-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bình Dương Document Controller
Published date: 2026/07/02
- Location: Bình Dương, vietnam
Job Description:
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng thông tin" và "kiến trúc sư hệ thống dữ liệu" – vị trí Nhân viên Kiểm soát Tài liệu (Document Controller). Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị dự án quy mô lớn, thông tin chính là tài sản vô giá nhưng cũng là nguồn cơn của sự hỗn loạn nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Bạn chính là mắt xích cốt lõi đảm bảo toàn bộ hồ sơ, bản vẽ thiết kế, quy trình vận hành và tài liệu pháp lý của doanh nghiệp luôn được phân loại khoa học, cập nhật chính xác ở phiên bản mới nhất và phân phối đúng người, đúng thời điểm.
Sự tỉ mỉ đến từng chi tiết nhỏ, tư duy logic trong việc xây dựng cấu trúc thư mục, khả năng làm chủ các phần mềm quản lý tài liệu tiên tiến (EDMS) cùng sự nghiêm túc trong bảo mật thông tin chính là những giá trị cốt lõi bạn sẽ mang lại cho tổ chức. Bạn không chỉ làm việc với những trang giấy hay tệp tin kỹ thuật số; bạn đang gián tiếp bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro pháp lý, tổn thất tài chính do sai lệch thông tin và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của hàng trăm kỹ sư, quản lý dự án. Nếu bạn là một chuyên gia quản lý thông tin có tính kỷ luật cao, yêu thích sự ngăn nắp tuyệt đối và mong muốn khẳng định bản thân trong các dự án quy mô lớn, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn đồng hành.
---
Key Responsibilities
1. Tiếp nhận, Phân loại và Đăng ký Tài liệu (Receipt, Classification & Registration)
* Quản lý luồng thông tin đầu vào: Tiếp nhận tất cả các tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, công văn đi/đến từ các phòng ban nội bộ, khách hàng, nhà thầu phụ và các đối tác liên quan đến dự án.
* Kiểm tra tính hợp chuẩn sơ bộ: Rà soát tính đầy đủ của tài liệu ngay khi tiếp nhận (đầy đủ chữ ký, con dấu, đúng định dạng, không bị mờ nhòe, đủ số trang và có bảng kê chi tiết kèm theo).
* Phân loại và mã hóa: Thực hiện phân loại tài liệu theo hệ thống danh mục đã quy chuẩn. Áp dụng chính xác quy tắc đánh mã tài liệu (Document Numbering System) của dự án/công ty, bao gồm các thông tin về nguồn gốc, phân khu, bộ môn kỹ thuật, loại tài liệu và số thứ tự.
* Cập nhật Sổ đăng ký tài liệu chủ (Master Document Register - MDR): Nhập liệu chính xác các thuộc tính dữ liệu (metadata) của tài liệu vào hệ thống MDR hoặc phần mềm EDMS. Đảm bảo mọi tài liệu khi xuất hiện trong hệ thống đều có thể dễ dàng truy xuất thông qua các từ khóa, mã số hoặc bộ lọc thông minh.
2. Kiểm soát Phiên bản và Quản lý Sự Thay đổi (Version Control & Change Management)
* Kiểm soát vòng đời tài liệu: Theo dõi sát sao quá trình xem xét, phê duyệt và ban hành tài liệu. Đảm bảo mọi chỉnh sửa, bổ sung đều được ghi nhận bằng một phiên bản (revision) mới theo đúng quy trình (ví dụ: Rev 0, Rev A, Rev B...).
* Ngăn ngừa sử dụng tài liệu lỗi thời: Thu hồi hoặc đóng dấu "HẾT HIỆU LỰC" (SUPERSEDED/VOID) lên các phiên bản cũ của tài liệu (cả bản cứng và bản mềm) nhằm tránh việc kỹ sư công trường hoặc nhân viên vận hành sử dụng nhầm lẫn gây thiệt hại nghiêm trọng đến chất lượng công trình/sản phẩm.
* Lưu trữ lịch sử thay đổi: Duy trì nhật ký thay đổi tài liệu (Document Change Log) chi tiết, nêu rõ lý do thay đổi, người yêu cầu thay đổi, người phê duyệt và ngày hiệu lực của phiên bản mới.
