-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Tuyển dụng việc làm Nhân viên hành chính TP.HCM
Published date: 2026/07/02
- Location: Tp Hồ Chí Minh, vietnam
Job Description: Nhân viên Hành chính Văn phòng (Administrative Officer)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ hậu cần" – vị trí Nhân viên Hành chính Văn phòng toàn diện. Bạn là trái tim vận hành, người giữ nhịp đập cho mọi hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp luôn diễn ra trôi chảy, chuyên nghiệp và hiệu quả. Không chỉ đơn thuần là xử lý các công việc giấy tờ, bạn chính là người kiến tạo nên một không gian làm việc lý tưởng, tràn đầy cảm hứng cho toàn thể đội ngũ nhân sự, đồng thời là cầu nối gắn kết các phòng ban và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt khách hàng, đối tác.
Sự chu đáo trong từng chi tiết nhỏ, tư duy tổ chức khoa học trong quản lý tài liệu, khả năng ứng biến linh hoạt trước các tình huống phát sinh và kỹ năng giao tiếp khéo léo chính là những giá trị cốt lõi giúp bạn thành công ở vị trí này. Nếu bạn là một người năng động, yêu thích công việc điều phối, có tinh thần phụng sự cao và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Key Responsibilities
1. Quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ & Bảo mật thông tin
* Tiếp nhận và xử lý công văn: Chịu trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, đăng ký và chuyển giao toàn bộ công văn, bưu phẩm, thư từ gửi đến công ty cho các cá nhân/phòng ban liên quan một cách nhanh chóng và chính xác.
* Phát hành văn bản đi: Soạn thảo, soát lỗi chính tả, định dạng chuẩn quy chuẩn văn bản hành chính đối với các thông báo, quyết định, công văn đi của công ty; thực hiện thủ tục trình ký, đóng dấu pháp lý và gửi đi theo đúng quy trình.
* Số hóa và lưu trữ tài liệu: Xây dựng, phân loại và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ tài liệu (cả bản cứng tại tủ hồ sơ và bản mềm trên hệ thống lưu trữ đám mây Cloud/Drive) một cách khoa học, logic, đảm bảo dễ dàng tìm kiếm, truy xuất khi cần thiết.
* Quản lý con dấu: Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định pháp luật và quy chế nội bộ; ghi chép nhật ký sử dụng con dấu đầy đủ, minh bạch.
* Bảo mật thông tin: Tuyệt đối tuân thủ quy định bảo mật thông tin hành chính, tài liệu mật, hợp đồng kinh tế và thông tin nhân sự của doanh nghiệp.
2. Mua sắm, Quản lý & Cấp phát Trang thiết bị, Văn phòng phẩm
* Lập kế hoạch mua sắm: Định kỳ hàng tháng/quý, tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, giấy vệ sinh...), công cụ dụng cụ của toàn công ty để lập kế hoạch mua sắm tối ưu.
* Khảo sát giá và làm việc với nhà cung cấp: Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp uy tín; tiến hành khảo sát giá (tối thiểu 3 báo giá đối với các hạng mục lớn) để thương lượng chi phí, điều khoản thanh toán và chất lượng dịch vụ tốt nhất cho công ty.
* Quản lý kho hành chính: Theo dõi số lượng tồn kho văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm; thực hiện cấp phát định kỳ hoặc đột xuất cho các phòng ban theo đúng định mức quy định; lập biên bản bàn giao tài sản rõ ràng.
* Quản lý tài sản cố định: Thiết lập danh mục và dán mã quản lý tài sản cố định (máy tính, máy in, bàn ghế, tủ kệ, máy điều hòa...); định kỳ phối hợp với bộ phận Kế toán tiến hành kiểm kê tài sản 6 tháng hoặc 1 năm một lần.
3. Quản lý Cơ sở Vật chất, Không gian làm việc & An ninh
* Giám sát vệ sinh cảnh quan: Kiểm tra, đôn đốc công tác vệ sinh văn phòng hằng ngày của đội ngũ tạp vụ, đảm bảo toàn bộ không gian làm việc (khu vực làm việc chung, phòng họp, sảnh đón khách, pantry, nhà vệ sinh) luôn sạch sẽ, ngăn nắp, thơm tho và chuyên nghiệp.
* Bảo trì, bảo dưỡng thiết bị: Theo dõi tình trạng hoạt động của các thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, hệ thống mạng internet, hệ thống điện, điều hòa, camera giám sát); chủ động liên hệ đơn vị kỹ thuật để bảo trì định kỳ hoặc sửa chữa ngay khi có sự cố phát sinh.
