-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Tuyển dụng việc làm Mailroom Clerk TP.HCM
Published date: 2026/07/02
- Location: Tp Hồ Chí Minh, vietnam
Job Description: Nhân viên Quản lý Thư tín và Hành chính Văn thư (Mailroom Clerk)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "mắt xích điều phối hoàn hảo" – vị trí Nhân viên Quản lý Thư tín và Hành chính Văn thư (Mailroom Clerk). Trong một doanh nghiệp hiện đại với hàng ngàn giao dịch và thông tin luân chuyển mỗi ngày, bạn chính là trái tim của hệ thống logistics nội bộ, đảm bảo dòng chảy thông tin vật lý và kỹ thuật số luôn thông suốt, an toàn và chính xác. Không chỉ đơn thuần là người nhận và gửi thư, bạn là người gác cổng đáng tin cậy, bảo vệ tính bảo mật của các tài liệu pháp lý, tối ưu hóa chi phí chuyển phát và số hóa quy trình vận hành văn phòng. Sự tỉ mỉ trong phân loại, tư duy nhanh nhạy khi điều phối và thái độ chuyên nghiệp trong giao tiếp chính là chìa khóa giúp bạn làm chủ vai trò này. Nếu bạn là người yêu thích sự ngăn nắp, có khả năng tổ chức công việc khoa học và muốn đóng góp vào sự vận hành trơn tru của một tập đoàn lớn, chúng tôi rất mong muốn được đồng hành cùng bạn.
---
Key Responsibilities
1. Vận hành, Tiếp nhận & Phân loại Thư tín (Incoming Mail & Packages)
* Tiếp nhận tập trung: Chịu trách nhiệm là đầu mối duy nhất tiếp nhận toàn bộ thư từ, bưu phẩm, tài liệu, hàng hóa ký gửi từ các đơn vị vận chuyển (Bưu điện, Viettel Post, DHL, FedEx, Grab...) và các đối tác bên ngoài đến văn phòng công ty.
* Kiểm tra và Xác thực: Thực hiện quy trình kiểm tra nghiêm ngặt tình trạng vật lý của bưu kiện (nguyên đai, nguyên kiện, không bị rách, móp méo hoặc có dấu hiệu cạy mở). Xác nhận chữ ký nhận trên các thiết bị cầm tay hoặc biên nhận giấy của đơn vị giao hàng.
* Phân loại thông minh: Áp dụng quy trình phân loại khoa học dựa trên tên nhân viên, phòng ban, dự án hoặc mức độ khẩn cấp (Thư hỏa tốc, thư bảo mật, hóa đơn tài chính, hợp đồng pháp lý, tài liệu quảng cáo...).
* Quản lý hệ thống sổ sách: Cập nhật ngay lập tức thông tin bưu gửi vào phần mềm quản lý thư tín nội bộ hoặc file theo dõi trực tuyến (bao gồm: ngày nhận, mã vận đơn, người gửi, người nhận, tình trạng bưu phẩm).
2. Phân phối & Chuyển giao Nội bộ (Internal Distribution)
* Giao nhận tận nơi: Thực hiện việc phân phối thư từ và bưu phẩm đến đúng các bàn làm việc, hòm thư nội bộ của từng phòng ban hoặc cá nhân theo lịch trình cố định trong ngày (ví dụ: ca sáng và ca chiều).
* Xác nhận bàn giao: Đối với các tài liệu quan trọng hoặc nhạy cảm (như hợp đồng kinh tế, hồ sơ nhân sự, hóa đơn thuế, thiết bị công nghệ giá trị cao), bắt buộc phải lấy chữ ký xác nhận trực tiếp từ người nhận hoặc thư ký phòng ban được ủy quyền.
* Thông báo tự động: Gửi thông báo qua email hoặc hệ thống tin nhắn nội bộ (Slack, Microsoft Teams) cho nhân viên ngay khi có bưu phẩm đặc biệt hoặc bưu kiện cồng kềnh cần họ đến nhận trực tiếp tại phòng thư.
* Giải quyết tồn đọng: Quản lý và lưu trữ an toàn các bưu phẩm chưa có người nhận, chủ động liên hệ nhắc nhở hoặc phối hợp với bộ phận Nhân sự để xử lý đối với trường hợp nhân viên đã nghỉ việc hoặc đi công tác dài ngày.
3. Xử lý Thư tín Đi & Logistics Ngoại biên (Outgoing Mail & Courier Management)
* Chuẩn bị & Đóng gói: Hỗ trợ các phòng ban đóng gói thư từ, tài liệu, hàng hóa theo đúng quy chuẩn an toàn của ngành vận chuyển, đặc biệt là hàng dễ vỡ hoặc tài liệu mật cần niêm phong.
* Kiểm tra thông tin: Rà soát tính chính xác của địa chỉ người nhận, số điện thoại, mã bưu chính và các yêu cầu dịch vụ đi kèm (chuyển phát nhanh, chuyển phát hỏa tốc, gửi bảo đảm, yêu cầu đồng kiểm).
