-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Hà Nội Văn thư
Published date: 2026/07/02
- Location: Hà Nội, vietnam
Job Description:
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia quản trị thông tin và di sản doanh nghiệp" – vị trí Nhân viên Văn thư Lưu trữ chuyên nghiệp. Bạn chính là "mắt xích vàng" đảm bảo dòng chảy thông tin, văn bản và tài liệu pháp lý của doanh nghiệp luôn thông suốt, chính xác, bảo mật và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Trong kỷ nguyên số hóa, vai trò của bạn không chỉ dừng lại ở việc quản lý tủ hồ sơ truyền thống, mà còn là người tiên phong trong việc thiết lập hệ thống lưu trữ điện tử thông minh (EDMS), tối ưu hóa quy trình tra cứu và bảo vệ tài sản trí tuệ của tổ chức.
Sự tỉ mỉ đến từng dấu chấm câu, tư duy logic trong việc phân loại tài liệu, sự am hiểu sâu sắc về thể thức văn bản hành chính cùng tinh thần trách nhiệm cao độ chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại cho doanh nghiệp. Nếu bạn là một nhân sự ngành hành chính - văn thư có định hướng chuyên nghiệp, mong muốn cống hiến trong một môi trường đòi hỏi tính chuẩn mực, ngăn nắp và có lộ trình thăng tiến rõ ràng, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý và xử lý quy trình công văn đi và đến (Inbound & Outbound Correspondence)
* Tiếp nhận và xử lý đầu vào: Tiếp nhận toàn bộ công văn, thư từ, bưu phẩm, tài liệu gửi đến doanh nghiệp từ các cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng và các đơn vị thành viên. Thực hiện phân loại, bóc bì (đối với thư không đóng dấu mật), đóng dấu "Đến", đăng ký vào sổ quản lý công văn đến hoặc cập nhật trực tiếp lên phần mềm quản lý văn bản tập trung.
* Phân phối và theo dõi: Trình văn bản đến cho Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt ý kiến chỉ đạo. Sau khi nhận ý kiến chỉ đạo, tiến hành chuyển giao văn bản nhanh chóng, chính xác đến các phòng ban, cá nhân chịu trách nhiệm xử lý. Theo dõi sát sao tiến độ giải quyết công việc theo thời hạn yêu cầu trên công văn.
* Kiểm soát và phát hành đầu ra: Tiếp nhận các dự thảo văn bản đi (quyết định, tờ trình, công văn, hợp đồng, báo cáo...) từ các phòng ban. Thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (font chữ, lề, số hiệu, ngày tháng, thẩm quyền ký văn bản) theo đúng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP và quy chế nội bộ của công ty.
* Cấp số và gửi đi: Thực hiện cấp số văn bản, đóng dấu (hoặc ký số điện tử), đăng ký vào sổ công văn đi. Tiến hành gửi văn bản bằng các phương thức phù hợp (chuyển phát nhanh, thư bảo đảm, email, hệ thống liên thông văn bản) và lưu giữ biên nhận gửi thư để đối chiếu khi cần thiết.
2. Công tác Lưu trữ, Bảo quản và Phân loại tài liệu (Archiving & Preservation)
* Thu thập và phân loại hồ sơ: Định kỳ thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ các phòng ban về kho lưu trữ tập trung của công ty. Tiến hành phân loại tài liệu theo từng nhóm chức năng, dự án, thời gian hoặc tính chất pháp lý (tài liệu nhân sự, tài liệu tài chính, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, hồ sơ kỹ thuật...).
* Chỉnh lý tài liệu khoa học: Thực hiện phân nhóm, lập hồ sơ, viết mục lục hồ sơ, đánh số hộp/hòm lưu trữ. Xây dựng sơ đồ phân bổ kho lưu trữ giúp việc định vị tài liệu trở nên nhanh chóng, dễ dàng.