* Quản lý an ninh & Phòng cháy chữa cháy (PCCC): Phối hợp với ban quản lý tòa nhà và bộ phận bảo vệ kiểm soát an ninh ra vào văn phòng; kiểm tra định kỳ hệ thống bình chữa cháy, lối thoát hiểm; tham gia và phổ biến kiến thức diễn tập PCCC cho nhân viên.
* Thiết lập không gian xanh: Chăm sóc và sắp xếp cây xanh trang trí văn phòng, tạo không gian làm việc tươi mát, thân thiện với môi trường, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự.
4. Đón tiếp Khách hàng, Điều phối Tổng đài & Công tác Tiếp tân
* Đón tiếp khách hàng/đối tác: Đại diện cho bộ mặt công ty tiếp đón khách hàng, đối tác, ứng viên đến làm việc với thái độ lịch sự, chuyên nghiệp, niềm nở; hướng dẫn khách đến đúng phòng họp hoặc vị trí làm việc của nhân sự liên quan.
* Quản lý sảnh lễ tân: Giữ gìn khu vực sảnh lễ tân luôn gọn gàng, trang nhã; chuẩn bị nước uống, trà/cà phê mời khách chu đáo.
* Trực tổng đài điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline của công ty, lọc thông tin, giải đáp các thắc mắc cơ bản hoặc chuyển máy đến đúng phòng ban/cá nhân phụ trách; ghi nhận lời nhắn và chuyển thông tin kịp thời khi người nhận vắng mặt.
* Quản lý phòng họp: Điều phối và quản lý lịch đăng ký sử dụng các phòng họp thông qua hệ thống lịch chung của công ty; đảm bảo phòng họp luôn được chuẩn bị sẵn sàng về thiết bị chiếu sáng, máy chiếu/tivi, micro, nước uống, khăn giấy trước mỗi cuộc họp.
5. Hỗ trợ Công tác & Điều phối Hậu cần Sự kiện
* Hỗ trợ công tác: Thực hiện các thủ tục đặt vé máy bay, vé tàu, xe khách, đặt phòng khách sạn, làm visa/hộ chiếu cho ban giám đốc và nhân viên đi công tác nước ngoài hoặc nội địa; lập lịch trình di chuyển chi tiết và tạm ứng chi phí công tác theo quy định.
* Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ: Là thành viên cốt cán phối hợp cùng phòng Nhân sự/Truyền thông nội bộ tổ chức các chương trình, sự kiện lớn nhỏ của công ty như: Sinh nhật tháng, Teambuilding, Year End Party, Ngày hội gia đình, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Noel...).
* Hậu cần hội thảo/đại hội: Chuẩn bị quà tặng, hoa tươi, backdrop, tài liệu in ấn, tea-break cho các buổi hội thảo, đào tạo nội bộ, đại hội cổ đông hoặc các buổi gặp mặt đối tác chiến lược.
6. Quản lý Chi phí Hành chính, Thanh quyết toán & Thủ tục Pháp lý
* Quản lý và tối ưu chi phí: Theo dõi sát sao các khoản chi phí hành chính phát sinh hàng tháng (tiền điện, tiền nước, internet, điện thoại, chi phí chuyển phát nhanh, taxi, văn phòng phẩm, nước uống...); đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng vận hành.
* Lập hồ sơ thanh toán: Tập hợp đầy đủ hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán, đề nghị thanh toán hợp lệ liên quan đến hoạt động hành chính để chuyển bộ phận Kế toán thực hiện quyết toán đúng hạn hàng tháng.
* Hỗ trợ thủ tục pháp lý: Phối hợp thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước khi có yêu cầu (đăng ký tạm trú tạm vắng cho chuyên gia nước ngoài, hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, nộp các loại tờ khai, giấy phép liên quan đến hoạt động văn phòng).
---
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm
* Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Luật, Xã hội học hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm: Có tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính, Lễ tân văn phòng, Trợ lý hành chính hoặc các vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân sự trở lên.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (có khả năng đọc hiểu tài liệu, trả lời email, đón tiếp khách nước ngoài cơ bản là một lợi thế lớn).
2. Kỹ năng Chuyên môn
* Thành thạo Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms, Drive). Có tư duy thiết kế bảng biểu theo dõi chi phí rõ ràng bằng Excel.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Nắm vững thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định pháp luật hiện hành; có khả năng diễn đạt ngôn từ mạch lạc, rõ ràng, đúng chính tả và ngữ pháp.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết phân loại thứ tự ưu tiên các công việc gấp/quan trọng; quản lý và lưu trữ hồ sơ một cách có hệ thống.
* Kỹ năng giao tiếp và thương lượng: Giao tiếp tự tin, khéo léo, giọng nói chuẩn (dễ nghe, không nói ngọng, không nói giọng địa phương); có khả năng đàm phán giá cả và điều khoản hợp đồng tốt với các nhà cung cấp.
