-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bình Dương Administrative Executive
Published date: 2026/07/02
- Location: Bình Dương, vietnam
Job Description: Administrative Executive (Nhân viên Hành chính Tổng hợp)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư vận hành văn phòng" – vị trí Administrative Executive (Nhân viên Hành chính Tổng hợp). Bạn chính là mắt xích quan trọng, là linh hồn giữ cho mọi hoạt động vận hành hàng ngày của doanh nghiệp luôn diễn ra một cách thông suốt, trôi chảy và hiệu quả nhất. Sự chỉn chu trong từng chi tiết nhỏ, tư duy logic khi thiết lập quy trình làm việc, khả năng quản trị chi phí thông minh cùng sự khéo léo trong giao tiếp chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại cho tổ chức.
Tại văn phòng của chúng tôi, vị trí Administrative Executive không đơn thuần là xử lý các công việc bàn giấy tẻ nhạt, mà là một "quản gia đa năng" – người kiến tạo không gian làm việc chuyên nghiệp, khơi nguồn cảm hứng cho toàn thể đội ngũ nhân sự và là đại diện hình ảnh đầu tiên đón tiếp khách hàng, đối tác. Nếu bạn là một người năng động, sở hữu kỹ năng tổ chức tuyệt vời, yêu thích việc giải quyết các bài toán vận hành và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường chuyên nghiệp, tốc độ cao, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Vận hành & Giám sát (Hành chính văn phòng)
* Quản lý diện mạo văn phòng: Thường xuyên giám sát, kiểm tra và đảm bảo không gian làm việc (khu vực làm việc chung, phòng họp, quầy pantry, khu vực tiếp tân) luôn sạch sẽ, gọn gàng, chuyên nghiệp và đầy đủ tiện ích theo đúng tiêu chuẩn 5S của công ty.
* Giám sát nhà cung ứng dịch vụ: Theo dõi và kiểm soát chất lượng dịch vụ của các bên thứ ba như: đơn vị vệ sinh, đội ngũ bảo vệ, dịch vụ cây cảnh văn phòng, đơn vị thu gom rác thải kỹ thuật số. Đảm bảo họ thực hiện đúng cam kết hợp đồng (SLA).
* Quản lý nhu yếu phẩm: Lập kế hoạch định kỳ, thu thập nhu cầu từ các phòng ban, trực tiếp mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, nước uống, trà, cà phê, các nhu yếu phẩm cho pantry. Thực hiện kiểm kê kho định kỳ hàng tháng để tránh thất thoát và lãng phí.
* Quản lý thư tín và chuyển phát: Tiếp nhận, phân loại và phân phối nhanh chóng, chính xác toàn bộ thư từ, bưu phẩm, tài liệu gửi đến công ty. Đồng thời, điều phối và quản lý dịch vụ chuyển phát nhanh đi (EMS, DHL, GrabExpress...) đảm bảo tối ưu chi phí và thời gian giao nhận.
2. Cài đặt & Cấu hình (Hệ thống quy trình & Trang thiết bị)
* Thiết lập quy trình hành chính: Tham gia xây dựng, chuẩn hóa và tối ưu hóa các quy trình hành chính cốt lõi của công ty như: Quy trình mua sắm và thanh toán hành chính; Quy trình sử dụng phòng họp và tài sản chung; Quy định về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy (PCCC).
* Quản lý và cấp phát tài sản: Thực hiện đăng ký thông tin, dán nhãn mã tài sản (tagging), cập nhật phần mềm quản lý tài sản đối với toàn bộ trang thiết bị văn phòng (laptop, máy in, bàn ghế, thiết bị mạng). Phối hợp với bộ phận IT để thiết lập hồ sơ bàn giao tài sản chuẩn chỉnh cho nhân sự mới.
* Cấu hình hệ thống đặt chỗ: Quản lý và vận hành hệ thống đặt lịch phòng họp trực tuyến, hệ thống đăng ký xe công tác, đảm bảo không xảy ra tình trạng chồng chéo lịch trình giữa các phòng ban.
* Tối ưu hóa công cụ làm việc trực tuyến: Quản lý tài khoản và cấu hình quyền truy cập của các công cụ làm việc chung thuộc mảng hành chính (ví dụ: Google Workspace, Microsoft 365, các phần mềm quản lý công việc như Base, Trello, Asana ở phân hệ hành chính).
3. Sửa chữa & Bảo trì (Cơ sở vật chất & Nhà cung cấp)
* Bảo trì định kỳ hệ thống kỹ thuật: Lên lịch và giám sát quá trình bảo trì, bảo dưỡng định kỳ các thiết bị cơ điện văn phòng bao gồm: Hệ thống điều hòa trung tâm, hệ thống điện chiếu sáng, máy phát điện dự phòng, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) và thang máy (nếu có).
