-
Tìm Việc Làm (6270)
-
Việc làm it (15)
-
kỹ sư sản xuất (12)
-
Luật Pháp lý (7)
-
Việc Làm (144)
- Tài xế/Lái xe/Giao nhận (25)
- Biên dịch phiên dịch (3)
- Việc làm y tế dược (8)
- Bán hàng thu ngân (11)
- Việc kinh doanh bán hàng (12)
- Công nhân/Lao động (36)
- Việc làm thư ký trợ lý (8)
- Khách sạn nhà hàng du lịch (17)
- Việc làm thực phẩm đồ uống (2)
- Việc làm spa làm đẹp (3)
- Việc làm sự kiện (10)
-
việc làm thêm (2)
-
Giáo dục Đào tạo (9)
-
Việc làm bảo vệ (6)
-
Sales (140)
-
Customer Service (28)
-
Driver / Delivery (40)
-
Accounting (28)
-
Security Guard (57)
-
Factory Worker (117)
-
Education - Training (341)
-
Accounting - Finance (21)
-
Technology (7)
-
Retail (84)
-
Real Estate (33)
-
Non-profit - Volunteer (150)
-
Marketing (118)
-
Manual Labor (160)
-
Healthcare (21)
-
Human Resource (95)
-
Internet (14)
-
Legal (84)
-
Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm Biên Hoà TP Đồng Nai Nhân viên đăng ký hội thảo
Published date: 2026/07/02
- Location: Đồng Nai, vietnam
Dưới đây là bản mô tả công việc chi tiết cho vị trí Nhân viên Đăng ký Hội thảo, được biên soạn tỉ mỉ với độ dài và nội dung chuyên sâu theo mẫu bạn yêu cầu.
---
JOB DESCRIPTION: NHÂN VIÊN ĐĂNG KÝ HỘI THẢO (SEMINAR REGISTRATION STAFF)
Role Overview
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ trải nghiệm khách hàng" – vị trí Nhân viên Đăng ký Hội thảo. Bạn không chỉ đơn thuần là người nhập liệu hay soát vé, mà là "điểm chạm" đầu tiên và quan trọng nhất, quyết định ấn tượng của khách tham dự đối với sự kiện của chúng tôi. Bạn là người nắm giữ "chìa khóa" của dữ liệu, đảm bảo mọi quy trình từ lúc khách hàng tìm thấy thông tin sự kiện, đăng ký, thanh toán cho đến khi bước chân vào khán phòng đều diễn ra mượt mà và chuyên nghiệp.
Trong vai trò này, sự tinh tế trong giao tiếp, tư duy quản trị dữ liệu chính xác và khả năng xoay sở linh hoạt trước các tình huống thực tế chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là người yêu thích môi trường sự kiện năng động, có kỹ năng tổ chức tốt và mong muốn góp phần tạo nên sự thành công của những chương trình hội thảo tầm cỡ, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
Key Responsibilities
1. Quản lý Hệ thống Đăng ký & Dữ liệu (Pre-Event)
- Thiết lập và quản lý các cổng đăng ký trực tuyến (Landing page, Google Forms, Eventbrite, hoặc hệ thống CRM nội bộ).
- Kiểm tra tính năng hoạt động của các nút đăng ký, các trường thông tin và hệ thống phản hồi tự động (Email Confirmation).
- Tiếp nhận, phân loại và cập nhật danh sách khách mời hàng ngày. Đảm bảo dữ liệu khách hàng được bảo mật và lưu trữ khoa học.
- Theo dõi tiến độ đăng ký so với chỉ tiêu (KPI) để báo cáo kịp thời cho bộ phận Marketing và Ban tổ chức.
- Phối hợp với bộ phận IT để xử lý các sự cố kỹ thuật liên quan đến link đăng ký hoặc cổng thanh toán trực tuyến.
2. Tư vấn & Chăm sóc Khách hàng (Customer Support)
- Trực tổng đài hotline, trả lời email và tin nhắn (Fanpage/Zalo) để giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về nội dung hội thảo, diễn giả, thời gian, địa điểm và chi phí.
- Hướng dẫn khách hàng thực hiện các bước đăng ký và thanh toán phí tham dự (nếu có).
- Xử lý các yêu cầu đặc biệt từ khách tham dự (ví dụ: yêu cầu về chế độ ăn uống, lối đi cho người khuyết tật, cung cấp hóa đơn tài chính).
- Thực hiện các cuộc gọi xác nhận (Confirmation Calls) trước sự kiện 2-3 ngày để nhắc lịch và đảm bảo tỷ lệ tham dự thực tế cao nhất.
3. Quản lý Tài chính & Thủ tục (Finance & Documentation)
- Đối soát các khoản thanh toán từ khách hàng (chuyển khoản, tiền mặt, thanh toán qua cổng điện tử) với bộ phận Kế toán.
- Xuất biên lai, phiếu thu hoặc phối hợp xuất hóa đơn GTGT cho các đơn vị, doanh nghiệp đăng ký tham dự theo đoàn.