* Kỹ năng xử lý tình huống phát sinh: Nhạy bén, linh hoạt, bình tĩnh tìm phương án giải quyết tối ưu khi xảy ra sự cố đột xuất liên quan đến cơ sở vật chất văn phòng hoặc khách hàng.
3. Phẩm chất Cá nhân
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chu đáo: Luôn chú ý đến từng chi tiết nhỏ (từ một bóng đèn bị hỏng, khay giấy máy in bị hết đến thái độ của khách hàng khi chờ đợi) để chủ động xử lý.
* Trung thực và bảo mật: Có đạo đức nghề nghiệp tốt, trung thực trong việc quản lý chi phí mua sắm hành chính; bảo mật tuyệt đối các thông tin nội bộ của công ty.
* Tinh thần trách nhiệm và chủ động: Không ngại việc, có tinh thần trách nhiệm cao với công việc được giao; chủ động đề xuất cải tiến quy trình làm việc hiệu quả hơn thay vì chỉ đợi giao việc.
* Thái độ tích cực, hòa đồng: Luôn duy trì năng lượng tích cực, nụ cười rạng rỡ, thái độ lịch sự và tinh thần sẵn sàng hỗ trợ, hợp tác với đồng nghiệp, tạo nên môi trường làm việc ấm áp, thân thiện.
* Khả năng chịu áp lực: Giữ được sự bình tĩnh, kiên nhẫn khi phải đa nhiệm (multitasking) nhiều đầu việc cùng một lúc trong khung giờ cao điểm.
---
Quyền lợi
* Thu nhập cạnh tranh & Hấp dẫn:
* Mức lương cứng dao động từ 8.000.000 - 12.000.000 VNĐ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên khi phỏng vấn).
* Phụ thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý theo đánh giá đóng góp đóng góp vận hành ổn định của văn phòng.
* Lương tháng 13 và thưởng Tết, thưởng các ngày lễ trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch...).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động hiện hành sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín chất lượng cao.
* Hưởng chế độ phép năm (12 ngày phép/năm), tăng dần theo thâm niên làm việc tại công ty.
* Môi trường làm việc & Văn hóa:
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo và ghi nhận đóng góp cá nhân.
* Văn phòng hiện đại, tiện nghi, không gian làm việc xanh, có khu vực pantry đầy đủ trà, cafe, đồ ăn nhẹ miễn phí.
* Tham gia các hoạt động teambuilding, du lịch nghỉ mát thường niên, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ của công ty.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý, nghiệp vụ hành chính nhân sự nâng cao do công ty đài thọ chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), Trưởng phòng Hành chính (Administrative Manager) hoặc Chuyên viên Hành chính - Nhân sự (HR Admin Specialist) sau 2-3 năm cống hiến xuất sắc.
---
Tags:
Nhân viên hành chính, Tuyển dụng hành chính văn phòng, Administrative Officer, Hành chính nhân sự, Lễ tân văn phòng, Quản trị văn phòng, Việc làm hành chính Hà Nội, Việc làm hành chính TP.HCM, Nhân viên admin, Quản lý văn phòng, Hậu cần văn phòng, Lưu trữ văn thư, Thủ tục hành chính.
Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên hành chính, Việc làm admin văn phòng, Tìm việc hành chính nhân sự, Lương nhân viên hành chính, Mô tả công việc nhân viên hành chính, Tuyển lễ tân văn phòng, Tuyển gấp nhân viên hành chính, Hành chính tổng hợp, Admin Assistant job description, Administrative Specialist.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Tuyển dụng việc làm Nhân viên kỹ thuật văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerMÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN KỸ THUẬT VẬN HÀNH & SỬA CHỮA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI Role Overview (Tổng quan vai trò) Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại. Bạn là mắt xích quan t...
-
Tuyển dụng việc làm Translator (Dịch thuật viên) TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
JOB DESCRIPTION: BIÊN DỊCH VIÊN CAO CẤP (SENIOR TRANSLATOR & LOCALIZATION SPECIALIST) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia ngôn ngữ và kết nối văn hóa" – vị trí Biên dịch viên kiêm Chuyên viên Bản địa hóa tài liệu. Tại doanh nghiệp c...
-
Tuyển dụng việc làm Nhân viên dịch thuật văn phòng TP.HCMTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Nhân viên Dịch thuật Văn phòng (Office Translator & Interpreter) Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ ngôn ngữ" – vị trí Nhân viên Dịch thuật Văn phòng (Office Translator & Interpreter). Trong bối cảnh toàn cầu hóa và mở...