-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Long An Thư ký văn phòng
Published date: 2026/07/02
- Location: Long An, vietnam
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THƯ KÝ VĂN PHÒNG (OFFICE SECRETARY)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Nhân viên Thư ký Văn phòng chuyên nghiệp. Bạn chính là bộ mặt, là điểm chạm đầu tiên của khách hàng với doanh nghiệp, đồng thời là "chất keo" kết nối các phòng ban, đảm bảo dòng chảy thông tin và công việc hành chính luôn diễn ra trôi chảy, hiệu quả. Với vai trò này, sự tỉ mỉ trong quản lý hồ sơ, sự linh hoạt trong sắp xếp lịch trình, sự khéo léo trong giao tiếp và tư duy bảo mật thông tin chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại cho tổ chức. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, có khả năng đa nhiệm xuất sắc và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản
* Soạn thảo văn bản hành chính: Thực hiện việc soạn thảo, biên tập và kiểm tra thể thức các loại văn bản hành chính của công ty bao gồm: công văn, thông báo, quyết định, biên bản cuộc họp, tờ trình và các loại hợp đồng dịch vụ cơ bản theo đúng quy chuẩn pháp lý và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
* Phân loại và lưu trữ hồ sơ: Thiết lập, phân loại và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ tài liệu (cả bản cứng tại tủ hồ sơ và bản mềm trên hệ thống lưu trữ đám mây Cloud/Drive) một cách khoa học, bảo mật, đảm bảo việc truy xuất thông tin diễn ra nhanh chóng khi có yêu cầu từ Ban Giám đốc hoặc các phòng ban.
* Xử lý công văn đi/đến: Tiếp nhận, đăng ký, phân loại và chuyển giao kịp thời các công văn, thư tín, bưu phẩm đi và đến cho các cá nhân, bộ phận liên quan; theo dõi tiến độ xử lý và phản hồi của các văn bản yêu cầu phúc đáp.
* Quản lý con dấu: Quản lý và sử dụng con dấu của công ty (nếu được ủy quyền) theo đúng quy định của pháp luật và quy chế nội bộ của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và tuyệt đối bảo mật.
2. Tiếp đón khách hàng và điều phối cổng thông tin liên lạc
* Đón tiếp khách hàng & đối tác: Chào đón khách hàng, đối tác và ứng viên đến làm việc tại văn phòng với thái độ niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp. Hướng dẫn khách đến đúng khu vực làm việc hoặc phòng họp yêu cầu.
* Trực tổng đài điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline văn phòng, sàng lọc thông tin, trả lời các câu hỏi cơ bản và chuyển cuộc gọi đến đúng bộ phận/cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
* Quản lý hòm thư điện tử chung: Kiểm tra và phản hồi các email gửi đến hòm thư chung của công ty (info@...) hàng ngày; phân phối các email chức năng đến các phòng ban chuyên trách để xử lý kịp thời.
3. Sắp xếp lịch trình, tổ chức cuộc họp và sự kiện nội bộ
* Quản lý lịch làm việc: Hỗ trợ sắp xếp, tối ưu hóa lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác hàng ngày/hàng tuần cho Ban Giám đốc hoặc Quản lý trực tiếp, tránh tình trạng chồng chéo lịch trình.
* Chuẩn bị hậu cần cuộc họp: Đăng ký phòng họp, chuẩn bị trang thiết bị kỹ thuật (máy chiếu, micro, kết nối Zoom/Teams), chuẩn bị nước uống, tài liệu họp và văn phòng phẩm cần thiết cho các cuộc họp nội bộ và cuộc họp với đối tác ngoại giao.
* Ghi biên bản cuộc họp (Meeting Minutes): Tham gia các cuộc họp quan trọng để ghi chép biên bản một cách chi tiết, trung thực; tổng hợp các kết luận, phân công công việc của chủ tọa và gửi email theo dõi tiến độ thực hiện đến các thành viên tham dự.
* Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Phối hợp cùng bộ phận Nhân sự/Truyền thông tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như: sinh nhật tháng, liên hoan, ngày lễ tết, Teambuilding, Year End Party,...
4. Quản lý cơ sở vật chất và vận hành văn phòng
* Mua sắm văn phòng phẩm: Định kỳ hàng tháng tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ làm việc, nước uống, nhu yếu phẩm cho toàn thể nhân viên trong công ty; đảm bảo tối ưu hóa chi phí.
* Bảo trì thiết bị văn phòng: Theo dõi tình trạng hoạt động và phối hợp với bộ phận kỹ thuật/nhà cung cấp dịch vụ để bảo trì, sửa chữa kịp thời các thiết bị văn phòng như: máy in, máy photocopy, máy chấm công, hệ thống mạng internet, điều hòa, hệ thống đèn chiếu sáng.
* Quản lý không gian làm việc: Giám sát công tác vệ sinh, an ninh tại văn phòng, đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn và tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên.
5. Hỗ trợ công tác hậu cần chuyến đi và thanh quyết toán
* Hậu cần công tác: Đặt vé máy bay, vé tàu xe, đặt phòng khách sạn, làm thủ tục visa (nếu có) và chuẩn bị công tác phí cho Ban Giám đốc hoặc nhân viên đi công tác trong và ngoài nước.
