-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Tuyển dụng việc làm Records Management Specialist TP.HCM
Published date: 2026/07/02
- Location: Tp Hồ Chí Minh, vietnam
Job Description:
CHUYÊN VIÊN QUẢN LÝ HỒ SƠ & LƯU TRỮ (RECORDS MANAGEMENT SPECIALIST)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng thông tin" – vị trí Chuyên viên Quản lý Hồ sơ & Lưu trữ (Records Management Specialist). Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị dữ liệu, bạn là mắt xích chiến lược đảm bảo toàn bộ tài sản trí tuệ, hồ sơ pháp lý, tài liệu vận hành và dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp được phân loại khoa học, lưu trữ an toàn, truy xuất nhanh chóng và tuân thủ tuyệt đối các quy định pháp lý.
Sự tỉ mỉ trong việc thiết lập hệ thống danh mục, tư duy logic khi xây dựng cấu trúc thư mục số (e-filing), sự nhạy bén đối với các tiêu chuẩn bảo mật thông tin và khả năng phối hợp liên phòng ban chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là một chuyên gia đam mê công tác tổ chức dữ liệu, am hiểu sâu sắc về vòng đời tài liệu và mong muốn đóng góp vào quá trình chuyển đổi số toàn diện của một tổ chức quy mô lớn, chúng tôi rất chào đón bạn đồng hành.
---
Key Responsibilities
1. Thiết lập, Chuẩn hóa và Vận hành Hệ thống Lưu trữ (Vật lý & Kỹ thuật số)
* Xây dựng cấu trúc lưu trữ: Thiết lập, cập nhật và tối ưu hóa Sơ đồ phân loại tài liệu (File Plan) và Hệ thống siêu dữ liệu (Metadata Schema) cho cả hai hình thức lưu trữ vật lý (kho hồ sơ) và lưu trữ số (hệ thống DMS/SharePoint/Google Drive Enterprise).
* Chuẩn hóa quy trình: Soạn thảo, ban hành và giám sát việc thực hiện các quy trình, hướng dẫn công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, giao nhận và tiêu hủy tài liệu trong toàn doanh nghiệp.
* Vận hành kho lưu trữ vật lý: Quy hoạch không gian kho, phân khu lưu trữ khoa học theo sơ đồ định vị. Đảm bảo các điều kiện kỹ thuật của kho vật lý (nhiệt độ, độ ẩm, hệ thống phòng cháy chữa cháy, phòng chống mối mọt và an ninh ra vào).
* Vận hành hệ thống lưu trữ số (DMS): Đóng vai trò là Quản trị viên nghiệp vụ (Business Administrator) của Hệ thống Quản lý Tài liệu Doanh nghiệp. Thiết lập cấu trúc thư mục, quản lý quyền truy cập của người dùng theo phân cấp bảo mật.
2. Quản lý Vòng đời Tài liệu Toàn diện (Document Lifecycle Management)
* Kiểm soát đầu vào: Tiếp nhận bàn giao hồ sơ từ các phòng ban. Thực hiện kiểm tra tính đầy đủ, tính hợp thức của văn bản trước khi đưa vào lưu trữ chính thức. Nhập liệu thông tin chính xác vào phần mềm quản lý.
* Xây dựng Lịch trình Lưu giữ (Records Retention Schedule): Phối hợp với bộ phận Pháp chế (Legal) và các Trưởng bộ phận để xác định thời hạn lưu trữ tối thiểu và tối đa cho từng loại hồ sơ (tài liệu tài chính, nhân sự, dự án, hợp đồng thương mại) theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam và chính sách tập đoàn.
* Tổ chức tiêu hủy tài liệu an toàn: Định kỳ rà soát và lập danh mục tài liệu hết hạn lưu trữ. Trình duyệt Hội đồng thanh lý tài liệu. Tổ chức thực hiện tiêu hủy bảo mật vật lý (hủy tài liệu bằng máy cắt công nghiệp hoặc dịch vụ chuyên nghiệp) và xóa sạch dữ liệu số tương ứng, đảm bảo ký biên bản chứng kiến và lưu giữ hồ sơ tiêu hủy đúng luật.
* Quản lý lưu giữ khẩn cấp (Legal Hold): Đóng băng tạm thời việc tiêu hủy các hồ sơ có liên quan đến tranh chấp pháp lý, kiểm toán hoặc thanh tra thuế theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Bộ phận Pháp chế.
3. Số hóa Tài liệu & Chuyển đổi số (Digitalization & Technology Integration)
* Lập kế hoạch số hóa: Xây dựng lộ trình và trực tiếp triển khai các dự án số hóa hồ sơ giấy hiện hữu (Scannning & Indexing).
* Ứng dụng công nghệ nhận diện: Sử dụng và tối ưu hóa các công cụ OCR (Optical Character Recognition) để chuyển đổi tài liệu quét thành văn bản có thể tìm kiếm được (Searchable PDF).
* Tích hợp hệ thống: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận IT để tích hợp quy trình lưu trữ hồ sơ với các hệ thống vận hành khác như ERP (SAP/Oracle), CRM, HRM và hệ thống Chữ ký số (e-Signature).
