-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bắc Ninh Senior Office Clerk
Published date: 2026/07/02
- Location: Bắc Ninh, vietnam
Job Description:
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "nhạc trưởng hành chính" – vị trí Chuyên viên Hành chính Văn phòng Cấp cao (Senior Office Clerk). Bạn không chỉ đơn thuần là người thực hiện các tác vụ giấy tờ, mà là "trọng tâm vận hành", người kết nối các phòng ban, tối ưu hóa không gian làm việc và đảm bảo bộ máy doanh nghiệp hoạt động trơn tru, hiệu quả mỗi ngày.
Với vai trò là một Senior Office Clerk, bạn chính là hình ảnh chuyên nghiệp đầu tiên của công ty đối với đối tác, đồng thời là điểm tựa vững chắc cho toàn bộ đội ngũ nhân sự nội bộ. Sự nhạy bén trong quản lý quy trình, tư duy tổ chức khoa học, khả năng quản trị ngân sách hành chính tối ưu và sự tỉ mỉ trong từng chi tiết chính là những giá trị cốt lõi bạn sẽ mang lại cho tổ chức. Nếu bạn là một chuyên gia hành chính giàu kinh nghiệm, sở hữu tinh thần dịch vụ cao (service-minded), yêu thích việc xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và muốn khẳng định năng lực quản lý của mình, chúng tôi rất mong đợi được đồng hành cùng bạn.
---
Key Responsibilities
1. Quản trị Vận hành & Thiết lập Quy trình Văn phòng Tiêu chuẩn
* Xây dựng và tối ưu hóa quy trình: Nghiên cứu, thiết lập và chuẩn hóa các quy trình vận hành văn phòng (SOPs) bao gồm: quy trình quản lý văn phòng phẩm, quản lý tài sản, đón tiếp khách hàng, xử lý công văn đi/đến, và các quy định về an toàn lao động tại công sở.
* Chuyển đổi số hành chính: Chủ trì hoạt động số hóa văn phòng (Paperless Office). Triển khai và quản trị các phần mềm quản lý công việc hành chính, phê duyệt trực tuyến (E-office), hệ thống đặt phòng họp tự động, giúp giảm thiểu tối đa thủ tục giấy tờ thủ công và rút ngắn thời gian xử lý công việc.
* Quản lý và tối ưu hóa ngân sách: Lập kế hoạch, dự toán và phân bổ ngân sách hành chính định kỳ (hàng tháng/quý/năm) bao gồm chi phí văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, thuê thiết bị, khánh tiết, nhu yếu phẩm. Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, đảm bảo sử dụng nguồn lực tài chính hiệu quả, tiết kiệm tối đa cho doanh nghiệp mà vẫn duy trì chất lượng dịch vụ văn phòng ở mức cao nhất.
* Giám sát chất lượng dịch vụ nội bộ: Định kỳ đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên về các dịch vụ văn phòng (vệ sinh, an ninh, căn tin, hỗ trợ kỹ thuật) để đưa ra các biện pháp cải tiến kịp thời.
2. Quản trị Hệ thống Lưu trữ, Hồ sơ & Bảo mật Thông tin
* Thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học: Tổ chức, phân loại và lưu trữ toàn bộ hồ sơ pháp lý của công ty, hợp đồng kinh tế, các quyết định/văn bản nội bộ và hồ sơ hành chính khác một cách khoa học trên cả hai nền tảng vật lý (tủ hồ sơ) và kỹ thuật số (Google Workspace, Microsoft SharePoint, Cloud).
* Kiểm soát và điều phối văn thư: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ, phân loại và phân phối toàn bộ công văn, tài liệu, thư tín đi và đến của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác đến đúng bộ phận/cá nhân liên quan. Theo dõi lịch trình chuyển phát nhanh và xử lý các sự cố thất lạc thư từ.
* Bảo mật thông tin tối đa: Thiết lập quyền truy cập tài liệu nghiêm ngặt đối với các tài liệu mật của doanh nghiệp. Đảm bảo việc lưu trữ và tiêu hủy tài liệu tuân thủ đúng quy định bảo mật thông tin nội bộ và pháp luật hiện hành.
