-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Hà Nội Senior Office Clerk
Published date: 2026/07/02
- Location: Hà Nội, vietnam
Job Description: Senior Office Clerk
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư vận hành văn phòng" – vị trí Senior Office Clerk (Nhân viên Hành chính Văn phòng Cấp cao). Bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các thủ tục giấy tờ, mà chính là mắt xích cốt lõi, là người giữ lửa và kết nối giúp bộ máy vận hành của toàn doanh nghiệp luôn hoạt động trơn tru, hiệu quả và chuyên nghiệp.
Tại vị trí này, bạn đóng vai trò là cầu nối thông tin giữa các phòng ban, người tối ưu hóa các quy trình làm việc hằng ngày và là điểm tựa vững chắc hỗ trợ Ban Giám đốc trong các công tác quản trị nội bộ. Sự tỉ mỉ trong việc quản lý hồ sơ, tư duy nhạy bén khi tối ưu hóa chi phí vận hành, khả năng làm chủ công nghệ văn phòng hiện đại cùng sự khéo léo trong giao tiếp chính là những giá trị cốt lõi giúp bạn tỏa sáng. Nếu bạn là một chuyên gia hành chính giàu kinh nghiệm, mong muốn thử thách bản thân trong một môi trường năng động, đòi hỏi tiêu chuẩn chuyên nghiệp cao và có lộ trình thăng tiến rõ ràng, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn đồng hành.
---
Key Responsibilities
1. Vận hành & Giám sát Hệ thống Hành chính Văn phòng
* Thiết lập và Tối ưu hóa Quy trình: Xây dựng, chuẩn hóa và liên tục cải tiến các quy trình hành chính (SOPs) trong văn phòng, từ quy trình quản lý văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, đến quy trình tiếp đón khách hàng và đối tác.
* Giám sát Không gian Làm việc: Chịu trách nhiệm chính trong việc duy trì diện mạo văn phòng xanh - sạch - đẹp - chuyên nghiệp. Kiểm tra định kỳ tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, hệ thống điều hòa, thiết bị họp trực tuyến) để đảm bảo mọi thứ luôn trong trạng thái hoạt động tốt nhất.
* Quản lý Nhà cung cấp Dịch vụ (Vendor Management): Làm việc trực tiếp với các đơn vị cung cấp dịch vụ tòa nhà, vệ sinh, cây xanh, bảo vệ, bảo trì thiết bị. Đàm phán hợp đồng, đánh giá hiệu quả công việc của nhà cung cấp định kỳ để đảm bảo chất lượng dịch vụ tối ưu với chi phí hợp lý nhất.
2. Quản lý Hồ sơ, Tài liệu & Số hóa Dữ liệu (Document Control & Archiving)
* Lưu trữ Hệ thống: Thiết lập và quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu khoa học (cả bản cứng và bản mềm trên các nền tảng đám mây như Google Drive, OneDrive, SharePoint). Đảm bảo tính bảo mật, dễ dàng tra cứu và truy xuất nhanh chóng khi có yêu cầu.
* Số hóa Quy trình: Đi đầu trong việc ứng dụng các phần mềm công nghệ vào quản lý công văn đi/đến, ký duyệt điện tử, tối thiểu hóa việc sử dụng giấy (Paperless Office) hướng tới văn phòng xanh thân thiện với môi trường.
* Bảo mật và Tuân thủ: Đảm bảo tất cả các tài liệu pháp lý, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nhân sự (nếu có phối hợp) được lưu trữ đúng quy định pháp luật và các tiêu chuẩn bảo mật thông tin của tập đoàn. Tiêu hủy tài liệu hết hạn đúng quy trình an toàn thông tin.
3. Quản lý Chi phí, Mua sắm & Ngân sách Hành chính
* Lập Kế hoạch Ngân sách: Phối hợp với Bộ phận Kế toán để xây dựng dự toán ngân sách hành chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm (chi phí văn phòng phẩm, chuyển phát, nước uống, sự kiện nội bộ, khấu hao thiết bị).
* Quản lý Thu mua (Procurement): Tiếp nhận nhu cầu mua sắm thiết bị, công cụ dụng cụ từ các phòng ban. Thực hiện khảo giá, so sánh chất lượng, lập tờ trình phê duyệt mua sắm và theo dõi quá trình giao nhận hàng.
* Kiểm soát và Thanh toán: Thực hiện đối chiếu công nợ, tiếp nhận hóa đơn chứng từ từ các nhà cung cấp hành chính, lập hồ sơ đề nghị thanh toán đúng hạn, đảm bảo không xảy ra tình trạng gián đoạn dịch vụ do chậm thanh toán.
4. Điều phối Sự kiện Nội bộ & Đối ngoại
* Tổ chức Sự kiện: Chủ trì hoặc phối hợp với Công đoàn/Bộ phận Nhân sự (HR) lên kế hoạch và triển khai các sự kiện nội bộ của công ty như: sinh nhật tháng, Year-End Party, Company Trip, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung Thu, Giáng Sinh).
