-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Phó quản lý văn phòng
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
JOB DESCRIPTION: PHÓ QUẢN LÝ VĂN PHÒNG (DEPUTY OFFICE MANAGER)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành" – vị trí Phó quản lý văn phòng hành chính. Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý giấy tờ hay giám sát các hoạt động hành chính thông thường; bạn chính là cầu nối chiến lược, "linh hồn" giữ cho bộ máy vận hành văn phòng của doanh nghiệp luôn quay đều, nhịp nhàng, hiệu quả và tràn đầy năng lượng. Sự tinh tế trong đối nhân xử thế, tư duy quản lý tài chính nhạy bén, khả năng bao quát công việc xuất sắc và sự quyết đoán khi giải quyết sự cố chính là những giá trị cốt lõi cấu thành nên chân dung của bạn.
Ở vai trò Phó quản lý văn phòng, bạn sẽ là cánh tay phải đắc lực của Trưởng bộ phận, chịu trách nhiệm dẫn dắt đội ngũ nhân sự hành chính, tối ưu hóa chi phí vận hành, kiến tạo một không gian làm việc chuyên nghiệp, an toàn và truyền cảm hứng cho toàn thể nhân viên. Nếu bạn là một nhà quản lý có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, yêu thích việc tổ chức, sắp xếp và mong muốn khẳng định bản thân trong một môi trường năng động, chuyên nghiệp, chúng tôi luôn sẵn sàng chào đón bạn đồng hành trên hành trình phát triển bền vững của doanh nghiệp.
---
Key Responsibilities
1. Điều phối & Vận hành Hành chính Toàn diện
* Giám sát hoạt động thường nhật: Điều phối toàn bộ các hoạt động hành chính hàng ngày của văn phòng, đảm bảo mọi quy trình từ tiếp tân, xử lý công văn đi/đến, quản lý phòng họp, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp quan trọng diễn ra không một vết gợn.
* Tối ưu hóa quy trình làm việc: Nghiên cứu, đề xuất và trực tiếp cải tiến các quy trình vận hành hành chính (SOPs) nhằm giảm thiểu thủ tục rườm rà, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành chính (văn phòng số, chữ ký số, lưu trữ đám mây).
* Quản lý hệ thống lưu trữ tài liệu: Chịu trách nhiệm thiết lập, chuẩn hóa và giám sát hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu pháp lý, hợp đồng, các quyết định, thông báo nội bộ của công ty một cách khoa học, bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Điều phối logistics nội bộ: Quản lý việc cấp phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, công cụ dụng cụ làm việc cho các phòng ban, đảm bảo phân bổ hợp lý, đúng định mức và tránh lãng phí.
2. Quản lý Cơ sở Vật chất & Không gian Làm việc (Facilities Management)
* Bảo trì và nâng cấp hạ tầng: Lập kế hoạch và giám sát việc bảo trì, bảo dưỡng định kỳ hệ thống cơ điện (M&E), điều hòa, máy in, máy photocopy, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) và các thiết bị văn phòng khác nhằm đảm bảo tính liên tục của vận hành.
* Quản lý nhà thầu và nhà cung cấp dịch vụ: Trực tiếp làm việc, đàm phán hợp đồng và giám sát chất lượng dịch vụ của các đối tác bên thứ ba như: đơn vị vệ sinh, đội ngũ bảo vệ, nhà thầu bảo trì, nhà cung cấp cây xanh cảnh quan, đảm bảo không gian văn phòng luôn xanh - sạch - đẹp và an toàn tuyệt đối.
* Kiến tạo không gian làm việc (Workspace Experience): Nghiên cứu ứng dụng các tiêu chuẩn văn phòng hiện đại (như 5S, Kaizen) vào thực tế doanh nghiệp; thiết kế và sắp xếp không gian làm việc khoa học, tối ưu hóa công năng, tạo môi trường làm việc thoải mái, thúc đẩy năng suất và nâng cao trải nghiệm của nhân viên.
* Quản lý rủi ro và an toàn lao động (HSE): Phối hợp xây dựng phương án ứng phó khẩn cấp (thiên tai, hỏa hoạn, mất điện, dịch bệnh), tổ chức diễn tập PCCC định kỳ và đảm bảo văn phòng tuân thủ đầy đủ các quy định về an toàn vệ sinh lao động của pháp luật.
