-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Filing Clerk
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
Job Description:
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư của kho tàng dữ liệu" – vị trí Nhân viên Lưu trữ hồ sơ (Filing Clerk). Bạn không chỉ là người sắp xếp giấy tờ, mà là mắt xích cốt lõi đảm bảo toàn bộ hệ thống thông tin, tri thức và di sản dữ liệu của doanh nghiệp được vận hành một cách khoa học, bảo mật và dễ dàng truy xuất nhất. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, sự kết hợp giữa tư duy ngăn nắp truyền thống và khả năng làm chủ công nghệ số hóa chính là giá trị vàng mà bạn mang lại. Sự tỉ mỉ trong từng nhãn dán, tư duy logic khi phân loại thư mục số và tinh thần trách nhiệm cao độ đối với tính bảo mật của tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản thông tin, tối ưu hóa quy trình vận hành và tuân thủ các quy định pháp lý khắt khe. Nếu bạn là người yêu thích sự trật tự, sở hữu nhãn quan chi tiết và mong muốn đồng hành cùng một doanh nghiệp đang trên lộ trình số hóa toàn diện, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn vào đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Phân loại, Phân nhóm và Hệ thống hóa Tài liệu
* Thiết lập và Duy trì Hệ thống Phân loại: Nghiên cứu, xây dựng và liên tục cập nhật hệ thống phân loại tài liệu (Taxonomy) khoa học, phù hợp với từng phòng ban (Tài chính - Kế toán, Nhân sự, Pháp lý, Kinh doanh, Kỹ thuật...).
* Gán Nhãn và Mã hóa: Thực hiện việc gán mã số, dán nhãn vật lý và gắn siêu dữ liệu (Metadata) cho từng hồ sơ, hợp đồng, bản vẽ kỹ thuật, chứng từ hóa đơn theo đúng quy chuẩn chung của công ty.
* Đồng bộ hóa Cấu trúc: Đảm bảo tính đồng nhất tuyệt đối giữa hệ thống lưu trữ vật lý (kho hồ sơ giấy) và hệ thống lưu trữ kỹ thuật số (Drive, Cloud, phần mềm DMS).
2. Quản lý và Vận hành Kho Lưu trữ Vật lý (Physical Archiving)
* Sắp xếp và Lưu kho: Tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, tính hợp lệ của tài liệu bàn giao từ các phòng ban; thực hiện đóng hộp, xếp lên kệ theo đúng sơ đồ kho đã được phê duyệt.
* Kiểm soát Môi trường Bảo quản: Theo dõi sát sao các chỉ số môi trường trong kho lưu trữ (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng) để phòng ngừa mối mọt, ẩm mốc, hư hỏng tài liệu giấy. Phối hợp với bộ phận hành chính thực hiện phun khử trùng định kỳ.
* Phòng cháy chữa cháy (PCCC) & An toàn Kho: Giám sát các thiết bị phòng cháy chữa cháy chuyên dụng tại kho lưu trữ, đảm bảo các quy tắc an toàn luôn được tuân thủ nghiêm ngặt để bảo vệ tài liệu trước các rủi ro thiên tai, hỏa hoạn.
3. Số hóa Tài liệu & Quản lý Cơ sở Dữ liệu Kỹ thuật số (Digitization & DMS)
* Quét và Nhận dạng Ký tự: Sử dụng các thiết bị scan chuyên dụng công suất lớn để chuyển đổi toàn bộ tài liệu giấy sang định dạng PDF, TIFF hoặc JPEG. Ứng dụng công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học) để giúp tài liệu số có khả năng tìm kiếm nội dung (Searchable PDF).
* Đặt tên File Chuẩn hóa: Áp dụng nghiêm ngặt quy tắc đặt tên tệp tin (File Naming Convention) đã ban hành, tránh tình trạng trùng lặp, mất dấu hoặc sai cấu trúc phiên bản.
* Quản trị Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS): Đẩy dữ liệu đã số hóa lên phần mềm lưu trữ chung; phân quyền truy cập chi tiết đến từng cấp bậc nhân viên; tạo lập các thư mục thông minh để tối ưu hóa trải nghiệm tìm kiếm của người dùng.
4. Kiểm soát Quy trình Mượn - Trả và Truy xuất Thông tin
* Tiếp nhận và Xử lý Yêu cầu: Tiếp nhận các phiếu yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu bản cứng hoặc quyền truy cập file số từ các phòng ban. Thực hiện xác minh thẩm quyền của người yêu cầu trước khi phê duyệt.
* Tìm kiếm và Bàn giao Nhanh chóng: Định vị chính xác vị trí tài liệu cần tìm trong vòng tối đa 5-10 phút; thực hiện bàn giao trực tiếp hoặc gửi file quét qua email một cách bảo mật.
