-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Nhân viên lưu trữ hồ sơ
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
Job Description:
NHÂN VIÊN LƯU TRỮ HỒ SƠ (RECORDS & ARCHIVE SPECIALIST)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "người bảo hộ di sản thông tin" – vị trí Nhân viên Lưu trữ Hồ sơ chuyên nghiệp. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, mỗi hợp đồng, bản vẽ kỹ thuật, quyết định hành chính hay hồ sơ nhân sự không đơn thuần là những trang giấy, mà chính là tài sản trí tuệ, là dòng chảy lịch sử và là nền tảng pháp lý cốt lõi quyết định sự sống còn của tổ chức. Bạn chính là mắt xích quan trọng đảm bảo toàn bộ hệ thống tài liệu này được phân loại khoa học, bảo quản an toàn tuyệt đối và sẵn sàng truy xuất trong tích tắc.
Sự tỉ mỉ, kiên nhẫn trong việc tổ chức kho lưu trữ vật lý, kết hợp với tư duy nhạy bén, hiện đại trong công cuộc số hóa dữ liệu (Digitalization) chính là giá trị vượt trội mà bạn sẽ mang lại. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, tôn trọng tính bảo mật, có khả năng làm việc độc lập cao và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường coi trọng tính chuẩn xác, hệ thống, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn vào đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Tiếp nhận, Phân loại và Tổ chức Hệ thống Hồ sơ Vật lý
* Thu thập và tiếp nhận: Đầu mối tiếp nhận toàn bộ hồ sơ, tài liệu, công văn đi/đến, hợp đồng, hồ sơ dự án, hồ sơ nhân sự và các chứng từ tài chính - kế toán từ tất cả các phòng ban trong công ty theo định kỳ hoặc phát sinh.
* Kiểm tra tính pháp lý ban đầu: Tiến hành rà soát, đối chiếu tính toàn vẹn của hồ sơ bàn giao (đủ chữ ký, dấu giáp lai, không bị rách nát, mờ chữ, đúng biểu mẫu quy định). Phản hồi và yêu cầu hoàn thiện đối với các đơn vị bàn giao tài liệu chưa đạt chuẩn.
* Phân loại và lập danh mục: Thực hiện phân loại tài liệu theo nhóm, chủ đề, phòng ban, dự án hoặc theo dòng thời gian dựa trên Quy chế lưu trữ của công ty. Lập biên mục hồ sơ chi tiết (Index), dán nhãn (Labeling) mã hóa cho từng hộp/thùng lưu trữ để đảm bảo tính đồng bộ, khoa học.
* Bố trí kho bãi: Quy hoạch, sắp xếp các giá, kệ, tủ tài liệu một cách tối ưu. Thiết lập sơ đồ kho lưu trữ trực quan, khoa học giúp việc định vị vị trí tài liệu vật lý trở nên dễ dàng và nhanh chóng nhất.
2. Số hóa Tài liệu & Quản trị Hệ thống Lưu trữ Điện tử (DMS)
* Thực thi quy trình số hóa: Vận hành các thiết bị scan chuyên dụng để chuyển đổi toàn bộ tài liệu giấy sang định dạng kỹ thuật số (PDF/A, JPEG, TIFF...) đảm bảo độ phân giải cao, rõ nét và dễ đọc.
* Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Ứng dụng các công nghệ OCR tiên tiến để chuyển đổi tài liệu quét thành văn bản có thể tìm kiếm được, phục vụ cho việc khai thác dữ liệu nhanh.
* Nhập liệu và đồng bộ: Cập nhật chính xác các trường thông tin (Metadata) như: Số ký hiệu, ngày ban hành, trích yếu nội dung, người ký, đơn vị soạn thảo... lên phần mềm Quản lý tài liệu điện tử (DMS - Document Management System) hoặc hệ thống ERP của doanh nghiệp.
* Quản lý phiên bản: Kiểm soát chặt chẽ các phiên bản cập nhật của tài liệu (Version Control), đảm bảo người dùng cuối luôn tiếp cận được phiên bản mới nhất, tránh nhầm lẫn giữa tài liệu nháp và tài liệu đã ban hành chính thức.
3. Bảo quản, Bảo mật và Quản trị Rủi ro Kho Lưu trữ
* Kiểm soát môi trường vật lý: Thường xuyên theo dõi và điều chỉnh các chỉ số môi trường trong kho lưu trữ (nhiệt độ duy trì từ 18-22°C, độ ẩm từ 40-50%) nhằm phòng ngừa ẩm mốc, mối mọt, côn trùng gây hại hoặc sự phân hủy tự nhiên của giấy.
* Vận hành hệ thống an toàn: Phối hợp với bộ phận Hành chính - An ninh kiểm tra định kỳ hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) chuyên dụng cho kho hồ sơ (hệ thống chữa cháy khí sạch FM200/CO2), hệ thống chống trộm và camera giám sát 24/7.