* Tối ưu hóa chi phí: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ bưu chính/chuyển phát phù hợp nhất cho từng loại đơn hàng nhằm tối ưu hóa chi phí cho công ty mà vẫn đảm bảo thời gian toàn trình.
* Quản lý ngân sách bưu chính: Theo dõi, kiểm soát và lập bảng kê chi tiết chi phí chuyển phát phát sinh hàng tháng của từng phòng ban để phục vụ công tác hoàn ứng và phân bổ ngân sách nội bộ.
4. Số hóa & Quản lý Thư điện tử (Digital Mailroom & Scanning)
* Thực hiện số hóa tài liệu: Vận hành các thiết bị quét (scanner) công suất cao để chuyển đổi các tài liệu giấy, công văn đến thành định dạng file PDF hoặc hình ảnh chất lượng cao theo yêu cầu của doanh nghiệp.
* Đặt tên & Lưu trữ: Đặt tên file theo đúng quy chuẩn đặt tên hệ thống của công ty, gắn thẻ tag phân loại (metadata) và tải (upload) lên hệ thống Quản lý tài liệu điện tử (DMS) hoặc Google Drive dùng chung.
* Chuyển tiếp kỹ thuật số: Gửi file scan trực tiếp đến các bộ phận liên quan để xử lý nhanh, giúp rút ngắn thời gian phản hồi công việc, đặc biệt hỗ trợ hiệu quả cho các nhân viên làm việc từ xa (hybrid working).
* Bảo mật dữ liệu số: Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật thông tin, chỉ số hóa và chia sẻ quyền truy cập tài liệu cho những cá nhân có thẩm quyền được định nghĩa trước.
5. Quản lý Thiết bị & Vật tư Phòng Thư (Equipment & Inventory Control)
* Vận hành thiết bị: Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản và vận hành an toàn các thiết bị công nghệ trong phòng thư bao gồm: máy in nhãn, máy dán băng keo tự động, máy cân điện tử, máy hủy tài liệu, máy scan tốc độ cao.
* Bảo trì định kỳ: Theo dõi tình trạng hoạt động của máy móc, chủ động liên hệ với nhà cung cấp hoặc bộ phận IT để bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế linh kiện kịp thời khi xảy ra sự cố.
* Quản lý vật tư tiêu hao: Kiểm kê và duy trì định mức tồn kho tối thiểu cho các vật tư đóng gói (phong bì các kích cỡ, băng keo, màng xốp hơi, thùng carton, nhãn dán, mực in...). Thực hiện yêu cầu mua sắm bổ sung hàng tháng/quý.
* Sắp xếp không gian: Giữ gìn phòng thư luôn sạch sẽ, ngăn nắp, sắp xếp khoa học theo nguyên tắc 5S để tối ưu hóa diện tích và rút ngắn thời gian tìm kiếm bưu phẩm.
6. Báo cáo & Hỗ trợ Hành chính (Reporting & Admin Support)
* Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo thống kê hàng tháng về số lượng thư đi/thư đến, tỷ lệ giao hàng thành công, các sự cố thất lạc/hỏng hóc (nếu có) và tổng chi phí vận chuyển phát sinh cho Trưởng bộ phận Hành chính.
* Hỗ trợ tiếp tân: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Lễ tân để đón tiếp khách hàng, tiếp nhận các cuộc gọi liên quan đến thông tin giao nhận hàng hóa tại tòa nhà.
* Xử lý tài liệu hết hạn: Thực hiện quy trình hủy tài liệu bảo mật một cách an toàn bằng máy hủy giấy chuyên dụng theo định kỳ và dưới sự giám sát của bộ phận Pháp chế/Hành chính.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm (Education & Experience)
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư lưu trữ, Quản trị kinh doanh, Logistics hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc: Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên phòng thư (Mailroom Clerk), Nhân viên Hành chính, Nhân viên Lễ tân văn phòng, hoặc Nhân viên điều phối Logistics/Chuyển phát nhanh.
* Đào tạo nội bộ: Chấp nhận đào tạo ứng viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, ham học hỏi và có tư duy tổ chức logic tốt.
Kỹ năng chuyên môn (Technical Skills)
* Sử dụng công nghệ văn phòng: Thành thạo các phần mềm văn phòng cơ bản (Microsoft Word, Excel, Outlook). Có khả năng làm việc với các hệ thống quản lý giao nhận, các ứng dụng chuyển phát (Viettel Post, GHTK, DHL...) và phần mềm lưu trữ đám mây.
* Vận hành thiết bị văn phòng: Có khả năng sử dụng thành thạo và khắc phục các lỗi cơ bản của máy in, máy photocopy, máy quét (scanner) công suất lớn, máy hủy tài liệu và máy cân điện tử.
