-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Tuyển dụng việc làm Thư ký văn phòng TP.HCM
Published date: 2026/07/02
- Location: Tp Hồ Chí Minh, vietnam
JOB DESCRIPTION: THƯ KÝ VĂN PHÒNG
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Thư ký Văn phòng tài năng, chuyên nghiệp và tận tụy. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, vị trí Thư ký Văn phòng không đơn thuần là một người xử lý các sự vụ hành chính giấy tờ, mà bạn chính là "trái tim" kết nối mọi hoạt động vận hành thường nhật, là chất keo gắn kết các phòng ban và là người đồng hành đáng tin cậy của Ban Giám đốc.
Sự ngăn nắp, tỉ mỉ trong việc sắp xếp tài liệu, tư duy linh hoạt khi điều phối lịch trình, sự nhạy bén trong giao tiếp và khả năng giữ bình tĩnh trước mọi tình huống phát sinh chính là những giá trị cốt lõi cấu thành nên sự thành công của bạn ở vị trí này. Bạn sẽ là người đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp, lịch thiệp và hiếu khách của công ty đối với khách hàng, đối tác ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, có kỹ năng tổ chức tuyệt vời, đam mê công việc điều phối dịch vụ văn phòng và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động và tôn trọng cá nhân, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
Để đảm bảo văn phòng luôn vận hành một cách trơn tru, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất, Thư ký Văn phòng sẽ đảm nhận các nhóm nhiệm vụ trọng tâm sau đây:
1. Quản trị Hành chính & Lưu trữ Hồ sơ, Tài liệu chuyên nghiệp
* Thiết lập và quản lý hệ thống lưu trữ: Xây dựng, tối ưu hóa và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ (cả bản cứng tại văn phòng và bản mềm trên các nền tảng điện toán đám mây như Google Drive, OneDrive, Dropbox...) một cách khoa học, bảo mật, đảm bảo việc truy xuất thông tin nhanh chóng khi có yêu cầu.
* Soạn thảo và xử lý văn bản: Trực tiếp soạn thảo, kiểm tra thể thức văn bản, sửa lỗi chính tả và định dạng các loại công văn, quyết định, thông báo, tờ trình, hợp đồng và các tài liệu hành chính khác theo đúng quy chuẩn của công ty trước khi trình Ban Giám đốc ký duyệt.
* Phân phối và xử lý thông tin: Tiếp nhận, phân loại, ghi chép nhật ký công văn đi - đến; chuyển giao văn bản đến các phòng ban liên quan một cách chính xác, bảo mật và kịp thời.
* Quản lý con dấu văn phòng: Quản lý và sử dụng con dấu của công ty (nếu được ủy quyền) đúng theo quy định pháp luật và quy chế nội bộ, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật tuyệt đối.
2. Sắp xếp Lịch trình, Điều phối Cuộc họp & Sự kiện
* Quản lý lịch làm việc: Theo dõi, sắp xếp và cập nhật lịch làm việc, lịch công tác, lịch tiếp khách hằng ngày, hằng tuần của Ban Giám đốc và lịch sử dụng các phòng họp chung của công ty, tránh tối đa tình trạng trùng lặp hoặc xung đột thời gian.
* Chuẩn bị hậu cần cuộc họp: Lên chương trình nghị sự (agenda), chuẩn bị phòng họp, trang thiết bị kỹ thuật (máy chiếu, micro, kết nối Zoom/Teams), tài liệu, nước uống và các điều kiện cần thiết khác cho các cuộc họp nội bộ hoặc họp với đối tác ngoại giao.
* Thư ký cuộc họp: Trực tiếp tham gia các cuộc họp quan trọng để ghi chép biên bản họp (meeting minutes) một cách trung thực, đầy đủ, rõ ràng; tổng hợp các kết luận, chỉ đạo của người chủ trì và gửi lại cho các thành viên tham dự kịp thời.