* Theo dõi Nhật ký Mượn - Trả: Sử dụng sổ theo dõi hoặc phần mềm để ghi nhận chi tiết: ai mượn, mượn file nào, thời gian mượn, hạn trả. Thường xuyên đôn đốc các bộ phận hoàn trả tài liệu gốc đúng hạn để tránh thất thoát.
5. Quản lý Vòng đời Tài liệu & Thanh lý Tiêu hủy (Document Retention & Disposal)
* Áp dụng Thời hạn Lưu trữ: Phối hợp với bộ phận Pháp chế và Kế toán để áp dụng thời hạn lưu trữ (Retention Period) cho từng loại hồ sơ theo đúng Luật Lưu trữ hiện hành và quy định nội bộ của doanh nghiệp.
* Lọc và Phân loại Tài liệu Hết hạn: Định kỳ hàng quý/hàng năm tiến hành rà soát, lọc ra danh sách các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ bắt buộc hoặc không còn giá trị sử dụng.
* Tiến hành Tiêu hủy Bảo mật: Lập hội đồng thanh lý tài liệu; thực hiện quy trình tiêu hủy (sử dụng máy hủy giấy công nghiệp hoặc đốt/nghiền sinh học) đối với tài liệu mật, đảm bảo thông tin không bị rò rỉ ra bên ngoài. Lập biên bản tiêu hủy đầy đủ theo đúng pháp luật.
6. Bảo mật Thông tin và Tuân thủ Pháp lý
* Thiết lập Rào cản Bảo mật: Giám sát việc ra vào kho lưu trữ vật lý; không cho phép những người không có phận sự tự ý tiếp cận hồ sơ. Cài đặt bảo mật nhiều lớp cho các thư mục tài liệu số nhạy cảm (như bảng lương, thông tin nhân sự, bí mật công nghệ).
* Kiểm toán Tài liệu Định kỳ: Tổ chức kiểm kê định kỳ toàn bộ kho tài liệu (Physical Audit) để phát hiện sớm các trường hợp tài liệu bị thất lạc, rách nát hoặc sắp xếp sai vị trí và tiến hành khắc phục ngay lập tức.
* Tuân thủ Tiêu chuẩn: Đảm bảo mọi hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001 (về kiểm soát tài liệu) và ISO 15489 (về quản lý hồ sơ lưu trữ).
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Thông tin - Thư viện, Hành chính học hoặc các chuyên ngành liên quan đến Công nghệ thông tin (chuyên sâu về quản trị dữ liệu).
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên Lưu trữ, Nhân viên Văn thư, Trợ lý Hành chính hoặc các vị trí quản lý tài liệu tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm triển khai dự án số hóa tài liệu hoặc vận hành phần mềm DMS chuyên dụng.
Kỹ năng chuyên môn
* Am hiểu Nghiệp vụ Lưu trữ: Nắm vững các nguyên tắc phân loại, lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ lịch sử; hiểu rõ các quy định của Nhà nước về thời hạn bảo quản tài liệu, hồ sơ kế toán, nhân sự, dự án xây dựng.
* Làm chủ Công nghệ Số hóa:
* Sử dụng thành thạo các loại máy scan phẳng, scan khay nạp tự động (ADF), scan khổ lớn (A0, A1).
* Thành thạo các phần mềm chỉnh sửa ảnh tài liệu số (như Adobe Acrobat, phần mềm lọc nhiễu, căn thẳng trang giấy).
* Sử dụng tốt các hệ thống quản trị nội dung doanh nghiệp (ECM) hoặc quản lý tài liệu (DMS) như SharePoint, Laserfiche, Alfresco, SAP Document Management, hoặc các phần mềm Cloud Drive (Google Workspace, Microsoft 365).
* Kỹ năng Tin học Văn phòng Xuất sắc: Sử dụng thành thạo MS Word, đặc biệt là MS Excel (với các hàm tìm kiếm, lọc, phân loại dữ liệu nâng cao như VLOOKUP, INDEX, Pivot Table) để lập danh mục lưu trữ trực quan.
* Tốc độ và Độ chính xác khi Đánh máy: Tốc độ gõ phím tối thiểu 50 từ/phút (WPM) với tỷ lệ chính xác trên 98% phục vụ cho công tác nhập liệu tiêu đề và gán thẻ metadata nhanh chóng.
Phẩm chất cá nhân & Kỹ năng mềm
* Sự tỉ mỉ và Nhãn quan Chi tiết: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Bạn phải là người không bỏ sót bất kỳ lỗi chính tả nào, có khả năng phát hiện ra một tài liệu bị đặt sai vị trí trong số hàng ngàn hồ sơ tương đồng.
