-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Tuyển dụng việc làm Nhân viên lưu trữ hồ sơ TP.HCM
Published date: 2026/07/02
- Location: Tp Hồ Chí Minh, vietnam
Job Description:
NHÂN VIÊN LƯU TRỮ HỒ SƠ (RECORDS MANAGEMENT SPECIALIST)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "người bảo hộ tài sản tri thức" – vị trí Nhân viên Lưu trữ Hồ sơ (Records Management Specialist). Tại doanh nghiệp của chúng tôi, mỗi trang tài liệu, mỗi tệp dữ liệu số không đơn thuần là những con chữ, mà là tài sản chiến lược, là cơ sở pháp lý và là nền tảng vận hành của toàn bộ hệ thống. Bạn chính là mắt xích cốt lõi đảm bảo kho tàng thông tin này luôn được phân loại khoa học, bảo mật tuyệt đối và sẵn sàng truy xuất chỉ trong vài giây.
Sự tỉ mỉ, kiên nhẫn trong việc tổ chức không gian lưu trữ vật lý, kết hợp với tư duy hiện đại, nhạy bén khi vận hành các hệ thống quản trị dữ liệu số hóa (EDMS) chính là giá trị vượt trội mà bạn mang lại. Nếu bạn là một chuyên gia yêu thích sự ngăn nắp, tôn trọng tính chính xác và mong muốn khẳng định vai trò kiến tạo trật tự thông tin trong một môi trường chuyên nghiệp, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Thu thập, Phân loại và Hệ thống hóa Hồ sơ, Tài liệu
* Tiếp nhận và Kiểm đếm: Chủ trì quy trình tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, công văn đi/đến từ tất cả các phòng ban trong công ty (Tài chính - Kế toán, Nhân sự, Pháp chế, Kỹ thuật, Kinh doanh...). Đảm bảo tính nguyên vẹn, đầy đủ của hồ sơ theo biên bản bàn giao.
* Phân loại và Gán mã: Thực hiện phân loại tài liệu theo danh mục chức năng, dự án hoặc phòng ban dựa trên Quy chế lưu trữ của công ty và các tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ hiện hành. Gán mã định danh (indexing/codification) khoa học cho từng loại hồ sơ để tránh trùng lặp và thất lạc.
* Lập thư mục lưu trữ (Archival Cataloging): Xây dựng, cập nhật liên tục và quản lý hệ thống danh mục, sổ theo dõi hồ sơ lưu trữ (cả bản cứng và tệp Excel/phần mềm quản lý). Đảm bảo mỗi bộ hồ sơ đều có "lý lịch" rõ ràng về nguồn gốc, nội dung, vị trí lưu trữ cụ thể.
* Đóng gói và Sắp xếp: Trực tiếp thực hiện hoặc giám sát việc đóng gáy, đóng hộp, dán nhãn thông tin ngoài hộp lưu trữ, sắp xếp gọn gàng lên các kệ/giá trong kho lưu trữ theo đúng sơ đồ định vị đã được thiết lập.
2. Số hóa Hồ sơ và Quản lý Hệ thống Lưu trữ Điện tử (Digital Archiving & EDMS)
* Thực thi quy trình số hóa: Vận hành các thiết bị scan chuyên dụng (flatbed, ADF, overhead) để chuyển đổi toàn bộ tài liệu giấy quan trọng sang định dạng số (PDF, TIFF, JPEG) với độ phân giải tiêu chuẩn, đảm bảo tính rõ nét và không mất mát thông tin.
* Ứng dụng công nghệ OCR: Sử dụng các công cụ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuẩn hóa tài liệu số hóa thành các file có khả năng tìm kiếm nội dung (Searchable PDF), tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu nhanh.
* Quản trị siêu dữ liệu (Metadata): Thiết lập và nhập liệu các trường thông tin mô tả (Metadata) như: tên tài liệu, ngày ban hành, tác giả, phòng ban sở hữu, từ khóa tìm kiếm... lên hệ thống Quản lý tài liệu điện tử (EDMS) hoặc hệ thống ERP của công ty.
