-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Nhân viên thư ký dự án
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
THÔNG TIN TUYỂN DỤNG: NHÂN VIÊN THƯ KÝ DỰ ÁN (PROJECT SECRETARY)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "đầu mối điều phối thông tin" – vị trí Nhân viên Thư ký Dự án. Bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các công việc hành chính, mà là mắt xích quan trọng, là "trạm trung chuyển" kết nối Ban Giám đốc, Quản trị viên Dự án (Project Manager), đội ngũ kỹ thuật/vận hành và các đối tác, khách hàng bên ngoài. Sự tỉ mỉ trong việc quản lý hồ sơ, tư duy logic khi sắp xếp lịch trình và khả năng giao tiếp khéo léo để điều phối công việc chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại cho sự thành công của mỗi dự án. Nếu bạn là một người năng động, yêu thích môi trường làm việc chuyên nghiệp, tốc độ cao và có khả năng tổ chức công việc xuất sắc, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý, Lưu trữ và Kiểm soát Tài liệu Dự án (Document Control)
* Thiết lập hệ thống lưu trữ: Xây dựng, phân loại và quản lý hệ thống lưu trữ tài liệu dự án (cả bản cứng và bản mềm trên các nền tảng đám mây như Google Drive, OneDrive, SharePoint) theo quy chuẩn khoa học, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Kiểm soát phiên bản tài liệu: Theo dõi và cập nhật liên tục các phiên bản của tài liệu dự án (bản vẽ thiết kế, tờ trình, hợp đồng, biên bản bàn giao, thông số kỹ thuật...). Đảm bảo tất cả các thành viên trong dự án luôn tiếp cận và sử dụng phiên bản mới nhất, tránh sai sót thông tin.
* Quản lý công văn đi/đến: Tiếp nhận, phân loại, đăng ký số hiệu và phân phối các công văn, thư từ, email, tài liệu đi và đến của dự án cho các cá nhân/bộ phận liên quan một cách kịp thời.
* Bảo mật thông tin: Tuyệt đối tuân thủ quy trình bảo mật thông tin dự án, phân quyền truy cập tài liệu đúng đối tượng và cấp bậc theo quy định của công ty.
2. Tổ chức Cuộc họp và Ghi chép Biên bản (Meeting Coordination & Minute Taking)
* Chuẩn bị cuộc họp: Lên lịch trình, gửi thư mời họp, chuẩn bị phòng họp (hoặc tạo link họp trực tuyến qua Zoom, MS Teams), chuẩn bị các trang thiết bị kỹ thuật (máy chiếu, micro, tài liệu in ấn) phục vụ cuộc họp của dự án.
* Thu thập tài liệu báo cáo: Liên hệ với các bộ phận liên quan để thu thập báo cáo, slide thuyết trình trước giờ họp để tổng hợp gửi cho chủ trì cuộc họp.
* Ghi biên bản cuộc họp (MOM - Minutes of Meeting): Ghi chép đầy đủ, chính xác các nội dung thảo luận, các quyết định đã được thông qua và phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân/bộ phận kèm theo thời hạn hoàn thành (Deadline).
* Theo dõi sau cuộc họp: Soạn thảo, chuẩn hóa biên bản cuộc họp và gửi cho các bên liên quan ký xác nhận; liên tục đôn đốc, theo dõi tiến độ thực hiện các công việc đã được giao trong biên bản và báo cáo lại cho Quản lý dự án.
3. Điều phối Giao tiếp và Liên lạc Dự án (Communication & Liaison)
* Đầu mối liên lạc: Làm cầu nối thông tin thông suốt giữa Ban quản lý Dự án với các phòng ban nội bộ khác (Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Mua sắm vật tư, Phòng Pháp chế...) và các đơn vị bên ngoài (Khách hàng, Nhà thầu phụ, Đối tác, Cơ quan nhà nước).
* Truyền đạt chỉ thị: Tiếp nhận các chỉ đạo từ Quản lý dự án (PM) để truyền đạt một cách chính xác, rõ ràng đến các thành viên trong đội ngũ thực hiện dự án.
* Tiếp đón khách hàng: Hỗ trợ tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng dự án hoặc tại công trường (nếu có), tạo ấn tượng chuyên nghiệp và hiếu khách.
