-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Nhân viên kiểm soát tài liệu
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
JOB DESCRIPTION: NHÂN VIÊN KIỂM SOÁT TÀI LIỆU (DOCUMENT CONTROLLER)
Role Overview
Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị doanh nghiệp hiện đại, thông tin và dữ liệu được ví như dòng máu vận hành toàn bộ tổ chức. Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kiểm soát và điều phối" – vị trí Nhân viên Kiểm soát Tài liệu (Document Controller). Bạn không đơn thuần là người quản lý hồ sơ, mà là mắt xích chiến lược đảm bảo toàn bộ hệ thống thông tin, quy trình, bản vẽ kỹ thuật, hợp đồng và tài liệu pháp lý của doanh nghiệp luôn được tổ chức khoa học, cập nhật chính xác, bảo mật tối đa và lưu chuyển thông suốt.
Sự tỉ mỉ đến từng chi tiết, tư duy hệ thống sắc bén khi xây dựng cấu trúc thư mục, cùng khả năng làm việc nghiêm túc tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế (như ISO 9001) chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại. Bạn sẽ là người gác cổng thông tin, giúp giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý, tránh thất thoát dữ liệu và loại bỏ các lỗi vận hành do sử dụng tài liệu sai phiên bản. Nếu bạn là một chuyên gia có tính kỷ luật cao, đam mê công tác tổ chức thông tin và mong muốn khẳng định giá trị trong một môi trường chuyên nghiệp, chuẩn mực, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn.
---
Key Responsibilities
1. Thiết lập, Quản lý và Vận hành Hệ thống Tài liệu (Document Management System - DMS)
* Xây dựng cấu trúc lưu trữ: Thiết kế, chuẩn hóa và duy trì hệ thống cây thư mục lưu trữ tài liệu (cả bản cứng tại kho và bản mềm trên máy chủ/đám mây/phần mềm chuyên dụng như SharePoint, Aconex, EDMS) một cách khoa học, logic và dễ dàng truy xuất.
* Mã hóa tài liệu: Thiết lập và áp dụng quy tắc đánh mã tài liệu (Document Coding System), định dạng tên file, phân loại tài liệu (quy trình, quy định, hướng dẫn công việc, bản vẽ kỹ thuật, biểu mẫu, biên bản...) một cách nhất quán trên toàn hệ thống.
* Cập nhật nhật ký tài liệu (Document Register): Lập và duy trì "Ma trận kiểm soát tài liệu" (Document Control Register/Matrix) một cách chính xác tuyệt đối. Đảm bảo mọi tài liệu phát sinh đều được ghi nhận đầy đủ các thông tin: Mã số, tên tài liệu, phiên bản (Revision), ngày ban hành, người biên soạn, người phê duyệt, trạng thái hiệu lực.
2. Kiểm soát Quy trình Soạn thảo, Phê duyệt và Ban hành tài liệu
* Kiểm tra tính chuẩn mực của tài liệu trước khi ban hành: Tiếp nhận các dự thảo tài liệu từ các phòng ban, kiểm tra kỹ lưỡng về mặt định dạng (Format), lỗi chính tả, phông chữ, việc áp dụng đúng biểu mẫu quy chuẩn của công ty trước khi trình ký duyệt.
* Điều phối quy trình phê duyệt: Theo dõi tiến độ xem xét, thẩm định và phê duyệt tài liệu của các cấp quản lý. Đảm bảo tài liệu được phê duyệt đúng thẩm quyền theo quy định phân cấp của công ty.
* Ban hành và phân phối: Thực hiện việc ban hành chính thức tài liệu đã được phê duyệt đến đúng đối tượng, phòng ban có liên quan thông qua các kênh chính thống (Email, phần mềm nội bộ, hoặc bàn giao bản cứng). Đảm bảo người sử dụng luôn tiếp cận được phiên bản mới nhất (Latest Version).
3. Kiểm soát Phiên bản và Quản lý Tài liệu Lỗi thời (Version Control & Obsolete Documents)
* Quản lý lịch sử thay đổi (Revision History): Theo dõi chặt chẽ các phiên bản thay đổi của tài liệu. Ghi chú rõ ràng nội dung thay đổi, lý do thay đổi và người thực hiện thay đổi trong lịch sử tài liệu.
* Thu hồi và hủy bỏ tài liệu hết hiệu lực: Ngay khi có phiên bản mới được ban hành, tiến hành thu hồi toàn bộ bản cứng của phiên bản cũ đang lưu hành tại các phòng ban hoặc đóng dấu cảnh báo "HẾT HIỆU LỰC" (OBSOLETE/SUPERSEDED) đối với cả bản cứng và bản mềm để tránh việc sử dụng nhầm lẫn gây sai sót trong vận hành.