* Bảo quản vật lý: Đảm bảo kho lưu trữ giấy luôn trong tình trạng an toàn, sạch sẽ, khô ráo. Thường xuyên kiểm tra các chỉ số về nhiệt độ, độ ẩm để phòng tránh ẩm mốc, mối mọt, côn trùng phá hoại. Vận hành và kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) chuyên dụng tại kho lưu trữ để giảm thiểu tối đa rủi ro thiên tai, hỏa hoạn.
* Quản lý quy trình mượn - trả: Thiết lập quy trình, biểu mẫu và trực tiếp phê duyệt/giám sát việc mượn, trả, sao chép tài liệu gốc của các nhân sự trong công ty, đảm bảo không thất thoát dữ liệu và tuyệt đối không để tài liệu quan trọng rời khỏi khu vực quy định khi chưa có sự phê duyệt của cấp quản lý.
3. Số hóa tài liệu và Ứng dụng Công nghệ thông tin (Digitalization & EDMS)
* Vận hành công tác số hóa: Chuyển đổi các tài liệu giấy quan trọng thành định dạng kỹ thuật số (PDF, JPEG) bằng máy quét chuyên dụng (Scan). Thực hiện nhận diện ký tự quang học (OCR) để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm nội dung bên trong văn bản số.
* Quản lý hệ thống lưu trữ điện tử (EDMS): Đặt tên file theo đúng quy chuẩn, cập nhật siêu dữ liệu (metadata - bao gồm từ khóa, ngày ban hành, người ký, người soạn thảo...) lên hệ thống lưu trữ đám mây hoặc phần mềm quản lý tài liệu của doanh nghiệp.
* Phân quyền và bảo mật số: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận IT để thiết lập quyền truy cập tài liệu (Chỉ xem, Chỉnh sửa, Tải về) tương ứng với từng cấp bậc nhân sự. Đảm bảo an toàn thông tin trên môi trường mạng, tránh nguy cơ rò rỉ dữ liệu mật của công ty ra bên ngoài.
* Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu dữ liệu điện tử định kỳ (Backup) vào các ổ cứng vật lý độc lập hoặc hệ thống Cloud bảo mật để dự phòng sự cố hệ thống.
4. Quản lý Con dấu và Chữ ký số (Seal & Digital Signature Management)
* Bảo quản con dấu pháp lý: Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản an toàn tuyệt đối các con dấu của doanh nghiệp (dấu tròn công ty, dấu chức danh, dấu thu/chi, dấu mật...) tại két sắt văn thư theo đúng quy định pháp luật. Không giao con dấu cho người khác khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật.
* Thực hiện đóng dấu chuẩn quy chuẩn: Chỉ đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc) và đã được kiểm tra tính hợp pháp. Đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
* Quản lý chữ ký số: Quản lý thiết bị Token chữ ký số của doanh nghiệp. Thực hiện thao tác ký số trên các văn bản điện tử, tờ khai thuế, bảo hiểm xã hội hoặc hệ thống đấu thầu công sản theo chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc.
* Ghi chép nhật ký sử dụng dấu: Lập sổ theo dõi sử dụng con dấu, ghi chép đầy đủ thông tin: ngày đóng dấu, nội dung văn bản, người ký, số lượng bản đóng dấu nhằm đảm bảo tính minh bạch và phục vụ công tác đối soát khi có yêu cầu.
5. Hỗ trợ hành chính, Hội họp và các công tác phát sinh
* Hỗ trợ công tác tổ chức cuộc họp: Phối hợp chuẩn bị tài liệu, in ấn, đóng tập tài liệu phục vụ các cuộc họp quan trọng của Ban Giám đốc, Đại hội đồng cổ đông hoặc các buổi họp giao ban tuần/tháng.
