-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Hà Nội Quản lý văn phòng (Office Manager)
Published date: 2026/07/02
- Location: Hà Nội, vietnam
JOB DESCRIPTION: QUẢN LÝ VĂN PHÒNG (OFFICE MANAGER)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đạo diễn hậu trường xuất sắc" – vị trí Quản lý Văn phòng (Office Manager). Bạn chính là "trái tim" và "bộ não" điều phối toàn bộ hoạt động vận hành hàng ngày của văn phòng, là người kiến tạo nên một không gian làm việc chuyên nghiệp, tràn đầy năng lượng và hiệu quả cho toàn thể đội ngũ nhân viên.
Tại doanh nghiệp của chúng tôi, vị trí Quản lý Văn phòng không đơn thuần là xử lý các thủ tục hành chính giấy tờ mang tính lặp đi lặp lại. Bạn là một nhà quản trị chiến lược ở cấp độ vận hành: từ việc tối ưu hóa chi phí hoạt động, quản lý nhà cung cấp, giám sát cơ sở vật chất, đến việc đồng hành cùng bộ phận Nhân sự kiến tạo văn hóa doanh nghiệp và nâng cao trải nghiệm của nhân viên (Employee Experience). Sự nhạy bén, tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, khả năng đa nhiệm (multitasking) và sự điềm tĩnh trước áp lực của bạn chính là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tạo bệ phóng vững chắc cho các phòng ban kinh doanh bứt phá.
Nếu bạn là người yêu thích sự ngăn nắp, có năng lực quản lý con người và hệ thống, sở hữu tư duy giải quyết vấn đề sắc bén và mong muốn khẳng định giá trị bản thân trong một môi trường năng động, chuyên nghiệp, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn đồng hành.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý Vận hành & Phát triển Cơ sở vật chất (Facilities & Operations Management)
* Vận hành hàng ngày: Giám sát và bảo đảm toàn bộ hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng (hệ thống điện, nước, điều hòa, mạng internet, máy in, máy photocopy, hệ thống PCCC) luôn trong tình trạng hoạt động tốt nhất.
* Quản lý không gian làm việc: Thiết kế, sắp xếp và tối ưu hóa không gian làm việc (Office Layout) khoa học, thẩm mỹ và tiện dụng; thúc đẩy xu hướng văn phòng xanh, tiết kiệm năng lượng và thân thiện với môi trường.
* Quản trị dịch vụ văn phòng: Trực tiếp quản lý và đánh giá chất lượng dịch vụ của các đối tác/nhà cung cấp bên ngoài bao gồm: dịch vụ vệ sinh, an ninh/bảo vệ, cây xanh cảnh quan, dịch vụ chuyển phát nhanh, và cung ứng nhu yếu phẩm.
* Quản lý tài sản cố định: Thiết lập và duy trì hệ thống kiểm kê, dán nhãn, theo dán tài sản (Asset Tracking) định kỳ. Chịu trách nhiệm về việc bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thanh lý tài sản văn phòng theo đúng quy trình của công ty.
* An toàn & Sức khỏe nghề nghiệp (OHS): Đảm bảo văn phòng tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn lao động, vệ sinh dịch tễ và phòng cháy chữa cháy (PCCC). Tổ chức các buổi diễn tập PCCC và trang bị đầy đủ kiến thức sơ cứu cơ bản cho nhân viên.
2. Quản lý Tài chính Hành chính & Tối ưu hóa Chi phí (Financial & Budget Management)
* Lập ngân sách hành chính: Lập kế hoạch ngân sách hành chính hàng năm (OPEX) trình Ban Giám đốc phê duyệt, bao gồm chi phí thuê mặt bằng, điện nước, văn phòng phẩm, chi phí tiếp khách, sự kiện nội bộ và các chi phí phát sinh khác.
* Kiểm soát và tối ưu chi phí: Theo dõi chặt chẽ việc sử dụng ngân sách hàng tháng; phân tích biến động chi phí và đưa ra các giải pháp cải tiến nhằm tối ưu hóa chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ nội bộ.
* Xử lý hóa đơn & Thanh toán: Tiếp nhận, đối chiếu và phê duyệt các hóa đơn thanh toán liên quan đến hoạt động hành chính văn phòng. Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán để thực hiện thanh toán đúng hạn cho các đối tác, nhà cung cấp.
3. Quản trị Hành chính, Quy trình & Pháp lý (Administration, Compliance & Governance)
* Xây dựng và chuẩn hóa quy trình: Nghiên cứu, xây dựng, ban hành và liên tục cập nhật các quy chế, quy định hành chính nội bộ (Quy định sử dụng phòng họp, quy trình mua sắm văn phòng phẩm, quy định tiếp khách, quản lý xe công...).
