-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Quản lý văn phòng (Office Manager)
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
JOB DESCRIPTION: QUẢN LÝ VĂN PHÒNG (OFFICE MANAGER)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Nhạc trưởng Vận hành" – vị trí Quản lý Văn phòng (Office Manager) tài năng, nhạy bén và giàu năng lượng. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, văn phòng không đơn thuần là nơi làm việc vật lý, mà là không gian nuôi dưỡng sáng tạo, thúc đẩy hiệu suất và gắn kết con người. Bạn chính là "trái tim" của không gian đó – người chịu trách nhiệm kiến tạo, duy trì và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động vận hành hàng ngày của văn phòng.
Với vai trò là Quản lý Văn phòng, bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa Ban Giám đốc, các phòng ban nội bộ và các đối tác bên ngoài. Sự đa năng trong quản lý tài chính hành chính, sự nhạy bén trong xử lý tình huống, tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc và khả năng lãnh đạo đội ngũ hỗ trợ (lễ tân, tạp vụ, kỹ thuật tòa nhà) chính là chìa khóa giúp bạn thành công. Nếu bạn là một chuyên gia hành chính chuyên nghiệp, luôn tràn đầy sáng kiến cải tiến hiệu quả công việc và mong muốn khẳng định bản thân trong một môi trường năng động, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn đồng hành.
---
Key Responsibilities
Để đảm bảo văn phòng vận hành một cách trơn tru, hiệu quả và an toàn nhất, Quản lý Văn phòng sẽ trực tiếp đảm nhận và điều phối các mảng công việc cốt lõi sau:
1. Quản lý Vận hành & Cơ sở vật chất (Facilities & Operations Management)
* Quản lý không gian làm việc: Quy hoạch, sắp xếp và tối ưu hóa diện tích sử dụng của văn phòng; đảm bảo môi trường làm việc luôn xanh - sạch - đẹp, ngăn nắp, chuyên nghiệp và tràn đầy cảm hứng làm việc cho nhân viên.
* Bảo trì & Bảo dưỡng: Lên kế hoạch và giám sát việc bảo trì, bảo dưỡng định kỳ toàn bộ trang thiết bị văn phòng bao gồm: hệ thống điều hòa, máy in/photocopy, hệ thống điện nước, mạng Internet, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) và camera an ninh.
* Xử lý sự cố kỹ thuật: Tiếp nhận thông tin phản hồi về các sự cố hỏng hóc thiết bị, hạ tầng văn phòng từ các phòng ban; nhanh chóng phối hợp với bộ phận kỹ thuật nội bộ hoặc nhà thầu bên ngoài để xử lý dứt điểm, không làm gián đoạn tiến độ công việc chung.
* Quản lý tài sản cố định: Thiết lập hệ thống mã hóa, theo dõi, kiểm kê định kỳ toàn bộ công cụ dụng cụ (CCDC) và tài sản cố định của công ty; lập báo cáo khấu hao, thanh lý hoặc nâng cấp tài sản khi cần thiết.
2. Quản lý Hành chính, Quy trình & Thủ tục Pháp lý (Administrative & Compliance Management)
* Xây dựng và chuẩn hóa quy trình: Nghiên cứu, xây dựng, cải tiến và ban hành các quy chế, quy định, quy trình làm việc liên quan đến công tác hành chính (quy trình mua sắm, quy định sử dụng phòng họp, quy chế sử dụng xe công tác, quy định bảo mật thông tin văn phòng...).
* Quản lý văn thư lưu trữ: Tổ chức và giám sát công tác tiếp nhận, phân loại, chuyển giao công văn đi/đến; lưu trữ hồ sơ, tài liệu pháp lý của công ty (giấy phép kinh doanh, hợp đồng thuê văn phòng, các văn bản quy phạm nội bộ...) một cách khoa học, bảo mật và dễ dàng tra cứu.
* Công tác đối ngoại & Pháp lý: Đại diện công ty làm việc với các cơ quan chức năng địa phương (Công an phường, Ủy ban nhân dân, cơ quan Thuế, quản lý thị trường...) và Ban Quản lý tòa nhà để giải quyết các vấn đề liên quan đến an ninh trật tự, khai báo tạm trú cho người nước ngoài, hoặc các thủ tục hành chính khác.
* Hỗ trợ thủ tục Visa & Công tác: Điều phối việc đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và làm thủ tục visa/hộ chiếu cho Ban Giám đốc và cán bộ nhân viên đi công tác trong và ngoài nước; hỗ trợ thủ tục cấp Thẻ tạm trú, Giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
3. Quản lý Tài chính, Chi phí & Mua sắm (Budgeting, Procurement & Expense Management)
* Lập ngân sách hành chính: Chủ trì xây dựng kế hoạch ngân sách chi phí hành chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm (bao gồm chi phí thuê văn phòng, điện nước, văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, tiếp khách, sự kiện nội bộ...).
