-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Tuyển dụng việc làm Administrative Specialist TP.HCM
Published date: 2026/07/02
- Location: Tp Hồ Chí Minh, vietnam
JOB DESCRIPTION: ADMINISTRATIVE SPECIALIST
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành văn phòng" – vị trí Administrative Specialist (Chuyên viên Hành chính). Bạn là mắt xích trung tâm, người giữ lửa và đảm bảo toàn bộ hệ thống vận hành hàng ngày của doanh nghiệp luôn diễn ra một cách trơn tru, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Không đơn thuần là những công việc giấy tờ tẻ nhạt, vai trò của bạn tại công ty là người tối ưu hóa không gian làm việc, quản lý tài nguyên thông minh, kết nối các phòng ban và xây dựng một môi trường làm việc lý tưởng, nơi mỗi nhân viên đều tìm thấy sự hỗ trợ tốt nhất để phát huy tối đa năng lực.
Sự nhạy bén trong quản lý chi phí, tư duy tổ chức khoa học, khả năng giao tiếp khéo léo và sự chủ động trước mọi tình huống phát sinh chính là những giá trị cốt lõi mà chúng tôi kỳ vọng ở bạn. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, có khả năng đa nhiệm xuất sắc và mong muốn khẳng định bản thân trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động và giàu cơ hội thăng tiến, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý Vận hành Văn phòng và Cơ sở Vật chất (Office Operations & Facilities Management)
* Giám sát không gian làm việc: Thực hiện kiểm tra định kỳ hàng ngày, hàng tuần toàn bộ khu vực văn phòng (phòng làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách, pantry, nhà kho) để đảm bảo không gian luôn sạch sẽ, gọn gàng, an toàn và đáp ứng các tiêu chuẩn về thẩm mỹ, vệ sinh dịch tễ.
* Bảo trì trang thiết bị: Giám sát hoạt động và phối hợp với các đơn vị kỹ thuật/đối tác để bảo trì, sửa chữa kịp thời hệ thống cơ điện, máy lạnh, máy in, máy photocopy, hệ thống chiếu sáng, mạng internet, camera an ninh và các thiết bị văn phòng khác.
* Quản lý khu vực Pantry: Đảm bảo nguồn cung cấp nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, bánh kẹo, đồ ăn nhẹ) luôn đầy đủ, tươi ngon và được sắp xếp khoa học để phục vụ nhân sự công ty.
* An toàn và An ninh: Phối hợp với ban quản lý tòa nhà triển khai các biện pháp an ninh, phòng cháy chữa cháy (PCCC), diễn tập thoát hiểm và đảm bảo văn phòng luôn tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn lao động.
2. Quản lý Mua sắm và Quan hệ Nhà cung cấp (Procurement & Vendor Management)
* Lập kế hoạch mua sắm: Tiếp nhận nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm định kỳ hoặc đột xuất đối với văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, trang thiết bị làm việc, quà tặng đối tác và các nhu yếu phẩm khác.
* Tìm kiếm và Đánh giá nhà cung cấp: Chủ động tìm kiếm, khảo sát giá và đánh giá năng lực của các nhà cung cấp dịch vụ (văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, thuê xe, đặt vé máy bay, dịch vụ vệ sinh, cây xanh...). Xây dựng tệp nhà cung cấp uy tín, chất lượng với chi phí tối ưu nhất.
* Thương lượng và Ký kết hợp đồng: Soạn thảo, đàm phán các điều khoản hợp đồng thương mại liên quan đến mảng hành chính. Giám sát việc thực hiện hợp đồng, nghiệm thu dịch vụ và tiến hành các thủ tục thanh quyết toán đúng hạn, minh bạch.
* Kiểm soát định mức sử dụng: Thiết lập và kiểm soát định mức sử dụng văn phòng phẩm, giấy in, mực in... nhằm tránh lãng phí và tối ưu hóa ngân sách vận hành (OPEX).
3. Quản trị Hành chính, Giấy tờ và Thủ tục Pháp lý (Administration, Documentation & Compliance)
* Quản lý công văn đi/đến: Tiếp nhận, phân loại, ghi chép sổ sách và chuyển giao chính xác, kịp thời các loại thư từ, bưu phẩm, công văn đi và đến của công ty.
* Lưu trữ hồ sơ khoa học: Thiết lập, chuẩn hóa và quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ pháp lý, quyết định, thông báo, hợp đồng hành chính và tài liệu nội bộ (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống Cloud) theo phương pháp khoa học, bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Hỗ trợ công tác công tác (Travel Logistics): Chịu trách nhiệm điều phối và thực hiện đặt vé máy bay, tàu xe, đặt phòng khách sạn, làm visa/hộ chiếu và chuẩn bị tạm ứng chi phí công tác cho ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên đi công tác trong và ngoài nước.