* Hỗ trợ kiểm toán và thanh tra: Chuẩn bị, cung cấp các hồ sơ, tài liệu hành chính cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác khi có yêu cầu kiểm toán nội bộ hoặc thanh tra từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3. Điều phối Mua sắm, Quản lý Tài sản & Quan hệ Nhà cung cấp
* Mua sắm trang thiết bị văn phòng: Đầu mối tiếp nhận nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát các thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, máy photocopy, văn phòng phẩm, nước uống, nhu yếu phẩm). Thực hiện quy trình so sánh giá, đàm phán hợp đồng để có được mức giá và dịch vụ tốt nhất từ đối tác.
* Quản lý và kiểm kê tài sản cố định: Thiết lập mã tài sản, theo dõi vòng đời, lập sổ sách quản lý toàn bộ trang thiết bị, công cụ dụng cụ trong văn phòng. Chủ trì hoạt động kiểm kê tài sản định kỳ (6 tháng/lần hoặc hàng năm), lập báo cáo về tình trạng hao mòn, hư hỏng và đề xuất phương án thanh lý, thay thế phù hợp.
* Bảo trì và vận hành cơ sở vật chất: Giám sát công tác bảo trì định kỳ hệ thống điện, nước, điều hòa, phòng cháy chữa cháy, thiết bị mạng và các thiết bị văn phòng khác. Đảm bảo mọi không gian làm việc luôn trong trạng thái hoạt động an toàn, sạch sẽ và chuyên nghiệp.
* Quản lý mạng lưới đối tác ngoại vi: Thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các nhà cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, viễn thông, chuyển phát...). Đánh giá định kỳ chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp dựa trên các chỉ số KPI cụ thể để đưa ra quyết định gia hạn hoặc thay đổi đối tác.
4. Hỗ trợ Ban Giám đốc & Điều phối Liên bộ phận
* Trợ lý hành chính cho Ban Giám đốc: Hỗ trợ sắp xếp lịch họp, chuẩn bị phòng họp, tiếp đón khách VIP của Ban Giám đốc. Soạn thảo các thông báo, thư mời, biên bản cuộc họp quan trọng của Ban Lãnh đạo và gửi đến các bộ phận liên quan một cách chuyên nghiệp.
* Cầu nối thông tin nội bộ: Đảm bảo các chỉ thị, quyết định từ Ban Giám đốc được truyền đạt chính xác, kịp thời đến toàn thể nhân viên. Đồng thời, thu thập các phản hồi, kiến nghị từ các phòng ban để báo cáo lên cấp quản lý.
* Quản lý công tác và lưu trú: Tổ chức hậu cần toàn diện cho các chuyến công tác của Ban Giám đốc và nhân viên (đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm visa, tạm ứng và quyết toán chi phí công tác, chuẩn bị phương tiện di chuyển) đảm bảo lịch trình diễn ra suôn sẻ, tối ưu chi phí và thời gian.
5. Tổ chức Sự kiện Nội bộ & Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp
* Chủ trì tổ chức sự kiện: Phối hợp cùng phòng Nhân sự (HR) hoặc Truyền thông nội bộ lên ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết, dự trù ngân sách và điều phối thực hiện các sự kiện thường niên của công ty như: Year End Party, Teambuilding, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Giáng sinh, Tết Trung thu cho con em CBNV), sinh nhật thành viên hàng tháng.
* Kiến tạo không gian làm việc văn minh: Thiết kế, trang trí văn phòng theo các chủ đề ngày lễ, sự kiện nhằm tạo không khí làm việc hứng khởi, sáng tạo cho nhân viên. Thúc đẩy các phong trào giữ gìn vệ sinh chung, xây dựng không gian xanh tại công sở.
* Truyền thông nội bộ: Viết và gửi các bản tin nội bộ, thông báo hành chính, chúc mừng sinh nhật, chào mừng nhân sự mới qua email, Slack, Teams hoặc bảng tin chung của công ty một cách sinh động, thu hút.
6. Giám sát, Đào tạo & Hướng dẫn Đội ngũ Hành chính Cấp dưới
* Phân công và giám sát công việc: Phân bổ công việc hợp lý và giám sát hiệu quả làm việc hàng ngày của các nhân sự cấp dưới như: Nhân viên hành chính (Junior Office Clerk), Tiếp tân (Receptionist), Nhân viên hỗ trợ, Nhân viên vệ sinh, Bảo vệ.