* Phân quyền tiếp cận: Tuyệt đối tuân thủ chính sách bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Thiết lập và kiểm soát quyền truy cập kho vật lý cũng như kho dữ liệu số theo đúng cấp bậc, chức năng và nhiệm vụ của từng nhân sự, phòng ban được ban giám đốc phê duyệt.
* Xây dựng phương án khẩn cấp: Chủ động lập kế hoạch và kịch bản ứng phó với các sự cố thiên tai, bão lũ, hỏa hoạn hoặc rò rỉ nước để bảo vệ tối đa tài liệu quan trọng của công ty.
4. Cung cấp, Khai thác và Điều phối Dịch vụ Thông tin
* Giải quyết yêu cầu mượn/trả: Tiếp nhận, phê duyệt (theo thẩm quyền) và xử lý các yêu cầu mượn hồ sơ gốc hoặc sao y bản chính từ các phòng ban nội bộ hoặc các cơ quan thanh tra, kiểm tra bên ngoài.
* Ghi nhật ký hệ thống: Quản lý nghiêm ngặt quy trình mượn - trả thông qua "Sổ theo dõi mượn tài liệu" (hoặc phân hệ mượn trả trên phần mềm), ghi rõ thông tin người mượn, mục đích, thời hạn trả và tình trạng tài liệu trước và sau khi mượn.
* Đôn đốc thu hồi: Định kỳ rà soát và gửi thông báo nhắc nhở các cá nhân, bộ phận quá hạn trả hồ sơ, đảm bảo không xảy ra tình trạng thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu trong quá trình lưu thông nội bộ.
5. Đánh giá, Thanh lý và Tiêu hủy Tài liệu hết Giá trị
* Quản lý vòng đời tài liệu: Xác định và phân loại thời hạn bảo quản đối với từng loại tài liệu (lưu trữ vĩnh viễn, lưu trữ 5 năm, 10 năm, 20 năm...) dựa theo quy định của Luật Lưu trữ hiện hành và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
* Lập hội đồng thanh lý: Định kỳ hàng năm, tiến hành kiểm kê, lọc ra các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ và không còn giá trị thực tiễn. Lập danh mục tài liệu đề nghị tiêu hủy trình Hội đồng thanh lý và Ban Giám đốc phê duyệt.
* Giám sát tiêu hủy an toàn: Phối hợp với các đơn vị chức năng thực hiện tiêu hủy tài liệu (bằng máy hủy giấy chuyên dụng hoặc phương pháp bảo mật khác) dưới sự giám sát nghiêm ngặt, đảm bảo thông tin không bị rò rỉ ra bên ngoài. Lập biên bản tiêu hủy đầy đủ theo đúng quy định pháp lý.
6. Nghiên cứu Cải tiến Quy trình và Huấn luyện Nội bộ
* Chuẩn hóa quy chế: Tham mưu cho Trưởng bộ phận Hành chính/Ban Giám đốc xây dựng, sửa đổi và hoàn thiện các quy chế, quy trình, hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ áp dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
* Đào tạo, hướng dẫn: Tổ chức các buổi hướng dẫn, đào tạo cho nhân sự mới hoặc đại diện các phòng ban về cách thức lập hồ sơ công việc, cách nộp lưu tài liệu và cách sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử một cách hiệu quả, đúng chuẩn ISO.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm làm việc
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Thư viện học, Công nghệ thông tin hoặc các ngành Khoa học Xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm thực tế: Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Lưu trữ, Văn thư, Kiểm soát tài liệu (Document Controller - DC) hoặc Nhân viên Hành chính tại các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô trung bình trở lên.
* *Ưu tiên:* Ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các ngành nghề có khối lượng hồ sơ lớn và yêu cầu bảo mật cao như: Xây dựng - Bất động sản, Luật, Ngân hàng, Bảo hiểm, Y tế hoặc các cơ quan nhà nước.
Kỹ năng chuyên môn
* Am hiểu pháp luật về lưu trữ: Nắm vững các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ (Luật Lưu trữ, các Nghị định hướng dẫn về công tác văn thư, thời hạn bảo quản tài liệu).
* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, Access) để thiết lập và quản lý dữ liệu lưu trữ một cách tối ưu.
* Kỹ năng vận hành công nghệ:
* Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý lưu trữ chuyên dụng (DMS, SharePoint, OpenText, Alfresco...) và các thiết bị văn phòng (máy quét tốc độ cao, máy in, máy hủy tài liệu).
* Có kiến thức về các phương pháp đặt tên tệp tin khoa học (Naming Convention), tổ chức cấu trúc thư mục (Folder Structure) và tư duy quản lý siêu dữ liệu (Metadata).