4. Theo dõi Tiến độ và Hỗ trợ Lập Báo cáo (Progress Tracking & Reporting)
* Cập nhật tiến độ: Hỗ trợ Quản lý dự án theo dõi tiến độ thực hiện các mốc công việc (Milestones) của dự án theo kế hoạch đã phê duyệt (Master Plan). Phát hiện và cảnh báo sớm các nguy cơ chậm trễ tiến độ.
* Tổng hợp dữ liệu báo cáo: Thu thập số liệu, cập nhật thông tin từ các tổ/đội/bộ phận trực thuộc dự án để hỗ trợ PM lập các báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý hoặc báo cáo đột xuất gửi Ban Giám đốc và Chủ đầu tư.
* Trực quan hóa báo cáo: Hỗ trợ thiết kế, trình bày các báo cáo, biểu đồ tiến độ bằng PowerPoint, Excel một cách trực quan, chuyên nghiệp và dễ hiểu.
5. Hỗ trợ Công tác Hành chính và Hậu cần Dự án (Project Admin & Logistics)
* Quản lý chi phí hành chính: Lập dự toán, đề xuất thanh toán và theo dõi các khoản chi phí hành chính phục vụ hoạt động của văn phòng dự án (văn phòng phẩm, nước uống, internet, in ấn...).
* Công tác phí và hậu cần: Sắp xếp phương tiện di chuyển, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm thủ tục visa (nếu có) cho cán bộ nhân viên dự án đi công tác.
* Hồ sơ nhân sự dự án: Hỗ trợ chấm công, theo dõi phép năm, gửi đề xuất tuyển dụng bổ sung nhân sự dự án, hỗ trợ quy trình tiếp nhận nhân sự mới vào dự án (cấp phát máy tính, văn phòng phẩm, thẻ đeo...).
* Quản lý tài sản: Quản lý và định kỳ kiểm kê các trang thiết bị, công cụ dụng cụ được cấp phát riêng cho dự án, đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích và bảo quản tốt.
6. Hỗ trợ Quản lý Hợp đồng và Thanh quyết toán (Contract & Payment Support)
* Theo dõi tiến độ hợp đồng: Hỗ trợ theo dõi tình trạng thực hiện các điều khoản trong hợp đồng với khách hàng và nhà thầu phụ (thời hạn giao hàng, thời hạn nghiệm thu, các mốc thanh toán).
* Chuẩn bị hồ sơ thanh toán: Phối hợp với bộ phận Kế toán và Kỹ thuật để tập hợp đầy đủ chứng từ, biên bản nghiệm thu, hóa đơn nhằm lập hồ sơ đề nghị thanh toán (hoặc tạm ứng) gửi khách hàng, hoặc làm thủ tục thanh toán cho nhà thầu phụ/nhà cung cấp đúng hạn.
* Lưu trữ hồ sơ pháp lý: Quản lý danh mục hợp đồng, các phụ lục hợp đồng và các văn bản pháp lý liên quan đến dự án.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Ngôn ngữ Anh/Hàn/Trung/Nhật, Ngoại thương, Kinh tế, Hành chính văn phòng, hoặc các ngành Kỹ thuật/Xây dựng (nếu dự án mang tính đặc thù kỹ thuật).
* Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thư ký dự án, Trợ lý dự án, Nhân viên kiểm soát tài liệu (Document Controller - DC) hoặc Nhân viên hành chính dự án. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các dự án về Xây dựng, Bất động sản, Công nghệ thông tin (IT), hoặc các dự án FDI nước ngoài.
2. Kỹ năng chuyên môn
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Biết sử dụng MS Project, Trello, Jira, Asana hoặc các phần mềm quản lý dự án là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Khả năng Ngoại ngữ: Thành thạo 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết) tiếng Anh (hoặc ngoại ngữ khác tùy theo đặc thù dự án như tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn) để giao tiếp, dịch thuật tài liệu và làm việc trực tiếp với các chuyên gia, khách hàng nước ngoài.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Nắm vững thể thức văn bản hành chính, có khả năng soạn thảo công văn, tờ trình, biên bản cuộc họp bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh một cách chuẩn mực, logic và chuyên nghiệp.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, quản lý nhiều đầu việc cùng lúc (Multi-tasking) mà vẫn đảm bảo tính chính xác và đúng thời hạn (Deadlines).
3. Kỹ năng mềm
* Kỹ năng giao tiếp và truyền thông: Khéo léo, tự tin trong giao tiếp trực tiếp lẫn qua email/điện thoại; có khả năng lắng nghe và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, thuyết phục đến nhiều đối tượng khác nhau.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Chủ động nhận diện các khó khăn phát sinh trong phạm vi công việc hành chính/phối hợp và đề xuất các giải pháp xử lý nhanh chóng, hiệu quả.