* Theo dõi tiến độ sau cuộc họp: Đóng vai trò đôn đốc, nhắc nhở các phòng ban liên quan thực hiện các đầu việc, quyết định đã được thống nhất trong cuộc họp đúng thời hạn cam kết.
3. Công tác Tiếp tân & Đại diện Hình ảnh Doanh nghiệp
* Đón tiếp khách hàng: Trực tiếp đón tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên đến làm việc tại văn phòng với thái độ niềm nở, lịch sự, chuyên nghiệp; hướng dẫn khách đến đúng khu vực làm việc hoặc phòng họp yêu cầu.
* Trực tổng đài điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline văn phòng, sàng lọc thông tin, trả lời các thắc mắc cơ bản hoặc chuyển máy đến các phòng ban/cá nhân liên quan một cách nhanh chóng, nhã nhặn.
* Quản lý khu vực sảnh và tiếp khách: Giám sát và đảm bảo khu vực sảnh đón khách, quầy lễ tân và các phòng họp luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, thể hiện đúng diện mạo chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
4. Quản lý Cơ sở Vật chất, Hậu cần & Mua sắm Văn phòng phẩm
* Mua sắm văn phòng phẩm: Định kỳ hằng tháng khảo sát nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, khăn giấy...) cho toàn bộ các phòng ban, đảm bảo tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí.
* Quản lý thiết bị văn phòng: Theo dõi tình trạng hoạt động của các thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, máy scan, hệ thống điều hòa, máy lọc nước...). Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa kịp thời khi xảy ra sự cố kỹ thuật để không làm gián đoạn công việc chung.
* Quản lý chi phí hành chính định kỳ: Tiếp nhận và kiểm tra các hóa đơn thanh toán định kỳ của văn phòng (tiền điện, tiền nước, internet, điện thoại, dịch vụ chuyển phát nhanh, dịch vụ vệ sinh...) và làm thủ tục thanh toán với phòng Kế toán đúng hạn.
5. Hỗ trợ Công tác (Travel Logistics) cho Ban Giám đốc & Nhân viên
* Đặt dịch vụ di chuyển và lưu trú: Thực hiện đặt vé máy bay, vé tàu, xe đưa đón, đặt phòng khách sạn cho Ban Giám đốc và nhân viên đi công tác trong và ngoài nước, đảm bảo tối ưu hóa chi phí và phù hợp với quy định công tác phí của công ty.
* Hỗ trợ thủ tục pháp lý: Chuẩn bị các hồ sơ xin visa, hộ chiếu, giấy phép lao động (đối với nhân sự nước ngoài), bảo hiểm du lịch và các giấy tờ thông hành cần thiết khác cho các chuyến công tác.
* Lập lịch trình công tác chi tiết: Xây dựng lịch trình chi tiết (itinerary) cho chuyến đi bao gồm thời gian bay, thông tin khách sạn, lịch họp đối tác, thông tin liên hệ khẩn cấp và gửi cho nhân sự đi công tác trước chuyến đi.
6. Kết nối Nội bộ & Hỗ trợ các Hoạt động Phong trào
* Truyền thông nội bộ: Truyền đạt các thông báo, quyết định, quy chế từ Ban Giám đốc đến toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty thông qua các kênh truyền thông nội bộ (email, Zalo, Slack, bảng tin...).
* Phối hợp tổ chức sự kiện: Đồng hành cùng phòng Nhân sự (HR) tổ chức các hoạt động nội bộ như: sinh nhật tháng cho nhân viên, các ngày lễ kỷ niệm (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh), chương trình Teambuilding, Year End Party, tất niên... nhằm gia tăng sự gắn kết trong tập thể.
* Hỗ trợ các phòng ban khác: Sẵn sàng hỗ trợ các phòng ban chuyên môn (Kinh doanh, Marketing, Kế toán, Nhân sự) thực hiện các công việc hành chính phát sinh khi có yêu cầu và được sự phê duyệt của quản lý trực tiếp.
