-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Office Administrator
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
Job Description: Office Administrator (Nhân viên Quản trị Văn phòng & Hành chính Tổng hợp)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối và điều phối" – vị trí Nhân viên Quản trị Văn phòng (Office Administrator). Bạn chính là "trái tim" trong mọi hoạt động vận hành hàng ngày, là mắt xích quan trọng đảm bảo không gian làm việc luôn chuyên nghiệp, tiện nghi và tràn đầy năng lượng tích cực. Từ việc quản lý cơ sở vật chất, tối ưu hóa quy trình hành chính, tiếp đón đối tác cho đến việc tổ chức các hoạt động gắn kết nội bộ, sự tỉ mỉ, chủ động và tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc của bạn chính là chìa khóa tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả cho toàn bộ đội ngũ nhân sự. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, có khả năng đa nhiệm xuất sắc và mong muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực quản trị vận hành doanh nghiệp, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý và Vận hành Không gian Văn phòng hàng ngày (Daily Office Operations)
* Duy trì tiêu chuẩn văn phòng: Đảm bảo toàn bộ không gian làm việc (khu vực làm việc chung, phòng họp, khu vực tiếp khách, quầy pantry, nhà kho) luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp và đáp ứng các tiêu chuẩn về vệ sinh, an toàn lao động.
* Giám sát dịch vụ bên thứ ba: Làm việc trực tiếp và giám sát chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp như: dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, cây xanh cảnh quan, xử lý côn trùng, thu gom rác thải văn phòng.
* Liên hệ Ban quản lý tòa nhà: Là đầu mối liên hệ chính với Ban quản lý tòa nhà để giải quyết các vấn đề liên quan đến thẻ xe, thẻ ra vào, hệ thống điều hòa, điện chiếu sáng, an ninh, phòng cháy chữa cháy (PCCC) và các quy định chung của tòa nhà.
* Tối ưu hóa không gian: Đề xuất và thực hiện các phương án sắp xếp, trang trí văn phòng vào các dịp lễ, Tết hoặc các sự kiện đặc biệt của công ty nhằm tạo không gian làm việc đầy cảm hứng.
2. Quản lý Trang thiết bị, Cơ sở vật chất & Văn phòng phẩm
* Kiểm kê và cấp phát: Quản lý, kiểm kê định kỳ và cấp phát văn phòng phẩm (giấy in, bút, sổ tay, file hồ sơ...), nhu yếu phẩm pantry (trà, cà phê, nước uống, bánh kẹo...) cho các phòng ban theo đúng hạn mức và quy trình.
* Bảo trì thiết bị văn phòng: Theo dõi tình trạng hoạt động, lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa kịp thời các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy hủy tài liệu, hệ thống điện thoại bàn, máy pha cà phê, tủ lạnh, máy lạnh...
* Quản lý tài sản cố định: Lập và cập nhật danh mục quản lý tài sản, dán nhãn mã tài sản (asset tagging), theo dõi lịch sử bàn giao, thu hồi thiết bị khi có nhân sự mới hoặc nhân sự nghỉ việc phối hợp cùng bộ phận IT.
* Tìm kiếm nhà cung cấp: Khảo sát giá, thương lượng hợp đồng và đánh giá năng lực của các nhà cung cấp văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng để đảm bảo tối ưu hóa chi phí và chất lượng dịch vụ tốt nhất.
3. Công tác Tiếp tân & Chăm sóc Khách hàng (Reception & Front Desk)
* Đón tiếp khách hàng: Tiếp đón khách hàng, đối tác, ứng viên đến làm việc tại văn phòng với thái độ chuyên nghiệp, niềm nở và chu đáo. Hướng dẫn khách đến đúng khu vực phòng họp hoặc phòng làm việc của nhân sự liên quan.
* Trực tổng đài điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline công ty, sàng lọc thông tin, giải đáp các thắc mắc cơ bản hoặc chuyển máy đến các phòng ban/cá nhân chịu trách nhiệm xử lý.
* Quản lý khu vực sảnh: Đảm bảo khu vực sảnh đón tiếp (Reception) luôn gọn gàng, lịch sự; chuẩn bị sẵn nước uống, trà, cà phê để phục vụ khách hàng, đối tác trong thời gian chờ đợi.
* Điều phối phòng họp: Quản lý lịch đăng ký và sử dụng các phòng họp thông qua hệ thống phần mềm nội bộ, đảm bảo phòng họp luôn được dọn dẹp sạch sẽ, chuẩn bị sẵn sàng trang thiết bị (máy chiếu, micro, bảng viết, nước uống) trước mỗi cuộc họp.