* Quản lý con dấu: Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy chế, quy định của pháp luật và quy trình nội bộ, đảm bảo tính bảo mật và pháp lý tối cao.
* Thủ tục hành chính pháp lý: Hỗ trợ thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh, thay đổi thông tin doanh nghiệp, xin giấy phép con, làm việc với các cơ quan chức năng nhà nước khi có yêu cầu dưới sự chỉ đạo của cấp trên.
4. Quản lý Tài sản và Công cụ Dụng cụ (Asset & Inventory Management)
* Khởi tạo danh mục tài sản: Lập mã tài sản, dán nhãn kiểm soát và cập nhật liên tục danh mục tài sản cố định (bàn ghế, máy tính, thiết bị điện tử...) và công cụ dụng cụ của công ty vào phần mềm quản lý.
* Bàn giao và Thu hồi: Thực hiện quy trình bàn giao tài sản cho nhân sự mới và thu hồi tài sản từ nhân sự nghỉ việc một cách chặt chẽ, có biên bản rõ ràng. Kiểm tra hiện trạng thiết bị khi thu hồi để xác định khấu hao hoặc hư hỏng.
* Kiểm kê định kỳ: Chủ trì phối hợp với phòng Kế toán thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ (hàng quý/hàng năm) để đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách, phát hiện chênh lệch và đề xuất phương án xử lý (thanh lý, sửa chữa, mua mới).
5. Hỗ trợ Sự kiện, Truyền thông Nội bộ và Tiếp đón Khách hàng (Event Logistics & Guest Relations)
* Đón tiếp khách hàng (Reception): Trực tiếp đón tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp và chuẩn mực. Chỉ dẫn khách đến đúng phòng họp hoặc kết nối với nhân sự liên quan.
* Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với phòng Nhân sự (HR) và Công đoàn để lên kế hoạch, chuẩn bị hậu cần (thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, đặt tiệc, mua quà tặng...) cho các sự kiện của công ty như: Sinh nhật thành viên, Team building, Year-End Party, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh...).
* Điều phối phòng họp: Quản lý lịch trình sử dụng các phòng họp, đảm bảo phòng họp luôn được chuẩn bị sẵn sàng về thiết bị trình chiếu, nước uống, văn phòng phẩm trước mỗi cuộc họp quan trọng của Ban giám đốc hoặc các phòng ban.
6. Quản lý Ngân sách Hành chính và Báo cáo (Budgeting & Reporting)
* Lập dự toán ngân sách: Tham gia xây dựng dự thảo ngân sách hoạt động hành chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm dựa trên dữ liệu lịch sử và kế hoạch phát triển của công ty.
* Theo dõi chi phí: Theo dõi sát sao các khoản chi phí hành chính thực tế phát sinh, đối chiếu với ngân sách được duyệt để phát hiện sớm các khoản chi vượt định mức và đưa ra giải pháp điều chỉnh kịp thời.
* Báo cáo định kỳ: Lập các báo cáo tổng hợp chi phí hành chính, báo cáo tình hình sử dụng tài sản, báo cáo đánh giá chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp gửi lên Trưởng phòng Hành chính và Ban Giám đốc định kỳ hoặc đột xuất.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm (Education & Experience)
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, Luật, Ngoại ngữ, Văn hóa học, hành chính công hoặc các ngành kinh tế liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính, Chuyên viên Hành chính, Trợ lý Văn phòng hoặc các vị trí tương đương tại các công ty có quy mô từ 50 nhân sự trở lên. Có kinh nghiệm làm việc trong các môi trường đa quốc gia hoặc công ty có yếu tố nước ngoài là một lợi thế lớn.
Kỹ năng Chuyên môn (Professional Skills)
* Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: Làm chủ hoàn toàn bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Đặc biệt là kỹ năng Excel nâng cao (sử dụng các hàm thống kê, vlookup, pivot table để quản lý data, tài sản, ngân sách) và Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms, Drive).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên), có khả năng soạn thảo văn bản, email thương mại và làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp, đối tác nước ngoài.
* Kỹ năng thương lượng & đàm phán: Có tư duy dịch vụ tốt, biết cách thương thảo giá cả, điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp để mang lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp.
* Kỹ năng quản lý tài chính cơ bản: Hiểu biết về dòng tiền hành chính, biết cách lập dự toán, kiểm soát chi phí (cost control) và quy trình thanh quyết toán hóa đơn tài chính theo đúng quy định của Luật Thuế.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng lên kế hoạch công việc khoa học, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, có năng lực quản lý đa tác vụ (multitasking) hiệu quả mà không bị sót việc.
Kỹ năng Mềm (Soft Skills)
* Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc, khéo léo và tinh tế bằng cả văn viết và văn nói. Biết lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của đồng nghiệp.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-solving): Nhạy bén trong việc phát hiện các bất cập trong vận hành văn phòng và chủ động đưa ra các giải pháp khắc phục nhanh chóng, triệt để.