3. Quản lý Tài chính, Ngân sách & Thu mua Hành chính (Procurement & Budgeting)
* Lập và kiểm soát ngân sách hành chính: Tham mưu cho Trưởng bộ phận xây dựng dự toán ngân sách hành chính hàng năm, hàng quý, hàng tháng. Giám sát chặt chẽ việc chi tiêu, đảm bảo các chi phí vận hành luôn nằm trong hạn mức cho phép.
* Quản lý quy trình thu mua (Procurement): Trực tiếp tham gia vào quy trình tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp uy tín cho các hạng mục mua sắm lớn của văn phòng. Đàm phán về giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng để mang lại lợi ích kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp.
* Kiểm soát chi phí vận hành: Thực hiện phân tích, đánh giá định kỳ các khoản chi phí (điện, nước, internet, cước điện thoại, chuyển phát nhanh, taxi, chi phí tiếp khách) và đề xuất các giải pháp tiết kiệm năng lượng, tối ưu hóa chi phí hiệu quả.
* Xử lý thủ tục thanh quyết toán: Trực tiếp kiểm tra, phê duyệt và phối hợp với phòng Kế toán để hoàn tất các thủ tục tạm ứng, thanh quyết toán hóa đơn dịch vụ hành chính của văn phòng nhanh chóng, chính xác, đúng quy trình tài chính.
4. Quản lý, Đào tạo & Phát triển Đội ngũ Nhân sự Hành chính
* Quản lý trực tiếp đội ngũ nhân viên: Phân công công việc, thiết lập mục tiêu hiệu suất (KPIs) và giám sát tiến độ thực hiện công việc hàng ngày của nhóm nhân viên hành chính (bao gồm lễ tân, nhân viên admin, tài xế, nhân viên tạp vụ, kỹ thuật viên tòa nhà).
* Đánh giá hiệu suất & Phản hồi: Tiến hành đánh giá năng lực làm việc định kỳ của nhân viên dưới quyền, đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng, kịp thời động viên và giải quyết các xung đột nội bộ phát sinh trong nhóm.
* Đào tạo và kèm cặp (Coaching): Xây dựng tài liệu hướng dẫn công việc và trực tiếp tổ chức các buổi đào tạo nâng cao nghiệp vụ hành chính, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống cho nhân viên hành chính mới và hiện tại.
* Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp: Xác định thế mạnh của từng nhân viên để định hướng, tạo cơ hội phát triển bản thân, xây dựng đội ngũ kế thừa vững mạnh cho bộ phận hành chính.
5. Tổ chức Sự kiện & Truyền thông Nội bộ
* Đầu mối tổ chức sự kiện: Phối hợp chặt chẽ với phòng Nhân sự (HR) và phòng Marketing/Truyền thông để lên kế hoạch chi tiết, dự trù kinh phí và trực tiếp điều phối triển khai các sự kiện nội bộ của công ty (Year-End Party, Company Trip, Team Building, ngày lễ kỷ niệm, sinh nhật tháng...).
* Hậu cần đón tiếp khách quý: Chủ trì công tác chuẩn bị hậu cần chu đáo, chuyên nghiệp cho việc đón tiếp các đoàn khách quý, đối tác chiến lược, cơ quan ban ngành nhà nước hoặc ban lãnh đạo tập đoàn đến thăm và làm việc tại văn phòng.
* Truyền thông nội bộ văn phòng: Soạn thảo, ban hành các thông báo, quy định, hướng dẫn liên quan đến trật tự, an toàn và văn hóa văn phòng. Lan tỏa các thông điệp tích cực, xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, gắn kết giữa các phòng ban.
6. Hỗ trợ Ban Giám đốc & Thực hiện Báo cáo Định kỳ
* Trợ lý hành chính cho Ban Giám đốc: Hỗ trợ Trưởng bộ phận trong việc điều phối lịch trình, chuẩn bị tài liệu họp, ghi chép biên bản cuộc họp của Ban lãnh đạo khi có yêu cầu. Sẵn sàng thay mặt Trưởng bộ phận giải quyết các công việc phát sinh khi Trưởng bộ phận đi vắng.
* Quản lý thủ tục pháp lý doanh nghiệp: Hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý của doanh nghiệp như: thay đổi đăng ký kinh doanh, gia hạn giấy phép, làm visa/thẻ tạm trú cho chuyên gia nước ngoài, phối hợp làm việc với các cơ quan chức năng sở tại.
