-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Tuyển dụng việc làm Document Controller TP.HCM
Published date: 2026/07/02
- Location: Tp Hồ Chí Minh, vietnam
Job Description:
NHÂN VIÊN KIỂM SOÁT TÀI LIỆU (DOCUMENT CONTROLLER)
Role Overview
Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị thông minh, thông tin và dữ liệu chính là tài sản vô giá của mọi doanh nghiệp. Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư hệ thống thông tin" – vị trí Nhân viên Kiểm soát Tài liệu (Document Controller) chuyên nghiệp. Bạn không đơn thuần là người lưu trữ hồ sơ, mà là mắt xích chiến lược đảm bảo toàn bộ dòng chảy thông tin, bản vẽ kỹ thuật, quy trình vận hành và tài liệu pháp lý của công ty luôn được phân loại, cập nhật, bảo mật và lưu chuyển một cách chính xác tuyệt đối.
Sự tỉ mỉ đến từng chi tiết, tư duy hệ thống khoa học, khả năng làm chủ các công nghệ quản lý tài liệu tiên tiến (EDMS) và phong cách làm việc nguyên tắc chính là những giá trị cốt lõi bạn sẽ mang lại. Bạn sẽ là người giữ nhịp cho tính tuân thủ quy trình, giúp các kỹ sư, nhà quản lý dự án và các đối tác liên quan luôn tiếp cận đúng phiên bản tài liệu vào đúng thời điểm, từ đó giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót và tối ưu hóa hiệu suất vận hành. Nếu bạn là một chuyên gia có niềm đam mê với việc tổ chức dữ liệu khoa học, có khả năng làm việc độc lập dưới áp lực cao và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường chuyên nghiệp, chuẩn mực, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn đồng hành.
---
Key Responsibilities
1. Thiết lập, Vận hành và Quản lý Hệ thống Lưu chuyển Tài liệu (Document Lifecycle Management)
* Tiếp nhận và Đăng ký: Thiết lập quy trình tiếp nhận tập trung cho toàn bộ tài liệu đi và đến (bao gồm bản vẽ kỹ thuật, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, công văn hành chính, tài liệu quy trình). Thực hiện việc nhập liệu thông tin (metadata) một cách chính xác vào Sổ theo dõi tài liệu tổng thể (Master Document Register - MDR).
* Phân loại và Mã hóa: Áp dụng nghiêm ngặt hệ thống mã hóa tài liệu của công ty hoặc dự án. Đảm bảo mọi tài liệu đều được gắn mã định danh duy nhất (Document ID), phân nhóm rõ ràng theo dự án, phòng ban, phân kỳ công việc hoặc mức độ bảo mật.
* Phân phối và Theo dõi chuyển giao (Transmittal Management): Soạn thảo và gửi các Phiếu chuyển giao tài liệu (Transmittals) đến các bên liên quan (chủ đầu tư, nhà thầu phụ, tư vấn giám sát, các phòng ban nội bộ). Theo dõi sát sao trạng thái ký nhận, phản hồi và phê duyệt tài liệu để đảm bảo tiến độ công việc không bị tắc nghẽn.
* Quản lý phiên bản (Revision Control): Đảm bảo việc cập nhật các phiên bản mới nhất (Revision) của tài liệu một cách có hệ thống. Thu hồi hoặc đóng dấu vô hiệu lực "SUPERSEDED" (Đã bị thay thế) lên các phiên bản cũ để tránh việc sử dụng nhầm lẫn tài liệu lỗi thời trong quá trình thi công, vận hành.
2. Kiểm soát Chất lượng Tài liệu và Đảm bảo Tính Tuân thủ (Quality Control & Compliance)
* Đánh giá hình thức và tính chuẩn mực: Kiểm tra kỹ lưỡng định dạng, bố cục, font chữ, chữ ký, con dấu và các thông tin pháp lý trên tài liệu trước khi phân phối hoặc lưu trữ. Đảm bảo tất cả tài liệu phát hành tuân thủ đúng bộ nhận diện thương hiệu và tiêu chuẩn trình bày của công ty.
* Đảm bảo quy trình phê duyệt (Approval Workflow): Giám sát chặt chẽ luồng phê duyệt tài liệu. Đảm bảo tài liệu chỉ được phát hành chính thức sau khi đã có đầy đủ chữ ký phê duyệt của các cấp có thẩm quyền theo đúng phân quyền (Matrix of Authority).
* Tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng quốc tế: Xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát tài liệu đáp ứng các yêu cầu khắt khe của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 (hoặc các tiêu chuẩn chuyên ngành khác như ISO 14001, ISO 45001, ASME, API tùy theo lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp).
