-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Nhân viên hỗ trợ khách hàng văn phòng (Back Office)
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG VĂN PHÒNG (BACK OFFICE CUSTOMER SUPPORT)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia hậu cần trải nghiệm" – vị trí Nhân viên Hỗ trợ Khách hàng Văn phòng (Back Office). Bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý hồ sơ, mà chính là "trái tim" vận hành phía sau mọi giao dịch thành công, là mắt xích quan trọng đảm bảo mọi cam kết dịch vụ với khách hàng được thực hiện một cách chính xác, nhanh chóng và bảo mật nhất.
Sự tỉ mỉ trong quản lý dữ liệu, tư duy logic khi giải quyết các quy trình phối hợp liên phòng ban và khả năng xử lý nhanh các sự cố phát sinh chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại cho doanh nghiệp. Bạn sẽ là người thầm lặng kiến tạo nên sự hài lòng vượt mong đợi của khách hàng bằng việc tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ văn phòng. Nếu bạn là một người có định hướng chi tiết, yêu thích công việc tối ưu hóa dữ liệu và mong muốn làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp đòi hỏi sự chính xác cao, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Tiếp nhận, Phân loại và Xử lý Yêu cầu Khách hàng (Inbound & System Support)
* Tiếp nhận yêu cầu: Quản lý và tiếp nhận các yêu cầu, phản hồi, khiếu nại của khách hàng từ nhiều kênh tiếp nhận gián tiếp như: Hệ thống Ticket, Email doanh nghiệp, Cổng thông tin khách hàng (Customer Portal), Văn bản giấy hoặc các yêu cầu chuyển tiếp từ bộ phận Front Office (Lễ tân, Telesales, Chăm sóc khách hàng trực tiếp).
* Phân loại & Định tuyến: Thực hiện việc thẩm định sơ bộ, phân loại mức độ ưu tiên của yêu cầu dựa trên quy trình chuẩn (SOP) và thời hạn cam kết chất lượng dịch vụ (SLA). Định tuyến chính xác các hồ sơ phức tạp đến các phòng ban chuyên trách (Kỹ thuật, Tài chính - Kế toán, Pháp chế, Logistics).
* Kiểm tra tính hợp lệ: Thẩm định tính chính xác và đầy đủ của thông tin, hồ sơ, giấy tờ do khách hàng cung cấp trước khi đưa vào hệ thống phê duyệt nội bộ, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý và quy chế của công ty.
2. Quản lý, Cập nhật và Duy trì Hệ thống Cơ sở Dữ liệu Khách hàng (CRM & ERP Maintenance)
* Nhập liệu hệ thống: Thực hiện nhập liệu chính xác, khoa học thông tin khách hàng mới, chi tiết hợp đồng, lịch sử giao dịch và tiến trình xử lý yêu cầu lên hệ thống CRM (Salesforce, Zendesk, HubSpot) hoặc ERP (SAP, Oracle) của doanh nghiệp.
* Làm sạch dữ liệu (Data Cleansing): Định kỳ kiểm tra, rà soát và cập nhật dữ liệu để loại bỏ thông tin trùng lặp, sửa đổi thông tin sai lệch (địa chỉ, số điện thoại, thông tin xuất hóa đơn), đảm bảo cơ sở dữ liệu luôn ở trạng thái "sạch" và sẵn sàng khai thác.
* Phân tích dữ liệu cơ bản: Tổng hợp số liệu về hành vi khách hàng, các lỗi hệ thống thường gặp hoặc xu hướng yêu cầu hỗ trợ để cung cấp nguồn dữ liệu đầu vào chất lượng cho bộ phận phát triển sản phẩm và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
3. Phối hợp Liên phòng ban để Xử lý Sự cố & Khiếu nại Phức tạp (Cross-functional Coordination)
* Giải quyết khiếu nại tài chính: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán để đối chiếu công nợ, xử lý các yêu cầu hoàn tiền (refund), hủy dịch vụ, xuất hóa đơn VAT điều chỉnh hoặc xử lý các lỗi sai sót trong quá trình thanh toán của khách hàng.
* Hỗ trợ kỹ thuật và vận hành: Làm việc trực tiếp với đội ngũ Kỹ thuật, Vận hành hoặc bộ phận Kho vận (Logistics) để theo dõi tiến độ xử lý sự cố dịch vụ của khách hàng, tiến độ giao hàng, hoặc đổi trả sản phẩm lỗi, đảm bảo giải quyết đúng hẹn cam kết với khách hàng.
* Theo dõi và Đôn đốc: Đóng vai trò là đầu mối theo dõi (Follow-up) tiến trình xử lý nội bộ, đôn đốc các bộ phận liên quan hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn SLA để có câu trả lời thỏa đáng nhất cho khách hàng.
