-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Chuyên viên hành chính
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
Job Description:
CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH (ADMINISTRATIVE SPECIALIST)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Chuyên viên Hành chính. Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý các công việc giấy tờ, mà là "trái tim" đảm bảo cho mọi hoạt động thường nhật của văn phòng được diễn ra trơn tru, hiệu quả và tràn đầy năng lượng tích cực. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, Chuyên viên Hành chính được định vị là cầu nối chiến lược giữa ban lãnh đạo và các phòng ban, là người thiết lập tiêu chuẩn cho không gian làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi và an toàn.
Sự nhạy bén trong quản lý chi phí, tư duy tổ chức sắp xếp khoa học, sự tỉ mỉ trong từng bộ hồ sơ pháp lý cùng với phong thái tự tin, giao tiếp khéo léo chính là những giá trị cốt lõi mà chúng tôi tìm kiếm ở bạn. Nếu bạn là một người yêu thích sự đa dạng trong công việc, có năng lực đa nhiệm xuất sắc và mong muốn phát triển sự nghiệp vững chắc trong lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý Vận hành Không gian làm việc (Office Operations & Facility Management)
* Duy trì tiêu chuẩn văn phòng: Trực tiếp giám sát và đảm bảo không gian làm việc luôn xanh - sạch - đẹp, ngăn nắp và chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn 5S. Quản lý đội ngũ lao công, bảo vệ để đảm bảo mỹ quan và an ninh văn phòng.
* Quản lý cơ sở hạ tầng: Kiểm tra định kỳ tình trạng hoạt động của hệ thống điện, nước, điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC), mạng internet và các thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, máy hủy tài liệu).
* Xử lý sự cố kỹ thuật: Chủ động liên hệ và phối hợp với ban quản lý tòa nhà hoặc các đơn vị sửa chữa ngoại vi để khắc phục nhanh chóng các sự cố liên quan đến hạ tầng, giảm thiểu tối đa thời gian gián đoạn công việc của nhân viên.
* Quy hoạch không gian: Tham mưu và thực hiện việc sắp xếp chỗ ngồi cho nhân sự mới, thiết kế lại không gian làm việc tối ưu khi có sự thay đổi về quy mô nhân sự của các phòng ban.
2. Mua sắm & Quản lý Tài sản, Trang thiết bị (Procurement & Asset Management)
* Lập kế hoạch mua sắm: Tiếp nhận nhu cầu, lập dự toán ngân sách và thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, giấy vệ sinh...), công cụ dụng cụ làm việc định kỳ hàng tháng/quý.
* Quản lý nhà cung cấp: Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp uy tín. Tiến hành thương lượng giá cả, điều khoản thanh toán và soạn thảo hợp đồng mua sắm nhằm tối ưu hóa chi phí hành chính cho doanh nghiệp.
* Quản lý tài sản (Asset Tracking): Xây dựng và cập nhật liên tục danh mục tài sản cố định của công ty. Thực hiện dán nhãn mã tài sản (barcode), bàn giao thiết bị cho nhân sự mới và thu hồi khi nhân sự nghỉ việc.
* Kiểm kê định kỳ: Chủ trì công tác kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ định kỳ (6 tháng hoặc 1 năm/lần), lập báo cáo khấu hao, thanh lý các tài sản hư hỏng hoặc không còn nhu cầu sử dụng.
3. Công tác Văn thư, Lưu trữ & Pháp lý Hành chính (Document Control & Archiving)
* Quản lý công văn đi/đến: Tiếp nhận, phân loại, ghi sổ nhật ký và chuyển giao chính xác, kịp thời các loại thư từ, bưu phẩm, công văn đến các cá nhân/phòng ban liên quan. Quản lý tài khoản chuyển phát nhanh của công ty.
* Lưu trữ hồ sơ khoa học: Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ tài liệu (cả bản cứng tại tủ hồ sơ và bản mềm trên hệ thống Cloud) theo chuẩn khoa học, đảm bảo tính bảo mật cao và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Các tài liệu bao gồm: Giấy phép kinh doanh, hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng dịch vụ hành chính, các quyết định/thông báo nội bộ.
* Quản lý con dấu: Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của công ty tuân thủ nghiêm ngặt theo đúng quy chế quản lý con dấu và quy định của pháp luật. Đảm bảo việc đóng dấu đúng thẩm quyền, đúng văn bản đã được phê duyệt.
