bảo trì tài sản: Lập danh mục, dán nhãn quản lý và theo dõi định kỳ toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, máy photocopy, hệ thống điều hòa, đèn chiếu sáng, camera giám sát). Chủ động phối hợp với bộ phận kỹ thuật hoặc nhà thầu bên ngoài để bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa kịp thời khi có sự cố phát sinh.
* Vận hành Pantry: Quản lý và chuẩn bị nhu yếu phẩm hàng ngày cho khu vực pantry (trà, cà phê, nước uống, bánh kẹo, hoa quả tươi). Đảm bảo các thiết bị như tủ lạnh, lò vi sóng, máy pha cà phê luôn hoạt động tốt và sạch sẽ.
* Quản lý văn phòng phẩm: Định kỳ hàng tháng khảo sát nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ làm việc cho các phòng ban. Thiết lập định mức sử dụng hợp lý nhằm tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.
2. Công tác Tiếp tân & Đối ngoại (Reception & Guest Relations)
* Đón tiếp khách hàng: Là gương mặt đại diện đón tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên đến làm việc tại văn phòng với thái độ chuyên nghiệp, nồng hậu và lịch sự. Hướng dẫn khách tới phòng họp và thông báo cho nhân sự liên quan.
* Tổng đài điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline công ty, sàng lọc thông tin và chuyển tiếp chính xác đến các phòng ban/nhân sự chịu trách nhiệm. Giải đáp các thắc mắc cơ bản của khách hàng trong phạm vi quyền hạn.
* Quản lý phòng họp: Điều phối lịch sử dụng phòng họp thông qua hệ thống quản lý nội bộ (Google Calendar/Outlook), chuẩn bị sẵn sàng thiết bị chiếu sáng, máy chiếu, micro, nước uống và tài liệu trước mỗi cuộc họp quan trọng của Ban Giám đốc và các phòng ban.
3. Quản lý Văn thư & Lưu trữ Hồ sơ (Document Control & Archiving)
* Xử lý thư tín: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao nhanh chóng các bưu phẩm, thư từ, chuyển phát nhanh (EMS) đến và đi của công ty. Ghi chép nhật ký chuyển phát đầy đủ để phục vụ mục đích tra cứu.
* Soạn thảo văn bản: Hỗ trợ soạn thảo các văn bản hành chính thông thường như: công văn, thông báo nội bộ, quyết định, thư cảm ơn, biên bản cuộc họp theo đúng quy mẫu quy chuẩn của công ty.
* Lưu trữ hồ sơ: Tổ chức và quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hợp đồng dịch vụ hành chính (cả bản cứng tại tủ hồ sơ và bản mềm trên hệ thống lưu trữ đám mây như Google Drive, SharePoint). Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối, khoa học, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết.
* Quản lý con dấu: Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định pháp luật và quy chế nội bộ (nếu được ủy quyền).
4. Quản lý Nhà cung cấp & Tối ưu hóa Chi phí (Vendor & Budget Management)
* Tìm kiếm & Đánh giá đối tác: Tìm kiếm, khảo sát giá và thiết lập mối quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (văn phòng phẩm, nước uống, dịch vụ vệ sinh, cây cảnh trang trí, chuyển phát nhanh, bảo vệ, sửa chữa điện nước...).
* Đàm phán hợp đồng: Tham gia thương thảo điều khoản, soạn thảo và theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng với các nhà cung cấp để đảm bảo quyền lợi tối ưu về giá cả lẫn chất lượng dịch vụ cho công ty.
* Quản lý ngân sách: Lập dự toán chi phí hành chính hàng tháng/quý/năm. Kiểm soát và thanh quyết toán các khoản chi phí vận hành văn phòng (tiền điện, nước, internet, điện thoại, thuê văn phòng, phí dịch vụ tòa nhà). Tổng hợp hóa đơn, chứng từ hợp lệ gửi bộ phận Kế toán thanh toán đúng hạn.
5. Hỗ trợ Công tác Nhân sự & Gắn kết Nội bộ (HR Support & Corporate Culture)
* Hỗ trợ Onboarding: Phối hợp cùng bộ phận Tuyển dụng chuẩn bị góc làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, tài khoản email và các tài liệu hướng dẫn (Welcome Kit) cho nhân sự mới trong ngày đầu tiên nhận việc.
* Hỗ trợ chấm công: Hỗ trợ giám sát giờ giấc làm việc, tổng hợp dữ liệu chấm công vân tay/khuôn mặt, ghi nhận đơn xin nghỉ phép, đi muộn/về sớm của nhân viên để chuyển giao cho bộ phận C&B tính lương hàng tháng.