* Quản lý lưu trữ hồ sơ và tài liệu: Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học (cả bản cứng và bản số hóa trên Cloud) bảo đảm tính bảo mật, dễ dàng tra cứu. Quản lý việc giao nhận, lưu trữ các công văn đi/đến, hợp đồng kinh tế và hồ sơ pháp lý của công ty.
* Hỗ trợ thủ tục pháp lý: Phối hợp thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động của văn phòng như: giấy phép hoạt động, đăng ký kinh doanh thay đổi (nếu có), visa, giấy phép lao động (Work Permit) và thẻ tạm trú cho chuyên gia nước ngoài.
4. Đồng hành Phát triển Nhân sự & Kiến tạo Văn hóa Doanh nghiệp (HR Support & Corporate Culture Building)
* Hỗ trợ Onboarding & Offboarding: Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng chuẩn bị chu đáo công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, email, vị trí ngồi) cho nhân sự mới. Thực hiện quy trình thu hồi tài sản khi nhân sự nghỉ việc.
* Tổ chức sự kiện nội bộ: Là đầu tàu hoặc phối hợp chặt chẽ với Công đoàn/Ban truyền thông nội bộ lên ý tưởng, lập ngân sách và tổ chức các sự kiện lớn nhỏ của công ty: Sinh nhật tháng, Teambuilding, Year-End Party, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh...).
* Cải thiện trải nghiệm nhân viên: Lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên về môi trường làm việc, từ đó đề xuất các tiện ích mới (khu vực pantry, góc thư giãn, tủ thuốc y tế văn phòng...) nhằm nâng cao chỉ số hạnh phúc và hiệu suất làm việc của đội ngũ.
5. Hỗ trợ Ban Giám đốc & Tiếp đón Đối tác VIP (Executive Support & Public Relations)
* Hỗ trợ Ban Giám đốc (khi có yêu cầu): Hỗ trợ công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Ban Giám đốc (đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, chuẩn bị tài liệu liên quan).
* Tiếp đón đối tác ngoại giao: Đại diện doanh nghiệp hoặc hỗ trợ Ban Giám đốc tiếp đón trang trọng các đoàn khách hàng, đối tác lớn, cơ quan ban ngành nhà nước đến thăm và làm việc tại văn phòng.
* Quản lý phòng họp: Điều phối lịch sử dụng phòng họp lớn/phòng VIP, bảo đảm phòng họp luôn sạch sẽ, đủ trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, nước uống trước mỗi cuộc họp quan trọng.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm làm việc (Education & Experience)
* Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, Ngoại ngữ, Luật, Hành chính công, Quản trị Nhà hàng - Khách sạn hoặc các ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm: Tối thiểu 03 - 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính - Văn phòng, trong đó có ít nhất 02 năm đảm nhiệm vị trí Quản lý Văn phòng (Office Manager), Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager) hoặc vị trí tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* *Ưu tiên:* Ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các công ty đa quốc gia, tập đoàn lớn hoặc các công ty công nghệ có môi trường làm việc năng động, hiện đại.
2. Kỹ năng chuyên môn (Hard Skills)
* Quản lý ngân sách: Khả năng lập kế hoạch tài chính, quản lý ngân sách vận hành hành chính một cách hiệu quả, minh bạch và tối ưu hóa chi phí.
* Quản trị nhà cung cấp (Vendor Management): Kỹ năng tìm kiếm, đánh giá, thương lượng giá cả và quản lý hiệu quả làm việc của các nhà cung cấp dịch vụ hành chính.
* Tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint - đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu chi phí và tài sản), Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms, Drive).
* Ứng dụng công nghệ: Khả năng tiếp cận và sử dụng nhanh nhạy các phần mềm quản lý văn phòng hiện đại (E-office, ERP, phần mềm quản lý tài sản, phần mềm ký duyệt online).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp thành thạo (nghe, nói, viết) là một lợi thế lớn để làm việc với các đối tác nước ngoài và hỗ trợ chuyên gia ngoại quốc.
3. Kỹ năng mềm (Soft Skills)
* Kỹ năng giao tiếp và truyền thông: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo, thiết lập mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các phòng ban và đối tác bên ngoài.
* Kỹ năng tổ chức và đa nhiệm (Multitasking & Organization): Khả năng quản lý nhiều đầu việc cùng một lúc, biết cách ưu tiên công việc quan trọng/khẩn cấp theo ma trận Eisenhower để đảm bảo tiến độ.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving): Nhạy bén trong việc phát hiện các bất cập trong vận hành và đưa ra giải pháp xử lý khủng hoảng (mất điện, mất nước, sự cố cháy nổ, mâu thuẫn nội bộ về không gian làm việc...) một cách nhanh chóng, êm đẹp.
