-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bình Dương Mailroom Clerk
Published date: 2026/07/02
- Location: Bình Dương, vietnam
Job Description: Mailroom Clerk (Nhân viên Quản lý & Vận hành Phòng Thư tín)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "mạch máu kết nối thông tin" – vị trí Nhân viên Quản lý & Vận hành Phòng Thư tín (Mailroom Clerk). Bạn chính là người gác cổng đáng tin cậy, điều phối toàn bộ dòng chảy thông tin vật lý và số hóa của doanh nghiệp, đảm bảo mọi thư từ, bưu phẩm, hợp đồng quan trọng và tài liệu mật được tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển phát đến đúng địa chỉ một cách an toàn, nhanh chóng và bảo mật tuyệt đối.
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, vai trò của bạn không chỉ giới hạn ở việc phân loại thư tay truyền thống, mà còn là người vận hành hệ thống "Phòng thư điện tử" (Digital Mailroom), ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình giao nhận. Sự ngăn nắp, tỉ mỉ, khả năng quản lý thời gian khoa học và tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc của bạn chính là chìa khóa giúp vận hành văn phòng không một vết gợn. Nếu bạn là một người năng động, coi trọng sự chính xác và muốn đóng góp vào sự vận hành trơn tru của một tập đoàn lớn, chúng tôi rất mong được hợp tác cùng bạn.
---
Key Responsibilities
1. Tiếp nhận và Xử lý Thư tín/Bưu phẩm Đầu vào (Inbound Mail Processing)
* Tiếp nhận tập trung: Là đầu mối duy nhất tiếp nhận toàn bộ thư từ, tài liệu, bưu kiện, hàng hóa ký gửi từ các đơn vị vận chuyển quốc tế và nội địa (như DHL, FedEx, UPS, VNPost, Viettel Post, GrabExpress...) chuyển đến văn phòng công ty.
* Kiểm tra và Xác thực: Thực hiện kiểm tra tình trạng vật lý bên ngoài của bưu kiện để phát hiện kịp thời các hư hỏng, rách nát, hoặc dấu hiệu bị rò rỉ, cạy mở trước khi ký nhận (Proof of Delivery - POD) với nhân viên giao hàng.
* Phát hiện bưu phẩm nghi ngờ: Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình an ninh văn phòng, nhận biết và xử lý các bưu phẩm có dấu hiệu nghi ngờ (không rõ nguồn gửi, chất lạ, đe dọa an ninh) theo đúng kịch bản khẩn cấp của công ty.
* Số hóa thông tin đầu vào: Sử dụng máy quét mã vạch (barcode scanner) hoặc phần mềm quản lý phòng thư (Mailroom Management Software) để cập nhật thông tin bưu phẩm lên hệ thống hệ thống theo thời gian thực (Real-time tracking), bao gồm: Người gửi, người nhận, mã vận đơn, thời gian nhận, và đơn vị vận chuyển.
2. Phân loại và Phân phối Nội bộ (Sorting & Internal Distribution)
* Phân loại khoa học: Thực hiện phân loại thư từ, tài liệu theo các tiêu chí: Phòng ban, tầng làm việc, độ khẩn cấp (Hỏa tốc, Chuyển phát nhanh, Chuyển phát thường) và mức độ bảo mật (Thư mật, Thư tay cá nhân, Hóa đơn tài chính, Hợp đồng pháp lý).
* Lập lịch trình giao thư (Mail Runs): Thiết lập và tuân thủ nghiêm ngặt khung giờ giao thư nội bộ định kỳ hàng ngày (ví dụ: ca sáng 9:00 và ca chiều 14:00) đến các hòm thư phòng ban hoặc trực tiếp đến bàn làm việc của nhân viên tại các tầng.
* Bàn giao bảo mật cao: Đối với các tài liệu mang tính chất nhạy cảm hoặc giá trị cao (như con dấu, thẻ ngân hàng, thiết bị CNTT, hồ sơ nhân sự), bắt buộc phải thực hiện quy trình bàn giao trực tiếp có ký nhận (bằng chữ ký vật lý hoặc xác nhận trên ứng dụng di động nội bộ) để đảm bảo tính chịu trách nhiệm (Accountability).