* Kiểm soát chi phí: Theo dõi chặt chẽ việc sử dụng ngân sách đã được phê duyệt; phân tích các khoản chi phí phát sinh, đề xuất các giải pháp tối ưu hóa chi phí hành chính nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ văn phòng.
* Quản lý quy trình mua sắm: Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp uy tín về văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, thiết bị văn phòng, dịch vụ viễn thông... Thực hiện đàm phán hợp đồng để có được mức giá và điều khoản thanh toán tối ưu nhất.
* Xử lý hồ sơ thanh toán: Kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ hành chính; lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi bộ phận Kế toán đảm bảo đúng hạn và chính xác.
4. Hỗ trợ Nhân sự & Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp (HR Support & Corporate Culture)
* Chào đón nhân sự mới (Onboarding): Phối hợp sát sao với bộ phận Tuyển dụng để chuẩn bị sẵn sàng góc làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, tài khoản email/hệ thống cho nhân sự mới trước ngày nhận việc; tạo ấn tượng ban đầu chuyên nghiệp và ấm áp.
* Gắn kết và tổ chức sự kiện: Là đầu tàu hoặc phối hợp với Công đoàn/HR lên ý tưởng, lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động nội bộ như: sinh nhật tháng, Happy Friday, Teambuilding, Year End Party, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung Thu, Giáng Sinh...) nhằm gia tăng trải nghiệm nhân viên và củng cố văn hóa doanh nghiệp.
* Truyền thông nội bộ: Thực hiện soạn thảo và phát sóng các thông báo hành chính nội bộ; đảm bảo thông tin từ Ban Giám đốc được truyền tải đến toàn thể nhân viên một cách rõ ràng, kịp thời và chính xác nhất.
5. Quản lý Đội ngũ Hành chính dưới quyền (Team Leadership & Development)
* Phân công & Giám sát công việc: Quản lý trực tiếp, phân công công việc và đánh giá hiệu quả làm việc (KPIs) của đội ngũ nhân viên cấp dưới bao gồm: Nhân viên Lễ tân, Nhân viên Hành chính, Đội ngũ tạp vụ, nhân viên lái xe và nhân viên bảo vệ (nếu có).
* Đào tạo & Phát triển: Tổ chức đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, giải quyết tình huống và nâng cao tư duy dịch vụ khách hàng cho đội ngũ nhân viên dưới quyền, xây dựng một tập thể đoàn kết, chuyên nghiệp và có tính kế thừa.
---
Requirements & Qualifications
Để đảm nhận thành công vai trò Quản lý Văn phòng, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chí vững vàng về cả học vấn, kinh nghiệm chuyên môn, kỹ năng bổ trợ và phẩm chất cá nhân dưới đây:
1. Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, Ngoại ngữ, Luật, Hành chính công, Quản trị Nhân lực hoặc các ngành liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 3 - 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính - Văn phòng; trong đó có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Office Manager, Trưởng phòng Hành chính, Admin Supervisor) tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên. Có kinh nghiệm làm việc tại các công ty đa quốc gia hoặc môi trường Start-up công nghệ là một lợi thế lớn.
2. Kỹ năng chuyên môn
* Quản trị tài chính & Ngân sách: Khả năng lập kế hoạch ngân sách chi tiết, đọc hiểu báo cáo chi phí, phân tích các chỉ số tài chính cơ bản phục vụ cho việc kiểm soát chi phí vận hành văn phòng.
* Quản lý nhà cung cấp & Đàm phán: Kỹ năng tìm kiếm đối tác, thẩm định giá và đàm phán hợp đồng thương mại xuất sắc; biết cách duy trì mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp dịch vụ hành chính.
* Thành thạo công nghệ & Phần mềm: Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu chi phí và Word để soạn thảo văn bản quy chuẩn). Khả năng tiếp cận và sử dụng tốt các phần mềm quản lý công việc (Trello, Jira, Asana), phần mềm ERP hoặc các hệ thống quản lý hành chính số (E-office).
* Năng lực ngôn ngữ: Khả năng giao tiếp và soạn thảo văn bản bằng Tiếng Anh lưu loát (tương đương IELTS 6.5 trở lên hoặc TOEIC 800 trở lên) là bắt buộc để làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc nước ngoài, đối tác ngoại giao và các chuyên gia quốc tế.
3. Kỹ năng mềm & Phẩm chất cá nhân
* Kỹ năng Tổ chức & Quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking) xuất sắc; biết cách ưu tiên công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng; quản lý công việc khoa học dưới áp lực cao mà không bỏ sót chi tiết.
