-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Bình Dương Nhân viên kiểm soát tài liệu
Published date: 2026/07/02
- Location: Bình Dương, vietnam
Job Description: Nhân viên Kiểm soát Tài liệu (Document Control Officer)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia quản trị thông tin" – vị trí Nhân viên Kiểm soát Tài liệu (Document Control Officer - DCO). Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị doanh nghiệp chuẩn mực, bạn chính là "mắt xích vàng" bảo vệ tài sản trí tuệ và đảm bảo dòng chảy thông tin của doanh nghiệp luôn chính xác, minh bạch, bảo mật và tuân thủ tuyệt đối các tiêu chuẩn quốc tế (như ISO 9001).
Không đơn thuần là một công việc lưu trữ sổ sách truyền thống, vị trí này đòi hỏi một tư duy hệ thống sắc bén, khả năng làm chủ các công nghệ quản lý dữ liệu hiện đại (EDMS), và một tinh thần làm việc tỉ mỉ đến từng chi tiết nhỏ nhất. Bạn sẽ là người điều phối, kiểm soát toàn bộ vòng đời của tài liệu – từ lúc khởi tạo, phê duyệt, ban hành, cập nhật phiên bản cho đến khi lưu trữ hoặc hủy bỏ. Sự hiện diện của bạn là lời cam kết rằng: mỗi nhân viên, mỗi phòng ban và mỗi đối tác liên quan đều luôn tiếp cận được đúng phiên bản tài liệu chuẩn xác nhất vào đúng thời điểm họ cần.
Nếu bạn là một người sở hữu tính cách cẩn trọng, yêu thích sự ngăn nắp, có khả năng tổ chức logic ưu việt và mong muốn khẳng định giá trị bản thân trong một môi trường chuyên nghiệp, chuẩn mực cao, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý, Tiếp nhận và Phân phối Tài liệu
* Tiếp nhận và Đăng ký dữ liệu: Thực hiện tiếp nhận toàn bộ tài liệu, hồ sơ, bản vẽ kỹ thuật, hợp đồng, quy trình vận hành (SOP), và công văn đi/đến từ các nguồn nội bộ và đối tác bên ngoài. Đảm bảo mọi tài liệu khi bước vào hệ thống đều được đăng ký mã số (Document ID), ghi nhận ngày nhận, người gửi và phân loại danh mục một cách chính xác trên phần mềm quản lý.
* Kiểm soát phân phối (Transmittal Management): Thiết lập và vận hành quy trình chuyển giao tài liệu một cách chặt chẽ. Đảm bảo tài liệu được gửi đến đúng bộ phận, cá nhân có thẩm quyền theo đúng phân quyền hoạt động. Sử dụng các biên bản giao nhận tài liệu (Transmittal Sheet) để theo dõi trạng thái bàn giao, tránh thất lạc thông tin.
* Theo dõi hạn phản hồi: Chủ động đôn đốc, theo dõi tiến độ xem xét, phê duyệt hoặc cho ý kiến phản hồi đối với các tài liệu đang trong quá trình luân chuyển giữa các phòng ban hoặc giữa doanh nghiệp với đối tác.
2. Kiểm soát Chất lượng và Chuẩn hóa Tài liệu
* Kiểm tra tính tuân thủ về mặt hình thức: Đảm bảo toàn bộ tài liệu trước khi ban hành phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về format, phông chữ, biểu mẫu chuẩn, căn lề, tiêu đề trang (header/footer), và mã hiệu của công ty.
* Kiểm tra tính pháp lý và thẩm quyền: Xác minh tài liệu đã có đầy đủ chữ ký số hoặc chữ ký sống của những người có thẩm quyền phê duyệt (Sáng lập viên, Giám đốc bộ phận, Quản lý dự án, v.v.). Kiên quyết từ chối tiếp nhận hoặc ban hành các tài liệu không rõ nguồn gốc, thiếu chữ ký phê duyệt hoặc không đúng định dạng quy chuẩn.
* Đồng bộ hóa ngôn ngữ và thuật ngữ: Hỗ trợ kiểm tra sự đồng nhất về thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng trong hệ thống tài liệu nội bộ, đặc biệt là các tài liệu song ngữ (Anh - Việt).
3. Kiểm soát Phiên bản và Quản lý Vòng đời Tài liệu
* Quản lý lịch sử hiệu chỉnh (Revision Control): Thiết lập cơ chế kiểm soát phiên bản (Version Control) chặt chẽ (ví dụ: Rev 0, Rev 1, Rev A, Rev B...). Đảm bảo rằng bất kỳ sự thay đổi, cập nhật nào trong tài liệu cũng được ghi nhận rõ ràng: ai sửa, sửa nội dung gì, vào ngày nào và ai là người phê duyệt bản sửa đổi đó.