* Xử lý thư lạc danh/sai thông tin: Chủ động tra cứu danh bạ nhân sự nội bộ (Active Directory) để xác minh người nhận đối với các bức thư bị ghi sai tên, thiếu phòng ban hoặc người nhận đã chuyển công tác, hạn chế tối đa việc tồn đọng thư vô chủ.
3. Xử lý Thư tín & Bưu phẩm Đầu ra (Outbound Mail Processing)
* Kiểm tra quy cách đóng gói: Hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên các phòng ban đóng gói tài liệu, hàng hóa gửi đi theo đúng tiêu chuẩn vận chuyển của các hãng logistics để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
* Cân đo và Tính phí: Sử dụng cân điện tử và thước đo tiêu chuẩn để xác định chính xác trọng lượng, kích thước quy đổi của bưu phẩm đầu ra. Áp dụng bảng giá của các đối tác để tính toán chi phí tối ưu nhất cho từng đơn hàng.
* Chuẩn bị chứng từ vận chuyển: Soạn thảo, in ấn và dán nhãn vận đơn (Waybill) chính xác. Đối với bưu phẩm gửi đi quốc tế, chịu trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), tờ khai hải quan (Customs Declaration) và các chứng nhận xuất xứ cần thiết.
* Liên hệ nhà vận chuyển: Chủ động lên lịch hẹn và bàn giao bưu phẩm hàng ngày cho các đơn vị chuyển phát nhanh đối tác, đảm bảo bưu phẩm được chuyển đi ngay trong ngày làm việc (Same-day dispatch).
4. Vận hành "Phòng Thư điện tử" (Digital Mailroom & Scanning Services)
* Quét và Số hóa tài liệu: Vận hành các máy quét công nghiệp (high-speed scanners) để chuyển đổi các văn bản giấy, công văn đến, thư từ hành chính thành các tệp tin kỹ thuật số dạng PDF bảo mật hoặc hình ảnh chất lượng cao.
* Nhận diện và Định tuyến tự động: Sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR) để trích xuất thông tin tiêu đề, số công văn, ngày ban hành và tự động gửi email thông báo kèm file đính kèm đến đúng nhân sự/phòng ban phụ trách (đặc biệt hữu ích cho mô hình làm việc từ xa - Hybrid Working).
* Lưu trữ điện tử: Phân loại và lưu trữ các file đã quét vào các thư mục chung của công ty (SharePoint, Google Drive, hoặc hệ thống Document Management System - DMS) theo quy định đặt tên tệp nhất quán.
5. Quản lý Thiết bị, Vật tư và Ngân sách (Equipment & Inventory Management)
* Bảo trì thiết bị văn phòng: Chịu trách nhiệm theo dõi tình trạng hoạt động, vệ sinh định kỳ và báo cáo sửa chữa các thiết bị trong phòng thư như: Máy dán tem (Franking machine), máy đóng sách, máy hủy tài liệu (Shredder), máy cân điện tử, xe đẩy hàng, máy in nhãn.
* Quản lý kho vật tư đóng gói: Theo dõi số lượng tồn kho và lập kế hoạch mua sắm định kỳ các vật tư đóng gói bao gồm: Phong bì các kích thước (A3, A4, A5), túi bong bóng chống sốc, thùng carton, băng keo, nhãn dán, màng co. Đảm bảo phòng thư luôn đủ vật tư hoạt động, không bị gián đoạn.
* Kiểm soát ngân sách bưu chính: Ghi chép chi tiết chi phí chuyển phát nhanh của từng phòng ban hàng tháng. Đối chiếu hóa đơn dịch vụ (Billing reconciliation) cuối tháng từ các đơn vị chuyển phát đối tác với dữ liệu ghi nhận nội bộ để chuyển bộ phận kế toán thực hiện thanh toán chính xác, tránh thất thoát ngân sách.
6. Dịch vụ Khách hàng Nội bộ & Giải quyết Sự cố (Internal Customer Service & Troubleshooting)
* Hỗ trợ và Giải đáp: Tiếp nhận và phản hồi nhanh chóng các thắc mắc của nhân viên qua email, Teams, Slack hoặc điện thoại liên quan đến tình trạng giao nhận bưu phẩm, thời gian dự kiến giao hàng, hướng dẫn quy trình gửi nhận đồ.