* Hỗ trợ Tiếp khách: Tổ chức đón tiếp chu đáo các đoàn khách quý, đối tác nước ngoài, kiểm toán viên hoặc cơ quan chức năng đến làm việc tại văn phòng. Chuẩn bị phòng họp, trà nước, tài liệu và các điều kiện hậu cần cần thiết khác.
* Công tác và Di chuyển: Quản lý và điều phối dịch vụ đặt vé máy bay, phòng khách sạn, xe đưa đón cho Ban Giám đốc, chuyên gia nước ngoài và nhân viên đi công tác nước ngoài hoặc nội địa, tối ưu hóa chi phí theo chính sách công tác phí của công ty.
5. Hỗ trợ Quản trị & Ban Giám đốc (Executive Support)
* Trợ giúp Thư ký: Hỗ trợ soạn thảo các văn bản hành chính, quyết định, thông báo, tờ trình, biên bản cuộc họp của Ban Giám đốc một cách chuẩn mực về thể thức và ngôn từ.
* Lên lịch và Nhắc lịch: Hỗ trợ quản lý lịch họp, sắp xếp phòng họp cho Ban Giám đốc khi có yêu cầu đột xuất, đảm bảo các cuộc họp diễn ra đúng giờ và đầy đủ trang thiết bị.
* Điều phối Thông tin: Tiếp nhận các phản hồi, đề xuất từ nhân viên cấp dưới hoặc các phòng ban để tổng hợp báo cáo lên cấp quản lý trực tiếp, giúp Ban Giám đốc nắm bắt kịp thời tình hình nội bộ văn phòng.
6. Đào tạo, Hướng dẫn & Phát triển Đội ngũ
* Onboarding Nhân sự Mới: Trực tiếp hướng dẫn, giới thiệu nội quy văn phòng, văn hóa doanh nghiệp, cách thức sử dụng các trang thiết bị dùng chung cho nhân sự mới trong ngày đầu nhận việc.
* Kèm cặp Nhân sự Cấp dưới (Mentoring): Giám sát, hướng dẫn và chia sẻ kinh nghiệm cho các nhân viên hành chính cấp dưới (Junior Office Clerk, Receptionist) để giúp họ nâng cao nghiệp vụ, phân công công việc hợp lý và đánh giá hiệu quả công việc của đội ngũ hành chính.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ (Anh/Trung/Nhật/Hàn), Luật, Hành chính công hoặc các ngành khoa học xã hội liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 3 - 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính, Văn phòng, Trợ lý hoặc các vị trí tương đương tại các công ty có quy mô từ 100 nhân sự trở lên hoặc các tập đoàn đa quốc gia. Ưu tiên những ứng viên đã từng giữ vị trí Team Leader hành chính hoặc Senior Clerk.
* Ngoại ngữ: Thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) ở mức độ làm việc (tương đương TOEIC 750+ hoặc IELTS 6.5+). Khả năng biên dịch và soạn thảo văn bản hành chính bằng tiếng Anh trôi chảy là một lợi thế lớn.
2. Kỹ năng Chuyên môn
* Làm chủ Công nghệ Văn phòng:
* Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (đặc biệt là Excel để quản lý chi phí, Word để soạn thảo văn bản chuẩn mẫu, PowerPoint để thiết kế slide báo cáo chuyên nghiệp) và Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms).
* Trải nghiệm thực tế tốt với các công cụ quản lý dự án và giao tiếp nội bộ như Trello, Asana, Slack, Lark Suite, Microsoft Teams.
* Có khả năng học hỏi và ứng dụng nhanh các phần mềm quản lý ERP (SAP, Oracle) hoặc phần mềm quản trị văn phòng số (e-Office, Base, 1Office).
* Nghiệp vụ Hành chính Chuẩn mực: Nắm vững thể thức trình bày văn bản hành chính theo quy định của pháp luật Việt Nam. Hiểu rõ quy trình lưu trữ, quản lý văn thư bảo mật và các thủ tục pháp lý cơ bản liên quan đến vận hành doanh nghiệp.
* Kỹ năng Giải quyết Vấn đề & Tư duy Logic: Khả năng nhận diện rủi ro tiềm ẩn trong vận hành văn phòng và đưa ra các giải pháp xử lý sự cố phát sinh (mất điện, hỏng hóc thiết bị đột xuất, sự cố nhà cung cấp) một cách nhanh chóng, bình tĩnh và hiệu quả để giảm thiểu tối đa sự gián đoạn công việc.
* Kỹ năng Tổ chức & Quản lý Thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking) xuất sắc, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc từ quan trọng đến khẩn cấp, đảm bảo hoàn thành KPI đúng hạn mà không bị quá tải.