4. Quản lý Tài liệu, Soạn thảo Văn bản và Hỗ trợ Thủ tục Pháp lý (Documentation & Administration Support)
* Soạn thảo văn bản: Thực hiện soạn thảo các văn bản hành chính hỗ trợ khách hàng bao gồm: Thư xin lỗi, Thư xác nhận dịch vụ, Biên bản nghiệm thu, Biên bản thanh lý hợp đồng, các thông báo điều chỉnh chính sách/giá cả theo phê duyệt của Ban Giám đốc.
* Lưu trữ hồ sơ: Tổ chức lưu trữ khoa học hệ thống hồ sơ khách hàng, hợp đồng kinh tế, các cam kết bảo mật thông tin (NDA) cả bản cứng (tại văn phòng) và bản mềm (trên hệ thống Cloud), đảm bảo dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu thanh tra hoặc kiểm toán nội bộ.
* Quản lý quy trình nội bộ: Thực hiện các thủ tục nội bộ để trình ký, phê duyệt các hạn mức chiết khấu đặc biệt, chính sách ưu đãi riêng biệt dành cho khách hàng VIP hoặc khách hàng doanh nghiệp (B2B).
5. Giám sát Quy trình Giao nhận và Theo dõi Trạng thái Đơn hàng (Order Fulfillment Monitoring)
* Kiểm soát đơn hàng: Giám sát toàn bộ vòng đời của một đơn hàng hoặc yêu cầu dịch vụ từ lúc được khởi tạo trên hệ thống cho đến khi hoàn thành bàn giao cho khách hàng.
* Phát hiện và xử lý điểm nghẽn: Chủ động phát hiện các điểm nghẽn trong chuỗi cung ứng hoặc quy trình vận hành nội bộ gây chậm trễ cho khách hàng. Kịp thời đưa ra các phương án xử lý thay thế hoặc cảnh báo sớm cho bộ phận Front Office để chủ động truyền thông với khách hàng.
* Xác nhận hoàn thành: Thu thập và kiểm tra các chứng từ xác nhận bàn giao dịch vụ/hàng hóa thành công từ các đơn vị vận chuyển hoặc đối tác thứ ba để ghi nhận hoàn thành đơn hàng trên hệ thống kế toán.
6. Báo cáo Hiệu suất và Đóng góp Sáng kiến Tối ưu Quy trình (Reporting & Process Optimization)
* Thực hiện báo cáo: Lập các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý) về hiệu suất xử lý yêu cầu hỗ trợ (tỷ lệ giải quyết đúng hạn, số lượng ticket tồn đọng, thời gian phản hồi trung bình - First Response Time).
* Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis): Phân tích các nguyên nhân cốt lõi dẫn đến các khiếu nại lặp đi lặp lại của khách hàng để kiến nghị các biện pháp phòng ngừa.
* Đề xuất cải tiến: Đóng góp ý kiến cải tiến các quy trình làm việc phối hợp giữa Back Office và các bộ phận khác nhằm giảm thiểu thủ tục rườm rà, tăng tốc độ xử lý công việc và nâng cao năng suất chung của toàn phòng ban.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn và Kinh nghiệm làm việc
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Tài chính, Kế toán, Ngôn ngữ học, Công nghệ thông tin hoặc các chuyên ngành liên quan đến Quản trị hành chính, Dịch vụ khách hàng.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Back Office, Sales Admin, Nhân viên Hỗ trợ Khách hàng (Customer Support), Nhân viên xử lý dữ liệu (Data Entry Specialist) hoặc Hành chính nghiệp vụ.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các ngành đòi hỏi quy trình chặt chẽ như: Ngân hàng, Bảo hiểm, Thương mại điện tử, Logistics, Viễn thông hoặc Công nghệ phần mềm (SaaS).
* Chào đón các ứng viên là sinh viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, tư duy logic xuất sắc và có kết quả học tập/hoạt động ngoại khóa nổi bật.
2. Kỹ năng Chuyên môn & Công nghệ (Hard Skills)
* Sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng: Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (đặc biệt là Microsoft Excel với khả năng sử dụng nhuần nhuyễn các hàm tìm kiếm, hàm logic như VLOOKUP, INDEX/MATCH, IF, Pivot Table để xử lý và phân tích các tệp dữ liệu lớn).
* Kỹ năng sử dụng hệ thống: Có kinh nghiệm thao tác trên các hệ thống CRM (Zendesk, Salesforce, Zoho CRM, Freshdesk) và các phần mềm ERP quản trị doanh nghiệp là một lợi thế cạnh tranh lớn.