* Xử lý khiếu nại và Sự cố: Chủ động liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển để xử lý các sự cố phát sinh như: Thư từ bị thất lạc, bưu phẩm bị giao chậm trễ, hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Thực hiện các thủ tục yêu cầu bồi thường bảo hiểm bưu gửi khi cần thiết.
* Cải tiến liên tục: Lắng nghe phản hồi từ nhân viên, chủ động đề xuất các giải pháp tối ưu hóa quy trình vận hành phòng thư, tiết giảm chi phí chuyển phát và nâng cao trải nghiệm của người dùng trong công ty.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm (Education & Experience)
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung học Phổ thông (THPT) trở lên; ưu tiên ứng viên tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Lưu trữ học, Quản trị Kinh doanh, Logistics, Công nghệ thông tin hoặc các ngành liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên phòng thư (Mailroom Clerk), Nhân viên Hành chính văn phòng (Admin), Nhân viên Kho vận (Warehouse Clerk), Nhân viên Giao nhận (Dispatcher/Logistics Coordinator) hoặc các vị trí dịch vụ khách hàng tương đương.
* Chào đón các ứng viên chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng có định hướng rõ ràng, thái độ làm việc nghiêm túc, cẩn thận và có khả năng học hỏi nhanh.
---
Kỹ năng chuyên môn (Technical & Professional Skills)
* Kỹ năng Tin học văn phòng:
* Sử dụng thành thạo các ứng dụng trong bộ MS Office (Word, Excel để quản lý số liệu chi phí, Outlook để trao đổi thư từ công việc).
* Khả năng thích ứng nhanh và sử dụng tốt các phần mềm chuyên dụng: Phần mềm quản lý chuyển phát, hệ thống ERP, các công cụ cộng tác trực tuyến (MS Teams, Zoom, Slack) và các thiết bị số hóa (máy quét, máy in nhãn).
* Hiểu biết về dịch vụ bưu chính:
* Nắm vững quy trình gửi nhận thư tín, quy định về kích thước và trọng lượng quy đổi của bưu chính Việt Nam và quốc tế.
* Hiểu rõ sự khác biệt giữa các dịch vụ vận chuyển (Hỏa tốc, Tiết kiệm, Chuyển phát nhanh đường bộ, đường hàng không) để đưa ra tư vấn tối ưu chi phí cho công ty.
* Biết cách chuẩn bị hồ sơ thông quan, khai báo hải quan cơ bản cho hàng hóa gửi đi nước ngoài là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng Tổ chức và Sắp xếp:
* Có tư duy sắp xếp không gian làm việc khoa học theo phương pháp 5S (Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng) giúp dễ dàng tìm kiếm bưu phẩm, tránh nhầm lẫn.
* Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc, biết cách ưu tiên các đầu việc khẩn cấp trong ngày bận rộn.
* Khả năng Ngôn ngữ:
* Tiếng Việt: Phát âm rõ ràng, giao tiếp mạch lạc, kỹ năng viết email hành chính chuyên nghiệp.
* Tiếng Anh: Trình độ cơ bản (đọc hiểu được tên người nhận, người gửi tiếng Anh trên bưu phẩm quốc tế, viết được email trao đổi ngắn với các hãng chuyển phát nước ngoài như DHL, FedEx).
---
Phẩm chất cá nhân (Personal Attributes)
* Tính Bảo mật & Đạo đức nghề nghiệp cao (Confidentiality & Integrity):
* Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Cam kết tuyệt đối không tò mò, tự ý mở, đọc trộm thư từ, tài liệu của người khác. Bảo mật tuyệt đối mọi thông tin, dữ liệu, hợp đồng mà mình tiếp xúc trong quá trình xử lý thư tín.
* Tỉ mỉ, Cẩn thận & Chính xác (Attention to Detail):
* Mỗi con số trên mã vận đơn, mỗi ký tự trong tên người nhận đều ảnh hưởng đến tính chính xác của luồng thông tin. Sự cẩn trọng giúp bạn tránh được lỗi giao nhầm, thất lạc tài liệu quan trọng của công ty.