* Quản lý văn phòng phẩm ngành dọc: Đề xuất mua sắm, cấp phát các trang thiết bị phục vụ riêng cho công tác văn thư lưu trữ như: kẹp file, bìa còng, hộp lưu trữ chuyên dụng, máy dập ghim, máy hủy tài liệu, mực dấu, giấy in... đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
* Tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Định kỳ hàng năm, phối hợp với Hội đồng thanh lý tài liệu tiến hành rà soát, lập danh mục các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định để trình duyệt tiêu hủy. Thực hiện quy trình tiêu hủy bảo mật (bằng máy hủy giấy chuyên dụng hoặc đốt hóa chất) dưới sự giám sát chặt chẽ, lập biên bản tiêu hủy đầy đủ.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Luật hành chính, Quản lý hành chính công hoặc các chuyên ngành liên quan trực tiếp.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 01 đến 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Văn thư, Lưu trữ, Thư ký hành chính hoặc Trợ lý dự án tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, các tổ chức liên doanh hoặc cơ quan hành chính sự nghiệp. Chúng tôi sẵn sàng cân nhắc những ứng viên mới tốt nghiệp xuất sắc, có nền tảng kiến thức lý thuyết vững vàng và thái độ làm việc nghiêm túc, ham học hỏi.
2. Kỹ năng chuyên môn
* Am hiểu pháp luật chuyên ngành: Nắm vững các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ (đặc biệt là Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, Luật Lưu trữ). Có kiến thức sâu rộng về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp.
* Kỹ năng soạn thảo & Soát lỗi văn bản cực tốt: Đạt trình độ thành thạo trong việc kiểm tra, phát hiện các lỗi sai về chính tả, ngữ pháp, ngữ cảnh, cấu trúc câu và định dạng văn bản hành chính. Có tư duy nhạy bén trong việc biên soạn các mẫu công văn hành chính thông thường.
* Thành thạo Tin học văn phòng (MOS): Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Khả năng gõ bàn phím nhanh (tối thiểu 60 từ/phút) bằng 10 ngón là một lợi thế lớn.
* Vận hành thiết bị văn phòng chuyên nghiệp: Có khả năng tự vận hành, cài đặt cơ bản và xử lý các sự cố nhỏ của các thiết bị văn phòng thông dụng như: máy in đa năng, máy quét tài liệu tốc độ cao (High-speed document scanner), máy hủy tài liệu, máy đóng gáy xoắn.
* Sử dụng phần mềm quản lý: Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý công văn đi - đến, phần mềm ký số (CA), hệ thống ERP (phân hệ quản lý tài liệu), Google Workspace (Drive, Docs, Sheets) hoặc Microsoft SharePoint.
3. Phẩm chất cá nhân & Kỹ năng mềm
* Tỉ mỉ, cẩn trọng và ngăn nắp: Đây là phẩm chất bắt buộc đối với một nhân viên văn thư. Bạn cần có thói quen làm việc khoa học, sắp xếp mọi thứ theo trật tự logic, tỉ mỉ đến từng chi tiết nhỏ để đảm bảo không xảy ra sai sót trong việc lưu trữ hay đóng dấu văn bản.
* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Cam kết tuyệt đối bảo mật thông tin, tài liệu của công ty. Nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của các thông tin nội bộ (bí mật kinh doanh, thông tin nhân sự, chiến lược tài chính) và có đạo đức nghề nghiệp vững vàng trước mọi cám dỗ thông tin.
* Tự chủ và quản lý thời gian khoa học: Khả năng ưu tiên các công việc quan trọng/khẩn cấp trong ngày. Đảm bảo các yêu cầu cung cấp tài liệu từ các phòng ban được phản hồi nhanh chóng, không làm gián đoạn quy trình vận hành chung của hệ thống.
* Kỹ năng giao tiếp nhẹ nhàng, tinh tế: Khả năng giao tiếp nhã nhặn, lịch sự khi tiếp xúc với khách hàng, đối tác gửi thư từ hoặc khi phối hợp công việc với các phòng ban nội bộ. Có thái độ hợp tác, hỗ trợ đồng nghiệp với tinh thần dịch vụ nội bộ cao.