* Khắc phục sự cố nhanh: Tiếp nhận thông tin báo lỗi về cơ sở vật chất từ nhân viên (hỏng vòi nước, bóng đèn bị cháy, nghẹt đường ống, cửa kính bị kẹt...), nhanh chóng liên hệ kỹ thuật nội bộ hoặc nhà thầu ngoài để sửa chữa kịp thời, không làm gián đoạn công việc của mọi người.
* Bảo trì máy móc văn phòng: Quản lý hợp đồng bảo trì và trực tiếp xử lý sự cố kỹ thuật của các thiết bị văn phòng thiết yếu như máy photocopy, máy in, máy hủy tài liệu, máy ép nhựa. Đảm bảo mực in và giấy luôn sẵn sàng.
* Quản lý đối tác sửa chữa: Tìm kiếm, đánh giá và xây dựng mạng lưới các nhà thầu sửa chữa uy tín, giá cả cạnh tranh. Đàm phán các điều khoản hợp đồng bảo trì dài hạn để tiết kiệm ngân sách cho công ty.
4. Đi dây & Lắp đặt (Hỗ trợ Logistics & Tổ chức)
* Điều phối không gian sự kiện: Trực tiếp tham gia thiết kế, bố trí, sắp xếp bàn ghế, sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng cơ bản cho các cuộc họp nội bộ quan trọng, hội thảo khách hàng, lễ ký kết hợp đồng, hoặc các chương trình đào tạo tại văn phòng.
* Lắp đặt bổ sung trang thiết bị: Phối hợp với đội ngũ kỹ thuật để giám sát việc lắp đặt mới bàn ghế làm việc, bảng viết, tivi phòng họp, tranh ảnh trang trí văn phòng, đảm bảo tính thẩm mỹ, đúng kỹ thuật và an toàn lao động.
* Tổ chức hậu cần đi lại (Logistics): Thực hiện đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, thuê xe đưa đón, chuẩn bị quà tặng và làm các thủ tục visa/hộ chiếu cho Ban giám đốc, chuyên gia nước ngoài hoặc nhân viên đi công tác trong và ngoài nước. Đảm bảo lịch trình luôn chính xác và tối ưu chi phí.
* Hỗ trợ sự kiện nội bộ: Đồng hành cùng bộ phận Nhân sự (HR) và Công đoàn trong việc chuẩn bị hậu cần, mua sắm đạo cụ, quà tặng, trang trí văn phòng vào các dịp lễ đặc biệt (Trung thu, 20/10, Giáng sinh, Tết cổ truyền, Year End Party, Teambuilding).
5. Báo cáo & Hướng dẫn (Báo cáo chi phí & Hướng dẫn quy định hành chính)
* Quản lý và báo cáo ngân sách: Thu thập hóa đơn chứng từ hành chính, lập tờ trình thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn. Hàng tháng, thực hiện tổng hợp, phân tích và lập báo cáo chi tiết về chi phí hành chính (văn phòng phẩm, điện nước, cước điện thoại, chi phí taxi, chuyển phát nhanh...) so với ngân sách được duyệt (Budget vs. Actual).
* Lưu trữ hồ sơ pháp lý: Quản lý, lưu trữ một cách khoa học các hồ sơ pháp lý của văn phòng bao gồm: Hợp đồng thuê văn phòng, giấy chứng nhận an toàn PCCC, giấy phép môi trường, bảo hiểm tòa nhà và các biên bản làm việc với cơ quan chức năng.
* Hướng dẫn nhân viên mới (Onboarding): Trực tiếp hướng dẫn cho nhân viên mới về các quy định hành chính của công ty: nội quy văn phòng, cách thức sử dụng các thiết bị chung, quy trình đăng ký văn phòng phẩm, quy trình thanh quyết toán chi phí hành chính.
* Soạn thảo văn bản hành chính: Soạn thảo các thông báo nội bộ, công văn gửi cơ quan chức năng hoặc đối tác, các quyết định ban hành liên quan đến công tác hành chính, quản trị văn phòng của công ty.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn/Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Ngoại ngữ, Luật, Hành chính công hoặc các ngành kinh tế liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính, Administrative Assistant, Office Admin hoặc các vị trí tương đương trong các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên. Có kinh nghiệm làm việc tại các công ty đa quốc gia hoặc môi trường Start-up công nghệ là một lợi thế lớn.
Kỹ năng chuyên môn
* Thành thạo Tin học văn phòng: Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu chi phí và lập báo cáo, PowerPoint để thuyết trình quy trình). Có khả năng sử dụng các công cụ lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive).