* Kỹ năng Giao tiếp & Thuyết phục: Giao tiếp lịch thiệp, khéo léo, có khả năng đàm phán tốt với các nhà cung cấp để mang lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp; khả năng dung hòa mối quan hệ giữa các phòng ban nội bộ.
3. Phẩm chất Cá nhân & Thái độ Làm việc
* Tỉ mỉ & Chu đáo: Đây là phẩm chất tiên quyết. Bạn cần là người chú ý đến từng chi tiết nhỏ (từ một lỗi chính tả trong văn bản, một chiếc bóng đèn bị hỏng trong phòng họp đến cách sắp xếp vị trí ngồi của khách hàng).
* Bảo mật & Đáng tin cậy: Tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin của công ty. Là người trung thực, minh bạch trong các hoạt động thu mua tài chính và chi tiêu ngân sách.
* Chủ động & Thích ứng Nhanh: Tinh thần tự giác cao, không đợi giao việc mới làm. Có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Internal Customer Service), luôn sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp với thái độ tích cực, niềm nở và chuyên nghiệp dưới áp lực công việc cao.
* Kiên nhẫn & Khéo léo: Có chỉ số EQ cao, kiên nhẫn lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên để cải thiện dịch vụ văn phòng, khéo léo giải quyết các mâu thuẫn nhỏ phát sinh trong sinh hoạt chung tại công sở.
---
Quyền lợi & Chế độ Đãi ngộ
* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (tương xứng với năng lực và kinh nghiệm), dao động từ 15,000,000 VND - 22,000,000 VND/tháng, đi kèm với tháng lương thứ 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm từ 1 - 3 tháng lương.
* Chế độ Bảo hiểm đầy đủ: Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo đúng mức lương thực nhận trên hợp đồng lao động ngay sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc. Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) khám chữa bệnh tại các bệnh viện quốc tế.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc tại văn phòng hạng A hiện đại, tiện nghi, không gian mở, trang bị đầy đủ thiết bị công nghệ phục vụ công việc. Đồng nghiệp thân thiện, năng động, văn hóa tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo cá nhân.
* Cơ hội Phát triển Sự nghiệp: Được tài trợ 100% chi phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị hành chính cao cấp, Kỹ năng lãnh đạo (Leadership), Kỹ năng đàm phán hoặc Quản trị nhân sự. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Administration Manager (Trưởng phòng Hành chính) hoặc Operations Director (Giám đốc Vận hành) trong vòng 2 - 3 năm.
* Chính sách Đãi ngộ Khác:
* Phụ cấp cơm trưa, phụ cấp trang phục, điện thoại, gửi xe miễn phí tại tòa nhà.
* Du lịch nghỉ dưỡng thường niên cùng công ty (Company Trip) tiêu chuẩn 4-5 sao trong và ngoài nước.
* Tham gia các câu lạc bộ thể thao, yoga, đá bóng do công ty tài trợ.
* Quà tặng ý nghĩa vào các dịp lễ tết, sinh nhật cá nhân, hiếu hỷ, thai sản.
* Review lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc minh bạch.
---
Tags
Nhân viên hành chính cấp cao, Senior Office Clerk, Tuyển dụng hành chính văn phòng, Trưởng nhóm hành chính, Admin Senior, Chuyên viên hành chính tổng hợp, Quản trị văn phòng, Việc làm hành chính nhân sự, Hành chính văn phòng lương cao, Senior Admin Officer, Quản lý văn phòng, Giám sát hành chính.
---
Từ khoá tìm kiếm
Tuyển dụng Senior Office Clerk, Việc làm hành chính văn phòng TP.HCM, Tìm việc làm Senior Admin Hà Nội, Chuyên viên hành chính cấp cao lương cao, Mô tả công việc nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, Tuyển dụng Admin Supervisor, Kỹ năng quản trị văn phòng hiện đại, Tìm việc làm trợ lý hành chính kinh nghiệm, Việc làm văn phòng tiếng Anh tốt.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Hà Nội Office AdministratorTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Office Administrator (Chuyên Viên Quản Trị Văn Phòng) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia điều phối vận hành" – vị trí Office Administrator (Nhân viên Quản trị Văn phòng). Bạn chính là trái tim của văn phòng, người ...
-
Việc làm Hà Nội Administrative SpecialistTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Administrative Specialist Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Nhạc trưởng Vận hành" – vị trí Chuyên viên Hành chính (Administrative Specialist). Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý giấy tờ, mà là "linh hồn" đứng sau sự vậ...
-
Việc làm Hà Nội Nhân viên thiết kế văn phòng (Graphic Support)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Thiết kế Văn phòng (Graphic Support) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "nghệ sĩ thị giác nội bộ" – vị trí Nhân viên Thiết kế Văn phòng (Graphic Support). Bạn sẽ là người thổi hồn vào các không gian làm việc, số hóa ...