* Kỹ năng sắp xếp & Lưu trữ: Có kiến thức về các phương pháp phân loại tài liệu (theo bảng chữ cái, theo ngày tháng, theo mã số dự án) và hiểu biết về quy trình lưu trữ hồ sơ tiêu chuẩn.
* Ngoại ngữ cơ bản: Có khả năng đọc hiểu địa chỉ bằng tiếng Anh, viết email trao đổi cơ bản với các đơn vị vận chuyển quốc tế (DHL, FedEx...) là một lợi thế lớn.
Phẩm chất cá nhân (Personal Qualities)
* Tỉ mỉ & Cẩn trọng: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Bạn cần có khả năng chú ý đến từng chi tiết nhỏ để tránh việc nhầm lẫn địa chỉ, thất lạc tài liệu mật hoặc phân phối sai người nhận.
* Trung thực & Bảo mật tuyệt đối: Cam kết không tự ý mở, đọc hoặc làm rò rỉ bất kỳ thông tin nào trong thư từ, bưu phẩm của cá nhân và tổ chức. Tôn trọng quyền riêng tư và quy định bảo mật của tập đoàn.
* Quản lý thời gian xuất sắc: Có khả năng ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp, làm việc độc lập và hoàn thành công việc đúng tiến độ (deadline) hàng ngày dưới áp lực khối lượng công việc lớn.
* Kỹ năng giao tiếp & Phục vụ khách hàng: Luôn giữ thái độ lịch sự, thân thiện, cởi mở và chuyên nghiệp khi tương tác với đồng nghiệp, khách hàng và các nhân viên giao hàng bên ngoài.
* Sức khỏe tốt & Thể chất dẻo dai: Có khả năng đứng, đi lại nhiều trong ngày, và có thể mang vác, di chuyển các thùng hàng/bưu kiện có trọng lượng lên đến 15 - 20kg (được hỗ trợ bởi các công cụ đẩy xe chuyên dụng).
---
Quyền lợi (Benefits)
* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương cơ bản hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế), kèm theo phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại và phụ cấp trang phục hàng năm.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Lương tháng 13 đảm bảo, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm dựa trên đánh giá kết quả hoàn thành công việc.
* Bảo hiểm & Phúc lợi: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc. Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) hàng năm.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc tại văn phòng hạng A hiện đại, năng động, chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ công cụ dụng cụ tiên tiến hỗ trợ tối đa cho công việc.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ về kỹ năng quản trị văn phòng, kỹ năng quản lý thời gian, công nghệ số hóa doanh nghiệp. Có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí như Trưởng nhóm Phòng thư (Mailroom Supervisor), Chuyên viên Hành chính (Administrative Coordinator) hoặc Trưởng bộ phận Dịch vụ Tiện ích văn phòng (Facilities Specialist).
* Chăm sóc đời sống tinh thần: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng năm, du lịch hè cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) và các sự kiện nội bộ lớn (Tất niên, Trung thu, Noel...).
* Chế độ phép năm: Hưởng 12 - 14 ngày phép năm có hưởng lương, tăng dần theo thâm niên làm việc tại công ty.
---
Tags
Nhân viên phòng thư, Mailroom Clerk, Quản lý thư tín, Nhân viên hành chính văn thư, Nhân viên lưu trữ tài liệu, Việc làm hành chính, Nhân viên bưu điện nội bộ, Tuyển dụng Mailroom, Nhân viên số hóa tài liệu, Quản lý bưu phẩm văn phòng, Trợ lý hành chính phòng thư, Nhân viên logistics văn phòng, Kiểm soát thư tín doanh nghiệp, Nhân viên văn thư lưu trữ, Việc làm văn phòng.
---
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng Mailroom Clerk, Tìm việc Nhân viên phòng thư, Tuyển nhân viên quản lý thư tín, Việc làm hành chính văn thư Hà Nội, Tuyển dụng nhân viên lưu trữ tài liệu TP.HCM, Tìm việc làm bưu điện nội bộ doanh nghiệp, Nhân viên số hóa tài liệu văn phòng, Mailroom Assistant job recruitment, Tuyển dụng nhân viên logistics văn phòng, Việc làm hành chính nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Tuyển dụng việc làm Document Controller TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: NHÂN VIÊN KIỂM SOÁT TÀI LIỆU (DOCUMENT CONTROLLER) Role Overview Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị thông minh, thông tin và dữ liệu chính là tài sản vô giá của mọi doanh nghiệp. Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư hệ thống thô...
-
Tuyển dụng việc làm Helpdesk Staff TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION) Vị trí tuyển dụng: Nhân viên IT Helpdesk – Chuyên viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại Phòng ban: Phòng Công nghệ thông tin (IT Department) / Tổ Kỹ thuật Hạ tầng & Viễn thông Báo cáo trực tiếp ch...
-
Tuyển dụng việc làm Nhân viên kỹ thuật văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN KỸ THUẬT VẬN HÀNH & SỬA CHỮA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI Role Overview (Tổng quan vai trò) Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại. Bạn là mắt xích quan t...