- Quản lý danh sách các mã giảm giá (Discount Codes), chính sách vé sớm (Early Bird) và các chương trình ưu đãi nhóm.
4. Vận hành Trực tiếp tại Sự kiện (On-site Operations)
- Chịu trách nhiệm chính tại khu vực Check-in/Registration Desk vào ngày diễn ra hội thảo.
- Thiết lập sơ đồ quầy đón tiếp (phân chia khu vực VIP, báo chí, khách mời thường, đăng ký tại chỗ).
- Quản lý đội ngũ cộng tác viên (CTV) thực hiện công tác soát vé, phát thẻ tên (Name badge), tài liệu và quà tặng cho khách.
- Xử lý nhanh các tình huống phát sinh: khách đi nhầm người, khách làm mất vé, khách chưa thanh toán nhưng muốn vào cửa, hoặc quá tải tại khu vực đón tiếp.
- Đảm bảo quy trình đón tiếp diễn ra nhanh chóng, không để xảy ra tình trạng ùn tắc, gây khó chịu cho khách hàng.
5. Báo cáo & Tổng kết (Post-Event)
- Tổng hợp số lượng khách thực tế tham dự so với danh sách đăng ký ban đầu. Phân tích tỷ lệ chuyển đổi và tỷ lệ vắng mặt (No-show).
- Lập báo cáo chi tiết về doanh thu (nếu có) và các phản hồi của khách hàng tại quầy đăng ký.
- Gửi email cảm ơn và link khảo sát ý kiến khách hàng sau hội thảo.
- Chuyển giao dữ liệu khách hàng "nóng" (Potential Leads) cho bộ phận Kinh doanh để thực hiện các bước chăm sóc tiếp theo.
- Đề xuất các cải tiến cho quy trình đăng ký cho các sự kiện lần sau dựa trên trải nghiệm thực tế.
Requirements & Qualifications
1. Học vấn & Kinh nghiệm
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị sự kiện, Du lịch - Khách sạn, Quan hệ công chúng (PR), Marketing, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương như: Nhân viên sự kiện, Lễ tân khách sạn, Chăm sóc khách hàng hoặc Telesales.
- Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong các công ty tổ chức sự kiện (Event Agency) hoặc các tổ chức giáo dục/đào tạo thường xuyên có hội thảo.
2. Kỹ năng Chuyên môn
- Kỹ năng sử dụng công nghệ: Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là Excel để quản lý danh sách dài hàng nghìn người). Biết sử dụng các công cụ quản lý sự kiện (như Eventbrite, Ticketbox, Mailchimp) là một điểm cộng lớn.
- Kỹ năng giao tiếp: Giọng nói truyền cảm, rõ ràng; có khả năng thuyết phục và xử lý từ chối tốt qua điện thoại.
- Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (để làm việc với khách hàng hoặc diễn giả nước ngoài nếu hội thảo mang tính quốc tế).
- Kỹ năng quản lý thời gian: Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, đặc biệt là trong giai đoạn nước rút trước ngày sự kiện.
3. Phẩm chất cá nhân
- Tỉ mỉ & Cẩn trọng: Đây là yêu cầu bắt buộc vì sai sót một con số trong dữ liệu hoặc sai tên khách mời trên thẻ đeo sẽ gây ảnh hưởng lớn đến uy tín chương trình.
- Nhanh nhẹn & Linh hoạt: Có tư duy "Problem-solving" (giải quyết vấn đề) để ứng phó với các tình huống bất ngờ tại hiện trường.
- Thái độ phục vụ: Luôn giữ nụ cười và sự bình tĩnh ngay cả khi đối mặt với khách hàng khó tính hoặc trong lúc bận rộn nhất.
- Ngoại hình: Ưa nhìn, chuyên nghiệp, phù hợp với tính chất đại diện gương mặt cho hội thảo.
Quyền lợi
- Mức lương & Thưởng: Mức lương cạnh tranh (từ 10 - 15 triệu VNĐ tùy năng lực) + Thưởng theo hiệu suất sự kiện (số lượng khách đăng ký vượt KPI).
- Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường năng động, trẻ trung, thường xuyên được tiếp xúc với những chuyên gia đầu ngành và những người có tầm ảnh hưởng (diễn giả, CEO, đối tác lớn).
- Cơ hội đào tạo: Được đào tạo chuyên sâu về quy trình quản trị sự kiện chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp cấp cao và sử dụng các công cụ CRM hiện đại.
- Phúc lợi: Đóng BHXH, BHYT đầy đủ theo quy định của Nhà nước. Nghỉ lễ, Tết và tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch hàng năm của công ty.
- Lộ trình thăng tiến: Có cơ hội phát triển lên vị trí Trưởng nhóm Đăng ký (Registration Manager) hoặc Chuyên viên Tổ chức Sự kiện (Event Executive) sau 1-2 năm gắn bó.