* Tốc độ đánh máy: Tốc độ gõ phím nhanh (tối thiểu 50 từ/phút) và chính xác, đảm bảo hiệu suất nhập liệu và phản hồi thông tin trực tuyến nhanh chóng.
* Trình độ ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu tài liệu, viết email thương mại và trao đổi công việc cơ bản bằng tiếng Anh (tương đương TOEIC 600 hoặc IELTS 5.5 trở lên). Biết thêm tiếng Trung, tiếng Nhật hoặc tiếng Hàn là lợi thế lớn.
* Hiểu biết nghiệp vụ: Có kiến thức cơ bản về hợp đồng kinh tế, quy trình xuất hóa đơn tài chính VAT, quy trình giao nhận hàng hóa và các quy định cơ bản về bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng.
3. Kỹ năng Mềm (Soft Skills)
* Tư duy phân tích và giải quyết vấn đề: Khả năng nhìn nhận một sự cố dưới nhiều góc độ khác nhau, phân tích nguyên nhân một cách logic và đưa ra phương án xử lý tối ưu, cân bằng giữa lợi ích khách hàng và quy định của công ty.
* Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản (Written Communication): Có khả năng diễn đạt thông tin một cách mạch lạc, súc tích, dễ hiểu và giữ vững văn phong lịch sự, chuyên nghiệp qua Email hoặc Chat, ngay cả khi đang xử lý các khiếu nại gay gắt.
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Khả năng làm việc đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng để không bị trễ hạn SLA.
* Tinh thần làm việc nhóm (Teamwork): Khả năng phối hợp nhịp nhàng, khéo léo với các phòng ban khác nhau, xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực dựa trên sự tôn trọng và thấu hiểu lẫn nhau.
4. Phẩm chất Cá nhân (Personal Attributes)
* Sự tỉ mỉ và cẩn trọng (Attention to Detail): Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu. Bạn cần có khả năng phát hiện những lỗi sai nhỏ nhất trong các bộ hồ sơ, hợp đồng hoặc các con số trên bảng tính Excel.
* Kiên nhẫn và có khả năng chịu áp lực cao: Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt và thái độ chuyên nghiệp khi đối mặt với khối lượng công việc lớn vào các kỳ sao kê, cuối tháng, cuối năm hoặc khi phải xử lý liên tục các khiếu nại khó khăn của khách hàng.
* Tinh thần trách nhiệm cao (Ownership): Luôn theo đuổi công việc đến cùng, chủ động cập nhật tiến độ và chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với các nhiệm vụ được giao cho đến khi khách hàng nhận được câu trả lời thỏa đáng.
* Đạo đức nghề nghiệp và Bảo mật thông tin: Tuyệt đối trung thực, tuân thủ các nguyên tắc bảo mật thông tin nội bộ của công ty và thông tin cá nhân/bí mật kinh doanh của đối tác, khách hàng.
---
Quyền lợi & Chế độ đãi ngộ
1. Thu nhập & Chế độ Tài chính hấp dẫn
* Lương cơ bản: Mức lương cạnh tranh từ 10.000.000đ - 15.000.000đ/tháng (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên).
* Phụ cấp: Hỗ trợ phụ cấp ăn trưa, phụ cấp gửi xe tại tòa nhà văn phòng, hỗ trợ trang thiết bị làm việc hiện đại (Laptop, tai nghe chuyên dụng, văn phòng phẩm).
* Thưởng hiệu suất (KPIs): Thưởng hàng tháng/quý dựa trên các chỉ số đo lường hiệu suất công việc thực tế (tốc độ xử lý ticket, tỷ lệ chính xác của dữ liệu, mức độ hài lòng của khách hàng).
* Thưởng năm & Lễ Tết: Thưởng lương tháng thứ 13 cam kết; thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của doanh nghiệp; quà tặng và thưởng tiền mặt vào các dịp Lễ lớn trong năm (Tết Dương lịch, 30/4 - 1/5, 2/9, Trung thu...).
2. Chế độ Bảo hiểm & Chăm sóc Sức khỏe toàn diện
* Bảo hiểm bắt buộc: Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Bảo hiểm sức khỏe cao cấp: Gói bảo hiểm sức khỏe chăm sóc sức khỏe toàn diện (tùy chọn theo thâm niên làm việc) hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh tại các bệnh viện tư nhân quốc tế lớn.
* Khám sức khỏe định kỳ: Tổ chức chương trình khám sức khỏe tổng quát định kỳ hàng năm cho toàn thể nhân viên tại các trung tâm y tế uy tín.
3. Chương trình Đào tạo & Phát triển Bản thân bài bản
* Onboarding chuyên sâu: Được tham gia khóa đào tạo hội nhập bài bản ngay khi nhận việc, bao gồm: Kiến thức chuyên sâu về sản phẩm/dịch vụ của công ty; Hướng dẫn sử dụng các hệ thống phần mềm (CRM, ERP); Quy trình chuẩn SOP vận hành của các bộ phận liên quan.