3. Phân phối và Theo dõi Lưu chuyển Tài liệu (Distribution & Transmittal Management)
* Lập phiếu chuyển giao tài liệu (Document Transmittal): Mỗi khi gửi tài liệu đi (nội bộ hoặc ngoại bộ), phải lập Phiếu chuyển giao (Transmittal Note) ghi rõ danh mục tài liệu, phiên bản gửi đi, mục đích gửi (để phê duyệt, để cho ý kiến, hay để thi công) và yêu cầu phản hồi trước thời hạn nào.
* Phân phối theo ma trận (Distribution Matrix): Tuân thủ nghiêm ngặt ma trận phân phối tài liệu đã được phê duyệt. Đảm bảo tài liệu chỉ được gửi đến đúng những cá nhân, phòng ban có thẩm quyền và trách nhiệm liên quan, tránh tình trạng rò rỉ thông tin hoặc gửi thừa thãi gây nhiễu thông tin.
* Theo dõi và đốc thúc phản hồi: Quản lý hạn phản hồi của các bên nhận tài liệu. Định kỳ gửi cảnh báo hoặc trực tiếp liên hệ nhắc nhở các bộ phận chuyên môn kiểm tra và trả lời phê duyệt tài liệu đúng hạn để không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn dự án.
4. Lưu trữ, Bảo mật và Phục hồi Dữ liệu (Archiving, Security & Retrieval)
* Tổ chức kho lưu trữ vật lý: Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy khoa học tại văn phòng hoặc kho lưu trữ. Sử dụng các thẻ màu, mã vạch, phân chia khu vực lưu trữ theo dự án, năm tài chính, bộ phận để đảm bảo việc tìm kiếm tài liệu giấy không quá 5 phút. Đảm bảo điều kiện môi trường kho lưu trữ (nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống cháy nổ) đạt tiêu chuẩn.
* Quản lý kho lưu trữ kỹ thuật số (EDMS): Tổ chức cấu trúc thư mục logic trên máy chủ (Server) hoặc các nền tảng đám mây (SharePoint, Aconex, OpenText...). Phân quyền truy cập tài liệu (Đọc/Ghi/Chỉnh sửa/Xóa) chi tiết đến từng nhân sự dựa trên chức năng nhiệm vụ, đảm bảo an toàn thông tin tối đa.
* Sao lưu dữ liệu phòng ngừa thảm họa: Phối hợp với bộ phận CNTT (IT) thiết lập quy trình sao lưu dữ liệu tự động (Backup) định kỳ hàng ngày/hàng tuần cho toàn bộ hệ thống tài liệu dự án để phòng ngừa các sự cố mất dữ liệu do virus, hacker hoặc hỏng hóc phần cứng.
5. Kiểm soát Chất lượng Định dạng và Tuân thủ Quy trình (Quality Control & Process Compliance)
* Đảm bảo tính đồng bộ về mặt định dạng (Format Check): Kiểm tra xem các tài liệu trước khi ban hành có tuân thủ đúng biểu mẫu chuẩn của công ty hay không (font chữ, cỡ chữ, căn lề, header/footer, logo, khung tên bản vẽ...). Trả lại các tài liệu không đạt chuẩn định dạng cho người soạn thảo để chỉnh sửa trước khi tiến hành quy trình phê duyệt.
* Chuẩn bị cho các kỳ đánh giá (Audit Preparation): Là đầu mối làm việc với các chuyên gia đánh giá nội bộ hoặc chuyên gia đánh giá độc lập bên ngoài về hệ thống quản lý chất lượng (như ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001). Cung cấp bằng chứng về việc kiểm soát tài liệu tuân thủ quy trình một cách rõ ràng và minh bạch.
6. Báo cáo, Thống kê và Hỗ trợ Dự án (Reporting & Project Support)
* Lập báo cáo tiến độ tài liệu định kỳ: Hàng tuần/hàng tháng, lập các báo cáo thống kê về tình trạng tài liệu (Số lượng tài liệu đã phê duyệt, số lượng tài liệu đang chờ duyệt, tỷ lệ tài liệu bị trễ hạn phản hồi, danh sách tài liệu sắp phát hành...).