---
Mở rộng mô tả công việc (Để đạt chiều sâu và độ dài cần thiết)
Phân tích Chi tiết Quy trình Làm việc của Nhân viên Đăng ký Hội thảo:
*Giai đoạn 1: Chuẩn bị (60% khối lượng công việc)*
Trong giai đoạn này, nhân viên đăng ký phải đóng vai trò là một người kiểm định chất lượng. Bạn sẽ phải ngồi cùng bộ phận Marketing để hiểu rõ chân dung khách hàng mục tiêu là ai. Từ đó, bạn thiết kế các câu hỏi trong form đăng ký sao cho vừa thu thập đủ thông tin (Họ tên, Đơn vị công tác, Chức vụ, Nhu cầu quan tâm) vừa không khiến khách hàng cảm thấy phiền phức. Bạn cũng là người trực tiếp kiểm tra luồng tiền đổ về tài khoản công ty, đảm bảo mỗi giao dịch đều được gán đúng cho một khách hàng cụ thể.
*Giai đoạn 2: Tiếp cận và Phục vụ (20% khối lượng công việc)*
Giai đoạn này đòi hỏi sự tinh tế. Khi khách hàng gọi điện hỏi: "Hội thảo này có phù hợp với tôi không?", bạn không chỉ trả lời "Có" hoặc "Không", mà bạn phải nắm vững nội dung chương trình để tư vấn giá trị mà họ nhận được. Bạn chính là người bán hàng thầm lặng. Đối với những khách hàng VIP, quy trình chăm sóc cần được cá nhân hóa tối đa thông qua các email hoặc cuộc gọi riêng biệt.
*Giai đoạn 3: Bùng nổ tại sự kiện (10% khối lượng công việc)*
Đây là thời điểm thử thách thần kinh thép của nhân viên đăng ký. Hãy tưởng tượng 500 khách hàng cùng ập đến quầy đón tiếp trong vòng 30 phút. Bạn phải là người điều phối, hướng dẫn cộng tác viên làm việc như một cỗ máy chính xác. Bạn phải biết ưu tiên ai trước, xử lý ai sau và luôn giữ được hòa khí. Mỗi tấm thẻ tên được trao đi là một lời chào trân trọng từ công ty gửi đến khách hàng.
*Giai đoạn 4: Đúc kết giá trị (10% khối lượng công việc)*
Sau khi ánh đèn sân khấu tắt, công việc của bạn vẫn chưa kết thúc. Những con số khô khan về lượng khách tham dự chính là "di sản" mà bạn để lại. Báo cáo của bạn sẽ giúp Ban giám đốc hiểu được hội thảo thành công ở đâu, kênh truyền thông nào hiệu quả nhất và khách hàng đang thực sự mong muốn điều gì.
---
Tags: Nhân viên đăng ký hội thảo, Quản trị sự kiện, Nhân viên check-in sự kiện, Chăm sóc khách hàng sự kiện, Việc làm tổ chức sự kiện, Tuyển dụng nhân viên đăng ký, Quản lý dữ liệu khách mời, Lễ tân hội thảo, Coordinator sự kiện, Chuyên viên hỗ trợ khách hàng sự kiện.
Từ khoá tìm kiếm:
- Nhân viên điều phối đăng ký sự kiện (Event Registration Coordinator)
- Nhân viên quản lý danh sách khách mời (Guest List Manager)
- Vị trí hỗ trợ vận hành hội thảo
- Tuyển dụng nhân viên sự kiện tại TP.HCM/Hà Nội
- Việc làm hành chính sự kiện
- Cách quản lý đăng ký hội thảo chuyên nghiệp
- Mô tả công việc nhân viên đón tiếp hội thảo
- Kỹ năng cần có của nhân viên đăng ký sự kiện
- Quy trình check-in sự kiện chuyên nghiệp
- Nhân viên hỗ trợ diễn giả và khách mời.
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm Biên Hoà TP Đồng Nai Conference ReceptionistTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerJob Description: Conference Receptionist (Nhân viên Lễ tân Hội nghị) Role Overview Chúng tôi không chỉ tìm kiếm một người ngồi tại bàn tiếp tân; chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ trải nghiệm" – vị trí Conference Receptionist (Nhân viên Lễ tân Hội n...
-
Việc làm Biên Hoà TP Đồng Nai Lễ tân hội nghịTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
JOB DESCRIPTION: LỄ TÂN HỘI NGHỊ CẤP CAO Role Overview Chúng tôi đang tìm kiếm những "Đại sứ thương hiệu" – vị trí Lễ tân hội nghị chuyên nghiệp. Bạn không chỉ đơn thuần là người đón tiếp, mà là mắt xích đầu tiên và quan trọng nhất trong việc xây dựn...
-
Việc làm Biên Hoà TP Đồng Nai Wedding Reception StaffTìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
Job Description: Wedding Reception Staff Role Overview Chúng tôi không chỉ tìm kiếm những nhân viên phục vụ đơn thuần, chúng tôi đang tìm kiếm những "đại sứ của niềm hạnh phúc" – vị trí Nhân viên Phục vụ Tiệc cưới (Wedding Reception Staff). Trong một...