* Lưu trữ tài liệu lịch sử: Đưa các tài liệu hết hiệu lực vào khu vực lưu trữ lịch sử biệt lập để phục vụ cho công tác đối chiếu, tra cứu khi cần thiết.
4. Phân quyền Truy cập, Bảo mật và Sao lưu dữ liệu (Security, Access Control & Backup)
* Phân quyền bảo mật thông tin: Thiết lập và quản lý quyền truy cập tài liệu (Chỉ xem, được tải về, được chỉnh sửa) cho từng vị trí, phòng ban dựa trên chính sách bảo mật của công ty. Đảm bảo thông tin mật, tài liệu chiến lược không bị rò rỉ ra ngoài hoặc tiếp cận bởi những người không có thẩm quyền.
* Sao lưu dữ liệu (Backup): Phối hợp với bộ phận IT thực hiện sao lưu định kỳ hệ thống dữ liệu tài liệu để phòng ngừa các sự cố mất mát thông tin do thiên tai, hỏng hóc thiết bị hoặc tấn công mạng.
* Giám sát việc chia sẻ tài liệu ra bên ngoài: Kiểm soát chặt chẽ quy trình gửi tài liệu cho đối tác, nhà thầu, khách hàng. Đảm bảo có sự phê duyệt của cấp quản lý và ký kết các điều khoản bảo mật thông tin (NDA) nếu cần.
5. Đánh giá Tuân thủ, Đào tạo và Hỗ trợ các phòng ban (Audit, Support & Training)
* Đánh giá nội bộ (Internal Audit): Định kỳ tiến hành kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ việc tuân thủ quy trình kiểm soát tài liệu tại các phòng ban. Phát hiện các tài liệu lưu hành không đúng quy chuẩn, tự ý thay đổi biểu mẫu hoặc sử dụng tài liệu hết hiệu lực để yêu cầu khắc phục.
* Hỗ trợ chuẩn bị đánh giá bên ngoài: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu và trực tiếp làm việc với các đoàn đánh giá chứng nhận chất lượng (như ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001...) hoặc các đoàn thanh tra, kiểm toán của khách hàng, cơ quan nhà nước.
* Hướng dẫn và Đào tạo: Tổ chức các buổi hướng dẫn, đào tạo cho nhân viên mới hoặc các đầu mối kiểm soát tài liệu tại các phòng ban (Document Control Champions) về quy trình soạn thảo, lưu trữ, tra cứu tài liệu và cách sử dụng hệ thống phần mềm quản lý tài liệu của công ty.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Kỹ thuật hoặc các ngành liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Kiểm soát Tài liệu (Document Controller), Quản lý hồ sơ dự án hoặc Nhân viên QA/QC hệ thống tài liệu.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các ngành đòi hỏi tính chuẩn mực cao như: Xây dựng (Construction), Dầu khí (Oil & Gas), Sản xuất (Manufacturing), Dược phẩm (Pharmaceuticals), hoặc các doanh nghiệp vận hành theo hệ thống tiêu chuẩn ISO.
Kỹ năng chuyên môn
* Hiểu biết về Tiêu chuẩn Chất lượng: Hiểu rõ các yêu cầu về kiểm soát thông tin dạng văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (Điều khoản 7.5) hoặc các tiêu chuẩn quản lý chất lượng tương đương.
* Sử dụng thành thạo các Công cụ & Phần mềm:
* Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng (EDMS, SharePoint, Aconex, OpenText, Documentum, Oracle...) là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ văn phòng: MS Office (Đặc biệt là Word để căn chỉnh văn bản chuyên nghiệp; Excel ở trình độ cao để xử lý dữ liệu, làm ma trận theo dõi bằng Pivot Table, Vlookup, các hàm logic; PowerPoint để làm tài liệu đào tạo).
* Kỹ năng sử dụng các phần mềm convert, chỉnh sửa file PDF (Adobe Acrobat, Foxit PhantomPDF) và các thiết bị số hóa (máy scan tốc độ cao, máy quét mã vạch).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh thương mại tốt (Đọc hiểu tài liệu chuyên ngành, dịch thuật quy trình, soạn thảo công văn/email trao đổi với đối tác nước ngoài) do hệ thống tài liệu dự án thường sử dụng ngôn ngữ song ngữ hoặc tiếng Anh hoàn toàn.
Kỹ năng mềm
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, xử lý khối lượng thông tin lớn, đa nhiệm hiệu quả mà không bị nhầm lẫn, luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn (Deadlines).
