-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Tuyển dụng việc làm Chuyên viên văn thư lưu trữ TP.HCM
Published date: 2026/07/02
- Location: Tp Hồ Chí Minh, vietnam
Job Description:
Chuyên viên Văn thư Lưu trữ (Records Management & Archival Specialist)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư Di sản Thông tin" – vị trí Chuyên viên Văn thư Lưu trữ chuyên nghiệp. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, thông tin và tri thức chính là tài sản vô giá cấu thành nên sức mạnh cạnh tranh bền vững. Bạn không đơn thuần là người quản lý các tệp hồ sơ hay giấy tờ hành chính, mà là mắt xích chiến lược đảm bảo dòng chảy thông tin trong tổ chức luôn thông suốt, chính xác, an toàn và sẵn sàng phục vụ cho việc ra quyết định.
Sự tỉ mỉ, khoa học trong tư duy phân loại tài liệu, sự am hiểu sâu sắc về các quy chuẩn pháp lý, kết hợp cùng năng lực làm chủ công nghệ số hóa chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang đẩy mạnh chuyển đổi số toàn diện, bạn sẽ là nhân tố tiên phong số hóa hệ thống tài liệu, chuyển đổi từ mô hình lưu trữ vật lý truyền thống sang hệ thống lưu trữ điện tử thông minh (EDMS). Nếu bạn là một chuyên gia văn thư am tường nghiệp vụ, nhạy bén với công nghệ và mong muốn kiến tạo một hệ thống "trí nhớ doanh nghiệp" chuẩn mực, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý và Vận hành Công tác Văn thư Hành chính (Văn bản đi - đến)
* Tiếp nhận và Xử lý Văn bản Đến: Tiếp nhận toàn bộ công văn, giấy tờ, thư từ, tài liệu gửi đến doanh nghiệp từ các cơ quan quản lý nhà nước, đối tác và khách hàng. Thực hiện phân loại, bóc bì (đối với văn bản thường), đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến hoặc cập nhật trực tiếp lên hệ thống quản lý văn bản điện tử (E-Office/EDMS). Phân phối tài liệu chính xác, kịp thời đến các phòng ban, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
* Kiểm soát và Phát hành Văn bản Đi: Kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký và tính pháp lý của toàn bộ tài liệu do doanh nghiệp ban hành trước khi đóng dấu phát hành. Đóng dấu (mộc đỏ, dấu chức danh, dấu giáp lai, dấu treo...) và quản lý chữ ký số của doanh nghiệp theo đúng quy chế quản lý và sử dụng con dấu. Thực hiện gửi văn bản đi qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh trực tuyến, đảm bảo lưu vết và xác nhận giao nhận thành công.
* Quản lý và Bảo mật Con dấu: Bảo quản an toàn tuyệt đối các loại con dấu của doanh nghiệp (dấu pháp nhân, dấu chức danh, dấu phòng ban, thiết bị HSM/Token ký số). Đảm bảo việc sử dụng con dấu đúng mục đích, đúng thẩm quyền và chỉ đóng dấu khi có chữ ký của người có thẩm quyền được quy định trong quy chế nội bộ.
2. Thiết lập, Tổ chức và Bảo quản Kho Lưu trữ Vật lý
* Phân loại và Chỉnh lý Tài liệu: Chủ trì và hướng dẫn các phòng ban thực hiện phân loại hồ sơ, tài liệu theo danh mục hồ sơ hàng năm. Tiến hành chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ: phân nhóm, lập hồ sơ mới, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, làm mục lục hồ sơ, viết chứng từ kết thúc và biên soạn công cụ tra cứu.
* Quản lý Vận hành Kho Lưu trữ: Sắp xếp hồ sơ, hộp/hộp các-tông lưu trữ lên hệ thống giá kệ một cách khoa học theo sơ đồ kho trực quan, đảm bảo nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật về bảo quản tài liệu giấy: kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm tối ưu để tránh ẩm mốc; thực hiện các biện pháp phòng chống mối mọt, côn trùng phá hoại; trang bị và kiểm tra định kỳ hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) chuyên dụng trong kho.