* Tổ chức sự kiện: Là thành viên cốt cán trong Ban tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như: sinh nhật tháng, liên hoan phòng ban, Happy Friday, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Noel), Year-End Party và chương trình Team Building hàng năm nhằm gia tăng tinh thần đoàn kết và xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.
* Chăm sóc đời sống nhân viên: Thống kê và thực hiện các thủ tục thăm hỏi (ốm đau, hiếu hỉ, thai sản) đối với cán bộ nhân viên theo đúng chính sách phúc lợi của công ty.
6. Hỗ trợ Logistics & Công tác cho Ban Giám đốc (Logistics & Executive Support)
* Lên lịch trình công tác: Thực hiện đặt vé máy bay, vé tàu, xe đưa đón, đặt phòng khách sạn và chuẩn bị công tác phí cho Ban Giám đốc hoặc nhân viên đi công tác trong và ngoài nước.
* Thủ tục hành chính: Hỗ trợ xin visa, hộ chiếu, giấy phép lao động (Work Permit), thẻ tạm trú (Temporary Residence Card) cho các chuyên gia nước ngoài hoặc ban lãnh đạo khi có yêu cầu.
* Hỗ trợ cá nhân: Thực hiện các công việc hỗ trợ hành chính cá nhân cho Ban Giám đốc khi được phân công nhằm tối ưu hóa quỹ thời gian làm việc của lãnh đạo.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm
* Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Luật, Hành chính công, Văn hóa học hoặc các ngành liên quan.
* Có tối thiểu 1 - 3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Office Administrator, Nhân viên Hành chính, Lễ tân văn phòng hoặc các vị trí tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân sự trở lên. Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường đa quốc gia hoặc các công ty công nghệ, Agency năng động.
2. Kỹ năng Chuyên môn
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms). Khả năng sử dụng các hàm Excel cơ bản để quản lý chi phí, làm báo cáo trực quan.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Nắm vững thể thức văn bản hành chính theo quy định của pháp luật Việt Nam. Khả năng diễn đạt ngôn từ mạch lạc, chuyên nghiệp, không sai lỗi chính tả hay ngữ pháp.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên), có khả năng viết email công việc, dịch thuật tài liệu cơ bản và đón tiếp khách nước ngoài trực tiếp hoặc qua điện thoại.
* Quản lý dự án & thời gian: Khả năng sử dụng các công cụ quản lý công việc như Trello, Asana, Notion hoặc Jira để lên kế hoạch và theo dõi tiến độ các nhiệm vụ hành chính hiệu quả.
3. Kỹ năng Mềm (Soft Skills)
* Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: Giao tiếp lịch thiệp, giọng nói chuẩn (dễ nghe, không nói ngọng, nói lắp hoặc nói giọng địa phương quá nặng). Biết lắng nghe và có khả năng điều phối thông tin khéo léo giữa các phòng ban.
* Khả năng giải quyết vấn đề (Problem-solving): Nhạy bén trong việc phát hiện và xử lý các sự cố phát sinh bất ngờ tại văn phòng (mất điện, hỏng mạng internet, rò rỉ nước, mâu thuẫn giữa các nhà cung cấp dịch vụ) một cách bình tĩnh và hiệu quả.
* Kỹ năng đàm phán & thương lượng: Có khả năng đàm phán tốt với nhà cung cấp để có được mức giá và điều khoản dịch vụ có lợi nhất cho doanh nghiệp.
* Kỹ năng tổ chức công việc: Khả năng đa nhiệm (Multi-tasking) cực tốt, có thể xử lý nhiều đầu việc khác nhau cùng lúc mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao và đúng thời hạn (Deadline). Biết sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên (Ma trận Eisenhower).
4. Phẩm chất Cá nhân
* Tận tâm và bảo mật: Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao với công việc. Tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin kinh doanh, lương thưởng và nhân sự của công ty.
* Chu đáo và tỉ mỉ: Luôn chú ý đến từng chi tiết nhỏ (từ việc xếp đặt bàn ghế họp thẳng hàng, chuẩn bị sẵn khăn giấy cho đến kiểm tra kỹ lỗi chính tả trên văn bản trước khi trình ký).
* Tích cực và hướng ngoại: Luôn giữ thái độ vui vẻ, cởi mở, tràn đầy năng lượng tích cực, có tinh thần dịch vụ (Service Mindset) cao – luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp.
* Thích ứng nhanh: Linh hoạt, có khả năng thích nghi tốt trước những thay đổi về quy trình, nhân sự hoặc cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp.