* Kỹ năng giao tiếp và điều phối: Khả năng giao tiếp tự tin, khéo léo nhưng nguyên tắc khi làm việc với các phòng ban, nhà thầu để thúc đẩy việc nộp/phê duyệt tài liệu đúng hạn.
* Tư duy logic và giải quyết vấn đề: Khả năng phát hiện nhanh các điểm bất hợp lý trong tài liệu, các lỗi hệ thống và chủ động đề xuất giải pháp cải tiến quy trình lưu trữ tối ưu hơn.
Phẩm chất cá nhân
* Tỉ mỉ và Cẩn trọng: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu. Bạn phải là người có tính kiên nhẫn cao, chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất (từ dấu chấm, dấu phẩy, lỗi chính tả, định dạng căn lề cho đến số phiên bản).
* Tính kỷ luật và Trung thực: Tuyệt đối tuân thủ các quy trình bảo mật và quy định của công ty, không tự ý thay đổi dữ liệu khi chưa có sự phê duyệt.
* Chịu được áp lực công việc cao: Có tinh thần thép để làm việc với tiến độ dự án khẩn trương, xử lý các yêu cầu khẩn cấp từ các phòng ban một cách bình tĩnh và chính xác.
---
Quyền lợi được hưởng
* Thu nhập hấp dẫn & Cạnh tranh: Mức lương thỏa thuận xứng đáng theo năng lực và kinh nghiệm (từ 12.000.000 VNĐ - 20.000.000 VNĐ/tháng), kèm theo các khoản phụ cấp điện thoại, ăn trưa, đi lại (nếu có).
* Lương tháng 13 & Thưởng hiệu quả công việc: Thưởng cuối năm, thưởng dự án, thưởng vào các dịp lễ, Tết theo chính sách chung của tập đoàn.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thử việc theo Luật Lao động hiện hành.
* Chương trình bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế nội/ngoại trú) tại các bệnh viện uy tín dành riêng cho nhân viên xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp vượt trội:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản lý hệ thống chất lượng (ISO), kỹ năng kiểm soát tài liệu chuyên nghiệp, các khóa học về quản trị dự án.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý: Trưởng nhóm Kiểm soát Tài liệu (Lead Document Controller), Trưởng phòng Quản lý Hệ thống Chất lượng (QA/QC Manager), hoặc Chuyên gia Tư vấn Vận hành Doanh nghiệp.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp, coi trọng sự chính xác, công bằng và tôn trọng cá nhân.
* Văn phòng hiện đại, đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ tối đa cho công việc số hóa dữ liệu.
* Các hoạt động phong trào phong phú: Teambuilding hàng năm, Year-end Party, các câu lạc bộ thể thao, sinh nhật tháng.
---
Tags
Nhân viên kiểm soát tài liệu, Document Controller, Quản lý hồ sơ dự án, Lưu trữ thông tin doanh nghiệp, Kiểm soát quy trình ISO, Việc làm QA QC, Số hóa tài liệu văn phòng, Quản lý tài liệu dự án xây dựng, Nhân viên lưu trữ hồ sơ, Tuyển dụng Document Control, Quản trị hệ thống dữ liệu EDMS, Chuyên viên kiểm soát văn bản, Trợ lý quản lý chất lượng, Việc làm lưu trữ học hành chính, Quản trị tài liệu SharePoint.
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên kiểm soát tài liệu, Việc làm Document Controller mới nhất, Tìm việc làm kiểm soát tài liệu ISO, Nhân viên quản lý hồ sơ dự án xây dựng, Việc làm kiểm soát tài liệu tiếng Anh, Tuyển dụng chuyên viên lưu trữ dữ liệu, Quản trị viên hệ thống EDMS, Kỹ năng kiểm soát tài liệu dự án, Mô tả công việc Document Controller.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh Document ControllerTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: NHÂN VIÊN KIỂM SOÁT TÀI LIỆU (DOCUMENT CONTROLLER) Role Overview Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị thông minh, thông tin và dữ liệu chính là tài sản vô giá của mọi doanh nghiệp. Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư hệ thống thô...
-
Việc làm Bắc Ninh Nhân viên chứng từTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Chứng từ Xuất Nhập khẩu / Logistics (Logistics Documentation Specialist) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư hồ sơ" – vị trí Nhân viên Chứng từ Xuất Nhập khẩu / Logistics. Bạn chính là mắt xích vận hành ...
-
Việc làm Bắc Ninh Logistics CoordinatorTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
JOB DESCRIPTION: LOGISTICS COORDINATOR Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư vận hành" xuất sắc cho vị trí Nhân viên Điều phối Logistics (Logistics Coordinator). Bạn chính là mắt xích trung tâm, người kết nối dòng chảy vật chất từ n...