4. Quản lý Văn thư, Lưu trữ & Chuyển phát nhanh (Document Control & Logistics)
* Xử lý công văn: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao kịp thời các công văn, thư từ, bưu phẩm, tài liệu gửi đến công ty cho đúng người nhận.
* Quản lý chuyển phát nhanh: Đầu mối xử lý các đơn hàng ký gửi bưu phẩm, hàng hóa, tài liệu đi trong nước và quốc tế; theo dõi hành trình đơn hàng và đối soát chi phí chuyển phát nhanh hàng tháng với nhà cung cấp.
* Lưu trữ hồ sơ: Tổ chức lưu trữ khoa học, bảo mật và hệ thống hóa các tài liệu hành chính, công văn đi/đến, tờ trình, quyết định, hợp đồng dịch vụ hành chính (bản cứng và bản mềm trên hệ thống dữ liệu đám mây).
* Quản lý con dấu: Quản lý và sử dụng con dấu của công ty (nếu được ủy quyền) theo đúng quy chế quản lý con dấu pháp luật và quy định nội bộ của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và bảo mật tuyệt đối.
5. Hỗ trợ Công tác Nhân sự, Đào tạo & Sự kiện Nội bộ
* Onboarding nhân sự mới: Phối hợp cùng bộ phận Tuyển dụng/Nhân sự chuẩn bị góc làm việc, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, sổ tay nhân viên và các công cụ làm việc cần thiết khác để chào đón nhân sự mới trong ngày đầu tiên đi làm.
* Hỗ trợ hậu cần sự kiện: Là thành viên chủ chốt trong Ban tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như: sinh nhật tháng của nhân viên, chương trình Happy Hour thứ Sáu, Trung thu, Quốc tế Phụ nữ, Noel, Year End Party, Company Trip, Teambuilding... chịu trách nhiệm từ khâu lên ý tưởng, mua sắm đồ dùng, trang trí đến điều phối chương trình.
* Chăm sóc đời sống nhân viên: Thực hiện các công tác thăm hỏi hiếu, hỷ, ốm đau, thai sản đối với nhân sự công ty theo đúng chính sách phúc lợi đã ban hành.
6. Quản lý Chi phí Hành chính & Thủ tục Thanh quyết toán
* Lập ngân sách hành chính: Tham gia xây dựng dự toán ngân sách chi phí hành chính hàng tháng/hàng quý (văn phòng phẩm, pantry, chuyển phát nhanh, taxi, chi phí tòa nhà, điện, nước...).
* Thực hiện thanh quyết toán: Thu thập hóa đơn, chứng từ, lập đề nghị thanh toán (đối với các chi phí định kỳ và phát sinh của bộ phận hành chính), theo dõi tiến độ thanh toán và phối hợp với bộ phận Kế toán để đối soát số liệu chính xác.
* Quản lý quỹ tiền mặt nhỏ (Petty Cash): Quản lý và chi tiêu quỹ tiền mặt nhỏ phục vụ cho các hoạt động khẩn cấp tại văn phòng, thực hiện ghi chép sổ sách rõ ràng và báo cáo hoàn ứng định kỳ.
* Hỗ trợ thủ tục công tác: Đặt vé máy bay, vé tàu, xe di chuyển, đặt phòng khách sạn, làm visa (nếu có) cho ban giám đốc và nhân viên đi công tác; hướng dẫn nhân sự thực hiện thủ tục tạm ứng và thanh toán chi phí công tác phí theo đúng quy định.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Luật, Hành chính học, Quản trị nhà hàng - khách sạn, hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Office Administrator, Nhân viên Hành chính, Lễ tân văn phòng, Thư ký hoặc các vị trí tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân sự trở lên. Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường đa quốc gia hoặc các công ty công nghệ, Agency sáng tạo.
Kỹ năng chuyên môn
* Kỹ năng Tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive, Forms). Có khả năng thiết lập các file theo dõi dữ liệu bằng Excel khoa học và chuyên nghiệp.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên), có khả năng soạn thảo email hành chính, trao đổi công việc và tiếp đón các khách hàng, đối tác nước ngoài một cách tự tin.
* Kỹ năng Tổ chức & Sắp xếp: Khả năng quản lý thời gian xuất sắc, biết cách ưu tiên công việc (prioritization) trong môi trường năng động, nhiều đầu việc phát sinh cùng lúc (multitasking) mà không làm giảm chất lượng công việc.