* Kiểm soát chất lượng số hóa (QC): Thường xuyên kiểm tra chất lượng file sau khi scan, phát hiện và xử lý kịp thời các lỗi như mất trang, mờ chữ, lệch trang, file bị lỗi định dạng trước khi đồng bộ lên hệ thống máy chủ lưu trữ (Cloud/On-premise).
3. Vận hành Quy trình Khai thác, Mượn – Trả và Tra cứu Hồ sơ
* Phê duyệt và Cấp phát: Tiếp nhận các yêu cầu mượn hồ sơ gốc hoặc yêu cầu cung cấp bản sao (bản cứng/bản scan) từ các cá nhân, bộ phận trong công ty. Thực hiện đối chiếu quyền hạn truy cập của người yêu cầu theo đúng Quy định bảo mật thông tin trước khi bàn giao.
* Theo dõi và Đôn đốc: Ghi nhận chi tiết lịch sử mượn - trả hồ sơ (Ai mượn, mục đích, ngày mượn, hạn trả). Theo dõi sát sao và gửi thông báo nhắc nhở định kỳ đối với các trường hợp quá hạn trả tài liệu gốc để đảm bảo hồ sơ luôn được thu hồi đầy đủ về kho.
* Hỗ trợ tra cứu nhanh: Đóng vai trò là "bộ quản lý tìm kiếm thông minh", hỗ trợ đắc lực cho Ban giám đốc và các phòng ban trong việc tìm kiếm, tổng hợp tài liệu phục vụ cho các kỳ kiểm toán, thanh tra thuế, tranh chấp pháp lý hoặc các cuộc họp cổ đông chiến lược.
4. Bảo quản, Bảo dưỡng vật lý và Đảm bảo An toàn Kho lưu trữ
* Kiểm soát môi trường kho: Giám sát chặt chẽ các chỉ số vật lý trong kho lưu trữ giấy (nhiệt độ tiêu chuẩn từ 18–22°C, độ ẩm duy trì ở mức 40–50%). Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các nguy cơ gây hại cho tài liệu như ẩm mốc, côn trùng phá hoại (mối, mọt, gián, chuột).
* Vận hành hệ thống an toàn: Phối hợp với bộ phận Hành chính - Trợ lý và Bảo vệ để kiểm tra định kỳ hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) chuyên dụng cho kho hồ sơ (hệ thống chữa cháy bằng khí CO2/FM200, tuyệt đối không dùng nước), đảm bảo các thiết bị luôn trong trạng thái hoạt động tốt.
* Quy hoạch không gian: Chủ động sắp xếp, tối ưu hóa diện tích sử dụng của kho lưu trữ. Đề xuất cải tiến phương thức xếp dỡ, bổ sung kệ chứa hàng khi kho đạt công suất giới hạn để tránh tình trạng quá tải, lộn xộn.
5. Rà soát, Phân loại Thời hạn và Tiêu hủy Tài liệu Hết Giá trị
* Xây dựng Khung thời hạn lưu trữ (Retention Schedule): Nghiên cứu các quy định pháp lý của Nhà nước (Luật Lưu trữ, Luật Kế toán, Luật Doanh nghiệp...) kết hợp với nhu cầu thực tế của công ty để xây dựng và cập nhật bảng quy định thời hạn lưu trữ cụ thể cho từng nhóm tài liệu.
* Thẩm định định kỳ: Hằng năm, tiến hành rà soát toàn bộ kho lưu trữ để lọc ra danh mục các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định.
* Tổ chức tiêu hủy an toàn: Lập hội đồng thanh lý tài liệu, soạn thảo biên bản tiêu hủy hồ sơ. Phối hợp với đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp thực hiện tiêu hủy bảo mật (cắt nhỏ hủy tài liệu giấy, xóa vĩnh viễn/hủy vật lý đối với các thiết bị lưu trữ số như băng từ, ổ cứng) dưới sự giám sát nghiêm ngặt, đảm bảo thông tin không bị rò rỉ ra bên ngoài.
6. Xây dựng Quy trình và Đào tạo Nhận thức Lưu trữ
* Chuẩn hóa quy trình: Tham mưu, soạn thảo và cải tiến các quy chế, quy trình, hướng dẫn công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu trong toàn doanh nghiệp.