* Giải quyết vấn đề & Tư duy logic: Nhạy bén trong việc phát hiện các bất cập trong vận hành; chủ động tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ và đưa ra giải pháp xử lý tình huống phát sinh một cách nhanh chóng, linh hoạt và thấu tình đạt lý.
* Giao tiếp & Kết nối (Interpersonal Skills): Khả năng giao tiếp khéo léo, tự tin; có EQ (trí tuệ cảm xúc) cao; biết lắng nghe thấu cảm để xây dựng mối quan hệ làm việc hài hòa giữa các phòng ban và giải quyết các xung đột nội bộ một cách êm đẹp.
* Tỉ mỉ, Cẩn trọng & Trung thực: Làm việc với số liệu, hóa đơn tài chính và hồ sơ pháp lý yêu cầu sự chính xác tuyệt đối, tính bảo mật cao và sự trung thực, minh bạch trong mọi giao dịch.
* Tư duy dịch vụ (Service Mindset): Luôn đặt sự hài lòng, an toàn và tiện nghi của tập thể nhân viên lên hàng đầu; sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp với thái độ tích cực, niềm nở và chuyên nghiệp.
---
Quyền lợi & Chế độ đãi ngộ (Benefits)
Chúng tôi hiểu rằng sự cống hiến của Quản lý Văn phòng xứng đáng nhận được những đãi ngộ tương xứng nhất để bạn an tâm phát triển sự nghiệp lâu dài:
* Thu nhập cạnh tranh & Hấp dẫn: Mức lương cứng dao động từ 18.000.000 VNĐ – 28.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), đi kèm với các khoản phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa.
* Thưởng cuối năm & Hiệu suất: Lương tháng 13 cam kết; thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm dựa trên kết quả tối ưu hóa ngân sách vận hành và mức độ hài lòng của nhân sự trong công ty.
* Chế độ Phúc lợi toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe toàn diện) được thiết kế riêng cho cấp Quản lý.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện quốc tế uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, không gian mở, trang bị đầy đủ các khu vực tiện ích (pantry với trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí; phòng nghỉ ngơi, khu vực giải trí).
* Văn hóa doanh nghiệp tôn trọng sự khác biệt, đề cao tính sáng tạo, trẻ trung, năng động và bình đẳng. Ban lãnh đạo luôn lắng nghe và sẵn sàng tạo điều kiện tối đa để bạn hiện thực hóa các sáng kiến cải tiến văn phòng.
* Cơ hội Phát triển & Thăng tiến:
* Được tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng lãnh đạo (Leadership), quản trị tài chính doanh nghiệp, hoặc quản trị nhân sự chuyên sâu.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cấp cao như: Giám đốc Hành chính (Administrative Director), Giám đốc Vận hành (COO - Chief Operating Officer).
* Các hoạt động tập thể đa dạng: Tham gia các chuyến du lịch nghỉ dưỡng (Company Trip) hàng năm tiêu chuẩn 4-5 sao, các chương trình Teambuilding bùng nổ, hoạt động dã ngoại và các sự kiện nội bộ đặc sắc thường niên.
---
Tags
Quản lý văn phòng, Office Manager, Trưởng phòng hành chính, Việc làm hành chính văn phòng, Administrative Manager, Tuyển dụng quản lý văn phòng, Quản trị văn phòng, Giám sát hành chính, Admin Supervisor, Việc làm hành chính nhân sự, Quản lý cơ sở vật chất, Workplace Experience Manager.
---
Từ khoá tìm kiếm:
* Tuyển dụng Quản lý văn phòng mới nhất
* Việc làm Office Manager lương cao
* Trưởng phòng hành chính tổng hợp tuyển dụng
* Tuyển dụng Administrative Manager TP.HCM / Hà Nội
* Job Description Office Manager Vietnamese
* Tìm việc làm quản lý văn phòng tiếng Anh
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh Văn phòng trưởngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Văn phòng trưởng (Office Manager) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành" – vị trí Văn phòng trưởng (Chief of Office / Office Manager). Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý các công việc hành chính sự vụ...
-
Việc làm Bắc Ninh Trợ lý ban giám đốcTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Trợ lý Ban Giám đốc (Executive Assistant to the Board of Directors) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "cánh tay phải đắc lực" – vị trí Trợ lý Ban Giám đốc (Executive Assistant). Bạn không chỉ đơn thuần là người thực hiện các ...
-
Việc làm Bắc Ninh Executive AssistantTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Executive Assistant (Trợ Lý Điều Hành Cấp Cao) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Bộ não thứ hai" – vị trí Executive Assistant (Trợ lý Điều hành Cấp cao) để đồng hành trực tiếp cùng Ban Giám đốc và các Nhà Quản lý Tiền nhiệm....