* Đào tạo kỹ năng mềm: Cơ hội tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng mềm do công ty chi trả hoàn toàn kinh phí: Kỹ năng quản lý thời gian, Kỹ năng giải quyết xung đột, Kỹ năng phân tích dữ liệu nâng cao bằng Excel/SQL, Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Công ty cam kết xây dựng lộ trình phát triển sự nghiệp cá nhân minh bạch. Định kỳ 6 tháng - 1 năm sẽ thực hiện đánh giá năng lực để xem xét tăng lương hoặc luân chuyển, thăng tiến lên các vị trí cao hơn:
* *Nhân viên Hỗ trợ Back Office -> Chuyên viên Back Office Cao cấp (Senior) -> Trưởng nhóm Hỗ trợ Khách hàng (Team Leader) -> Trưởng phòng Vận hành Hỗ trợ Khách hàng (Operations/Customer Support Manager).*
* *Hoặc định hướng luân chuyển sang các bộ phận như: Quản trị Hệ thống CRM, Phân tích dữ liệu kinh doanh (Business Analyst), Chuyên viên Quản lý Chất lượng Dịch vụ (QA).*
4. Môi trường làm việc & Văn hóa Doanh nghiệp tích cực
* Không gian làm việc: Làm việc tại văn phòng hạng A hiện đại, không gian mở, đầy đủ tiện ích (khu vực nghỉ ngơi, Pantry trà/cà phê miễn phí, tủ sách doanh nghiệp).
* Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Sáu (8:30 - 17:30), nghỉ thứ Bảy và Chủ Nhật, đảm bảo cân bằng tối đa giữa công việc và cuộc sống cá nhân (Work-life Balance).
* Hoạt động gắn kết: Tham gia các hoạt động Teambuilding sôi nổi hàng quý, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty tại các địa điểm du lịch nổi tiếng trong và ngoài nước.
* Văn hóa doanh nghiệp: Môi trường làm việc năng động, trẻ trung, tôn trọng sự khác biệt, khuyến khích sự chủ động, sáng tạo và tư duy cải tiến không ngừng của từng cá nhân. Ban lãnh đạo luôn lắng nghe, cởi mở và sẵn sàng hỗ trợ nhân viên phát triển tối đa tiềm năng của bản thân.
---
Tags
Nhân viên hỗ trợ khách hàng văn phòng, Nhân viên Back Office, Back Office Customer Support, Hành chính hỗ trợ khách hàng, Nhân viên Sales Admin, Chăm sóc khách hàng gián tiếp, Xử lý dữ liệu khách hàng, Nhân viên quản trị CRM, Hỗ trợ vận hành văn phòng, Nhân viên xử lý Ticket, Tuyển dụng Back Office, Việc làm hỗ trợ khách hàng, Nhân viên dữ liệu khách hàng, Hỗ trợ dịch vụ khách hàng văn phòng, Quản lý đơn hàng.
---
Từ khoá tìm kiếm
* Tuyển dụng nhân viên Back Office Customer Support
* Việc làm hỗ trợ khách hàng văn phòng TP.HCM / Hà Nội
* Nhân viên hành chính hỗ trợ kinh doanh Sales Admin
* Tuyển dụng nhân viên xử lý dữ liệu và vận hành CRM
* Công việc Back Office không cần gọi điện Telesales
* Tìm việc làm hỗ trợ khách hàng qua email và chat
* Nhân viên quản lý quy trình dịch vụ khách hàng văn phòng
* Back office hỗ trợ chăm sóc khách hàng doanh nghiệp B2B
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh Remote Office StaffTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJOB DESCRIPTION: REMOTE OFFICE STAFF Role Overview (Tổng quan vai trò) Trong kỷ nguyên số hóa và xu hướng làm việc linh hoạt hiện nay, hệ thống liên lạc thông suốt chính là "mạch máu" duy trì sự sống và sự phát triển của mọi doanh nghiệp. Chúng tôi đ...
-
Việc làm Bắc Ninh Virtual AssistantTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN KỸ THUẬT VẬN HÀNH & SỬA CHỮA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI --- Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại. Bạn là mắt xích quan trọng đảm bảo...
-
Việc làm Bắc Ninh Records Management SpecialistTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: CHUYÊN VIÊN QUẢN LÝ HỒ SƠ & LƯU TRỮ (RECORDS MANAGEMENT SPECIALIST) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng thông tin" – vị trí Chuyên viên Quản lý Hồ sơ & Lưu trữ (Records Management Specialist). Trong kỷ nguyên số...