* Hướng dẫn nội bộ: Tổ chức các buổi hướng dẫn, đào tạo ngắn cho nhân viên mới hoặc đại diện các phòng ban về cách thức soạn thảo, đóng gói, bàn giao hồ sơ chuẩn quy định cũng như cách sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử một cách hiệu quả, an toàn.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn và Kinh nghiệm chuyên môn
* Bằng cấp: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Thông tin - Thư viện, Lịch sử, hoặc các ngành Công nghệ thông tin có định hướng quản lý dữ liệu.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Văn thư, Nhân viên Lưu trữ, Trợ lý dự án quản lý tài liệu hoặc các công việc hành chính có liên quan trực tiếp đến xử lý hồ sơ khối lượng lớn.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, các tập đoàn đa quốc gia, ngân hàng, công ty xây dựng/bất động sản hoặc các tổ chức lưu trữ chuyên nghiệp có hệ thống kho lưu trữ lớn.
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc vận hành các dự án số hóa tài liệu (Digitization projects) là một lợi thế cực kỳ lớn.
2. Kỹ năng chuyên môn
* Hiểu biết nghiệp vụ lưu trữ: Nắm vững các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu (phân loại theo chủ đề, hệ thống chữ cái, chữ số, biên niên sử). Hiểu biết sâu sắc về các văn bản pháp luật hiện hành liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và thời hạn bảo quản tài liệu của Việt Nam.
* Sử dụng công nghệ và phần mềm quản trị:
* Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng chuyên dụng phục vụ công tác lưu trữ: Máy scan tốc độ cao, máy in nhãn mã vạch, máy hủy tài liệu.
* Thành thạo phần mềm Microsoft Office (đặc biệt là Excel nâng cao để quản lý danh mục dữ liệu, sử dụng tốt các hàm lọc, tìm kiếm VLOOKUP, INDEX, Pivot Table để báo cáo).
* Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm Quản lý tài liệu điện tử (EDMS), hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP - SAP, Oracle), các công cụ lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive, SharePoint) và thiết lập phân quyền truy cập chi tiết.
* Kỹ năng bảo mật thông tin: Hiểu rõ các nguyên tắc bảo mật dữ liệu, nhận diện được các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp (bí mật kinh doanh, hồ sơ nhân sự, tài liệu tài chính) để áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp cả về mặt vật lý và kỹ thuật số.
3. Kỹ năng bổ trợ và Thể chất
* Tư duy logic và Tổ chức khoa học: Có khả năng tư duy hệ thống xuất sắc, biết cách thiết lập các sơ đồ lưu trữ khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc khi phải xử lý lượng lớn yêu cầu tra cứu tài liệu cùng một lúc.
* Sự tỉ mỉ và Chính xác tuyệt đối: Công việc lưu trữ không cho phép sự cẩu thả. Bạn cần có sự kiên trì, tập trung cao độ khi rà soát từng trang tài liệu, nhập chính xác từng ký tự mã số hồ sơ hay thông tin Metadata.
* Sức khỏe tốt và Thể lực dẻo dai: Công việc có đặc thù đòi hỏi thường xuyên di chuyển trong kho, nâng, vác, xếp dỡ các thùng carton chứa hồ sơ tài liệu (trọng lượng từ 5 - 15kg), đứng hoặc cúi người trong thời gian dài để sắp xếp kệ tủ. Không bị dị ứng với bụi giấy, mùi ẩm mốc hoặc môi trường kho kín.
* Kỹ năng giao tiếp và Hợp tác: Giao tiếp lịch sự, rõ ràng khi làm việc với các phòng ban để thu hồi tài liệu; khéo léo nhưng nguyên tắc khi từ chối các yêu cầu mượn hồ sơ không đúng thẩm quyền hoặc thiếu phê duyệt hợp lệ.
4. Phẩm chất cá nhân
* Trung thực và Uy tín: Đây là phẩm chất hàng đầu. Người làm lưu trữ tiếp cận trực tiếp với những tài liệu tối mật của doanh nghiệp, do đó bạn phải là người có tính kỷ luật cao, tuyệt đối trung thực, không tự ý sao chép, cung cấp thông tin cho bên thứ ba hoặc sử dụng thông tin vào mục đích cá nhân khi chưa được phép.