* Sức khỏe tốt & Thể lực dẻo dai (Physical Stamina):
* Công việc đòi hỏi phải di chuyển liên tục giữa các tầng, các phòng ban trong tòa nhà văn phòng.
* Có khả năng thực hiện các công việc chân tay như đứng lâu, cúi người, xếp dỡ thùng hàng và nâng vác các kiện hàng nặng từ 15kg đến 20kg một cách an toàn mà không gặp khó khăn.
* Thái độ hướng tới dịch vụ (Customer-Service Oriented):
* Luôn giữ thái độ thân thiện, cởi mở, lịch sự và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp cũng như các đối tác giao nhận bên ngoài. Giao tiếp nhã nhặn ngay cả trong các tình huống áp lực hoặc khi giải quyết khiếu nại.
* Chủ động và Linh hoạt (Proactive & Adaptable):
* Khả năng làm việc độc lập với sự giám sát tối thiểu và khả năng làm việc nhóm tốt. Thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi của công nghệ và quy trình làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại.
---
Quyền lợi (Benefits)
* Thu nhập hấp dẫn & Ổn định: Lương cơ bản cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) cùng các khoản phụ cấp độc hại/đi lại (nếu có). Lương tháng 13 và thưởng hiệu quả công việc (KPI) hàng năm.
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động Việt Nam. Được trang bị đồng phục và bảo hộ lao động đầy đủ, an toàn.
* Chương trình chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 hoặc bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) tùy theo thâm niên. Được khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, điều hòa mát mẻ, trang bị đầy đủ công cụ dụng cụ và thiết bị hỗ trợ tiên tiến giúp giảm thiểu tối đa sức lao động chân tay.
* Cơ hội học tập & Đào tạo: Được đào tạo bài bản về quy trình nghiệp vụ hành chính, kỹ năng số hóa tài liệu, sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện đại. Tham gia các khóa học kỹ năng mềm do công ty tổ chức.
* Lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng:
* Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn như: Trưởng nhóm Phòng thư (Mailroom Supervisor), Chuyên viên Hành chính (Admin Specialist), Giám sát Vận hành Văn phòng (Facilities Supervisor), hoặc chuyển ngang sang bộ phận Logistics/Chuỗi cung ứng (Supply Chain) của tập đoàn.
* Đời sống tinh thần phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ mát hàng năm, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) và các sự kiện nội bộ lớn của công ty (Tất niên, Trung thu, Noel, sinh nhật hàng tháng).
---
Tags: Nhân viên phòng thư, Mailroom Clerk, Quản lý thư tín, Nhân viên hành chính bưu điện, Nhân viên giao nhận nội bộ, Tuyển dụng Mailroom Clerk, Vận hành phòng thư, Nhân viên xử lý tài liệu số, Hành chính văn phòng, Mailroom Specialist, Chuyển phát thư tín nội bộ, Tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng.
Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng Mailroom Clerk, Việc làm nhân viên phòng thư tín, Tìm việc làm hành chính văn phòng, Nhân viên tiếp nhận bưu phẩm, Nhân viên phân loại thư, Nhân viên xử lý công văn đi đến, Việc làm hành chính lưu trữ, Tuyển dụng nhân viên phòng thư Hà Nội, Việc làm Mailroom Clerk TP.HCM, Nhân viên Digital Mailroom, Mailroom Administrator.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bình Dương Filing ClerkTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Filing Clerk (Nhân viên Lưu trữ và Quản lý Hồ sơ) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư thông tin ngầm" – vị trí Nhân viên Lưu trữ và Quản lý Hồ sơ (Filing Clerk). Bạn không chỉ đơn thuần là người sắp xếp giấy tờ, m...
-
Việc làm Bình Dương General ClerkTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: General Clerk (Nhân viên Hành chính Tổng hợp) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Nhân viên Hành chính Tổng hợp (General Clerk). Bạn chính là trái tim của văn phòng, mắt xích trung tâm kết nối các phò...
-
Việc làm Bình Dương Senior Office ClerkTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Senior Office Clerk Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư vận hành văn phòng" – vị trí Senior Office Clerk (Nhân viên Hành chính Văn phòng Cấp cao). Bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các thủ tục giấy tờ, mà chí...