---
Quyền lợi (Benefits & Compensation)
* Mức thu nhập cạnh tranh: Mức lương khởi điểm hấp dẫn: 12,000,000 – 18,000,000 VND/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), được review lương định kỳ 1 - 2 lần/năm dựa trên hiệu quả công việc (KPIs).
* Phúc lợi toàn diện:
* Đóng bảo hiểm đầy đủ (BHXH, BHYT, BHTN) theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc 2 tháng thử việc (hưởng 85% lương hoặc 100% lương tùy thỏa thuận).
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tư nhân tại các bệnh viện lớn như Vinmec, Hồng Ngọc, Thu Cúc) dành cho nhân sự xuất sắc hoặc gắn bó dài lâu.
* Chế độ thưởng hấp dẫn:
* Thưởng tháng lương thứ 13 cố định.
* Thưởng hiệu quả công việc cuối năm (Bonus) theo kết quả kinh doanh của công ty (dao động từ 1 - 3 tháng lương).
* Thưởng các ngày lễ tết lớn trong năm (1/1, 30/4 - 1/5, 2/9), quà sinh nhật, hiếu hỉ, trung thu, Tết thiếu nhi cho con em nhân viên.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn phòng làm việc hạng A hiện đại, không gian mở, trang bị đầy đủ thiết bị làm việc công nghệ cao (được cấp máy tính xách tay cấu hình mạnh, màn hình phụ chuyên dụng).
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, tôn trọng sự khác biệt, khuyến khích sự sáng tạo và đề cao văn hóa "Làm hết sức, chơi hết mình".
* Khu vực Pantry luôn đầy ắp đồ ăn nhẹ, trà, cà phê chất lượng cao miễn phí mỗi ngày. Các buổi Happy Friday hàng tuần và tiệc sinh nhật hàng tháng vô cùng sôi động.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ hoặc tài trợ chi phí học tập các khóa học kỹ năng mềm chuyên sâu, tiếng Anh giao tiếp, quản trị vận hành cao cấp.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch: Phát triển lên vị trí Senior Office Administrator -> Office Manager (Trưởng bộ phận Hành chính) -> Operations Manager (Giám đốc Vận hành) hoặc luân chuyển sang các mảng công việc chuyên sâu hơn như Nhân sự (HR), Thu mua (Procurement), Pháp chế (Compliance).
* Đời sống tinh thần phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm tại các resort 4-5 sao trong và ngoài nước, các giải chạy bộ, giải bóng đá nội bộ và các câu lạc bộ sở thích (Yoga, Tiếng Anh, Sách).
---
Tags:
Nhân viên hành chính văn phòng, Office Administrator, Tuyển dụng hành chính, Việc làm Office Admin, Quản trị văn phòng, Lễ tân văn phòng, Nhân viên hành chính tổng hợp, Admin văn phòng, Chuyên viên hành chính, Việc làm văn phòng, Vận hành văn phòng, Quản lý cơ sở vật chất, Trợ lý hành chính, Khối hỗ trợ vận hành, Tuyển dụng Admin Hà Nội/TP.HCM.
---
Từ khóa tìm kiếm:
Tuyển dụng Office Administrator, Việc làm Hành chính nhân sự, Nhân viên Admin văn phòng lương cao, Kỹ năng Quản trị văn phòng, Job Description Office Admin, Mô tả công việc Nhân viên hành chính, Quản lý văn phòng phẩm và tài sản, Tìm việc làm lễ tân hành chính, Lộ trình thăng tiến của Office Admin, Hành chính tổng hợp là làm gì, Tuyển dụng nhân sự hành chính tiếng Anh tốt, Administrative Assistant jobs.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Hà Nội Administrative SpecialistTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Administrative Specialist Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Nhạc trưởng Vận hành" – vị trí Chuyên viên Hành chính (Administrative Specialist). Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý giấy tờ, mà là "linh hồn" đứng sau sự vậ...
-
Việc làm Hà Nội Nhân viên thiết kế văn phòng (Graphic Support)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Thiết kế Văn phòng (Graphic Support) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "nghệ sĩ thị giác nội bộ" – vị trí Nhân viên Thiết kế Văn phòng (Graphic Support). Bạn sẽ là người thổi hồn vào các không gian làm việc, số hóa ...
-
Việc làm Hà Nội ProofreaderTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HIỆU ĐÍNH NỘI DUNG CHUYÊN NGHIỆP (PROFESSIONAL PROOFREADER) --- Role Overview Trong kỷ nguyên số hóa và bùng nổ thông tin hiện nay, ngôn từ không chỉ là phương tiện truyền tải thông điệp mà còn là bộ mặt, là đại diện cho uy...