* Đào tạo và kèm cặp (Coaching): Trực tiếp hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết tình huống cho nhân sự mới trong bộ phận hành chính. Xây dựng tài liệu hướng dẫn công việc nội bộ.
* Đánh giá hiệu quả công việc: Tham gia vào quá trình đánh giá năng lực, thái độ làm việc của nhân viên cấp dưới định kỳ, đề xuất khen thưởng hoặc các biện pháp cải tiến chất lượng nhân sự lên Trưởng bộ phận.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, Luật, Ngôn ngữ Anh, Hành chính công, Ngoại giao hoặc các ngành kinh tế liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 3 - 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính văn phòng (Office Administration), trong đó có ít nhất 1 - 2 năm ở vị trí Senior/Lead hoặc Chuyên viên Hành chính độc lập tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường đa văn hóa, công ty nước ngoài hoặc các tập đoàn lớn là một lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ.
Kỹ năng Chuyên môn (Hard Skills)
* Thành thạo Tin học văn phòng nâng cao: Làm chủ bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms). Khả năng sử dụng các hàm Excel phức tạp để quản lý, phân tích dữ liệu chi phí và lập báo cáo tài sản trực quan.
* Sử dụng phần mềm quản trị: Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống ERP (SAP, Oracle), phần mềm quản lý văn phòng điện tử (E-office), các công cụ quản lý dự án/công việc như Trello, Asana, Jira, Monday.com.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 700 trở lên hoặc IELTS 6.0 trở lên). Khả năng soạn thảo email, văn bản hành chính, hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh một cách chuẩn mực và đàm phán trực tiếp với các đối tác nước ngoài.
* Kiến thức pháp lý cơ bản: Hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến hợp đồng kinh tế, luật lao động, an toàn vệ sinh lao động, bảo hiểm phòng cháy chữa cháy và các thủ tục hành chính công cơ bản.
* Kỹ năng lập ngân sách: Khả năng lập kế hoạch tài chính, quản lý dòng tiền hành chính (Petty Cash), phân tích chi phí và tối ưu hóa ngân sách vận hành.
Kỹ năng Mềm (Soft Skills)
* Giao tiếp & Thuyết phục xuất sắc: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc, khéo léo trong ứng xử với các cấp lãnh đạo cũng như nhân viên toàn công ty. Kỹ năng đàm phán tốt với nhà cung cấp để đạt được các điều khoản có lợi nhất.
* Tổ chức & Quản lý thời gian khoa học: Khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc quan trọng và khẩn cấp trong môi trường làm việc bận rộn, đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn (deadline).
* Giải quyết vấn đề nhanh nhạy: Tư duy logic, nhạy bén trong việc phát hiện các bất cập trong quy trình vận hành và chủ động đề xuất, thực hiện các giải pháp cải tiến hiệu quả. Khả năng giữ bình tĩnh và xử lý các sự cố phát sinh tại văn phòng một cách êm đẹp (ví dụ: mất điện, hỏng hóc hệ thống lớn, sự cố an ninh).
* Kỹ năng làm việc nhóm & Lãnh đạo: Khả năng phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban (HR, IT, Kế toán, Sales) và khả năng dẫn dắt, tạo động lực cho nhân sự cấp dưới hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Phẩm chất Cá nhân
* Tỉ mỉ & Chu đáo: Luôn cẩn trọng trong từng chi tiết nhỏ nhất, từ lỗi chính tả trong văn bản đến việc sắp xếp bàn ghế phòng họp, đảm bảo sự hoàn hảo và chuyên nghiệp trong mọi dịch vụ cung cấp.
* Trung thực & Bảo mật: Có đạo đức nghề nghiệp cao, tuyệt đối trung thực trong việc quản lý tài chính, tài sản công ty và cam kết bảo mật mọi thông tin nội bộ nhạy cảm.
* Tinh thần dịch vụ cao (Customer-centric): Luôn có thái độ thân thiện, cởi mở, nhiệt tình hỗ trợ đồng nghiệp và đối tác với tinh thần "coi đồng nghiệp là khách hàng nội bộ".
* Chịu được áp lực công việc: Khả năng thích ứng nhanh với những thay đổi, kiên nhẫn và duy trì được năng lượng tích cực ngay cả khi đối mặt với khối lượng công việc lớn hoặc các tình huống khẩn cấp.