* Báo cáo định kỳ và đột xuất: Tổng hợp dữ liệu, phân tích chỉ số và lập các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý/năm) về tình hình hoạt động văn phòng, biến động tài sản, hiệu quả sử dụng ngân sách gửi lên Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm làm việc
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân sự, Ngoại ngữ, Luật, Quản trị Hành chính - Văn phòng, Khách sạn - Du lịch hoặc các ngành có liên quan khác.
* Kinh nghiệm thực tế: Có tối thiểu 03 - 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính - Nhân sự, Quản lý văn phòng (Office Administration) tại các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. Trong đó, có ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc cấp bậc giám sát/trưởng nhóm (Admin Supervisor, Admin Lead, Assistant Office Manager).
* Kinh nghiệm bổ trợ: Ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm làm việc trong môi trường các công ty đa quốc gia, tập đoàn lớn, hoặc có kinh nghiệm quản lý vận hành văn phòng thông minh (Smart Office), setup văn phòng mới từ đầu hoặc điều phối các dự án chuyển đổi văn phòng làm việc.
2. Kỹ năng Chuyên môn & Công nghệ
* Kỹ năng Quản lý Tài chính & Thu mua: Thành thạo kỹ năng lập ngân sách hành chính, phân tích hiệu quả chi phí. Có khả năng đàm phán thương lượng xuất sắc với nhà cung cấp; am hiểu về các điều khoản hợp đồng kinh tế và quy trình thanh quyết toán.
* Kỹ năng Vận hành Cơ sở vật chất: Có kiến thức cơ bản về quản trị cơ sở hạ tầng văn phòng (Facilities Management), hiểu rõ về các tiêu chuẩn an toàn lao động (HSE), quy định PCCC và các nguyên tắc quản lý tài sản doanh nghiệp.
* Năng lực Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp thành thạo (đặc biệt là kỹ năng viết email thương mại, soạn thảo biên bản cuộc họp, hợp đồng và làm việc trực tiếp với đối tác nước ngoài). Biết thêm ngôn ngữ thứ hai là một lợi thế lớn.
* Thành thạo Công nghệ & Công cụ số: Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (đặc biệt là Excel để xử lý số liệu chi phí, PowerPoint để làm báo cáo trình bày trước Ban Giám đốc). Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý công việc (Asana, Trello, Jira) và các hệ thống ERP doanh nghiệp (SAP, Oracle) hoặc phần mềm e-office là lợi thế lớn.
3. Kỹ năng Quản lý & Kỹ năng Mềm
* Kỹ năng Lãnh đạo & Truyền cảm hứng (Leadership): Có khả năng quy tụ, phân công công việc khoa học, kèm cặp và tạo động lực cho nhân viên cấp dưới phát huy tối đa năng lực làm việc nhóm.
* Tư duy Giải quyết Vấn đề & Xử lý Khủng hoảng (Problem Solving): Khả năng phân tích tình huống nhạy bén, đưa ra các quyết định xử lý sự cố nhanh chóng, hiệu quả (ví dụ: sự cố mất điện, sự cố an ninh văn phòng, mâu thuẫn nhân sự).
* Kỹ năng Giao tiếp & Trình bày (Communication): Khả năng giao tiếp khéo léo, tự tin truyền đạt thông tin rõ ràng ở mọi cấp độ, từ nhân viên tạp vụ đến Ban Giám đốc. Có khả năng kết nối tốt các phòng ban trong công ty.
* Kỹ năng Tổ chức & Quản lý Thời gian (Time Management): Có tư duy quản lý công việc theo thứ tự ưu tiên, khả năng đa nhiệm (multitasking) tốt mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao, không bỏ sót chi tiết nhỏ.
4. Phẩm chất Cá nhân
* Tận tâm & Định hướng Dịch vụ (Service-Minded): Luôn đặt sự hài lòng của cán bộ nhân viên trong công ty lên hàng đầu, làm việc với thái độ niềm nở, cầu thị, chân thành và chu đáo.
* Chính trực & Bảo mật: Đảm bảo tính trung thực tuyệt đối trong công tác quản lý tài chính, thu mua tài sản văn phòng; có ý thức bảo mật thông tin nội bộ của doanh nghiệp ở mức cao nhất.