* Nghiên cứu công nghệ mới: Đề xuất ứng dụng các công nghệ tiên tiến (như Trí tuệ nhân tạo - AI trong phân loại tài liệu, Blockchain trong xác thực tính toàn vẹn của hồ sơ) nhằm nâng cao hiệu suất công việc.
4. Bảo mật, Phân quyền & Quản trị Rủi ro (Security & Risk Management)
* Phân quyền truy cập: Thiết lập và kiểm soát nghiêm ngặt Ma trận phân quyền truy cập tài liệu (Access Control Matrix). Đảm bảo chỉ những nhân sự có thẩm quyền mới được tiếp cận các tài liệu mật, thông tin cá nhân nhạy cảm (PII - Personally Identifiable Information).
* Xây dựng Kế hoạch Phòng ngừa Thảm họa (Disaster Recovery Plan): Thiết lập phương án ứng phó khẩn cấp cho kho tài liệu vật lý (lũ lụt, hỏa hoạn, động đất) và kế hoạch sao lưu dữ liệu (Backup & Recovery) cho kho tài liệu số nhằm đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp (Business Continuity).
* Kiểm tra an ninh định kỳ: Phối hợp với bộ phận An ninh thông tin (Cybersecurity) để đánh giá lỗ hổng bảo mật trên hệ thống lưu trữ số và kiểm tra thực địa an ninh kho vật lý định kỳ.
5. Dịch vụ Hỗ trợ Tra cứu & Đào tạo Nội bộ (User Support & Training)
* Hỗ trợ tra cứu nhanh: Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu mượn/trả, truy xuất hồ sơ gốc hoặc bản sao chụp từ các phòng ban phục vụ cho hoạt động kinh doanh, thanh tra, kiểm toán. Đảm bảo thời gian đáp ứng (SLA) cam kết.
* Theo dõi mượn trả: Quản lý nghiêm ngặt quy trình mượn trả tài liệu vật lý, đảm bảo ký nhận đầy đủ và đôn đốc hoàn trả đúng hạn, tránh thất lạc hồ sơ.
* Đào tạo nhân sự: Soạn thảo tài liệu và tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho nhân viên mới và các phòng ban về cách thức phân loại tài liệu, quy chuẩn đặt tên file (Naming Convention), quy trình lưu trữ và tuân thủ an toàn thông tin.
6. Kiểm toán, Giám sát chất lượng & Báo cáo (Audit & Reporting)
* Kiểm toán hồ sơ định kỳ: Thực hiện hoạt động tự kiểm toán (Internal Audit) định kỳ đối với các kho lưu trữ và các thư mục số nhằm phát hiện sai sót trong việc phân loại, lưu trữ sai chỗ hoặc vi phạm quy định bảo mật.
* Báo cáo chỉ số vận hành (KPIs): Lập báo cáo định kỳ (tháng/quý/năm) gửi Ban Giám đốc về tình trạng lưu trữ: dung lượng lưu trữ số đã dùng, diện tích kho vật lý, tỷ lệ tài liệu được số hóa, số lượng yêu cầu tra cứu được xử lý, danh mục tài liệu đã tiêu hủy.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Thông tin - Thư viện, Quản trị Hệ thống Thông tin (MIS), Công nghệ thông tin hoặc các ngành Khoa học Xã hội/Luật có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 03 - 05 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Quản lý Hồ sơ, Quản lý Tài liệu (Document Controller), Chuyên viên Lưu trữ hoặc các vị trí tương đương tại các tổ chức có quy mô nhân sự lớn, các tập đoàn đa quốc gia, ngân hàng, công ty xây dựng/bất động sản hoặc các cơ quan nhà nước.
* Ưu tiên chứng chỉ chuyên môn: Có các chứng chỉ quốc tế về Quản lý hồ sơ/thông tin như Certified Records Manager (CRM), Information Governance Professional (IGP), hoặc các chứng chỉ liên quan đến Hệ thống Quản lý Chất lượng (ISO 9001, ISO 30301 - Record Management System), An toàn Thông tin (ISO 27001) là một lợi thế cạnh tranh lớn.
Kỹ năng Chuyên môn
* Hiểu biết pháp luật & tiêu chuẩn: Am hiểu sâu sắc Luật Lưu trữ Việt Nam, các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ dự án xây dựng và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan khác. Kiến thức vững vàng về tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 (Information and documentation - Records management).
* Kỹ năng sử dụng phần mềm quản trị:
* Thành thạo các hệ thống Quản trị Nội dung Doanh nghiệp (ECM) và Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS) như: SharePoint, OpenText, Laserfiche, Alfresco, Documentum hoặc các hệ thống ERP lớn.
* Sử dụng thành thạo các công cụ số hóa, quét tài liệu, phần mềm xử lý hình ảnh và nhận diện ký tự quang học (OCR) chuyên nghiệp (như Adobe Acrobat Pro, ABBYY FineReader).
* Quản lý cơ sở dữ liệu: Khả năng hiểu và thao tác tốt với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL), hiểu biết về cấu trúc Metadata và kiến trúc thông tin (Information Architecture).