* Hỗ trợ thủ tục pháp lý: Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến cơ quan nhà nước như: Thay đổi đăng ký kinh doanh, đăng ký tạm trú cho chuyên gia nước ngoài, xin giấy phép quảng cáo, giấy phép hoạt động (nếu có dưới sự hướng dẫn của bộ phận Pháp chế).
4. Điều phối Dịch vụ Hậu cần & Đời sống Nội bộ (Logistics & Employee Services)
* Hỗ trợ công tác (Business Travel Support): Chịu trách nhiệm đặt vé máy bay, vé tàu xe, phòng khách sạn, taxi đưa đón cho Ban giám đốc và cán bộ nhân viên đi công tác trong và ngoài nước. Đảm bảo tối ưu hóa chi phí và lịch trình di chuyển hợp lý.
* Hỗ trợ thủ tục xuất nhập cảnh: Hoàn thiện hồ sơ xin visa, hộ chiếu, thẻ tạm trú, giấy phép lao động (Work Permit) cho Ban lãnh đạo, chuyên gia nước ngoài hoặc nhân sự đi công tác quốc tế.
* Phối hợp tổ chức sự kiện: Đồng hành cùng phòng Nhân sự (HR) hoặc Công đoàn trong công tác chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện nội bộ của công ty như: Sinh nhật tháng, Teambuilding, Year End Party, Quốc tế Phụ nữ 8/3, Trung thu, Giáng sinh...
* Quản lý phòng họp: Điều phối lịch sử dụng các phòng họp thông qua hệ thống chung, chuẩn bị trà nước, tài liệu, trang thiết bị trình chiếu trước các cuộc họp quan trọng của Ban Giám đốc hoặc tiếp đón đối tác ngoại giao.
5. Quản lý Tài chính Hành chính & Báo cáo (Admin Budgeting & Reporting)
* Quản lý quỹ tiền mặt nhỏ (Petty Cash): Trực tiếp giữ và chi tiêu quỹ tiền mặt nhỏ phục vụ cho các chi phí hành chính khẩn cấp, phát sinh hàng ngày. Lập bảng kê chi tiết và thực hiện hoàn ứng định kỳ với bộ phận Kế toán.
* Kiểm soát hóa đơn, chi phí: Tập hợp đầy đủ hóa đơn GTGT (VAT), chứng từ thanh toán liên quan đến chi phí hành chính (tiền điện, nước, internet, điện thoại, thuê văn phòng, văn phòng phẩm...). Lập đề nghị thanh toán gửi kế toán đúng hạn, tránh tình trạng bị cắt dịch vụ do chậm thanh toán.
* Báo cáo định kỳ: Thực hiện các báo cáo phân tích chi phí hành chính hàng tháng, so sánh giữa chi phí thực tế và ngân sách dự kiến, từ đó đề xuất các giải pháp cắt giảm chi phí bất hợp lý hoặc nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên của công ty.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm (Education & Experience)
* Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngoại ngữ, Văn học, Hành chính công hoặc các ngành khoa học xã hội liên quan.
* Kinh nghiệm: Có tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính, Chuyên viên Hành chính hoặc các vị trí tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân sự trở lên. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các văn phòng đa quốc gia hoặc môi trường chuyên nghiệp.
Kỹ năng chuyên môn (Professional Skills)
* Thành thạo Tin học văn phòng: Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ MS Office (Word: soạn thảo văn bản quy chuẩn; Excel: sử dụng tốt các hàm tính toán, lọc dữ liệu, quản lý ngân sách; PowerPoint: thiết kế slide báo cáo chuyên nghiệp). Khả năng tiếp cận nhanh với các phần mềm quản lý công việc (Trello, Base, Jira, ERP).
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Nắm vững thể thức văn bản hành chính theo quy định của pháp luật. Có tư duy ngôn từ tốt, hành văn mạch lạc, trang trọng, không phạm lỗi chính tả hay ngữ pháp khi soạn thảo thông báo, quyết định, tờ trình hoặc biên bản họp.
* Kỹ năng thương thảo & Đàm phán: Khả năng giao tiếp thuyết phục, thương lượng hiệu quả với các nhà cung cấp dịch vụ để có được mức giá và điều khoản dịch vụ tối ưu nhất cho công ty.
* Khả năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên), có khả năng đọc hiểu tài liệu, hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh và giao tiếp cơ bản với các đối tác hoặc chuyên gia nước ngoài là một lợi thế lớn.