* Thu hồi và Hủy bỏ tài liệu lỗi thời (Obsolete Documents): Thực hiện thu hồi ngay lập tức các phiên bản tài liệu cũ đã hết hiệu lực khi có phiên bản mới ban hành. Đánh dấu trạng thái "Lỗi thời" (OBSOLETE / SUPERSEDED) lên các tài liệu cũ trên hệ thống số và lưu trữ riêng biệt để tránh việc sử dụng nhầm lẫn trong vận hành sản xuất hoặc quản lý dự án.
* Lưu trữ tài liệu lịch sử: Lưu giữ một bản sao của các phiên bản cũ nhằm mục đích tra cứu lịch sử thay đổi khi có yêu cầu thanh tra hoặc đối chiếu kỹ thuật.
4. Vận hành, Bảo mật và Tối ưu hóa Hệ thống Lưu trữ (EDMS)
* Quản trị Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS): Trực tiếp cấu hình thư mục, phân loại cấu trúc cây thư mục trên các nền tảng lưu trữ đám mây hoặc máy chủ nội bộ (như SharePoint, Google Workspace, OneDrive, Aconex, v.v.). Đảm bảo giao diện hệ thống trực quan, dễ dàng tìm kiếm.
* Phân quyền truy cập và bảo mật: Thiết lập quyền hạn truy cập (Chỉ xem, Được tải về, Được chỉnh sửa, Được xóa) cho từng nhân sự dựa trên chức năng nhiệm vụ. Đảm bảo tuyệt đối không rò rỉ các tài liệu mật, tài liệu có tính chất chiến lược của doanh nghiệp ra bên ngoài hoặc đến các bộ phận không liên quan.
* Sao lưu dữ liệu (Backup): Phối hợp chặt chẽ với bộ phận IT để thực hiện sao lưu định kỳ dữ liệu hệ thống tài liệu, đảm bảo có phương án dự phòng phục hồi dữ liệu nhanh chóng trong trường hợp xảy ra sự cố phần cứng hoặc an ninh mạng.
* Lưu trữ vật lý: Sắp xếp, phân loại, dán nhãn và lưu giữ hồ sơ giấy tại kho lưu trữ của công ty một cách khoa học, chống mối mọt, ẩm ướt và phòng cháy chữa cháy tốt. Đảm bảo có thể truy xuất hồ sơ vật lý trong vòng tối đa 5 phút khi có yêu cầu.
5. Hỗ trợ Đánh giá, Kiểm toán và Tuân thủ Tiêu chuẩn ISO
* Chuẩn bị hồ sơ đánh giá: Là đầu mối chuẩn bị toàn bộ hồ sơ, tài liệu phục vụ cho các đợt đánh giá nội bộ, đánh giá cấp chứng nhận ISO (9001, 14001, 45001...) hoặc các cuộc thanh tra của cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng.
* Khắc phục điểm không phù hợp (NCR): Phối hợp với Ban ISO và các Trưởng bộ phận để rà soát, phát hiện các điểm không phù hợp trong việc lưu trữ và áp dụng tài liệu; đưa ra các hành động khắc phục kịp thời.
* Thống kê và Báo cáo: Lập báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) về tình trạng cập nhật tài liệu, tỷ lệ tài liệu quá hạn phê duyệt, danh mục tài liệu mới ban hành để báo cáo lên Ban Giám đốc.
6. Đào tạo và Hỗ trợ Nội bộ
* Hướng dẫn sử dụng hệ thống: Tổ chức các buổi chia sẻ, đào tạo ngắn hạn hướng dẫn nhân sự mới và các phòng ban cách thức tìm kiếm tài liệu, quy trình đệ trình phê duyệt tài liệu và cách sử dụng hệ thống EDMS chung của công ty.
* Tư vấn xây dựng quy trình: Hỗ trợ các phòng ban khác trong việc soạn thảo, chuẩn hóa cấu trúc của các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), hướng dẫn công việc để đảm bảo tính đồng bộ toàn hệ thống.
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Thư viện thông tin, Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành kỹ thuật liên quan (Xây dựng, Cơ khí, Điện tử - đối với các dự án kỹ thuật đặc thù).
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Kiểm soát Tài liệu (Document Controller), Quản lý hồ sơ dự án, hoặc Trợ lý dự án có phụ trách mảng hồ sơ.
* Hiểu biết tiêu chuẩn: Ưu tiên ứng viên có kiến thức chuyên sâu về Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001:2015 hoặc đã từng tham gia vào các dự án vận hành theo tiêu chuẩn này.
2. Kỹ năng Chuyên môn
* Sử dụng công cụ quản lý dữ liệu (EDMS): Thành thạo các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng như SharePoint, Microsoft Teams, Google Drive Enterprise, Aconex, ProjectWise, hoặc các phần mềm ERP (SAP, Oracle) là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo và chuyên sâu bộ công cụ MS Office (Word: định dạng nâng cao, tạo mục lục tự động, trộn thư; Excel: sử dụng các hàm tìm kiếm, lọc dữ liệu, vẽ biểu đồ báo cáo; PowerPoint; Adobe Acrobat: chỉnh sửa, ghép file, tạo chữ ký điện tử và bảo mật file PDF).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (đọc hiểu tốt các tài liệu kỹ thuật, hợp đồng thương mại, viết email giao dịch và làm việc trực tiếp với các chuyên gia nước ngoài). Đạt chứng chỉ TOEIC từ 650 điểm hoặc IELTS từ 5.5 trở lên là một điểm cộng lớn.