* Kỹ năng quản lý không gian: Khả năng sắp xếp, tối ưu hóa diện tích kho bãi vật lý một cách trực quan, khoa học.
Kỹ năng mềm & Phẩm chất cá nhân
* Tỉ mỉ, cẩn thận và ngăn nắp: Đây là phẩm chất tiên quyết. Bạn cần có sự chú ý cao độ đến từng chi tiết nhỏ nhất để phát hiện lỗi sai lệch thông tin và luôn giữ cho không gian làm việc, kho lưu trữ sạch sẽ, trật tự.
* Tuyệt đối trung thực và bảo mật: Có ý thức kỷ luật cao, cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin kinh doanh nhạy cảm, bí mật công nghệ, thông tin nhân sự và tài chính của doanh nghiệp. Không tự ý cung cấp tài liệu khi chưa được phê duyệt.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Có khả năng đa nhiệm, tự lên kế hoạch làm việc khoa học để giải quyết khối lượng hồ sơ lớn mà không bị tồn đọng hay quá tải.
* Thể chất tốt: Sức khỏe tốt, không bị dị ứng với bụi giấy, nấm mốc. Sẵn sàng di chuyển, mang vác, sắp xếp các thùng tài liệu (trọng lượng từ 5-15kg) khi thực hiện công tác nhập/xuất kho.
* Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng nội bộ: Thân thiện, kiên nhẫn và sẵn lòng hỗ trợ, giải đáp các thắc mắc của đồng nghiệp từ các phòng ban khác khi họ cần tìm kiếm, tra cứu tài liệu.
---
Quyền lợi
* Thu nhập hấp dẫn & Cạnh tranh: Lương cứng định kỳ hàng tháng (thỏa thuận theo năng lực từ khá đến giỏi) + Phụ cấp độc hại/phụ cấp kho bãi đặc thù (nếu có).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPIs) dựa trên kết quả đánh giá công việc.
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói chăm sóc sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Cơ hội học tập và Phát triển:
* Được cử tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng số hóa tài liệu, chuyển đổi số trong quản lý văn phòng, kiến thức về ISO 9001:2015 hoặc các chứng chỉ nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ tiên tiến do các chuyên gia đầu ngành giảng dạy.
* Được tiếp cận và làm việc trực tiếp với các hệ thống phần mềm DMS hiện đại, nâng cao tư duy quản trị dữ liệu số - một xu hướng cốt lõi trong kỷ nguyên công nghệ 4.0.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn như Trưởng nhóm Lưu trữ, Giám sát Kiểm soát tài liệu (Document Control Supervisor), Trưởng bộ phận Hành chính hoặc Giám đốc Quản trị Thông tin (Information Governance Manager) của doanh nghiệp.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, đồng nghiệp thân thiện, tôn trọng lẫn nhau. Kho lưu trữ đạt chuẩn, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo hộ lao động và hệ thống điều hòa, thông gió an toàn cho sức khỏe nhân viên.
* Các hoạt động gắn kết: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm, các sự kiện nội bộ lớn của tổng công ty (Sinh nhật công ty, Tất niên, các giải thể thao nội bộ...).
---
Tags: Nhân viên lưu trữ hồ sơ, Tuyển dụng thủ kho hồ sơ, Việc làm văn thư lưu trữ, Nhân viên quản lý tài liệu, Document Controller, Số hóa hồ sơ doanh nghiệp, Quản trị văn phòng, Chuyên viên lưu trữ dữ liệu, Việc làm hành chính lưu trữ, Quản lý hồ sơ điện tử DMS, Lưu trữ chứng từ kế toán.
Từ khoá tìm kiếm: tuyển dụng nhân viên lưu trữ, tìm việc làm văn thư lưu trữ tại tphcm, nhân viên kiểm soát tài liệu tuyển dụng, việc làm lưu trữ dữ liệu, tuyển dụng văn thư lưu trữ hà nội, kỹ năng quản lý hồ sơ tài liệu, việc làm hành chính nhân sự văn thư.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh Chuyên viên hành chínhTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH (ADMINISTRATIVE SPECIALIST) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Chuyên viên Hành chính. Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý các công việc giấy tờ, mà là "trái tim" đảm bảo ...
-
Việc làm Bắc Ninh Nhân viên tuyển dụng văn phòngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Tuyển dụng Văn phòng (Talent Acquisition Specialist). Bạn chính là đại sứ thương hiệu, là mắt xích quan trọng hàng đầu đảm bảo nguồn lực nhân sự của do...
-
Việc làm Bắc Ninh HR Assistant (Trợ lý nhân sự)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Trợ lý Nhân sự (HR Assistant) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ gắn kết & Vận hành nhân sự" – vị trí Trợ lý Nhân sự (HR Assistant). Bạn chính là chiếc cầu nối vững chắc giữa ban lãnh đạo và tập thể nhân viên, là người...