Phẩm chất cá nhân & Kỹ năng mềm (Soft Skills & Attributes)
* Năng lực đa nhiệm (Multitasking): Khả năng sắp xếp, quản lý công việc khoa học, biết cách ưu tiên các đầu việc quan trọng/khẩn cấp để hoàn thành đúng tiến độ trong môi trường làm việc bận rộn, nhiều biến động.
* Tỉ mỉ & Chu đáo: Luôn cẩn trọng, tỉ mỉ trong từng chi tiết nhỏ (từ việc kiểm tra lỗi chính tả văn bản, rà soát hóa đơn tài chính cho đến việc chuẩn bị chỉnh chu cho một cuộc họp tiếp khách).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-solving): Nhạy bén, linh hoạt và bình tĩnh xử lý các tình huống phát sinh đột xuất tại văn phòng (mất điện, hỏng hóc thiết bị, tranh chấp với nhà cung cấp...) một cách thấu đáo, hợp tình hợp lý.
* Thái độ dịch vụ khách hàng nội bộ (Service Mindset): Luôn vui vẻ, hòa đồng, có tinh thần hỗ trợ cao đối với các đồng nghiệp. Xem sự hài lòng của tập thể nhân viên và ban lãnh đạo là thước đo thành công của công việc hành chính.
* Tính bảo mật & Trung thực: Tuyệt đối trung thực trong việc quản lý tài chính, tài sản công ty. Có ý thức bảo mật cao đối với các thông tin nội bộ, hồ sơ nhân sự, hợp đồng kinh doanh của doanh nghiệp.
---
Quyền lợi (Benefits & Compensation)
* Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh theo năng lực (dao động từ 12,000,000đ – 18,000,000đ/tháng), được đánh giá tăng lương định kỳ 1-2 lần/năm dựa trên hiệu quả công việc (KPIs).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp (BHXH, BHYT, BHTN) ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng Luật lao động. Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp hàng năm (Bảo Việt/PVI/Liberty) tùy theo thâm niên.
* Thưởng & Lễ tết: Thưởng lương tháng 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPI bonus từ 1-3 tháng lương), thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch), quà tặng sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau đầy đủ.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện ích (pantry đầy ắp đồ ăn, khu vực nghỉ ngơi thư giãn). Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, sếp tâm lý và luôn sẵn sàng hỗ trợ, tạo điều kiện phát triển tối đa.
* Cơ hội thăng tiến rõ ràng: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn (Quản trị hành chính cao cấp, kỹ năng đàm phán, quản lý tài chính doanh nghiệp). Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader) -> Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager) -> Giám đốc Vận hành (COO/Chief of Staff).
* Đời sống tinh thần phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding sôi động, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty (trong hoặc ngoài nước), các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) do công ty tài trợ kinh phí.
---
Tags: Chuyên viên hành chính, Nhân viên hành chính văn phòng, Quản trị văn phòng, Tuyển dụng hành chính nhân sự, Admin Executive, Office Administrator, Việc làm hành chính Hà Nội, Việc làm hành chính TP.HCM, Quản lý tài sản văn phòng, Hành chính lễ tân, Văn thư lưu trữ, Tuyển dụng Admin.
Từ khoá tìm kiếm: tuyển dụng chuyên viên hành chính, việc làm admin văn phòng, tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, mô tả công việc chuyên viên hành chính, tìm việc hành chính tổng hợp, tuyển dụng văn thư lưu trữ, admin executive recruitment, tuyển dụng quản trị văn phòng lương cao.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh Nhân viên tuyển dụng văn phòngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Tuyển dụng Văn phòng (Talent Acquisition Specialist). Bạn chính là đại sứ thương hiệu, là mắt xích quan trọng hàng đầu đảm bảo nguồn lực nhân sự của do...
-
Việc làm Bắc Ninh HR Assistant (Trợ lý nhân sự)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Trợ lý Nhân sự (HR Assistant) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ gắn kết & Vận hành nhân sự" – vị trí Trợ lý Nhân sự (HR Assistant). Bạn chính là chiếc cầu nối vững chắc giữa ban lãnh đạo và tập thể nhân viên, là người...
-
Việc làm Bắc Ninh Nhân viên hành chính nhân sựTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Hành chính Nhân sự (HR & Admin Officer) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ kết nối và vận hành" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự (HR & Admin Officer). Bạn chính là "trái tim" và "bộ khung" vững chắc của ...