* Kiểm kê định kỳ: Định kỳ hàng quý/năm thực hiện kiểm kê thực tế số lượng, tình trạng vật lý của toàn bộ hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ, kịp thời phát hiện các tài liệu bị hư hại để có phương án phục chế hoặc sao lưu dự phòng.
3. Số hóa Tài liệu và Quản trị Hệ thống Lưu trữ Điện tử (EDMS)
* Triển khai Số hóa (Digitization): Lập kế hoạch và trực tiếp thực hiện quy trình scan, chụp ảnh, nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi hồ sơ giấy sang định dạng kỹ thuật số (PDF, TIFF...). Thực hiện lập chỉ mục (indexing) và phân loại dữ liệu số hóa một cách chính xác theo cấu trúc cây thư mục chuẩn.
* Quản trị Hệ thống Lưu trữ Điện tử: Quản trị cấu trúc dữ liệu, phân quyền truy cập, phân cấp bảo mật cho các nhóm người dùng trên hệ thống phần mềm quản lý tài liệu điện tử (EDMS/Cloud). Phối hợp với phòng Công nghệ thông tin (IT) cấu hình, nâng cấp và bảo trì hệ thống dữ liệu, đảm bảo việc sao lưu dữ liệu tự động (backup) diễn ra định kỳ để phòng ngừa sự cố mất mát dữ liệu.
* Ứng dụng Công nghệ Mới: Nghiên cứu và đề xuất áp dụng các giải pháp công nghệ mới như AI, Blockchain trong việc lưu trữ bảo mật tài liệu, tự động hóa quy trình phân loại và phê duyệt văn bản trực tuyến.
4. Tra cứu, Cung cấp và Kiểm soát Khai thác Thông tin
* Phục vụ Tra cứu: Tiếp nhận, thẩm định yêu cầu mượn/đọc/sao chụp hồ sơ tài liệu từ các phòng ban nội bộ hoặc các cơ quan chức năng bên ngoài. Thực hiện tra cứu nhanh chóng và cung cấp tài liệu chính xác cho người yêu cầu theo đúng thẩm quyền được phê duyệt.
* Quản lý Quy trình Mượn - Trả: Thiết lập và quản lý nghiêm ngặt sổ theo dõi mượn - trả tài liệu (cả bản giấy và bản điện tử). Đảm bảo tài liệu được hoàn trả đúng hạn, nguyên vẹn và bảo mật tuyệt đối trong suốt quá trình lưu thông nội bộ.
* Kiểm soát Bảo mật Thông tin: Nhận diện và phân loại tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật của doanh nghiệp. Đảm bảo việc khai thác tài liệu mật tuân thủ nghiêm ngặt quy chế bảo mật thông tin của công ty và quy định của pháp luật.
5. Tiêu hủy Tài liệu Hết Giá trị
* Đánh giá Giá trị Tài liệu: Định kỳ hàng năm chủ trì thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để đánh giá các hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản theo quy định.
* Lập Hồ sơ Tiêu hủy: Hoàn thiện đầy đủ các thủ tục pháp lý bao gồm: Danh mục tài liệu hết giá trị, Bản thuyết minh, Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu, và Tờ trình xin phê duyệt tiêu hủy của Ban Tổng Giám đốc.
* Giám sát Tiêu hủy: Tổ chức thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị một cách an toàn, bảo mật tuyệt đối (hủy cơ học như cắt giấy, nghiền bột giấy, hoặc xóa vĩnh viễn trên hệ thống số) dưới sự giám sát của các bên liên quan, lập Biên bản tiêu hủy tài liệu theo đúng quy định pháp luật.