* Kỹ năng Tổ chức & Quản lý thời gian: Khả năng phân loại, sắp xếp khoa học một khối lượng thông tin khổng lồ. Biết cách ưu tiên xử lý các công việc khẩn cấp mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao.
3. Phẩm chất cá nhân
* Mức độ Tỉ mỉ và Cẩn trọng tối đa: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Bạn là người kiểm soát chất lượng đầu ra của tài liệu, do đó một lỗi chính tả, một mã số sai lệch hay một chữ ký bị thiếu cũng không được phép lọt qua tầm mắt của bạn.
* Tinh thần Trách nhiệm và Trung thực: Tuyệt đối tuân thủ các nguyên tắc bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Trung thực trong việc quản lý, báo cáo tình trạng hồ sơ.
* Khả năng giao tiếp khéo léo và quyết đoán: Trong công việc, bạn sẽ thường xuyên phải nhắc nhở, thúc giục các bộ phận khác hoàn thành phê duyệt tài liệu hoặc từ chối các tài liệu không đạt chuẩn. Khả năng giao tiếp mềm dẻo nhưng kiên quyết là chìa khóa để bạn hoàn thành nhiệm vụ mà vẫn duy trì mối quan hệ đồng nghiệp tốt đẹp.
* Khả năng chịu áp lực cao: Có thể làm việc tập trung cao độ trong môi trường dự án có tiến độ gấp, nhiều thay đổi phát sinh liên tục và đòi hỏi phản hồi nhanh chóng.
---
Quyền lợi
* Thu nhập cạnh tranh và xứng đáng: Mức lương khởi điểm hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế), kèm theo lương tháng 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs), thưởng dự án theo tình hình kinh doanh của công ty.
* Chính sách đãi ngộ toàn diện: Được đóng đầy đủ các loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo quy định của Luật lao động. Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường công sở hiện đại, chuyên nghiệp, văn minh; trang thiết bị làm việc công nghệ cao (máy tính cấu hình mạnh, 2 màn hình hỗ trợ làm việc hiệu quả).
* Cơ hội học tập và Phát triển: Được công ty tài trợ 100% học phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị hệ thống ISO, các khóa học nâng cao kỹ năng kiểm soát tài liệu chuyên nghiệp, quản trị dữ liệu số.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí Trưởng nhóm Kiểm soát Tài liệu (Lead Document Controller), Trưởng phòng Quản lý Thông tin Dự án (Information Manager), hoặc Chuyên gia Đánh giá Quy trình Hệ thống.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng năm, du lịch nghỉ dưỡng cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao, hoạt động thiện nguyện và các sự kiện nội bộ đặc sắc định kỳ.
---
Tags:
Nhân viên kiểm soát tài liệu, Document Controller, Quản lý hồ sơ dự án, Chuyên viên ISO, Lưu trữ văn thư, Quản trị thông tin doanh nghiệp, Việc làm Document Control, Kiểm soát tài liệu ISO, Tuyển dụng Document Controller, Quản lý tài liệu dự án xây dựng, Việc làm hành chính văn phòng, Chuyên viên quản lý hệ thống dữ liệu.
---
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng Document Controller; Việc làm nhân viên kiểm soát tài liệu; Tuyển dụng kiểm soát tài liệu ISO; Document Control Officer recruitment; Tìm việc làm lưu trữ hồ sơ dự án; Tuyển dụng văn thư lưu trữ chất lượng cao; Chuyên viên kiểm soát tài liệu Hà Nội; Việc làm Document Controller TP.HCM; Quản lý hồ sơ dự án kỹ thuật; Nhân viên lưu trữ dữ liệu số EDMS.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Bình Dương Document ControllerTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng thông tin" và "kiến trúc sư hệ thống dữ liệu" – vị trí Nhân viên Kiểm soát Tài liệu (Document Controller). Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị dự án quy mô lớn, thông tin chính...
-
Việc làm Bình Dương Nhân viên chứng từTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
JOB DESCRIPTION: NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU (IMPORT - EXPORT DOCUMENTATION SPECIALIST) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối và kiểm soát dòng chảy thông tin" – vị trí Nhân viên Chứng từ Xuất Nhập khẩu (Logistics & Impo...
-
Việc làm Bình Dương Logistics CoordinatorTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Logistics Coordinator (Nhân viên Điều phối Logistics) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "nhạc trưởng điều phối chuỗi cung ứng" – vị trí Logistics Coordinator (Nhân viên Điều phối Logistics). Bạn chính là mắt xích trung tâm, n...