---
Requirements & Qualifications
Để đảm nhận tốt vai trò Thư ký Văn phòng và phát triển xa hơn trong sự nghiệp, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chí tuyển dụng dưới đây:
1. Học vấn & Kinh nghiệm làm việc
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Thư ký y khoa/văn phòng, Ngoại ngữ (Anh, Trung, Hàn, Nhật), Quản trị Kinh doanh, Luật, Hành chính công hoặc các ngành Khoa học Xã hội & Nhân văn liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu 1 – 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thư ký văn phòng, Nhân viên Hành chính - Lễ tân, Trợ lý hành chính hoặc các vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân sự trở lên hoặc các công ty đa quốc gia.
2. Kỹ năng Chuyên môn & Công nghệ
* Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng (MS Office):
* *MS Word:* Soạn thảo văn bản chuẩn mẫu, căn chỉnh lề, tạo mục lục tự động, trộn thư (Mail Merge).
* *MS Excel:* Sử dụng thành thạo các hàm tính toán cơ bản (Vlookup, Hlookup, If, Sumif, Countif...), thiết lập bảng biểu theo dõi chi phí, quản lý dữ liệu văn phòng phẩm.
* *MS Powerpoint:* Thiết kế slide báo cáo, thuyết trình cơ bản, đẹp mắt, trực quan.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Nắm vững thể thức trình bày văn bản hành chính theo quy định của pháp luật Việt Nam; có tư duy logic trong việc hành văn, diễn đạt súc tích, mạch lạc và không mắc lỗi chính tả, ngữ pháp.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên), có khả năng đọc hiểu, dịch thuật các tài liệu hành chính, email thương mại và giao tiếp cơ bản với đối tác nước ngoài. Biết thêm ngoại ngữ thứ hai (tiếng Trung, Nhật, Hàn) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng quản lý tài liệu số: Sử dụng thành thạo các công cụ lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive), các ứng dụng quản lý công việc (Trello, Asana, Notion) và các thiết bị văn phòng hiện đại.
* Kỹ năng gõ bàn phím nhanh: Tốc độ đánh máy từ 55 - 60 từ/phút trở lên, đảm bảo ghi chép biên bản họp chính xác, bắt kịp tốc độ thảo luận của cuộc họp.
3. Kỹ năng Mềm & Phẩm chất Cá nhân
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian cực tốt: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc quan trọng và khẩn cấp, đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn mà không bị sót việc.
* Kỹ năng giao tiếp và ứng xử khéo léo: Giọng nói dễ nghe, truyền cảm, không nói ngọng, nói lắp hoặc nói giọng địa phương quá nặng. Có khả năng lắng nghe tích cực, truyền đạt thông tin gãy gọn, tinh tế và xử lý các tình huống khiếu nại hoặc thắc mắc từ khách hàng một cách lịch sự, nhã nhặn.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng công việc trước khi bàn giao; có ý thức tự giác cao, không ngại việc và luôn nỗ lực tìm kiếm giải pháp tối ưu cho công việc hành chính hằng ngày.
* Tuyệt đối bảo mật thông tin: Thư ký văn phòng là người tiếp xúc với nhiều tài liệu nội bộ, quyết định nhân sự và chiến lược kinh doanh của công ty. Do đó, phẩm chất trung thực, kín tiếng và tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin doanh nghiệp là yêu cầu bắt buộc hàng đầu.
* Khả năng thích ứng và chịu áp lực tốt: Có khả năng làm việc độc lập dưới áp lực công việc cao, giữ được thái độ tích cực, bình tĩnh giải quyết vấn đề khi có các tình huống phát sinh đột xuất ngoài kế hoạch.
* Tác phong chuyên nghiệp, ngoại hình sáng: Trang phục công sở gọn gàng, thanh lịch; luôn duy trì diện mạo tươi tắn, chỉn chu khi xuất hiện tại văn phòng.