* Tỉ mỉ & Chỉn chu: Có con mắt quan sát tinh tế, chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất trong việc giữ gìn mỹ quan văn phòng, soạn thảo văn bản hành chính hay chuẩn bị hậu cần sự kiện.
* Thích ứng nhanh & Chịu áp lực cao: Có tinh thần kiên cường, tư duy tích cực và khả năng giữ bình tĩnh, linh hoạt thích ứng tốt trước những thay đổi nhanh chóng hoặc áp lực công việc lớn trong giai đoạn cao điểm của công ty.
---
Quyền lợi & Chế độ Đãi ngộ
* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực thực tế khi phỏng vấn), định kỳ đánh giá tăng lương 1 - 2 lần/năm dựa trên hiệu suất công việc.
* Chế độ Thưởng phong phú: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cá nhân (KPI), thưởng thành tích xuất sắc đột xuất và thưởng các dịp lễ, Tết lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Dương lịch...).
* Bảo hiểm & Chăm sóc Sức khỏe toàn diện: Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thử việc. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp tự nguyện (PVI/Bảo Việt) hàng năm dành riêng cho cấp quản lý. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín chất lượng cao.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hạng A hiện đại, tiện nghi, tràn ngập không gian xanh và đầy đủ khu vực pantry (trà, cà phê, trái cây, bánh ngọt miễn phí hàng ngày). Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, văn hóa doanh nghiệp cởi mở, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo.
* Cơ hội Phát triển & Thăng tiến rõ ràng: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản lý, kỹ năng lãnh đạo, quản trị tài chính hành chính do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy. Lộ trình phát triển sự nghiệp rộng mở lên vị trí Trưởng phòng Hành chính (Office Manager), Giám đốc Hành chính (Admin Director) hoặc Giám đốc Hành chính - Nhân sự (HR&Admin Director).
* Các hoạt động tập thể đa dạng: Hưởng thụ kỳ nghỉ hè cao cấp (Company Trip) hàng năm cùng toàn thể công ty, tham gia các hoạt động Teambuilding sôi nổi hàng quý, các giải thể thao nội bộ và các sự kiện vui chơi giải trí ý nghĩa nhân dịp lễ Tết khác.
* Công cụ làm việc hiện đại: Được cung cấp đầy đủ máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại làm việc và các phụ kiện hỗ trợ công việc khác tùy theo yêu cầu vị trí. Hỗ trợ phụ cấp điện thoại, xăng xe, chi phí tiếp khách phục vụ cho công việc chung.
---
Tags
Phó quản lý văn phòng, Phó phòng hành chính, Deputy Office Manager, Trợ lý quản lý văn phòng, Quản lý hành chính văn phòng, Giám sát hành chính, Admin Supervisor, Việc làm hành chính cấp cao, Quản trị cơ sở vật chất văn phòng, Công việc hành chính tổng hợp, Tuyển dụng Phó phòng hành chính nhân sự.
---
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng Phó quản lý văn phòng, Phó phòng hành chính nhân sự, Deputy Office Manager Job Description, Mô tả công việc Phó trưởng phòng hành chính, Tìm việc làm hành chính văn phòng cấp quản lý, Admin Supervisor tuyển dụng, Quản lý vận hành văn phòng chuyên nghiệp, Việc làm hành chính nhân sự lương cao, Assistant Office Manager tuyển dụng tại Hà Nội/TP.HCM, Mô tả công việc Giám sát hành chính tổng hợp.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh Quản lý văn phòng (Office Manager)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJOB DESCRIPTION: QUẢN LÝ VĂN PHÒNG (OFFICE MANAGER) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Nhạc trưởng Vận hành" – vị trí Quản lý Văn phòng (Office Manager) tài năng, nhạy bén và giàu năng lượng. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, văn phòng không đơ...
-
Việc làm Bắc Ninh Văn phòng trưởngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Văn phòng trưởng (Office Manager) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành" – vị trí Văn phòng trưởng (Chief of Office / Office Manager). Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý các công việc hành chính sự vụ...
-
Việc làm Bắc Ninh Trợ lý ban giám đốcTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Trợ lý Ban Giám đốc (Executive Assistant to the Board of Directors) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "cánh tay phải đắc lực" – vị trí Trợ lý Ban Giám đốc (Executive Assistant). Bạn không chỉ đơn thuần là người thực hiện các ...