* Kỹ năng làm việc nhóm và độc lập: Khả năng phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác (HR, Kế toán, IT, Marketing) để hoàn thành mục tiêu chung, đồng thời có tính tự chủ cao, tự hoàn thành công việc được giao mà không cần giám sát liên tục.
Phẩm chất Cá nhân (Personal Attributes)
* Tỉ mỉ và Chu đáo: Cẩn thận trong từng chi tiết nhỏ, từ việc định dạng một văn bản hành chính, sắp xếp một hồ sơ lưu trữ đến việc chuẩn bị cho một cuộc họp cấp cao.
* Trung thực và Bảo mật: Tuyệt đối trung thực trong quản lý tài chính, chi phí mua sắm. Có tinh thần trách nhiệm cao và cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin kinh doanh, tài liệu nhân sự nhạy cảm của công ty.
* Tích cực và Hướng ngoại: Thái độ làm việc tích cực, luôn tràn đầy năng lượng, sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp. Có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Internal Customer Service Oriented) – luôn coi sự hài lòng của nhân viên trong công ty là thước đo thành công của mình.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Giữ được sự bình tĩnh, kiên nhẫn và giải quyết công việc sáng suốt ngay cả trong những thời điểm văn phòng bận rộn nhất hoặc khi đối mặt với các tình huống khẩn cấp bất ngờ xảy ra.
---
Quyền lợi (Benefits)
* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng hấp dẫn (theo thỏa thuận dựa trên năng lực thực tế của ứng viên), được xem xét điều chỉnh lương định kỳ 1 - 2 lần/năm dựa trên hiệu quả công việc.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật Lao động. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc nội trú/ngoại trú) hàng năm dành cho nhân sự xuất sắc.
* Thưởng hấp dẫn: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm, thưởng vào các dịp lễ tết lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch...).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Không gian làm việc hiện đại, xanh, sạch, đẹp, trang bị đầy đủ thiết bị làm việc công nghệ cao. Văn hóa doanh nghiệp cởi mở, trẻ trung, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sự sáng tạo cá nhân.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị, kỹ năng mềm, nâng cấp nghiệp vụ hành chính - nhân sự (C&B, quản trị nhân sự chuyên sâu, quản trị rủi ro văn phòng...) do công ty tài trợ 100% học phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Định hướng phát triển rõ ràng lên các vị trí quản lý như Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), Trưởng phòng Hành chính (Administration Manager) hoặc Chuyên viên Hành chính - Nhân sự Tổng hợp (HR & Admin Assistant Manager).
* Chương trình chăm sóc đời sống phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding sôi động, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm (trong hoặc ngoài nước), các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...), chương trình Happy Hour hàng tuần tại văn phòng.
* Chế độ nghỉ phép: Được hưởng 12 ngày phép năm nguyên lương (tăng dần theo thâm niên làm việc), nghỉ chế độ thai sản, hiếu hỷ đầy đủ và chu đáo.
---
Tags:
Chuyên viên hành chính, Nhân viên hành chính văn phòng, Administrative Specialist, Tuyển dụng hành chính, Quản trị văn phòng, Việc làm hành chính tổng hợp, Admin văn phòng, Quản lý tài sản công ty, Mua sắm trang thiết bị văn phòng, Tổ chức sự kiện nội bộ, Quản lý chi phí vận hành, Hồ sơ lưu trữ văn phòng, Office Administrator.
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng Chuyên viên Hành chính, Việc làm Administrative Specialist tại TP.HCM, Tìm việc hành chính nhân sự lương cao, Mô tả công việc Nhân viên Hành chính, Kỹ năng quản trị văn phòng, Chuyên viên hành chính tổng hợp Hà Nội, Hành chính lễ tân chuyên nghiệp.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Tuyển dụng việc làm Sales Administrator TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerMÔ TẢ CÔNG VIỆC: SALES ADMINISTRATOR (NHÂN VIÊN QUẢN TRỊ BÁN HÀNG) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia điều phối và kết nối" – vị trí Sales Administrator (Nhân viên Quản trị Bán hàng). Bạn chính là "trái tim" trong bộ máy vận hành k...
-
Tuyển dụng việc làm Compliance Assistant TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
JOB DESCRIPTION: COMPLIANCE ASSISTANT (TRỢ LÝ TUÂN THỦ) Role Overview Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu ngày càng phát triển phức tạp và các quy định pháp lý ngày càng thắt chặt, chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng mẫn cán" – vị trí Complia...
-
Tuyển dụng việc làm Nhân viên tuân thủ văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng nguyên tắc" – vị trí Nhân viên Tuân thủ Văn phòng (Office Compliance Officer). Bạn là mắt xích cốt lõi đảm bảo toàn bộ hoạt động vận hành, quy trình làm việc, hành vi của nhân...