6. Tham mưu, Xây dựng Quy chế và Đào tạo Nội bộ
* Hoàn thiện Thể chế Văn thư: Nghiên cứu các quy định pháp luật hiện hành (Luật Lưu trữ, các Nghị định, Thông tư hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ) để tham mưu cho Ban lãnh đạo xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành Quy chế công tác văn thư, Quy chế lưu trữ, Danh mục hồ sơ của doanh nghiệp phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
* Đào tạo và Hướng dẫn: Tổ chức các buổi đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ định kỳ cho Thư ký các phòng ban, trợ lý và toàn thể cán bộ nhân viên công ty về kỹ thuật lập hồ sơ công việc, cách thức soạn thảo văn bản đúng quy chuẩn, và quy trình khai thác tài liệu trên hệ thống số.
* Thanh tra và Giám sát: Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị thành viên, chi nhánh trực thuộc, đảm bảo tính thống nhất và chuẩn mực trong toàn hệ thống doanh nghiệp.
---
Requirements & Qualifications
Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Quản lý thông tin, Thư viện học hoặc các chuyên ngành khoa học xã hội khác có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm việc liên tục ở vị trí chuyên viên văn thư lưu trữ tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn (quy mô từ 200 nhân sự trở lên), các tập đoàn đa quốc gia hoặc cơ quan hành chính sự nghiệp cấp Bộ/Sở. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm thực chiến trong các dự án chuyển đổi số văn phòng, triển khai hệ thống văn phòng điện tử không giấy tờ (Paperless Office).
Kỹ năng Chuyên môn
* Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ chuẩn mực: Am tường sâu sắc các nguyên lý, phương pháp nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác tài liệu lưu trữ.
* Hiểu biết Pháp luật: Nắm vững Luật Lưu trữ hiện hành, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác quản lý con dấu, lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp (kế toán, nhân sự, dự án xây dựng...).
* Làm chủ Công nghệ Thông tin:
* Sử dụng thành thạo và chuyên sâu các phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (e-Office, SharePoint, Documentum, OpenText, VNPT-iOffice, Bravo, Fast hoặc các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng khác).
* Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại phục vụ số hóa (máy scan tốc độ cao, máy quét phẳng, máy hủy tài liệu...).
* Sử dụng cực tốt bộ công cụ văn phòng MS Office (Word, Excel, PowerPoint), đặc biệt là kỹ năng xử lý bảng tính Excel nâng cao để quản lý danh mục dữ liệu lớn.
* Kỹ năng Soạn thảo Văn bản và Thể thức: Có khả năng rà soát, phát hiện và chỉnh sửa lỗi thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, ngữ pháp, chính tả cực kỳ nhạy bén và chính xác.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt và có khả năng đọc hiểu, dịch thuật các tài liệu chuyên ngành, công văn hành chính tiếng Anh là một lợi thế lớn.
Phẩm chất Cá nhân
* Cẩn thận và Tỉ mỉ: Đây là tố chất quan trọng hàng đầu. Chuyên viên văn thư lưu trữ phải có sự kiên nhẫn, chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất trong văn bản, mã số hồ sơ, hạn chế tối đa sai sót có thể dẫn đến hậu quả pháp lý hoặc thất thoát dữ liệu.
* Trung thực và Đạo đức nghề nghiệp: Có tính kỷ luật cao, tinh thần trách nhiệm mạnh mẽ đối với công việc được giao. Luôn tuân thủ tuyệt đối các nguyên tắc bảo mật thông tin nội bộ của công ty.
* Tư duy Hệ thống và Logic: Khả năng tổ chức công việc khoa học, phân loại và sắp xếp dữ liệu một cách logic để tối ưu hóa thời gian tra cứu thông tin cho toàn bộ tổ chức.
* Kỹ năng Giao tiếp và Hợp tác: Giao tiếp khéo léo, lịch thiệp, có kỹ năng thuyết phục và làm việc nhóm hiệu quả khi tương tác với các phòng ban khác trong quá trình thu thập, xử lý hồ sơ tài liệu.