---
Quyền lợi
* Thu nhập cạnh tranh & Hấp dẫn:
* Mức lương cứng dao động từ 15,000,000 - 22,000,000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên).
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPI) định kỳ nửa năm/hàng năm dựa trên kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và đánh giá cá nhân.
* Xét tăng lương định kỳ 1 lần/năm hoặc tăng lương đột xuất cho cá nhân có đóng góp xuất sắc.
* Chế độ đãi ngộ & Bảo hiểm toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI Care/Bảo Việt) dành riêng cho nhân sự cấp cao, hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh tại các bệnh viện quốc tế.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn phòng làm việc hạng A hiện đại, tiện nghi, không gian mở, trang bị đầy đủ công cụ làm việc công nghệ cao (Laptop cấu hình mạnh, 2 màn hình, thiết bị văn phòng thông minh).
* Văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, tôn trọng sự khác biệt, đề cao sự sáng tạo và khuyến khích mọi cá nhân tự do đóng góp ý kiến để cải tiến quy trình.
* Căn tin phục vụ miễn phí trà, cafe chất lượng cao, đồ ăn nhẹ, trái cây hàng ngày.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp vượt trội:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị vận hành, Kỹ năng lãnh đạo, Kỹ năng đàm phán, Chuyển đổi số văn phòng do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý cấp cao hơn như: Trưởng nhóm Hành chính (Admin Lead), Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager), Giám đốc Vận hành (COO) trong tương lai.
* Đời sống tinh thần phong phú:
* Tham gia các chuyến Teambuilding hoành tráng, nghỉ mát hàng năm cùng công ty (trong và ngoài nước).
* Hưởng đầy đủ các chế độ phúc lợi khác: Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau, thai sản, quà các ngày lễ lớn (Tết Nguyên Đán, Trung Thu, 1/6...).
* Được nghỉ phép năm từ 12 - 14 ngày/năm (tăng dần theo thâm niên làm việc) và các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
---
Tags:
Chuyên viên hành chính cấp cao, Senior Office Clerk, Nhân viên văn phòng, Quản trị văn phòng, Hành chính nhân sự, Tuyển dụng hành chính, Việc làm văn phòng, Admin Officer, Office Administrator, Quản lý tài sản văn phòng, Quản lý ngân sách hành chính, Số hóa văn phòng, Trợ lý ban giám đốc, Executive Assistant, Việc làm hành chính Hà Nội, Việc làm hành chính TP.HCM, Quản lý nhà cung cấp, Tổ chức sự kiện doanh nghiệp.
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng Senior Office Clerk, Việc làm hành chính cấp cao, Chuyên viên hành chính tổng hợp, Admin Lead tuyển dụng, Trưởng nhóm hành chính, Office Admin Senior, Việc làm nhân viên văn phòng, Tìm việc hành chính nhân sự, Tuyển dụng trợ lý hành chính, Lương chuyên viên hành chính, Kỹ năng hành chính văn phòng, Chuyên viên vận hành văn phòng, Tuyển dụng Admin Officer TP.HCM, Tuyển dụng Admin Officer Hà Nội.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bắc Ninh Office AdministratorTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Office Administrator (Nhân viên Quản trị Văn phòng & Hành chính Tổng hợp) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối và điều phối" – vị trí Nhân viên Quản trị Văn phòng (Office Administrator). Bạn chính là "trái ti...
-
Việc làm Bắc Ninh Administrative SpecialistTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
JOB DESCRIPTION: ADMINISTRATIVE SPECIALIST Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành văn phòng" – vị trí Administrative Specialist (Chuyên viên Hành chính). Bạn là mắt xích trung tâm, người giữ lửa và đảm bảo toàn bộ hệ thống v...
-
Việc làm Bắc Ninh Nhân viên thiết kế văn phòng (Graphic Support)Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
JOB DESCRIPTION: NHÂN VIÊN THIẾT KẾ VĂN PHÒNG (GRAPHIC SUPPORT) Role Overview Trong kỷ nguyên số hóa và phát triển văn hóa doanh nghiệp hiện đại, không gian làm việc không còn đơn thuần là nơi đặt bàn ghế, mà đã trở thành "trái tim" phản chiếu bản sắ...