* Tính Trung thực và Bảo mật Tuyệt đối: Có đạo đức nghề nghiệp cao, ý thức được tầm quan trọng của tính bảo mật thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Cam kết không sao chép, cung cấp thông tin tài liệu cho bên thứ ba khi chưa được phép.
* Kỹ năng Tổ chức và Quản lý Thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết cách ưu tiên các yêu cầu truy xuất khẩn cấp từ ban giám đốc mà không làm gián đoạn tiến độ công việc hàng ngày.
* Sức khỏe thể chất tốt: Có khả năng di chuyển, mang vác, sắp xếp các thùng hồ sơ tài liệu có trọng lượng lên đến 10 - 15kg; không bị dị ứng với bụi giấy hoặc nấm mốc trong kho tài liệu cũ.
* Kỹ năng Giao tiếp và Hỗ trợ Khách hàng nội bộ: Thân thiện, kiên nhẫn, luôn sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp từ các phòng ban khác tìm kiếm tài liệu với thái độ lịch sự, chuyên nghiệp.
---
Quyền lợi
* Mức lương & Thu nhập Cạnh tranh: Thu nhập hấp dẫn dựa trên năng lực và kinh nghiệm thực tế (trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn). Lương tháng 13 đảm bảo kèm theo các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm.
* Chương trình Đào tạo Chuyên sâu: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ quản lý tài liệu hiện đại, đào tạo sử dụng các phần mềm DMS hàng đầu thế giới, và các khóa học về an toàn thông tin do công ty tài trợ 100%.
* Lộ trình Thăng tiến Rõ ràng: Cơ hội phát triển lên các vị trí Trưởng nhóm Văn thư - Lưu trữ, Giám sát Kho Dữ liệu, Chuyên viên Quản trị Thông tin (Information Governance Officer) hoặc Quản lý Hành chính Văn phòng trong vòng 2 - 3 năm làm việc hiệu quả.
* Chế độ Phúc lợi Toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường Làm việc Hiện đại: Văn phòng làm việc chuyên nghiệp, trang thiết bị số hóa tiên tiến bậc nhất. Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
* Chương trình Gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ mát hàng năm cùng công ty, các sự kiện nội bộ ý nghĩa nhân dịp lễ tết, sinh nhật thành viên.
---
Tags
Nhân viên lưu trữ hồ sơ, Quản lý tài liệu doanh nghiệp, Văn thư lưu trữ tuyển dụng, Nhân viên văn thư, Số hóa tài liệu văn phòng, Quản trị dữ liệu nội bộ, Tìm việc văn thư lưu trữ, Nhân viên nhập liệu và lưu trữ, Tuyển dụng Filing Clerk, Chuyên viên quản lý hồ sơ, Hệ thống quản lý tài liệu DMS, Lưu trữ thông tin doanh nghiệp, Việc làm hành chính văn phòng, Bảo mật hồ sơ doanh nghiệp, Kỹ thuật số hóa kho tài liệu.
---
Từ khoá tìm kiếm:
* Nhân viên Lưu trữ Hồ sơ (Filing Clerk)
* Nhân viên Văn thư Lưu trữ
* Chuyên viên Quản lý Tài liệu (Document Controller)
* Nhân viên Số hóa Tài liệu
* Tuyển dụng Văn thư Lưu trữ hành chính
* Tìm việc làm quản lý hồ sơ lưu trữ
* Nhân viên Lưu trữ và Nhập liệu (Data Entry & Filing Clerk)
* Nhân viên thủ kho tài liệu giấy và số
* Việc làm Văn thư Lưu trữ tại Hà Nội / TP.HCM
* Nhân viên hành chính lưu trữ hồ sơ công ty
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh General ClerkTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJOB DESCRIPTION: GENERAL CLERK (NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Nhân viên Hành chính Tổng hợp (General Clerk). Bạn là mắt xích cốt lõi đảm bảo toàn bộ bộ máy văn phòng của doanh nghi...
-
Việc làm Bắc Ninh Senior Office ClerkTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "nhạc trưởng hành chính" – vị trí Chuyên viên Hành chính Văn phòng Cấp cao (Senior Office Clerk). Bạn không chỉ đơn thuần là người thực hiện các tác vụ giấy tờ, mà là "trọng tâm vận hành", ng...
-
Việc làm Bắc Ninh Office AdministratorTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Office Administrator (Nhân viên Quản trị Văn phòng & Hành chính Tổng hợp) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối và điều phối" – vị trí Nhân viên Quản trị Văn phòng (Office Administrator). Bạn chính là "trái ti...