* Kỹ năng đàm phán: Khả năng thương thảo hợp đồng mua sắm trang thiết bị, thuê văn phòng với điều khoản và mức giá có lợi nhất cho doanh nghiệp.
4. Phẩm chất cá nhân (Personal Qualities)
* Chuyên nghiệp & Chu đáo: Tỉ mỉ, chi tiết trong công việc; luôn hướng tới sự hoàn hảo trong dịch vụ khách hàng nội bộ (Hospitality Mindset).
* Trung thực & Bảo mật thông tin: Tuyệt đối trung thực trong quản lý tài chính, tài sản của công ty. Có ý thức bảo mật cao đối với các tài liệu, thông tin chiến lược của Ban Giám đốc và nhân sự.
* Năng động & Trực giác nhạy bén: Luôn tràn đầy năng lượng tích cực, có khả năng kết nối mọi người và lan tỏa văn hóa làm việc vui vẻ, lành mạnh.
* Khả năng thích ứng cao (Adaptability): Sẵn sàng thích nghi với những thay đổi nhanh chóng trong cơ cấu tổ chức hoặc quy mô doanh nghiệp; không ngại đổi mới cách thức làm việc để đạt hiệu quả cao hơn.
---
Quyền lợi (Benefits)
* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương hấp dẫn (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn), định kỳ xét tăng lương hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc (KPIs).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Tháng lương thứ 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc, thưởng các ngày lễ Tết lớn trong năm (30/4, 2/9, Tết Dương lịch...).
* Đóng bảo hiểm đầy đủ (BHXH, BHYT, BHTN) theo quy định của Luật lao động ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI...) dành riêng cho cấp Quản lý.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, đầy đủ tiện ích (Khu vực Pantry tiện nghi với trà, cafe, đồ ăn nhẹ miễn phí).
* Môi trường văn hóa cởi mở, tôn trọng sự khác biệt, đề cao sự sáng tạo và ghi nhận đóng góp cá nhân.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản lý, kỹ năng lãnh đạo (Leadership), quản trị tài chính, pháp lý doanh nghiệp do công ty tài trợ.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như: Giám đốc Hành chính (Admin Director), Giám đốc Vận hành (COO) trong tương lai.
* Chăm sóc đời sống tinh thần:
* Chế độ nghỉ phép năm hấp dẫn (12 - 15 ngày phép/năm).
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty (Company Trip) tại các resort 4-5 sao.
* Các món quà ý nghĩa vào các dịp đặc biệt: Sinh nhật, kết hôn, thai sản, quốc tế thiếu nhi cho con em nhân viên...
---
Tags
Quản lý văn phòng, Office Manager, Tuyển dụng trưởng phòng hành chính, Việc làm hành chính văn phòng, Administrative Manager, Quản lý hành chính nhân sự, Vận hành văn phòng, Quản lý cơ sở vật chất, Tuyển dụng Office Manager, Việc làm Admin Manager, Tối ưu hóa chi phí văn phòng, Quản trị dịch vụ văn phòng, Kỹ năng quản lý văn phòng chuyên nghiệp.
---
Từ khoá tìm kiếm
* Tuyển dụng Quản lý Văn phòng tại Hà Nội / TP.HCM
* Việc làm Office Manager lương cao
* Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp
* Administrative Operations Manager job description
* Tuyển dụng Trưởng ban Hành chính
* Office Administrator tuyển dụng
* Quản lý cơ sở vật chất và hành chính doanh nghiệp
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Hà Nội Văn phòng trưởngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJOB DESCRIPTION: VĂN PHÒNG TRƯỞNG (CHIEF OF OFFICE / OFFICE MANAGER) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "nhạc trưởng hành chính" – vị trí Văn phòng trưởng tài năng và giàu nhiệt huyết. Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý các công việc sự ...
-
Việc làm Hà Nội Trợ lý ban giám đốcTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
JOB DESCRIPTION: TRỢ LÝ BAN GIÁM ĐỐC (EXECUTIVE ASSISTANT TO THE BOARD OF DIRECTORS) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "cánh tay phải đắc lực" và là "nhà điều phối chiến lược" – vị trí Trợ lý Ban Giám đốc (Executive Assistant to the Board of ...
-
Việc làm Hà Nội Executive AssistantTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Executive Assistant (Trợ lý Điều hành Cấp cao) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành phía sau hậu trường" – vị trí Trợ lý Điều hành Cấp cao (Executive Assistant - EA). Bạn không chỉ là người hỗ trợ hành chí...