* Kỹ năng Giao tiếp & Thuyết phục: Kỹ năng lắng nghe và truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo, lịch thiệp cả bằng văn bản và lời nói. Khả năng làm việc và đàm phán tốt với các nhà cung cấp dịch vụ để có mức giá và điều khoản tối ưu nhất.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong việc phát hiện các rủi ro vận hành văn phòng và có khả năng đưa ra giải pháp xử lý tình huống nhanh chóng, hiệu quả (ví dụ: sự cố mất điện, mất mạng internet, hỏng hóc thiết bị đột xuất).
Phẩm chất cá nhân
* Tỉ mỉ & Chu đáo: Luôn chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất trong không gian văn phòng (từ một bóng đèn bị hỏng, khay giấy máy in bị hết cho đến việc chuẩn bị ly nước cho khách).
* Tư duy dịch vụ (Customer-centric Mindset): Xem mỗi nhân viên trong công ty là một "khách hàng nội bộ" để phục vụ với thái độ nhiệt tình, thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ và chia sẻ.
* Trung thực & Bảo mật: Có đạo đức nghề nghiệp tốt, trung thực trong việc quản lý chi phí tài chính và cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin hành chính, nhân sự, tài liệu kinh doanh nhạy cảm của doanh nghiệp.
* Chủ động & Năng động: Tinh thần tự giác cao, không đợi giao việc mới làm; có năng lượng tích cực, hướng ngoại và yêu thích việc tạo dựng các hoạt động kết nối tập thể.
---
Quyền lợi
* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương khởi điểm hấp dẫn từ [Điền mức lương] - [Điền mức lương] VNĐ/tháng (thỏa thuận theo năng lực thực tế), được review lương định kỳ 1 - 2 lần/năm dựa trên hiệu quả công việc.
* Thưởng & Phúc lợi phong phú: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs), thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), quà sinh nhật, hiếu hỷ...
* Chế độ Bảo hiểm đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc; gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) dành cho nhân sự xuất sắc.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, đầy đủ tiện ích (khu vực giải trí, quầy bar cafe, đồ ăn nhẹ miễn phí hàng ngày); đồng nghiệp trẻ trung, năng động, sếp tâm lý và hỗ trợ nhân viên hết mình.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và khóa học bên ngoài về nâng cao kỹ năng quản trị, kỹ năng mềm do công ty tài trợ 100% chi phí. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Senior Office Administrator, Admin Team Leader, hoặc Admin Manager.
* Các hoạt động tập thể: Tham gia Company Trip hàng năm, các chương trình Teambuilding sôi nổi, hoạt động thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) do công ty tổ chức và tài trợ.
---
Tags
Nhân viên hành chính văn phòng, Office Administrator, Việc làm Hành chính, Tuyển dụng lễ tân văn phòng, Quản trị văn phòng, Nhân viên Admin, Hành chính tổng hợp, Admin officer, Quản lý cơ sở vật chất văn phòng, Việc làm Admin Hà Nội, Việc làm Admin TP.HCM, Thư ký hành chính văn phòng, Nhân viên hỗ trợ vận hành.
---
Từ khoá tìm kiếm
* Tuyển dụng Office Administrator mới nhất
* Tìm việc làm hành chính văn phòng lương cao
* Công việc của nhân viên quản trị văn phòng là gì
* Tuyển dụng nhân viên lễ tân hành chính tổng hợp
* Tìm việc làm admin văn phòng không cần kinh nghiệm
* Mô tả công việc Office Administrator chi tiết
* Việc làm hành chính nhân sự văn phòng
* Tuyển dụng Thư ký văn phòng tiếng Anh tốt
* Lương của nhân viên hành chính văn phòng bao nhiêu
* Kỹ năng cần có của một Office Administrator chuyên nghiệp
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh Administrative SpecialistTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJOB DESCRIPTION: ADMINISTRATIVE SPECIALIST Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành văn phòng" – vị trí Administrative Specialist (Chuyên viên Hành chính). Bạn là mắt xích trung tâm, người giữ lửa và đảm bảo toàn bộ hệ thống v...
-
Việc làm Bắc Ninh Nhân viên thiết kế văn phòng (Graphic Support)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
JOB DESCRIPTION: NHÂN VIÊN THIẾT KẾ VĂN PHÒNG (GRAPHIC SUPPORT) Role Overview Trong kỷ nguyên số hóa và phát triển văn hóa doanh nghiệp hiện đại, không gian làm việc không còn đơn thuần là nơi đặt bàn ghế, mà đã trở thành "trái tim" phản chiếu bản sắ...
-
Việc làm Bắc Ninh ProofreaderTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN HIỆU ĐÍNH BẢN THẢO & NỘI DUNG (SENIOR PROOFREADER) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng ngôn từ" – vị trí Chuyên viên Hiệu đính Bản thảo & Nội dung (Senior Proofreader). Bạn là mắt xích tối quan trọng...