3. Tổ chức Lưu trữ Khoa học, Bảo mật và Phục hồi Dữ liệu (Archiving, Security & Disaster Recovery)
* Quản lý lưu trữ số hóa (Digital Archiving): Vận hành, tối ưu hóa cấu trúc thư mục trên hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS - Electronic Document Management System) như SharePoint, Aconex, ProjectWise, OpenText... Đảm bảo cấu trúc cây thư mục logic, dễ tìm kiếm nhưng vẫn bảo mật.
* Quản lý lưu trữ vật lý (Physical Archiving): Thiết lập và quản lý kho lưu trữ hồ sơ giấy một cách khoa học. Sử dụng các phương pháp phân loại, dán nhãn gáy file, phân khu lưu trữ rõ ràng. Đảm bảo điều kiện môi trường kho (nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy) luôn đạt chuẩn để bảo quản tài liệu lâu dài.
* Bảo mật thông tin: Phân loại tài liệu theo các cấp độ bảo mật (Public, Internal, Confidential, Strictly Confidential). Thiết lập quyền truy cập, đọc, sửa đổi và tải xuống tài liệu cho từng vị trí công việc. Phát hiện và báo cáo kịp thời các hành vi vi phạm an toàn thông tin tài liệu.
* Lập kế hoạch sao lưu và khôi phục: Phối hợp với bộ phận IT thực hiện sao lưu (back-up) dữ liệu định kỳ. Xây dựng phương án phòng ngừa và xử lý sự cố mất mát tài liệu do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự cố an ninh mạng.
4. Điều phối Quy trình Đánh giá, Phản hồi và Phối hợp Liên phòng ban (Stakeholder Coordination)
* Quản lý chu kỳ đánh giá (Review Cycle): Theo dõi tiến độ đánh giá tài liệu của các bộ phận chuyên môn. Nhắc nhở các kỹ sư, trưởng bộ phận phản hồi đúng hạn đối với các hồ sơ thầu, bản vẽ thiết kế hoặc tài liệu kỹ thuật cần phê duyệt gấp.
* Hợp nhất ý kiến đóng góp: Thu thập, phân loại và hợp nhất các ý kiến phản hồi (Comments) từ nhiều bên liên quan vào một bảng tổng hợp duy nhất (Comment Resolution Sheet) để chuyển lại cho đơn vị soạn thảo chỉnh sửa.
* Cầu nối thông tin: Làm việc trực tiếp với các đối tác bên ngoài (Khách hàng, Nhà thầu phụ, Đơn vị cung cấp) để làm rõ các vấn đề liên quan đến định dạng, quy trình giao nhận và kiểm soát tài liệu dự án.
5. Đào tạo, Hỗ trợ Hệ thống và Cải tiến Liên tục (Training & Continuous Improvement)
* Hướng dẫn và Đào tạo: Soạn thảo tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống EDMS, quy trình kiểm soát tài liệu của công ty. Tổ chức các buổi chia sẻ, đào tạo cho nhân viên mới và các thành viên ban dự án về cách thức tra cứu, đăng ký và phê duyệt tài liệu.
* Hỗ trợ kỹ thuật sơ bộ: Hỗ trợ người dùng giải quyết các sự cố cơ bản liên quan đến quyền truy cập hệ thống lưu trữ, lỗi tải tài liệu, lỗi phân quyền. Phối hợp với nhà cung cấp phần mềm để nâng cấp hoặc khắc phục các lỗi hệ thống phức tạp.
* Cải tiến quy trình: Chủ động nghiên cứu, đề xuất các giải pháp tự động hóa quy trình kiểm soát tài liệu, ứng dụng công nghệ mới để cắt giảm thủ tục giấy tờ thủ công, tăng tốc độ xử lý công việc và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
6. Báo cáo định kỳ và Tham gia Kiểm toán (Reporting & Auditing)
* Báo cáo trạng thái tài liệu: Lập báo cáo thống kê định kỳ (tuần/tháng/quý) về số lượng tài liệu đã tiếp nhận, phân phối, tỷ lệ tài liệu trễ hạn phê duyệt, tình hình xử lý hồ sơ của từng dự án.
* Phục vụ công tác kiểm toán (Audit Support): Chuẩn bị đầy đủ, hệ thống hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu để phục vụ các đợt kiểm toán nội bộ, kiểm toán từ khách hàng hoặc các tổ chức chứng nhận độc lập (ví dụ: đánh giá cấp chứng chỉ ISO). Trực tiếp giải trình quy trình kiểm soát tài liệu với các chuyên gia đánh giá.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm (Education & Experience)
* Học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh, Hệ thống thông tin quản lý (MIS) hoặc các ngành kỹ thuật liên quan (Xây dựng, Cơ khí, Điện - Điện tử nếu ứng tuyển vào các công ty kỹ thuật/dự án).