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khả năng giao tiếp khéo léo, tự tin, xử lý tình huống linh hoạt với các phòng ban nội bộ và các đối tác ngoại giao. Có kỹ năng thương lượng giá cả và điều khoản hợp đồng tốt với các nhà cung cấp.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương IELTS 5.5 hoặc TOEIC 650 trở lên), có khả năng viết email, soạn thảo văn bản và làm việc trực tiếp với khách hàng/chuyên gia nước ngoài.
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Khả năng đa nhiệm (multitasking) xuất sắc, biết cách ưu tiên các công việc khẩn cấp và quan trọng, quản lý thời gian hiệu quả để không bị quá tải trước khối lượng công việc hành chính đa dạng.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Tư duy logic, nhanh nhạy trong việc phát hiện các điểm bất hợp lý trong vận hành và chủ động đề xuất giải pháp cải tiến hiệu quả.
Phẩm chất cá nhân
* Tỉ mỉ và Chu đáo: Cẩn thận trong từng chi tiết nhỏ, từ việc kiểm tra lỗi chính tả văn bản đến việc phát hiện một bóng đèn hành lang bị nhấp nháy hay một góc văn phòng chưa sạch sẽ.
* Trung thực và Đáng tin cậy: Do đặc thù quản lý tài sản, ngân sách hành chính và tiếp cận nhiều thông tin bảo mật của công ty, ứng viên bắt buộc phải có tính trung thực cao, có đạo đức nghề nghiệp tốt.
* Thái độ dịch vụ (Service Mindset): Luôn giữ thái độ hòa nhã, cởi mở, thân thiện và sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp. Coi việc phục vụ và hỗ trợ nội bộ là niềm vui và mục tiêu công việc.
* Chịu được áp lực công việc (Resilience): Có khả năng giữ bình tĩnh và làm việc hiệu quả trong môi trường bận rộn, nhiều yêu cầu phát sinh đột xuất từ nhiều phía.
* Tự chủ và Chủ động: Khả năng tự giác làm việc cao, chủ động tìm kiếm việc để làm và cải thiện không gian chung mà không cần đợi cấp trên nhắc nhở.
---
Quyền lợi
* Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực từ 10,000,000đ - 15,000,000đ/tháng) + Thưởng tháng lương thứ 13 + Thưởng hiệu suất công việc định kỳ cuối năm dựa trên đánh giá KPI.
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ: Đóng BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc. Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) hàng năm.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hiện đại, tiện nghi, không gian mở sáng tạo. Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, sếp tâm lý, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo cá nhân.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng mềm, kỹ năng quản trị văn phòng, quản trị chi phí chuyên sâu do công ty tài trợ. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Lead) hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager).
* Chế độ phúc lợi phong phú: Du lịch công ty hàng năm (Teambuilding), tham gia các sự kiện nội bộ, tiệc cuối năm (Year End Party), quà tặng các dịp lễ Tết, sinh nhật, hiếu hỷ, đau ốm.
* Thời gian làm việc: Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (8:30 - 17:30), nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật, giúp bạn cân bằng hoàn hảo giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
---
Tags: Nhân viên hành chính tổng hợp, Tuyển dụng Administrative Executive, Việc làm hành chính văn phòng, Chuyên viên hành chính, Office Administrator, Tuyển dụng Admin văn phòng, Quản trị văn phòng, Nhân viên lễ tân hành chính, Việc làm hành chính nhân sự, Quản lý tài sản văn phòng, Điều phối hậu cần sự kiện, Thư ký hành chính.
Từ khoá tìm kiếm: Administrative Executive, Nhân viên hành chính, Tuyển dụng hành chính tổng hợp, Office Admin, Chuyên viên hành chính nhân sự, Việc làm hành chính Hà Nội, Tuyển dụng hành chính TP.HCM, Tìm việc làm hành chính văn phòng, Lương nhân viên hành chính, Mô tả công việc Admin.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bình Dương Business Support OfficerTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJOB DESCRIPTION: BUSINESS SUPPORT OFFICER (CHUYÊN VIÊN HỖ TRỢ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP) --- Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Business Support Officer (Chuyên viên Hỗ trợ Vận hành Doanh nghiệp). Bạn là mắt xích quan...
-
Việc làm Bình Dương Management Reporting AssistantTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Management Reporting Assistant Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Người phiên dịch số liệu" tài năng – vị trí Nhân viên Hỗ trợ Báo cáo Quản trị (Management Reporting Assistant). Trong bối cảnh nền kinh tế số và xu hướng quản ...
-
Việc làm Bình Dương Nhân viên báo cáo quản lýTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN KỸ THUẬT VẬN HÀNH & SỬA CHỮA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI (Vị trí báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Kỹ thuật / Quản lý Hạ tầng Công nghệ Thông tin) --- 1. Role Overview (Tổng quan vai trò) Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, sự kết nố...