* Kỹ năng làm việc nhóm: Khả năng kết nối tốt, tinh thần hợp tác cao, sẵn sàng hỗ trợ các thành viên khác trong dự án để hướng tới mục tiêu chung.
4. Phẩm chất cá nhân
* Cẩn thận và Tỉ mỉ: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu của một thư ký dự án. Bạn cần có sự chú ý cao độ đến từng chi tiết nhỏ trong các con số, điều khoản hợp đồng hay lỗi chính tả trong văn bản.
* Trung thực và Bảo mật: Có đạo đức nghề nghiệp tốt, trung thực trong việc báo cáo số liệu và tuyệt đối giữ bảo mật các thông tin kinh doanh, tài liệu nội bộ nhạy cảm của dự án và công ty.
* Chịu được áp lực công việc cao: Có tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng giữ bình tĩnh và làm việc hiệu quả trong môi trường dự án năng động, thay đổi nhanh và thường xuyên phải đối mặt với áp lực về mặt thời gian (Tight deadlines).
* Năng động và Chủ động: Luôn chủ động trong công việc, không đợi giao việc mới làm, có tinh thần cầu tiến và sẵn sàng học hỏi những kiến thức mới liên quan đến lĩnh vực hoạt động của dự án.
---
Quyền lợi
* Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm làm việc (sẽ được trao đổi cụ thể trong buổi phỏng vấn).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động hiện hành ngay sau khi ký hợp đồng chính thức.
* Thưởng dự án: Được hưởng chính sách thưởng hiệu quả công việc theo tiến độ và kết quả thành công của từng giai đoạn dự án (Project-based Bonus).
* Phụ cấp đa dạng: Hỗ trợ phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp đi lại/công tác phí và trang bị đầy đủ công cụ làm việc hiện đại (máy tính xách tay, văn phòng phẩm...).
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được làm việc trực tiếp với các Quản lý Dự án giàu kinh nghiệm, đối tác quốc tế lớn, giúp nhanh chóng nâng cao kiến thức chuyên môn về quản trị dự án (Project Management). Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như: Điều phối viên Dự án (Project Coordinator), Quản lý Dự án (Project Manager) hoặc Trưởng phòng Hành chính Dự án (PMO Lead).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, trẻ trung và tôn trọng sự phát triển của cá nhân.
* Chăm sóc sức khỏe & Đời sống tinh thần: Được tham gia các chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm; tham gia các hoạt động Teambuilding, dã ngoại, du lịch hè của công ty; thưởng các ngày lễ Tết, quà sinh nhật, hiếu hỷ...
---
Tags
Nhân viên thư ký dự án, Thư ký dự án, Trợ lý dự án, Document Controller, Quản lý tài liệu dự án, Project Secretary, Project Assistant, Tuyển dụng thư ký dự án, Việc làm hành chính dự án, Điều phối viên dự án, Hành chính văn phòng dự án, PMO Assistant, Việc làm tiếng Anh dự án.
---
Từ khoá tìm kiếm
Tuyển dụng thư ký dự án, Tìm việc làm thư ký dự án tại Hà Nội, Việc làm thư ký dự án TP.HCM, Project Secretary jobs, Tuyển trợ lý dự án tiếng Anh, Nhân viên hành chính dự án xây dựng, Việc làm kiểm soát tài liệu dự án, Project Coordinator recruitment, Thư ký ban quản lý dự án, Tuyển dụng PMO.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh Switchboard Operator (Tổng đài viên)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại (Switchboard Operator - Technical Specialist) 1. Role Overview (Tổng quan Vai trò) Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa...
-
Việc làm Bắc Ninh Receptionist (Lễ tân)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Receptionist (Nhân viên Lễ tân) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ Thương hiệu" xuất sắc – vị trí Nhân viên Lễ tân Văn phòng (Receptionist). Bạn không đơn thuần là người ngồi tại bàn tân sảnh, mà là điểm chạm đầu tiên,...
-
Việc làm Bắc Ninh Nhân viên công nợ văn phòngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Công nợ Văn phòng Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia điều phối dòng tiền" – vị trí Nhân viên Công nợ Văn phòng (Accounts Receivable Specialist). Bạn là mắt xích quan trọng đảm bảo hệ thống tài chính của d...