* Kiên nhẫn và chịu được áp lực công việc lặp đi lặp lại: Công tác văn thư đòi hỏi sự bền bỉ, kiên trì đối diện với khối lượng công việc mang tính hệ thống, lặp lại hàng ngày mà vẫn giữ được sự tập trung cao độ và thái độ tích cực.
---
Quyền lợi
* Thu nhập cạnh tranh & Rõ ràng: Mức lương khởi điểm hấp dẫn (thỏa thuận trực tiếp theo năng lực từ 8.000.000đ - 12.000.000đ/tháng), cùng với các khoản phụ cấp độc hại kho lưu trữ (nếu có), phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại và ăn trưa tại công ty.
* Chính sách đãi ngộ toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật Lao động. Hưởng lương tháng 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPIs) và thưởng vào các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch/Âm lịch).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ các công cụ làm việc tiên tiến nhất (máy tính cấu hình cao, máy quét tài liệu thông minh, hệ thống phần mềm quản lý văn bản hiện đại). Đồng nghiệp thân thiện, ban lãnh đạo luôn lắng nghe và thấu hiểu.
* Cơ hội học tập và đào tạo chuyên sâu: Được công ty tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ văn thư - lưu trữ hiện đại, các chứng chỉ quản lý hồ sơ số, đào tạo về an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu, cũng như các kỹ năng mềm bổ trợ cho công việc.
* Lộ trình phát triển sự nghiệp bền vững: Cơ hội thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý như: Trưởng nhóm Văn thư - Lưu trữ, Trưởng bộ phận Hành chính, hoặc Chuyên viên Kiểm soát Tuân thủ Hành chính của Tập đoàn.
* Chăm sóc sức khỏe & Đời sống tinh thần: Được tham gia chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín. Tham gia các hoạt động teambuilding, nghỉ mát, du lịch hè sôi động cùng tập thể công ty, các câu lạc bộ thể thao nội bộ (bóng đá, cầu lông, yoga...).
---
Tags:
Nhân viên văn thư, Tuyển dụng văn thư lưu trữ, Việc làm hành chính văn thư, Quản trị văn phòng, Lưu trữ tài liệu doanh nghiệp, Số hóa hồ sơ văn phòng, Nhân viên hành chính lưu trữ, Quản lý công văn đi đến, Đóng dấu văn bản, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Việc làm hành chính nhân sự, Chuyên viên quản lý hồ sơ, Thư ký văn thư, Việc làm văn phòng ổn định, Quản lý tài liệu điện tử EDMS.
---
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên văn thư lưu trữ, Tìm việc làm hành chính văn thư, Việc làm lưu trữ học mới nhất, Việc làm quản trị văn phòng Hà Nội/TP.HCM, Nhân viên quản lý công văn giấy tờ, Chuyên viên số hóa tài liệu hành chính, Công việc văn thư hành chính doanh nghiệp tư nhân, Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính chuẩn, Cách quản lý con dấu công ty, Việc làm hành chính nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm cao, Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ khoa học, Tìm việc làm hành chính văn thư lương cao.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Hà Nội Nhân viên tổng hợp văn phòngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerBẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION) Chức danh công việc: Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại Bộ phận: Phòng Kỹ thuật Công nghệ thông tin & Viễn thông / Phòng Hành chính - Hạ tầng kỹ thuật Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng ...
-
Việc làm Hà Nội Nhân viên hành chínhTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (OFFICE ADMINISTRATOR) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ vận hành" – vị trí Nhân viên Hành chính Văn phòng. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, bạn không đơn thuần là người xử lý các thủ tục...
-
Việc làm Hà Nội Trợ lý hành chínhTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Trợ lý Hành chính (Administrative Assistant) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Trợ lý Hành chính chuyên nghiệp và tận tụy. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, Trợ lý Hành chính không chỉ đơn thuần là ng...