---
Quyền lợi & Chế độ đãi ngộ
Chúng tôi tin rằng con người là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Khi trở thành một mảnh ghép của chúng tôi, bạn sẽ nhận được những quyền lợi xứng đáng sau:
* Thu nhập cạnh tranh & Hấp dẫn:
* Mức lương cứng dao động từ 8.000.000đ – 15.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực, kinh nghiệm thực tế và trình độ ngoại ngữ của ứng viên khi phỏng vấn).
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục/trang điểm hằng tháng.
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs), thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (1/1, 30/4 - 1/5, 2/9) và thưởng Tết Nguyên Đán hấp dẫn theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Chính sách phúc lợi toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe định kỳ hằng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Hưởng chế độ 12 ngày phép năm có hưởng lương, tăng dần theo thâm niên làm việc.
* Quà tặng và các chế độ hiếu hỷ, sinh nhật, kết hôn, thai sản, ốm đau... theo chính sách Công đoàn công ty.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, đầy đủ tiện nghi, không gian mở khơi nguồn sáng tạo, có khu pantry riêng biệt phục vụ trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí cho nhân viên.
* Văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, cởi mở, khuyến khích sự đổi mới sáng tạo; ban lãnh đạo tâm lý, lắng nghe và tôn trọng ý kiến đóng góp của nhân viên.
* Cơ hội phát triển bản thân và thăng tiến nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ hoặc khóa học kỹ năng mềm chuyên sâu bên ngoài (kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, quản trị hành chính hiện đại, lớp học ngoại ngữ nâng cao...) do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Thư ký Văn phòng -> Thư ký Trưởng -> Trưởng phòng Hành chính -> Giám đốc Hành chính - Nhân sự (CPO) hoặc chuyển ngang sang các phòng ban chuyên môn khác tùy theo định hướng và năng lực của cá nhân.
* Hoạt động ngoại khóa đa dạng:
* Tham gia các chuyến du lịch nghỉ mát, Teambuilding sôi động trong và ngoài nước tối thiểu 1 - 2 lần/năm.
* Tham gia các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ của công ty để rèn luyện sức khỏe và gắn kết đồng đội.
---
Tags & Từ khoá tìm kiếm
Tags: Tuyển dụng thư ký, Việc làm thư ký văn phòng, Nhân viên hành chính văn phòng, Thư ký hành chính, Trợ lý hành chính, Lễ tân văn phòng, Việc làm hành chính nhân sự, Thư ký dự án, Việc làm văn phòng, Admin Officer, Office Secretary, Administrative Assistant, Tuyển dụng Admin văn phòng.
Từ khoá tìm kiếm: Tìm việc làm thư ký văn phòng tại Hà Nội, Tuyển dụng thư ký văn phòng TP.HCM, Việc làm thư ký không yêu cầu kinh nghiệm, Thư ký văn phòng tiếng Anh, Lương thư ký văn phòng mới nhất, Mô tả công việc thư ký, Kỹ năng thư ký văn phòng chuyên nghiệp, Tuyển hành chính lễ tân, Trợ lý Ban giám đốc, Việc làm hành chính văn phòng lương cao.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Tuyển dụng việc làm IT Administrator TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: IT Administrator Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành hệ thống" – vị trí IT Administrator (Quản trị viên Hệ thống CNTT). Bạn sẽ là trái tim và bộ não đứng sau toàn bộ hạ tầng kỹ thuật số của doanh nghiệp, ...
-
Tuyển dụng việc làm Nhân viên dịch thuật văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Dịch thuật Văn phòng (Office Translator & Interpreter) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ ngôn ngữ" – vị trí Nhân viên Dịch thuật Văn phòng (Office Translator & Interpreter). Trong bối cảnh toàn cầu hóa và mở...
-
Tuyển dụng việc làm Content Coordinator TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Content Coordinator Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối và điều phối nội dung" – vị trí Content Coordinator (Nhân viên Điều phối Nội dung). Bạn chính là mắt xích cực kỳ quan trọng, đóng vai trò cầu nối giữa ...