* Hỗ trợ công tác bàn giao dự án (Project Handover/Closeout): Khi dự án kết thúc, chịu trách nhiệm chính trong việc thu thập, sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoàn công (As-built documents), hồ sơ pháp lý, hướng dẫn vận hành để đóng gói và bàn giao đầy đủ, chuyên nghiệp cho chủ đầu tư hoặc đơn vị vận hành.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm (Education & Experience)
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Công nghệ thông tin, Quản lý hệ thống thông tin, Xây dựng, Kỹ thuật hoặc các ngành liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Document Controller (DC) tại các dự án xây dựng, dầu khí, năng lượng, nhà máy sản xuất quy mô lớn hoặc các công ty có hệ thống quản lý chất lượng bài bản. Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong môi trường đa quốc gia hoặc các dự án có sự tham gia của tư vấn nước ngoài.
* Am hiểu phần mềm chuyên ngành: Sử dụng thành thạo ít nhất một hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) phổ biến trên thị trường như Oracle Aconex, Bentley ProjectWise, Microsoft SharePoint, OpenText, Autodesk Construction Cloud (BIM 360) hoặc các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng khác.
2. Kỹ năng chuyên môn (Hard Skills)
* Hiểu biết sâu sắc về vòng đời tài liệu: Nắm vững quy trình quản lý tài liệu từ khâu khởi tạo, soát xét, phê duyệt, ban hành, phân phối, lưu trữ cho đến khi hủy bỏ tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001 (Điều khoản về thông tin dạng văn bản).
* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Làm chủ bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Đặc biệt là kỹ năng Excel nâng cao (sử dụng thành thạo các hàm dò tìm, xử lý chuỗi, bảng Pivot Table, định dạng có điều kiện) để quản lý và phân tích dữ liệu MDR hiệu quả.
* Khả năng đọc hiểu tài liệu kỹ thuật cơ bản: Có khả năng nhận diện và phân biệt được các loại bản vẽ kỹ thuật (BFD, PFD, P&ID, bản vẽ kết cấu, bản vẽ kiến trúc, sơ đồ nguyên lý điện...), các tài liệu chỉ dẫn kỹ thuật (Specifications), biên bản thí nghiệm (Test Reports).
* Sử dụng thành thạo các công cụ xử lý PDF: Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm như Adobe Acrobat Pro, Bluebeam Revu để thực hiện các thao tác gộp trang, tách trang, đóng dấu đóng dấu số (digital stamp), ký số, so sánh phiên bản bản vẽ và tạo liên kết (hyperlink) trong tài liệu.
* Năng lực Ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (đặc biệt là kỹ năng Đọc và Viết) để làm việc với các tài liệu kỹ thuật bằng tiếng Anh, trao đổi email và làm việc trực tiếp với các chuyên gia, khách hàng, nhà thầu nước ngoài. Ưu tiên chứng chỉ TOEIC từ 650 trở lên hoặc IELTS từ 5.5 trở lên (hoặc tương đương).
3. Kỹ năng mềm & Phẩm chất cá nhân (Soft Skills & Personal Attributes)
* Sự tỉ mỉ và chính xác tuyệt đối (Attention to Detail): Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Bạn phải là người có khả năng phát hiện ra những lỗi sai nhỏ nhất trong mã tài liệu, số phiên bản, lỗi chính tả hoặc sự thiếu sót chữ ký trên tài liệu trước khi chúng được đưa vào lưu hành.
* Tư duy logic và óc tổ chức khoa học (Organizational & Logical Thinking): Khả năng thiết lập và duy trì một hệ thống lưu trữ có cấu trúc rõ ràng, dễ hiểu, giúp mọi người trong tổ chức có thể tìm kiếm thông tin một cách trực quan và nhanh chóng nhất.
* Kỹ năng giao tiếp và phối hợp hiệu quả (Communication & Collaboration): Khả năng làm việc khéo léo nhưng kiên quyết với các bên liên quan (kỹ sư thiết kế, quản lý dự án, đối tác ngoại bộ) để đốc thúc việc hoàn thành, phê duyệt tài liệu đúng hạn mà không gây căng thẳng trong mối quan hệ làm việc.