* Kỹ năng lưu trữ vật lý: Kỹ thuật đóng tập, phân loại, đánh chỉ mục (indexing), đóng gói và bảo quản tài liệu giấy theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ nhà nước.
Phẩm chất cá nhân & Kỹ năng mềm
* Sự tỉ mỉ và chính xác tuyệt đối: Công việc quản lý hồ sơ đòi hỏi sự cẩn trọng đến từng chi tiết nhỏ nhất. Một lỗi đặt tên sai hoặc xếp nhầm vị trí có thể dẫn đến việc mất mát thông tin quan trọng của cả doanh nghiệp.
* Đạo đức nghề nghiệp & Tính bảo mật cao: Cam kết tuyệt đối tôn trọng các nguyên tắc bảo mật thông tin. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin mật của doanh nghiệp và dữ liệu cá nhân của khách hàng/nhân sự ra bên ngoài.
* Tư duy logic & Tổ chức khoa học: Khả năng bao quát thông tin, phân tích quy trình để thiết lập các hệ thống lưu trữ có tính logic cao, dễ hiểu, dễ tìm kiếm cho tất cả mọi người.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt xuất sắc: Khả năng làm việc hiệu quả với nhiều phòng ban khác nhau, từ việc thương thảo quy trình với các phòng ban chuyên môn đến việc đào tạo, thuyết phục nhân viên tuân thủ các quy định lưu trữ chung.
* Khả năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian: Kỹ năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh đột xuất như: yêu cầu truy xuất tài liệu khẩn cấp phục vụ thanh tra, hệ thống lưu trữ số gặp sự cố hoặc kho vật lý gặp rủi ro môi trường. Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc dưới áp lực thời gian lớn.
---
Quyền lợi
* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế), lương tháng 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm từ 1 - 3 tháng lương.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Đóng bảo hiểm đầy đủ (BHXH, BHYT, BHTN) ngay sau khi hoàn thành thử việc theo Luật Lao động. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) dành riêng cho nhân sự có thâm niên.
* Môi trường làm việc hiện đại: Làm việc tại văn phòng hạng A sang trọng, trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc số hóa hiện đại hàng đầu. Hệ thống lưu trữ đám mây tốc độ cao phục vụ tối đa cho công việc.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo nâng cao chuyên môn sâu về Quản trị Thông tin (Information Governance), Chuyển đổi số doanh nghiệp, các khóa học luyện thi chứng chỉ quốc tế (CRM, IGP, Lead Auditor ISO 27001).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Quản lý: Trưởng nhóm Quản lý Tài liệu (Document Control Lead), Trưởng phòng Lưu trữ & Kiểm soát Thông tin, hoặc Giám đốc Quản trị Dữ liệu (Chief Data Officer - CDO).
* Chính sách chăm sóc nhân viên: Trợ cấp ăn trưa, trợ cấp điện thoại, hỗ trợ gửi xe. Tham gia các hoạt động Teambuilding hoành tráng, du lịch nghỉ mát thường niên cùng tập đoàn, tiệc cuối năm (Year End Party) và các câu lạc bộ thể thao nội bộ.
* Thời gian làm việc: Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật), hỗ trợ chế độ làm việc linh hoạt (Hybrid working) khi hệ thống lưu trữ số đã vận hành ổn định.
---
Tags: Chuyên viên quản lý hồ sơ, Nhân viên lưu trữ tài liệu, Document Controller, Quản lý dữ liệu doanh nghiệp, Việc làm lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Số hóa tài liệu doanh nghiệp, Chuyên viên quản lý tài liệu DMS, Đóng mục hồ sơ vật lý, Hệ thống thông tin lưu trữ, Việc làm lưu trữ dữ liệu, Tuyển dụng chuyên viên lưu trữ.
Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng Records Management Specialist, Tìm việc làm Chuyên viên Quản lý hồ sơ, Tuyển dụng Document Controller, Việc làm lưu trữ số hóa, Việc làm quản trị thông tin doanh nghiệp, Nhân viên văn thư lưu trữ, Tuyển dụng Quản lý tài liệu dự án, Chuyên viên lưu trữ ISO 30301.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Tuyển dụng việc làm Document Controller TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: NHÂN VIÊN KIỂM SOÁT TÀI LIỆU (DOCUMENT CONTROLLER) Role Overview Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị thông minh, thông tin và dữ liệu chính là tài sản vô giá của mọi doanh nghiệp. Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư hệ thống thô...
-
Tuyển dụng việc làm Helpdesk Staff TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION) Vị trí tuyển dụng: Nhân viên IT Helpdesk – Chuyên viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại Phòng ban: Phòng Công nghệ thông tin (IT Department) / Tổ Kỹ thuật Hạ tầng & Viễn thông Báo cáo trực tiếp ch...
-
Tuyển dụng việc làm Nhân viên kỹ thuật văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN KỸ THUẬT VẬN HÀNH & SỬA CHỮA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI Role Overview (Tổng quan vai trò) Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại. Bạn là mắt xích quan t...