* Khả năng Chịu áp lực tốt: Có khả năng làm việc độc lập dưới áp lực thời gian lớn (ví dụ trong các đợt thanh tra, kiểm toán hoặc rà soát hồ sơ pháp lý phục vụ các dự án lớn).
---
Quyền lợi
* Thu nhập hấp dẫn & Cạnh tranh: Mức lương cứng dao động từ [Mức lương] - [Mức lương] triệu VNĐ/tháng (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), đi kèm với tháng lương thứ 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm xứng đáng.
* Phụ cấp đầy đủ: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp xăng xe/điện thoại, phụ cấp độc hại khi làm việc trực tiếp trong môi trường kho lưu trữ (nếu có).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN) đầy đủ trên mức lương thực tế ngay sau khi kết thúc thử việc. Được mua gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) chăm sóc y tế toàn diện hàng năm.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, năng động và giàu tính nhân văn. Đóng vai trò hạt nhân trong dự án chuyển đổi số văn phòng, cơ hội tiếp cận và làm chủ các công nghệ lưu trữ tiên tiến nhất trên thị trường.
* Cơ hội Đào tạo & Phát triển chuyên môn: Được công ty tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị văn phòng hiện đại, nâng cao nghiệp vụ lưu trữ điện tử, các chứng chỉ quản lý dữ liệu quốc tế.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Cơ hội phát triển lên vị trí Trưởng nhóm Văn thư, Trưởng phòng Hành chính hoặc Giám đốc Quản trị Thông tin (Chief Information Officer - CIO) tùy theo năng lực và đóng góp thực tế tại tổ chức.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Được tham gia các chương trình Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng toàn thể công ty; nhận quà tặng, thưởng tiền vào các dịp Lễ, Tết, ngày thành lập công ty, sinh nhật cá nhân, chế độ hiếu hỷ đầy đủ.
---
Tags: Tuyển dụng chuyên viên văn thư lưu trữ, Việc làm lưu trữ học, Quản trị văn phòng tuyển dụng, Chuyên viên lưu trữ số, Số hóa tài liệu doanh nghiệp, Quản trị hệ thống EDMS, Việc làm văn thư lưu trữ, Nhân viên văn thư đóng dấu, Quản lý tài liệu điện tử, Chuyên viên hành chính văn thư.
Từ khoá tìm kiếm: Chuyên viên văn thư lưu trữ, Nhân viên văn thư lưu trữ, Việc làm văn thư, Tuyển dụng quản trị văn phòng, Chuyên viên số hóa tài liệu, Lưu trữ điện tử, Quản lý hồ sơ công ty, Nhân viên đóng dấu văn bản, Công việc văn thư hành chính.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Tuyển dụng việc làm Văn phòng trưởng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJOB DESCRIPTION: VĂN PHÒNG TRƯỞNG (CHIEF OF OFFICE / OFFICE MANAGER) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "nhạc trưởng hành chính" – vị trí Văn phòng trưởng tài năng và giàu nhiệt huyết. Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý các công việc sự ...
-
Tuyển dụng việc làm Nhân viên thống kê văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: NHÂN VIÊN THỐNG KÊ VĂN PHÒNG (OFFICE STATISTICIAN) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "người định hình dữ liệu" – vị trí Nhân viên Thống kê Văn phòng đầy nhiệt huyết và nhạy bén. Trong kỷ nguyên số hóa, thông tin chính là tài ...
-
Tuyển dụng việc làm Nhân viên nhập liệu TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN NHẬP LIỆU (DATA ENTRY SPECIALIST) Role Overview Trong kỷ nguyên số hóa và bùng nổ thông tin hiện nay, dữ liệu được ví như "nguồn dầu mỏ mới" của mọi doanh nghiệp. Để vận hành bộ máy kinh doanh một cách trơn tru, đưa ra các ...