* Khả năng chịu áp lực công việc cao (Stress Management): Dự án thường có những giai đoạn cao điểm với khối lượng tài liệu khổng lồ đổ về cùng lúc và các mốc thời hạn (deadline) vô cùng gấp gáp. Bạn cần giữ được sự bình tĩnh, phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành công việc mà không xảy ra sai sót.
* Tính trung thực và bảo mật (Integrity & Confidentiality): Tuyệt đối tuân thủ các quy định bảo mật thông tin của dự án và doanh nghiệp. Không chia sẻ thông tin, tài liệu mật của dự án cho các bên không liên quan khi chưa được sự cho phép bằng văn bản của cấp có thẩm quyền.
---
Quyền lợi (Benefits)
* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn), được review lương định kỳ hàng năm dựa trên hiệu suất công việc.
* Chính sách đãi ngộ toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thử việc theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam. Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế) cho nhân sự có thâm niên.
* Thưởng dự án và hiệu quả công việc: Nhận thưởng định kỳ vào các dịp Lễ, Tết trong năm; thưởng lương tháng 13; thưởng vượt tiến độ dự án hoặc thưởng theo hiệu quả hoạt động kinh doanh chung của Tập đoàn.
* Trang thiết bị làm việc hiện đại: Được cấp phát máy tính xách tay cấu hình cao, màn hình phụ chuyên dụng phục vụ việc đọc bản vẽ, văn phòng phẩm cao cấp và tài khoản bản quyền các phần mềm EDMS, PDF chuyên nghiệp.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp rộng mở: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý dự án, nâng cấp chứng chỉ chuyên môn về Quản lý tài liệu (Certified Document Controller) do các tổ chức uy tín cấp, các khóa học kỹ năng mềm và quản lý đội nhóm. Có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Senior Document Controller, Lead Document Controller hoặc Trưởng phòng Quản lý Thông tin Dự án (Project Information Manager).
* Môi trường làm việc năng động: Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, quy mô lớn, tiếp xúc với các tiêu chuẩn quản trị quốc tế giúp nâng tầm tư duy và tích lũy kinh nghiệm thực tế quý báu.
* Chế độ phúc lợi phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty; các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga); chế độ hiếu hỷ, sinh nhật, thăm hỏi ốm đau chu đáo.
---
Tags
Nhân viên kiểm soát tài liệu, Document Controller, Quản lý hồ sơ dự án, Tuyển dụng Document Controller, Việc làm kiểm soát tài liệu, Chuyên viên EDMS, Kiểm soát bản vẽ thiết kế, Quản lý tài liệu kỹ thuật, Nhân viên lưu trữ hồ sơ, Quản trị hệ thống tài liệu, Việc làm xây dựng cơ điện, Kiểm soát tài liệu ISO, Project Document Controller, Document Control Specialist.
---
Từ khoá tìm kiếm
Tuyển dụng Document Controller tại Hà Nội, Việc làm Document Control TP.HCM, Tìm việc kiểm soát tài liệu dự án, Chuyên viên kiểm soát tài liệu kỹ thuật, Tuyển dụng quản lý hồ sơ công trình, Nhân viên EDMS, Aconex Document Controller, SharePoint Administrator, Công việc kiểm soát tài liệu là gì, Lương Document Controller hiện nay.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bình Dương Nhân viên chứng từTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJOB DESCRIPTION: NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU (IMPORT - EXPORT DOCUMENTATION SPECIALIST) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối và kiểm soát dòng chảy thông tin" – vị trí Nhân viên Chứng từ Xuất Nhập khẩu (Logistics & Impo...
-
Việc làm Bình Dương Logistics CoordinatorTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Logistics Coordinator (Nhân viên Điều phối Logistics) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "nhạc trưởng điều phối chuỗi cung ứng" – vị trí Logistics Coordinator (Nhân viên Điều phối Logistics). Bạn chính là mắt xích trung tâm, n...
-
Việc làm Bình Dương Nhân viên xuất nhập khẩu văn phòngTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Xuất Nhập Khẩu Văn phòng (Import-Export Officer) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ Giao thương" – vị trí Nhân viên Xuất Nhập Khẩu Văn phòng (Import - Export Officer). Bạn chính là mắt xích vàng kết nối doanh...