* Tạm ứng & Thanh quyết toán chi phí: Thu thập hóa đơn, chứng từ hợp lệ liên quan đến các chi phí vận hành văn phòng, chi phí tiếp khách, chi phí công tác để lập đề nghị thanh toán gửi bộ phận Kế toán theo đúng quy trình tài chính của công ty.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Thư ký y khoa/pháp lý, Hành chính học, Ngoại ngữ, Luật, Quản trị kinh doanh, hoặc các chuyên ngành khoa học xã hội liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Ưu tiên ứng viên có từ 1 – 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thư ký, Lễ tân văn phòng, Nhân viên hành chính hoặc các vị trí tương đương. Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có năng lực xuất sắc, nhanh nhẹn và có tinh thần cầu tiến cao.
Kỹ năng chuyên môn
* Thành thạo Tin học văn phòng: Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) hoặc Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms). Tốc độ gõ phím nhanh và chuẩn xác.
* Khả năng ngôn ngữ:
* Sử dụng tiếng Việt chuẩn xác (không ngọng, không nói tiếng địa phương), có tư duy ngôn từ tốt để soạn thảo văn bản hành chính chuyên nghiệp.
* Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên), có khả năng viết email công việc và đón tiếp khách nước ngoài trôi chảy.
* Quản lý thời gian & Đa nhiệm: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết phân bổ thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, có thể xử lý nhiều đầu việc cùng lúc dưới áp lực cao mà không xảy ra sai sót.
* Giao tiếp và ứng xử: Kỹ năng lắng nghe tích cực, giao tiếp tự tin, khéo léo và có khả năng giải quyết các xung đột phát sinh một cách hòa nhã, lịch thiệp.
Phẩm chất cá nhân
* Chính trực và Bảo mật: Có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin kinh doanh, tài liệu nội bộ và thông tin cá nhân của Ban Giám đốc cũng như của doanh nghiệp.
* Tỉ mỉ, cẩn thận: Chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong công việc, từ việc định dạng văn bản, chuẩn bị phòng họp cho đến việc kiểm tra hóa đơn chứng từ.
* Chủ động và Linh hoạt: Có tư duy dịch vụ (service-mindset), luôn chủ động trong công việc, nhanh nhạy trong việc phát hiện vấn đề và đề xuất giải pháp xử lý tình huống phát sinh một cách linh hoạt.
* Tác phong chuyên nghiệp: Ngoại hình ưa nhìn, sáng sủa, trang phục công sở chỉn chu; thái độ làm việc tích cực, đúng giờ và có tinh thần trách nhiệm cao với công việc được giao.
---
Quyền lợi
* Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực từ 8.000.000đ – 15.000.000đ/tháng) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) + Lương tháng 13 và các khoản thưởng lễ, tết, sinh nhật, hỷ sự.
* Chính sách phúc lợi đầy đủ: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc; hưởng chế độ khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hiện đại, tiện nghi, chuyên nghiệp, đồng nghiệp thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ, văn hóa doanh nghiệp cởi mở và tôn trọng cá nhân.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp: Được đào tạo bài bản về kỹ năng hành chính chuyên sâu, kỹ năng quản trị thời gian và giao tiếp đối ngoại. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như: Thư ký Trợ lý Giám đốc, Trưởng nhóm Hành chính (Admin Lead), Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR&Admin Manager).
* Chế độ đãi ngộ khác: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng quý, du lịch nghỉ mát hàng năm cùng công ty; được cung cấp đầy đủ các trang thiết bị làm việc cần thiết (máy tính, điện thoại, văn phòng phẩm).
---
Tags: Thư ký văn phòng, Nhân viên thư ký, Hành chính văn phòng, Lễ tân văn phòng, Việc làm hành chính, Thư ký hành chính, Tuyển dụng thư ký, Quản trị văn phòng, Thư ký tổng hợp, Office Secretary.
Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng thư ký văn phòng, tìm việc làm thư ký hành chính, mô tả công việc thư ký, kỹ năng thư ký văn phòng, lương thư ký văn phòng mới nhất, tuyển dụng lễ tân kiêm thư ký, tuyển hành chính văn phòng, việc làm thư ký tại Hà Nội, việc làm thư ký tại TP.HCM.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Long An Infrastructure Project DirectorTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Infrastructure Project Director Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư trưởng hành động" – một Infrastructure Project Director (Giám đốc Dự án Hạ tầng) xuất sắc để dẫn dắt các siêu dự án hạ tầng kỹ thuật quy mô lớn. ...
-
Việc làm Long An Giám đốc dự án hạ tầngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Giám đốc Dự án Hạ tầng (Infrastructure Project Director) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư trưởng của những đại công trình" – vị trí Giám đốc Dự án Hạ tầng. Bạn không chỉ là người quản lý tiến độ trên giấy tờ, m...
-
Việc làm Long An Maintenance EngineerTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại (Maintenance Engineer). Bạn là mắt xích quan trọng đảm bảo hệ thống liên lạc của doanh nghiệp luôn thô...