* Kinh nghiệm:
* Yêu cầu tối thiểu từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Document Controller, Quản lý hồ sơ dự án hoặc Kiểm soát tài liệu hệ thống tại các công ty có quy mô trung bình và lớn.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các dự án thuộc lĩnh vực: Xây dựng dân dụng và công nghiệp, Cơ điện (M&E), Dầu khí, Năng lượng tái tạo, Sản xuất quy mô lớn hoặc các công ty áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 khắt khe.
* Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với các nhà thầu nước ngoài, tư vấn quốc tế là một lợi thế lớn.
Kỹ năng chuyên môn (Technical Skills)
* Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu (EDMS): Thành thạo ít nhất một trong các phần mềm quản lý tài liệu dự án chuyên nghiệp như: Aconex, SharePoint, ProjectWise, BIM 360, OpenText, Documentum hoặc các hệ thống ERP (SAP, Oracle) phân hệ quản lý tài liệu.
* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Làm chủ bộ công cụ Microsoft Office (đặc biệt là Excel ở trình độ nâng cao để xử lý dữ liệu, tạo báo cáo pivot table, biểu đồ theo dõi; Word để định dạng văn bản chuẩn mực; PowerPoint để thiết kế slide đào tạo). Thành thạo các phần mềm xử lý file PDF chuyên nghiệp (Adobe Acrobat, Bluebeam Revu) để thực hiện việc đóng dấu điện tử, gộp trang, tạo bookmark, so sánh bản vẽ.
* Đọc hiểu tài liệu kỹ thuật cơ bản: Có khả năng đọc hiểu sơ bộ cấu trúc bản vẽ kỹ thuật (Autocad, BIM), hiểu các thuật ngữ chuyên ngành xây dựng/kỹ thuật để phân loại tài liệu một cách chính xác nhất.
* Hiểu biết sâu sắc về Quy trình Kiểm soát Tài liệu: Nắm vững các nguyên tắc về kiểm soát phiên bản (revision control), quy trình transmittal, lập chỉ mục (indexing), lưu trữ bảo mật và vòng đời của tài liệu. Hiểu rõ các yêu cầu về kiểm soát thông tin dạng văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
* Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (nghe, nói, viết), tương đương mức IELTS 6.0 / TOEIC 750 trở lên. Khả năng đọc hiểu tài liệu kỹ thuật tiếng Anh tốt và giao tiếp email công việc chuẩn mực với đối tác nước ngoài là bắt buộc.
Kỹ năng mềm (Soft Skills)
* Tư duy logic và Tổ chức khoa học: Có năng lực tư duy hệ thống mạnh mẽ, khả năng sắp xếp, phân loại một khối lượng thông tin khổng lồ một cách ngăn nắp, dễ tìm kiếm, dễ truy xuất.
* Giao tiếp và Điều phối hiệu quả: Khả năng giao tiếp rõ ràng, khéo léo nhưng kiên quyết khi làm việc với các bộ phận khác để đôn đốc việc hoàn thành, phê duyệt tài liệu đúng hạn. Biết cách giải quyết các xung đột lợi ích về tiến độ giữa các phòng ban.
* Quản lý thời gian và Ưu tiên công việc: Kỹ năng đa nhiệm (multi-tasking) xuất sắc, có khả năng xử lý nhiều yêu cầu tài liệu cùng một lúc mà không bị nhầm lẫn. Biết cách phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng để xử lý hiệu quả dưới áp lực thời gian lớn.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng phát hiện nhanh các lỗi sai lệch trong tài liệu (lỗi định dạng, sai mã số, thiếu chữ ký) và đề xuất phương án khắc phục nhanh chóng với các bên liên quan.
Phẩm chất cá nhân (Personal Attributes)
* Tỉ mỉ, cẩn thận và hướng đến sự hoàn hảo: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Bạn phải là người yêu thích sự chính xác, chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất như dấu chấm, dấu phẩy, định dạng lề, ngày tháng trên tài liệu để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào lọt qua.
* Trung thực và Tuyệt đối bảo mật: Tôn trọng đạo đức nghề nghiệp, bảo mật tuyệt đối các thông tin kinh doanh, bí mật công nghệ, hồ sơ thầu, thông tin nhân sự và tài chính của công ty.