* Kiên nhẫn và Chịu khó: Sẵn sàng đối mặt với khối lượng tài liệu khổng lồ, công việc mang tính lặp đi lặp lại hàng ngày nhưng vẫn giữ được tinh thần làm việc tích cực, cẩn trọng.
* Chủ động và Đổi mới: Không chỉ làm việc theo lối mòn cũ kỹ, chúng tôi tìm kiếm một người luôn chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình lưu trữ, nâng cấp công nghệ số hóa giúp tiết kiệm không gian, thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
---
Quyền lợi được hưởng
* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương hấp dẫn, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế (Thỏa thuận trực tiếp trong quá trình phỏng vấn). Xét tăng lương định kỳ 1-2 lần/năm dựa trên kết quả đánh giá công việc (KPIs).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Lương tháng 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc, thưởng các dịp lễ, Tết, ngày thành lập công ty.
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế nội trú, ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế) dành cho nhân sự gắn bó lâu năm.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc trong văn phòng hiện đại, kho lưu trữ được đầu tư bài bản, trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị công nghệ tiên tiến nhất hỗ trợ cho công việc số hóa và lưu trữ vật lý.
* Môi trường văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, chuyên nghiệp, coi trọng sự đóng góp cá nhân và tôn trọng sự khác biệt.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp rộng mở:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ số hiện đại, kỹ năng quản trị thông tin doanh nghiệp (Information Governance), các khóa học chứng chỉ bảo mật thông tin do các chuyên gia đầu ngành giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng từ Nhân viên Lưu trữ -> Trưởng nhóm Lưu trữ & Số hóa (Archiving Team Leader) -> Trưởng phòng Hành chính - Lưu trữ (Records & Admin Manager) hoặc chuyên sâu sang mảng Quản trị dữ liệu số (Data Governance Specialist).
* Chăm sóc đời sống tinh thần: Du lịch nghỉ mát thường niên (Company Trip), tham gia các hoạt động Teambuilding sôi nổi, các câu lạc bộ thể thao, sự kiện nội bộ do Công đoàn tổ chức. Được trang bị đầy đủ bảo hộ lao động chuyên dụng (khẩu trang hoạt tính, găng tay chống tĩnh điện, đồng phục bảo hộ khi làm việc tại kho).
---
Tags:
Nhân viên lưu trữ hồ sơ, Văn thư lưu trữ, Nhân viên số hóa tài liệu, Quản lý tài liệu doanh nghiệp, Việc làm lưu trữ dữ liệu, Quản trị văn phòng, Records Management Specialist, Quản lý kho hồ sơ, Nhân viên văn thư, Tuyển dụng nhân viên lưu trữ, Lưu trữ dữ liệu số, Quản trị dữ liệu EDMS, Bảo mật thông tin doanh nghiệp, Việc làm hành chính lưu trữ, Thiết lập mã hồ sơ.
---
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên lưu trữ hồ sơ, tìm việc làm văn thư lưu trữ tại Hà Nội, việc làm quản trị văn phòng, nhân viên số hóa tài liệu cứng, chuyên viên quản lý hồ sơ dự án, records clerk job description, nhân viên lưu trữ tài liệu kế toán, tuyển dụng văn thư lưu trữ tphcm, phần mềm lưu trữ tài liệu doanh nghiệp EDMS, quy trình số hóa hồ sơ lưu trữ giấy.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Tuyển dụng việc làm Executive Assistant TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Executive Assistant (Trợ lý Điều hành Cấp cao) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành phía sau hậu trường" – vị trí Trợ lý Điều hành Cấp cao (Executive Assistant - EA). Bạn không chỉ là người hỗ trợ hành chí...
-
Tuyển dụng việc làm Chuyên viên hành chính TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Chuyên viên Hành chính Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối và điều phối" – vị trí Chuyên viên Hành chính (Administrative Specialist). Bạn chính là "trái tim vận hành" của văn phòng, mắt xích quan trọng đảm b...
-
Tuyển dụng việc làm Nhân viên tuyển dụng văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG VĂN PHÒNG (OFFICE RECRUITMENT SPECIALIST) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Tuyển dụng Văn phòng (Talent Acquisition Specialist). Bạn không chỉ đơn thuần là người t...