* Tinh thần trách nhiệm và Tính kỷ luật cao: Luôn tự giác hoàn thành công việc đúng cam kết, tuân thủ nghiêm ngặt các quy chuẩn, quy trình đã được thiết lập của doanh nghiệp mà không tự ý đi tắt, làm sai lệch quy định.
* Sẵn sàng học hỏi và Thích nghi nhanh: Có tinh thần cởi mở, sẵn sàng cập nhật các công nghệ số hóa tài liệu mới, thích nghi nhanh với sự thay đổi quy trình của các dự án khác nhau.
---
Quyền lợi (Benefits)
* Mức lương cạnh tranh và Thỏa thuận theo năng lực: Thu nhập hấp dẫn, tương xứng với năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Xét tăng lương định kỳ 1-2 lần/năm dựa trên kết quả đánh giá công việc (KPIs).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Lương tháng 13 đảm bảo và thưởng hiệu quả công việc/thưởng dự án cuối năm dựa trên tình hình kinh doanh của công ty.
* Phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục (hoặc cung cấp đồng phục) và chi phí đi lại (nếu có yêu cầu đi công tác hoặc ra công trường).
* Bảo hiểm và Chăm sóc sức khỏe:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động Việt Nam.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tư nhân, bảo hiểm tai nạn 24/7) dành riêng cho nhân viên chính thức.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám uy tín chất lượng cao.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn:
* Làm việc trong môi trường đa văn hóa, năng động, quy chuẩn quốc tế, trang thiết bị hiện đại và cơ sở hạ tầng CNTT tối tân.
* Văn hóa doanh nghiệp coi trọng con người, tôn trọng sự khác biệt, đề cao sự minh bạch và tinh thần làm việc nhóm hiệu quả.
* Cơ hội học tập và Phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị dự án, các phần mềm quản lý tài liệu tiên tiến nhất (Aconex, SharePoint...), kỹ năng mềm và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO do các chuyên gia trong và ngoài nước giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội phát triển lên các vị trí Senior Document Controller (Kiểm soát viên tài liệu cấp cao), Document Control Lead (Trưởng nhóm kiểm soát tài liệu), hoặc Document Control Manager (Quản lý hệ thống thông tin & kiểm soát tài liệu) đối với các siêu dự án hoặc quy mô tập đoàn.
* Hoạt động gắn kết phong phú:
* Tham gia các chương trình Team Building, nghỉ mát hàng năm cùng công ty.
* Các hoạt động thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...), các sự kiện nội bộ nhân các dịp lễ lớn trong năm (Tết, Trung thu, 8/3, Giáng sinh...).
---
Tags: Nhân viên kiểm soát tài liệu, Document Controller, Quản lý tài liệu dự án, Văn thư lưu trữ, Tuyển dụng Document Controller, Quản trị hồ sơ dự án, Chuyên viên ISO, Hệ thống EDMS, Quản lý tài liệu Aconex, SharePoint Document Control, Việc làm xây dựng, Kiểm soát chất lượng hồ sơ, Quản lý hồ sơ công trình, Việc làm văn phòng chuyên nghiệp.
Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng Document Controller, Nhân viên kiểm soát tài liệu dự án xây dựng, Việc làm quản lý hồ sơ kỹ thuật, Document Controller jobs in Vietnam, Quản lý tài liệu EDMS, Chuyên viên văn thư lưu trữ dự án, Quản trị thông tin dự án, Kỹ sư kiểm soát tài liệu, Job Description Document Controller, Quản lý tài liệu ISO 9001.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Tuyển dụng việc làm Receptionist (Lễ tân) TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Receptionist (Nhân viên Lễ tân) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ Thương hiệu" xuất sắc – vị trí Nhân viên Lễ tân Văn phòng (Receptionist). Bạn không đơn thuần là người ngồi tại bàn tân sảnh, mà là điểm chạm đầu tiên,...
-
Tuyển dụng việc làm Nhân viên công chứng văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Công chứng Văn phòng Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng pháp lý" và "đại sứ dịch vụ khách hàng" – vị trí Nhân viên Công chứng Văn phòng (Trợ lý Công chứng viên). Bạn chính là mắt xích khởi đầu và quan...
-
Tuyển dụng việc làm Trợ lý pháp lý văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Trợ lý Pháp lý Văn phòng (Office Legal Assistant) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Lá chắn bảo vệ vững chắc" – vị trí Trợ lý Pháp lý Văn phòng (Office Legal Assistant). Bạn là mắt xích quan trọng, là người đồng hành đáng ti...